公文规范管理规定.doc

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文件管理（暂行）规定

第一章总则

第一条为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司文件管理工作，特制定本制度。

第二条公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此，必须认真做好文件管理，有效为公司发展服务。

第三条综合管理部是公司公文处理及归档管理的部门，负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印制、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。

（工程类专业文件不在此管理范围内）

第四条文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

第二章文件分类

第五条规定。

发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

第六条决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经总经理办公会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

第七条通知。

转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理、知晓和需要共同执行的事项，用“通知”。

第八条通报。

表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

第九条请示、报告。

向上级请求批示与批准，用“请示”。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

第十条批复。

答复请示事项用“批复”。

第十一条函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门平行单位联系请求批准等，用“函”。

第十二条会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

第一类管理规定类别的文件以“制度类文件”形式发布，见附件“制度类文件模版”，第二至八类行政决策类别的文件以公司“红头文件”形式发布。

第三章文件格式

第十三条排版。

1、“制度类”文件的发布，标题采用“黑体+小二号字+标题2格式”，正文采用“宋体+小四号字”，行距采用“1.5倍”。

2、“红头类”文件的发布，标题采用“新宋体+二号字”，正文采用“仿宋+三号字，行距采用“单倍”。

3、其他储如总结、发言稿类的文体可参照“红头类”文件的排版格式。

4、所有文件的日期落款均使用中文汉字“右端对齐”的格式（），如“二〇一三年七月五日”。

5、发文单位必须注明全称。

6、多页文件应标明页码。

7、文件须经盖章或签字方为有效。

第十四条组成。

1、文件号编码规则：

公司简称（代码）+部门简称（代码）+文件类别+年份号+文件编号

统一编码规则

公司简称

公司代码

年份号

文件编号

LK

[2013]

指该类文件流水序列号

部门代码及简称

综合管理部

计划财务部

投资发展部

资产经营部

项目管理部

XZ

CW

TZ

ZC

XM

（综）字

（财）字

（投）字

（资）字

（项）字

文件类别代字

会议纪要

对外函件

红头类文件

批复类文件

（会）字

（函）字

（文）字

（发）字

第十五条发文。

1、公司内部发文:

经办人拟稿→部门经理核稿→主管副总经理审核→→总经理审批并签发→综合部统一编号→打印→盖章→分发→存档备案

2、公司发文：

《文件送审稿首页》审批笺；一份审批笺只对应一份草拟公文。

3、所有以公司名义发布的文件均须保存原件、分发记录、印制份数，以便备档查阅。

第四章收文

第十六条所有外单位来文均由综合部专人收办，收文后填制《文件处理单》，依表单处理程序转呈公司领导审阅。

第十七条收文办理程序：

综合部登记、拟办→领导签批→各部门承办→综合部督办→归档→销毁。

第十八条外来文件需转交综合管理部存档的清单如下：

公司资证类

政府批复类

经济合同类

平行单位往来函件

第五章文档管理

第十九条所有以公司名义收发的文件均需归口综合管理部统一编号存档，部门文件移交办理好交接手续；

第二十条所有合同类文件按《合同审批会签单》流程办理施印手续，原件留存综合管理部；

第二十一条建立文件管理电子台账目录，实施动态管理，适时更新“文档管理电子目录”，对跨年度的文件及时按年份归档，方便检索查阅；

第二十二条对于档案保管情况要定期查看，发现破损或霉变档案，要及时修补、复制或作其他处理，

第二十三条具有保密意识，未经允许不得私自复制、传阅、传播有关信息，严格执行借阅、查看登记手续。

第二十四条档案管理员工作调动时，认真做好交接工作。