合同管理办法修改.doc
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<合同管理办法>
合同管理办法
目录
第一节 一般规定 2
第二节 合同的拟定 2
第三节 合同的订立 3
第四节 合同的效力 4
第五节 合同的履行 4
第六节 合同的变更和转让 5
第七节 合同的日常管理 5
第八节 授权委托书的管理 6
第九节 空白合同 7
第十节 采购合同 7
第十一节 销售合同 8
第十二节 行政合同 8
第十三节 第三方承运合同 8
第十四节 几类重要的合同 9
第十五节 罚则 9
第十六节 附则 9
名称
合同管理办法
文件编码
XZ039
编写部门
行政部
适用部门
全公司
密级
无
修订稿数
第2稿
施行日期
2009.2.1
批准
合同管理办法
第一条为了维护公司利益，规范合同管理，提高合同有效使用率，制定本办法。
第一节一般规定
第二条本办法适用于所有以公司名义与他人设立、变更和终止民事权利与义务关系的协议，包括采购和销售合同，总经销、总代理合同（协议）和分销协议，担保合同，租赁合同，投资协议和银行贷款合同等。
第三条授权代表应当对合同洽谈、当事人资质审查、合同订立、合同履行和付款回款等各个环节严格控制，在最大限度预控风险和降低风险的基础上，处理好维护公司利益与促进业务发展的关系。
在合同洽谈、订立和履行过程中出现疑问，应及时与法务专员联系，听取意见。
第四条合同应遵循自愿、公平、平等、诚信和公序良俗的原则确定各方的权利和义务。
第二节合同的拟定
第五条合同由相关业务部门起草后交法务专员修改或补充。
拟定合同时应当充分听取各相关部门或专家的意见。
第六条合同的内容一般包括以下条款：
1．当事人的名称或者姓名和住所；
2．标的；
3．数量；
4．质量；
5．价款或者报酬；
6．履行期限、地点和方式；
7．违约责任；解决争议的方法。
第七条格式合同必须经审议会议评审通过后方可定稿，审议人员的组成由法务专员确定，会议出席人员必须为应到人员的百分之九十五以上，但不得低于七人。
审议会议由参会人员的三分之二以上多数通过，经总经理批准试用。
第八条随着公司的发展和国家政治经济政策的变化，法务专员应当对合同的内容进行适当修改。
第三节合同的订立
第九条合同订立的对方必须具有相应的民事权利能力和民事行为能力。
委托代理人订立合同的应当出示授权委托书原件。
第十条采用书面形式订立的合同，授权代表签字后必须加盖双方公章或合同专用章。
以电话、传真等形式订立的合同仅限于批次采购和销售合同。
应及时记录电话传真发出和接收的时间、内容和承办人等，传真件应及时复印保存。
第十一条业务部门（或授权代表）应当根据公司已制定好的合同文本进行谈判，经公司合同管理员审查后订立。
没有已制定的合同文本，应当在充分的市场调查后，要求具有合作意向的法人或自然人提供相应的计划，选择其中较优者进行洽谈。
第十二条在合同洽谈订立过程中，不得有损害公司利益的行为发生，未经许可不得泄露公司秘密。
授权代表不得向自己直系或旁系亲属高价购进商品，不得向自己的直系或旁系亲属低价出售公司商品，不得与自己参股或控股企业签订合同。
第十三条合同必须由公司法定代表人或有法定代表人授权的委托代理人签字，其他任何人员不得以公司名义签订合同。
合同签订权限根据部门权限由行政部进行确定，在部门签订权限范围内，由部门负责人确定签订合同的代表，并报公司合同管理员处备案，由合同管理员制作相应的授权委托书后，方可签订合同。
第十四条签订合同时，授权代表有义务对合同对方当事人的资质进行严格审查，要求对方提供：
1.盖有公司原印公章的生产/经营企业许可证复印件。
2.盖有公司原印公章的公司营业执照复印件。
3.非法定代表人身份的合同签字人的授权委托书原件。
4.其他国家法律要求应具备的资质证明文件。
授权代表应对上述证件的真实性和有效性认真进行审查和核实；并尽力对其注册资本、资产负债率、对其市场信誉情况（例如历次回款状况等）进行调查，建立资信等级档案。
第十五条在已有合同的基础上重新签订合同应当先与合同管理员说明。
第十六条合同签订、履行过程中的现金折扣、实物折扣、赠样和各种让利、奖励及推广费、宣传费等，都必须如实入帐。
第十七条合同签订后必须交合同管理员处统一编号归档。
第四节合同的效力
第十八条由于情况紧急，为了公司利益，承办人未经公司法定代表人授权或超越代理权，以公司名义与他人签订合同的，承办人应当在二个工作日内报告公司总经理，以获得追认授权。
