合同订立管理办法.doc

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合同订立管理办法

版号：

A/0

合同订立管理办法

批准：

审核：

拟稿：

主责部门

区域总部人事行政部

相关部门

区域总部：

财务部

城市公司：

人事行政部、财务部

执行日期

备注

1、目的

为保护公司利益，加强对合同订立过程的管理，提高合同审批效率。

2、适用范围

2.1合同是指华润置地江苏省公司对外签署的为公司设定权利、义务的文件。

2.2本《办法》所称合同是指除房产销售合同以外，公司对外签署的所有合同以及具有合同性质的文件（合同性质的文件包括但不限于协议、招投标文件、中标通知书、备忘录等）

2.3公司所有合同的起草、报批、签署、保管、交底、变更等适用本《办法》。

3、合同订立原则

3.1合法性原则：

合同订立的全过程必须符合有关法律法规、行业规定且公司权益能够依法受到保护。

3.2书面原则：

凡金额在1万元以上（含1万元）或金额在5000元以上（含5000元）、1万元以下但双方的权利义务不能即时结清的经济业务都必须签订书面合同。

对于虽未涉及明确金额，但设定公司权利、义务的其他事项也应订立书面的合同。

3.3事前签订原则：

对应该签订书面合同业务须事先签订合同，然后开始履行，特殊情况下（指不立即开展会造成更大损失），经总经理批准，可以例外，但应在3日内按双方商定的条件签订合同、补全手续。

3.4利益明晰原则：

合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，尽最大程度减少歧义、推诿、扯皮现象。

各项合同应有明确的、可以界定清楚的合同价款、付款方式及结算办法，如果合同价款可能调整，应明确调整依据、调整方式。

3.5审核审批原则：

合同需按照规定的审批流程进行报批，不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。

4、工作程序

4.1合同经办部门发起签呈

4.1.1 经办人发起签呈表。

4.1.2相关部门领导会签签呈表。

若签呈审核通过，则进入下一工作程序4.2。

4.2合同经办部门起草合同

4.2.1经办人负责起草。

4.2.2如对方处于强势，可采用其合同文本，但应尽量保证我方对其文本进行必要的修改。

4.2.3若招标文件中提供了合同文本，则必须以该文本为基础，待双方达成一致的意见后修改形成正式合同。

4.2.4合同草案

4.3各相关部门审核合同

4.3.1各类别合同草案应按规定报相关审核部门进行审核。

各审核部门应当在接到合同草案后五个工作日内提出审核意见。

4.3.2经办人参考审核意见对合同草案进行修订，如各审核部门之间、各审核部门与承办人之间有意见分歧时，由经办部门主管领导决定

4.3.3形成合同终稿

4.4经办部门将合同终稿交签约对方确认/盖章

如对方对合同提出修改意见并要求重新进行修订时，应重新进入本程序4.2环节

4.5经办部门合同报批

如对方对我司的合同终稿确认盖章，则按规定程序报批，报批材料：

4.5.1对方确认盖章后的合同终稿；

4.5.2已经批准的《签呈表》。

审核通过则进入下一程序4.6，不通过则重新返回4.2。

4.6公章管理员确认合同的签署并盖章

4.6.1各审批部门签署《签呈表》、《合同审批表》后，交总经理秘书

4.6.2总经理签字确认

4.6.3交由人事行政部在合同上编号、盖公司公章、并录入《文件（合同）管理记录台帐》。

若合同超过两页还须加盖骑缝章

4.7人事行政部合同的分发和归档

4.7.1人事行政部将盖章后的合同交经办部门

4.7.2经办部门根据《档案管理制度》，将合同原件、签呈表、审批表正本、合同原件扫描件归档，

4.7.3经办部门将合同复印件交财务部、法务各一份保管

4.8经办部门合同的交底

4.9经办部门合同履行跟踪与评估

4.9.1定期对合同履行情况进行评估

4.9.2填写、制作合同履行情况表

4.10经办部门合同的变更和解除

4.10.1合同变更和解除应按照合同签订的流程进行审批

4.10.2合同变更或解除文件

5 控制要点

5.1 经办部门负责起草（或组织起草）合同的全部内容，并对合同全部内容的准确性、合理性负直接责任。

应保证公司拥有两份或以上原件，重要合同（如土地、主体监理、工程总包合同等）须有四份原件。

5.2 工程管理部、设计管理部、营销管理部分别对非本部门经办的工程合同专业条款进行审批，并负审查责任。

5.3 财务部和成本合约部对合同中的经济条款进行审批，并负审核责任。

5.4 法务对合同条款的合法性进行审批，提示法律风险，并负审核责任。

5.5 各部门分管领导负责并本部门审核部分进行最终审核，也可授权部门经理对部分合同进行最终审核。

5.6 总经理负责合同的批准。

5.7 经办部门报相关部门审核时，须提供word版电子文档。

5.8 审批人员见授权手册及公司相关工作指引。

6、附件