公司接待工作管理办法.doc

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XXX公司接待工作管理办法

第一章总则

第一条（目的、依据）为进一步加强公司公务接待工作，健全接待工作制度，规范接待行为，提高接待工作的效率和组织水平，树立良好的公司形象，根据国家有关规定并结合公司实际，特制定《XXX公司接待工作管理办法》（以下简称“本办法”）。

第二条（适用范围）本办法适用于总公司及各分支机构公务接待工作。

各分公司根据本办法制定相应的接待工作管理细则。

第二章接待工作原则

第三条（工作原则）公司公务接待工作应遵循“热情礼貌、节俭周到、对口保密”的原则，展示公司良好形象。

（一）热情礼貌：

接待所有来宾时均要热情礼貌、有礼有节，维护公司形象。

（二）节俭周到：

接待工作应遵循节俭和周到原则，不得铺张浪费，不得重复宴请，主方陪客人数不得多于宾客人数，接待安排应衔接周密，协调有序，细致安全，尊重少数民族风俗习惯。

（三）对口保密：

各部门来客按对口原则由部门接待，重要或综合性公务接待由办公室组织接待，相关部门予以配合；接待工作由对口接待部门进行财务结算；接待相关工作人员须遵循公司保密制度，不得未经批准泄露接待内容或其他保密事项，不得向来客泄露公司机密信息，不得擅自对外表态或回答问题。

第四条（管理部门）办公室为公司公务接待工作管理部门，负责公司所有接待工作的安排、协调或配合部门接待。

第三章接待内容及分工

第五条（接待范围）公司公务接待工作范围包括：

（一）来访来客接待，参观接待。

（二）会议、培训和其他重要活动。

（三）上级主管部门或上级机构来公司检查、调研、指导、联系工作。

（四）下级机构领导或工作人员来汇报工作。

第六条（接待分类）接待工作一般分为会见、会谈、参观、宴请等四类，公司接待根据来访目的和内容进行安排。

（一）会见按其内容可分为：

礼节性会见和事务性会见，或兼而有之。

礼节性会见时间较短而内容较广泛。

事务性会见一般涉及工作相关等的内容。

（二）会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见，主要是对工作相关内容进行洽谈、座谈、研讨，也可指公务洽谈和业务谈判。

会谈一般说来内容较为正式，政策性或专业性较强。

（三）参观分为一般性参观和专项参观，公司接待时根据不同需要安排参观项目及内容。

（四）宴请主要分为礼仪性宴请、交谊性宴请和工作性宴请。

1、礼仪性的宴请。

如为重要节日而举行的宴请，都属于礼仪上的活动需要。

2、交谊性的宴请。

为表示友好、发展友谊、交流感情而举行，如接风、送行、告别。

3、工作性的宴请。

参加宴会的各方，为解决特定的工作问题而举行的宴请，以便席间商谈。

就其宴请的形式来分，常见的有宴会、自助餐、冷餐招待会和酒会。

宴会又包括晚宴、午宴、早餐、工作餐等。

各种宴请活动的方式，可根据举行活动目的、性质、规模、参加人数以及其他有关条件，并参照风俗习惯和规格，选择运用，妥善安排，以期达到较好的效果。

第七条（接待分工）接待分工

（一）总公司办公室或分支机构综合管理部牵头负责接待工作，并根据具体情况请示有关领导后协调各相关机构或部门进行接待安排。

（二）做好宣传报道工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅或水牌，邀请新闻媒体，相关活动的摄影、摄像及视频制作等。

（三）做好后勤服务工作，包括住宿、用餐等，做到热情、周到、安全、卫生。

（四）联系相关机构或部门做好参观的协调工作，根据需要确定参观等。

（五）根据需要，突发、应急接待工作可临时协调布置，请有关机构或部门予以配合。

（六）办公室或综合管理部根据接待性质和规格，经领导批准后可以协调相关机构或部门负责具体的接待，办公室或综合管理部根据接待需求做好相应准备工作。

第四章接待工作程序及规格

第八条（接待程序）接待工作程序

（一）办公室或综合管理部接到上级单位来访的来函、来电及领导的指示后，了解基本情况：

单位、人数、姓名、性别、职务、来访意图、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班等。

（二）办公室或综合管理部根据来宾情况，填写《XXX公司接待工作计划表》（见附表），提出接待意见：

接待人员、规格、方式、日程安排、费用预算、参加部门及人员等，及时报告领导，听取领导对接待工作的指示并经领导审批同意后进行接待准备工作。

（三）办公室或综合管理部根据接待计划和方案进行接待准备及负责组织、协调、落实、实施。

（四）接待工作结束后，办公室或综合管理部整理接待工作相关档案资料归档，对接待工作进行总结并向领导报告。

第九条（接待规格）接待规格

（一）公司接待根据来宾情况和来访目的确定接待规格。

1、高规格接待。

陪客比来宾职务高一些，适用于监管机构派员来人，上级机构重要来员，其他单位来员洽商重要事宜，下属机构领导来访汇报情况。

2、对等接待。

适用于原则上不宜进行高规格接待的一般性接待活动。

3、低规格接待。

陪客比来宾职务低一些，适用于经常性业务往来，或者普通来员。

（二）接待工作要根据内外宾情况及接待规格遵循商务礼仪和风俗习惯，主要包括：

迎送、引见、行路、乘车、着装、用餐、参观等。

（三）各机构接待上级机构经常性业务来员，本着高效、节约的原则，部门级领导及其他员工可由综合管理部进行接送。

第五章接待工作费用及礼品

第十条（费用支出原则）公司接待费用支出应本着“最小支出、最大效果”的原则。

办公室（综合管理部）及其他部门需要科学预算，合理安排，节俭接待。

第十一条（流程）公司接待费用支出流程：

（一）接待部门根据接待规格和规模在《XXX公司接待工作计划表》中阐明费用金额，由部门负责人签字。

（二）接待部门将载明费用使用计划《XXX公司接待工作计划表》送公司财务部门审核会签意见。

（三）财务部门对接待部门送达的计划表中费用使用进行审核，并由分管领导审批。

（四）接待费用金额较大，需要经过总经理审核同意。

（五）接待工作完成后，接待部门应在财务制度规定时间内将发票、计划书复印件送计划财务部报销。

第十二条（礼品购买）公司接待工作中需要购买必要的礼品，由办公室（综合管理部）根据物品采购规定报领导审批同意后进行统一采购。

第五章附则

第十三条（职责权限）本办法由总公司办公室负责解释和修订。

第十四条（施行日期）本办法自印发之日起施行。

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附表：

XXX公司接待工作计划表

日期：

年月日

接待部门

来访单位

来访时间

来访人数

来访目的

来访客人

（姓名、性别、职务、抵离时间等）

参加人员

日程安排

（内容较多时可加附件）

接待工作准备物品

信纸：

笔记本：

笔：

公司专题片：

投影设备：

公司画册：

桌牌：

茶水：

矿泉水：

其他饮料：

水果：

鲜花：

水牌：

横幅：

其他物品：

礼品

名称：

份数：

标准：

用车

车型：

次数：

时间：

影像使用

摄影：

摄像：

参观活动

项目：

解说：

费用预算

（预算明细）

合计：

元，大写：

接待

部门意见

经办人

办公室

意见

计划财务部意见

分管领导审批

总经理

审批

备注

说明

1、请将上述项目填写完整；

2、如为其他部门提出申请，请提前2天将此计划表交至办公室并提前沟通。