对于上述情况下签订的合同，公司有拒绝追认的权利。
第十九条我公司与没有代理权、超越代理权或代理权终止后又以被代理人名义活动的对方当事人订立了合同的，我公司承办人知悉后，应立即通知法务专员以采取相应措施。
第二十条效力待定和可撤销的合同，法务专员知悉后应尽快采取措施处理。
第二十一条未经合同管理员、法务专员或（副）总经理审核签字的合同不得加盖公章或合同专用章，没有加盖公司公章或合同专用章的任何合同无效。
第五节合同的履行
第二十二条公司各授权业务部门应当按照约定要求对方全面履行其义务。
第二十三条合同生效后，就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充。
第二十四条互负债务又没有先后履行顺序的，我公司有权在对方履行之前或对方不按合同约定履行时拒绝其履行要求。
第二十五条合同履行过程中，我公司负有先履行义务的，有确切证据证明对方有下列情形之一的，应中止履行：
1.经营状况严重恶化；
2.转移财产、抽逃资金以逃避债务的；
3.丧失商业信誉的；
4.有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。
第二十六条公司决定中止履行合同，业务承办人员应及时书面通知对方，对方提供担保时，应当恢复履行。
中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，公司应解除合同，因此而遭受损失的应及时追偿。
第二十七条因债务人怠于行使其到期债权（该债权非专属于债务人自身），对公司造成损害的，公司可向人民法院请求以自己的名义、在公司债权范围内代位行使其债权，公司行使代位权的费用由对方承担。
第六节合同的变更和转让
第二十八条合同的承办人员，可以与对方当事人协商对合同内容进行变更，但应按本办法的有关规定报公司有关部门审查、备案和法务专员同意。
第二十九条对合同变更的内容约定必须明确。
第三十条对公司负有债务的债务人将合同的义务全部或者部分转移给第三人的，应当经公司书面同意。
第三十一条公司要将合同中部份或全部债权债务转让或转移的，经（副）总经理同意后由法务专员具体办理。
第七节合同的日常管理
第三十二条公司业务部门、合同管理员、财务部在合同订立、审批、履行、备案中应相互衔接、相互配合、提高效率、各司其职：
1.公司业务部门负责合同的洽谈及订立，按本办法规定对对方当事人进行资质审查，特别对合同标的价格、数量、质量、包装、市场状况等严格审查，全面履行合同，及时反馈合同进展状况。
2.合同管理员，对公司法定代表人负责，主要负责合同的拟定、审查（包括订立合同的权限）、编号备案、合同风险预控、合同纠纷的解决及合同定期检查。
采购合同编号为：
TF-PC-0800001，其中，TF为同丰拼音的首字母，PC为purchasecontract的首字母，08为年度，00001为合同号；
代理合同编号为：
TF-AC-0800001，其中A为agency首字母。
销售合同编号为：
TF-SC-0800001，其中S为sale的首字母。
3.公司财务部门审查合同订立、收付款状况、及时督促业务部门尽快回款，对客户资信资料进行分析和统计，建立客户资信档案，配合合同管理员对合同定期检查。
4.负责审查、备案的部门，应出具书面意见，且审核工作应在60分钟内完成，不得无故拖延。
特殊合同可适当延长一至二个工作日。
第三十三条公司合同履行完毕四年以上，确定已无留存必要的，可以销毁；但必须由合同承办部门确认合同确无遗留问题、已无留存必要，由主管领导审查签字后，报合同管理员统一注销和销毁。
公司任何员工未按本办法规定的程序不得销毁合同。
第三十四条各业务承办部门需查阅已归档合同，可以到合同管理员处查看或复印，正本除诉讼外不得借出，其他部门或个人无权查阅。
第八节授权委托书的管理
第三十五条本办法所称授权委托书是指由公司法定代表人签署的，授权他人以公司名义代表公司对外参加活动（例如对外签订合同）的法律文书。
第三十六条授权委托书应当包括：
1.委托人与被委托人双方；
2.委托事项及权限范围；
3.委托期限；
4.其他特别事项。
第三十七条授权委托书应依据业务需要，由部门负责人负责对申请授权委托书的审查，经合同管理员同意后签发。
受托人应当具备的条件：
1.十八周岁以上具有完全民事行为能力；
2.应为公司在职员工；
3.经总经理或副总经理同意。
