公文写作格式及样本.doc

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公文格式

一、公文用纸幅面尺寸及有关要求

幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

字体和字号：

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

特殊情况可以适当调整。

行数和字数：

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特殊情况可以适当调整。

字体颜色：

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

装订要求：

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

b）无坏钉、漏钉、重钉，钉角平伏牢固；

c）骑马订钉锯均在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

二、公文格式各要素要求

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志（县委文件为23mm×13mm），以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

如需同时标注联合发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（五）发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号中的发文机关代字由其所在行政区域代字、机关代字、文种代字组成；文种代字可因不同行文方向使用“发”、“函”、“呈”等。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

签发人应为发文机关主要负责人或经授权的负责人。

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（七）版头中的分隔线。

位于发文机关标志下缘31mm、发文字号下缘4mm处，与版心等宽的红色线，线高0.35-0.5mm，用1.5磅值画线。

（八）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

（九）主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见抄送机关。

如以省委、省政府或省委办公厅、省政府办公厅名义发至各地各部门的公文，主送机关为“各市（地）、县（市）委，省委各部委，省直各党组（党委）”或“各市（地）、县（市）人民政府（行署），省政府各直属单位”；发至部分地方和部门的公文，主送机关为“各有关市（地）、县（市）委，省委各有关部委，省直各有关党组（党委）”或“各有关市（地）、县（市）人民政府（行署），省政府各有关直属单位”；发至一个地方和部门的公文，主送机关为“中共××市（地）、县（市）委，××地区行政公署，××市、××县人民政府，省委××部、省××委（厅、局）”。

主送机关及抄送机关由公文起草部门确定。

（十）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

公文中的时间、数字、计量单位等不能回行。

（十一）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1．××××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十二）发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

加盖印章的公文，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（十三）成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排于发文机关署名之下。

不加盖印章的公文，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

加盖签发人签名章的公文，在签发人名章下空一行右空四字编排成文日期。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十四）印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，如“中共黑龙江省委文件”、“中共黑龙江省委办公厅文件”。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将印章与发文机关署名一一对应，端正、居中加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

印章用红色，不得出现空白印字。

加盖签发人签名章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布；联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十五）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十六）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十七）抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

抄送机关依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。

同一层次抄送机关按照党、政、军、群顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行列在其后。

（十八）印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

翻印公文时，翻印机关和翻印日期一般用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。

翻印机关左空一字，翻印日期右空一字，年、月、日用阿拉伯数字标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“翻印”二字。

（十九）页码。

公文页数顺序号。

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

附件3

公文格式样本