营销中心营销员开具委托书除具备上述条件外，还应具备下列条件：
1.为公司转正员工；
2.已在负责区域药监局备案；
第三十八条公司应按业务的实际需要严格控制授权书的有效期限，该期限必须在受托人的劳动合同或聘用合同期限内。
受托人依所委托事项的范围和权限完成相关事宜，不得假借授权谋求私利，损害公司利益；不得为自己或第三人经营与其受托事项相同或相近的业务。
第三十九条受托人变动或解除委托关系时，应以函的形式通知对方。
如营销中心出现此情况，应及时通知有关各方，做好销售回款的衔接工作，保证销售回款的安全性和及时性。
调岗或离职时，应将持有的授权委托书交回合同管理员处。
营销中心应将其调岗或离职信息以函的形式告知客户。
第四十条营销中心的授权委托书原件由受托人根据业务需要持有或交给客户，合同管理员进行备案。
受托人应当妥善保管，不得丢失。
第四十一条受托人《授权委托书》丢失的，应在两个工作日内报告所在部门和合同管理员并应及时通知对方当事人或公开声明作废。
第九节空白合同
第四十二条空白合同系指盖有公司公章、合同专用章，而合同主要内容（如对方当事人、事项等）没有填写的合同文本。
第四十三条空白合同由合同管理员进行统一编号发放、备案、持有人员登记、定期检查等，未经合同管理员同意，任何人不得持有空白合同。
第四十四条因参加医药商品交易会等需要使用公司空白合同的，事前经公司法定代表人同意后，由合同管理员统一编号，事后将使用情况在合同管理员处备案，并将未用的空白合同交合同管理员注销、销毁。
第四十五条严禁利用空白合同损害公司利益。
第十节采购合同
第四十六条公司授权采供部负责我公司经营范围内商品采购合同的签订，总务部负责销售包装材料、行政办公用品和礼品采购合同的签订，其他人员经公司总经理或副总经理批准可小额采购，但不得签订任何书面合同。
第四十七条公司经营范围内的药品、医疗器械、保健品等的购进必须签订采购合同。
第四十八条采供部签订采购合同的代表由部长确定，经副总经理同意后将名单报到合同管理员处备案，未备案者不得签订任何采购合同。
第四十九条采供部采购合同有年度协议（双方协议和三方协议）、批次订购合同、补充协议和促销协议等。
第五十条采购合同文本根据实际情况，尽量应用公司已确定的文本，不能使用的，应参照相应条款进行协商确定。
第五十一条公司经营品种采购合同由业务承办人员洽谈签字，经采供部部长签字确认后，到合同管理员处签章。
盖章时必须在合同文本上加盖骑缝章，并不得在空白的采购合同上加盖印章。
第五十二条合同管理员在签章时应对合同的内容进行审核，但不涉及采购的品种、产地、规格、价格和数量等。
对有异议的条款与业务承办人员进行确认，认为应当修改增删的条款及时协商处理。
第五十三条财务综合结算部负责对采购合同中约定的价格返利和结算等条款的执行进行监督。
到期未返的要求采供部催办，经协商后仍未履行的，综合结算部有权从结算款项中扣除或暂缓支付货款。
合同管理员应协助财务部对应收付款的核算。
第五十四条签章的合同须由合同管理员将合同的主要内容录入电脑，对方已签章的合同必须进行分类、编号和归档，对方未签章的合同必须进行扫描归档，并催收合同正本。
我方已签章但对方未签章的合同必须在二个月内收回。
第十一节销售合同
第五十五条销售合同包括商务部使用的合同和商业部使用的合同。
第五十六条与公司合作的商家必须签订销售合同，不签者不得开展业务。
第五十七条签订销售合同，应使用公司统一的格式合同文本，签订人应为公司在职员工且持有法人授权委托书。
第五十八条质量管理部质量管理员负责收集、归档、保管供应商业务承办人员的授权委托书。
第五十九条合同管理员每季度抽查一次合同签订情况。
第六十条格式合同中空白的部份允许业务承办人员与对方协商确定，但不得损害公司利益和违反公司相关管理制度，其它条款原则上不可以协商。
在实际洽谈中，部份条款经法务专员同意后可以变更。
第六十一条合同一般为一年一签，本年度合同期即将届满时，应在12月1日至12月31日前签订下一年度合同。
第六十二条业务承办人员应妥善保管已签合同，不得丢失。
应在月底或次月初返回合同管理员处。
第六十三条合同管理员对已返回的合同应当按照分类和编号进行归档，同时在电脑中录入合同的主要内容。
第六十四条合同管理员应协助财务部核算返利。
第十二节行政合同
第六十五条总务部负责由总经理或副总经理授权的行政合同的洽谈，经总经理或副总经理签字后加盖公司公章或合同专用章。
总经理、副总经理可以授权其他人员签订合同，但合同应当经法务专员审核签字后方可加盖合同专用章或公章。
第六十六条合同签订后将原件交由合同管理员处归档，财务部留一份复印件。
第十三节第三方承运合同
第六十七条公司授权运输部经理与第三方签订承运合同，其他任何人不得签订此类合同。
第六十八条承运合同为已制定的格式合同，如须签订对方制定的合同，必须按照已制定格式合同文本条款进行协商。
第六十九条只能与有营业执照的承运方签订合同，但特殊线路除外。
第十四节几类重要的合同
第七十条以公司名义签订的担保合同、租赁合同、投资协议、银行贷款合同、股权变更合同及其他公司明确要求的合同，一律由公司法定代表人订立。
第十五节罚则
第七十一条违反本办法规定承担责任的形式有：
1.扣发奖金、赔偿损失、罚款等经济处罚；
2.通报批评、警告、严重警告、记过、记大过、撤职、开除等行政处分；
3.触犯国家刑律的，移交国家司法机关追究其法律责任。
第七十二条违反本办法规定，有下列情况之一的，应上缴违法所得，并根据情节轻重，予以相应的经济处罚（10元以上）和（或）行政处分，直至追究当事人的法律责任：
1.不按本办法规定的程序报批、报备而订立合同的；
2.为谋个人私利，没有代理权、超越代理权而以公司名义签订合同的；
3.在其他企业兼职从事药品购销活动的；
4.利用公司空白合同进行诈骗等违法活动的；
5.违法擅自销毁合同的；
6.违反本办法强行性规定的。
第七十三条违反本办法规定，有下列情况之一的，根据情节轻重，给予相应的经济处罚（10元以上1000元以下）和（或）行政处分：
1.无权或超越权限，批准、签订合同以及不按本办法规定的程序报批、报备的；但为了公司利益且没有造成不良后果的除外；
2.签订合同时，没有认真审查对方当事人的资信以致上当受骗，给公司利益造成损失的；
3.合同订立过程中，泄露公司商业秘密，致使损害公司利益的；
4.合同签订、履行过程中，发现问题没有及时上报，致使公司利益遭受损失的；
5.未经公司合同管理员同意，私自持有公司空白合同的。
第七十四条有其他违反本办法规定的，处于5元以上500元以下罚款。
第十六节附则
第七十五条本办法自公布之日起开始实施，之前关于合同的相关规定同时废止。
第七十六条本章所含附件：
1.<采供部采购合同管理流程>；
2.<销售合同管理流程>；
3.<营销中心委托书管理流程>.
第七十七条本办法由行政部法务组负责解释和监督执行。
采供部采购合同管理流程
2
1
合同章管理员
3
采供部长
采购员
结算部经理
4
合同管理员
4
3
2
1
归档
签章
审核
洽谈
1、采购员（包括采购经理与采购助理）与供货方洽谈，内容确定签字后交采供部长，部长不在时可交副部长。
2、采供部长或副部长审核签字后交综合结算部，综合结算部负责人签字后签章；
3、合同章管理员审核签章。
4、合同管理员对已签章合同进行扫描备案，对方已签章的须分类编号归档；根据合同签章日期，对一个月后未返回的应进行催收和归档。
销售合同管理流程
合同管理员
客户
合同章管理员
营销办
营销员
综合结算部
7
结算部备案
5
4
3
2
1
8
申请
发放
审核签章
返回
签订
归档
返回或退回
6
1、营销员向营销办提出申请。
2、营销办根据申请数，将已确定的格式合同复印后带给营销员。
（“带”这个过程不得产生任何费用。
）
3、营销员与客户协商签订销售合同。
4、营销员将已签订后的合同返回营销办，在调岗或离职时必须将已签或未签的合同全部交回营销办。
营销办将已签订的合同统一交合同管理员。
5、合同章管理员对已签订的合同进行审核签章。
6、不合格的退回营销办，由营销员重新签订；合格的一份返回营销办，由营销员交给客户。
（注：
此过程不得产生任何费用。
）
7、销售合同中涉及返利的，应将合同交综合结算部备案。
8、合同管理员对已签章的合同按编号归档。
营销中心委托书管理流程
5
客户
合同管理员
2
营销员
营销办
3
7
1
4
6
1
345
67
2
返回
发放
制作
申请
1、营销员根据客户数向营销办提出申请。
2、营销办将受托人和数量交合同管理员制作。
3、合同管理员签章登记后交给营销办。
4、营销办分发给营销员。
注：
此过程不得产生任何费用。
5、营销员将自己持有的委托书交给客户。
6、营销员在调岗或离职时应将领出的未发给客户的交回营销办；过期未用的交回营销办。
7、营销办统一交合同管理员处。
13
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