关于服务管理部20xx年印刷事宜的审计报告.docx
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关于服务管理部20xx年印刷事宜的审计报告
公司领导：
根据集团公司2010年度审计计划和领导安排，2010年1月我们审计室对xx公司服务管理部20xx年度有关印刷的业务管理程序、印量计划及其价格核定与控制、有关合同、仓储管理等事项进行了审计，审计涉及的期间是20xx年1月1日至20xx年12月31日。
本次审计旨在自我评价，并依据评价结果对发现的与印刷有关的内部控制设计或执行缺陷，提出我们的改善建议，以使内部控制合理合规，消除内部控制的弱点，达到纠错防弊，提高效率，改善公司管理水平的目的。
审计过程中我们结合其实际情况，实施了我们认为合适的、必要的审计程序。
审计过程中得到了被审计部门的积极支持和配合，工作进展顺利。
审计工作已经结束，现将审计情况报告如下：
一、基本情况
（一）20xx年《xxx》常规杂志总印数为528500册，总费用为4720640元。
其中xx刊总印数为419300册，总费用为3956200元，平均每本杂志的印刷成本为9.4元/册。
xxx刊总印数为109200册，总价格为764440元，平均每本杂志的印刷成本为7元/册。
（二）20xx年xx刊总印数中售刊杂志占总印数的74%，样刊、部门用刊、宣传及合刊占总印数的26%。
xxx刊印数中售刊杂志占总印数的35%，样刊、部门用刊、宣传及合刊占总印数的65%。
（三）公司为xx刊样刊、部门用刊等支付的印刷成本大概为1038000元。
公司为xxx刊样刊、部门用刊等支付的印刷成本大概为500000元。
（四）20xx年xx刊库存大概为4500册，20xx年xxx刊库存大概为2000册。
二、审计发现及建议
（一）成本管理工作手段单一，市场信息搜集工作少，供应商管理需进一步规范化；
主要问题：
1、印刷纸张等原材料的市场供应商信息搜集不够，没有建立供应商档案卡片，市场价格信息调查工作比重少，价格信息获取手段单一，多为从固定的某一家纸品经销商处获取纸价信息。
不能通过货比三家，实时地获得市场较真实的纸张价格，从而获取对我们更有利的印刷纸张结算价格，为公司节约印刷成本。
（请参看附件三：
xx印务纸张报价与审计室采价结果比较）
建议：
建立工作规范，加强基础信息工作，拓宽供应商、价格信息收集渠道，如网络（阿里巴巴等）、报刊、杂志、电视、广播、行业公报、供应商提供等。
可利用协同资产管理模块功能建立起供应商、价格信息资料库并按公司所需的物资种类进行适当的分类检索。
2、印刷纸张价格信息虽有采价过程，但缺乏具体的采价记录，采价过程也无监督，全凭采价人的责任心。
建议：
建立工作规范，完善公司《采购管理制度》，严格执行采价记录表，并接受财务管理部和行政管理部的调查监督。
（二）内控管理存在一些缺陷，需加强改进。
主要问题：
1、在杂志印量统计上，无主管审核、批准，印量是否合理、合规，无人把关，全凭统计员的责任心和工作经验。
建议：
建立工作规范，制定工作标准，增设主管汇总审核环节，合理控制印量。
2、印刷结算人员和财务相关人员对印刷费单价构成不熟悉。
建议：
加强培训，了解印刷费构成要素，制订印刷费计算公式，便于财务复核，也便于工作交接。
3、像印刷这样的大宗物资采购没有实行招标控制，不利于降低成本费用。
建议：
建立大宗物资采购招标制度，根据公司实际运作情况，为便于相关公司协作、衔接、磨合，建议每两年进行一次印刷承揽业务招标。
4、库存管理混乱，无库存管理记录，退刊无管理，出入库无手续。
建议：
建立杂志库存、库房管理制度、退刊管理制度，可利用协同资产管理功能模块进行管理，明确责任人。
合理确定杂志的安全库存量，合理地利用退刊，如可部分作为部门用刊等，减少浪费，控制成本。
由财务部组织相关部门定期盘点杂志库存，监督杂志库存管理执行到位。
5、与印刷采购相关的岗位没有进行定期轮岗，存在一定的隐患。
建议：
制订关键采购（大宗物资采购）岗位定期轮岗制度，也便于临时工作交接，避免隐患发生。
6、印刷合同签订不严谨，如胶装费并未在合同中体现，但实际结算中却在单价中体现。
建议：
签订合同时，需经过严格、慎重的审核，有关费用核算的项目更应该仔细核对，涉及法律方面的事宜还需请律师把关。
7、xxx刊非售刊杂志（即样刊、部门用刊、宣传及合刊）占总印数的65%，比例较大，不甚合理，且库存量也较大，达到4500册，浪费较大。
建议：
合理规划、控制xxx刊杂志的非售刊用量及印量，根据xxx刊的实际运作情况，控制xxx刊非售刊杂志占总印数的50%以内，提高经济效益，同时，加强库存管理，减少浪费。
三、审计结论
除上述问题外，此次审计，尚未发现相关岗位重大失职现象，但有关印刷的管理还是属于粗放型的管理，更多依靠个人的工作经验和责任心，缺乏细致的工作规范和操作指引，容易产生纰漏。
建议加强有关印刷的内控制度建设、执行和监督，切实提高工作质量，降低成本费用。
审计室
2010年2月27日
附件一：
20xx年xx刊总印数、使用明细及总费用
附件二：
20xx年xxx刊总印数、使用明细及总费用
附件三：
xx印务纸张报价与审计室采价结果计较
附件四：
相关部门（个人）对本审计报告（征求意见稿）的回复
附件一：
20xx年xx刊总印数、使用明细及总费用
20xx年xx刊总印数及使用明细
20xx年xx刊印刷总费用
期数（xx刊）
印数
订刊
工作站样刊
部门用刊
大客户会期
预留及补刊
合刊
期数（xx刊）
费用（xx刊）
1
12850
9511
2420
263
60
556
40
1
104505.25
2
14000
10620
2420
263
80
577
40
2
99191
3、4
14050
10793
2380
263
80
494
40
3、4
143891
5
13900
10652
2430
263
80
435
40
5
166095.8
6
14000
10744
2460
263
80
413
40
6
135734
春A
18750
9940
786
182
7400
402
40
春A
222479.25
春B
18350
9940
767
182
7000
421
40
春B
175512.75
春C
18650
9940
767
182
7300
421
40
春C
185306.05
7
13250
10540
2085
182
403
40
7
115287.25
8
13250
10565
2049
182
414
40
8
142803.25
9
13350
10711
2017
182
400
40
9
124607.25
10
13350
10753
1969
182
406
40
10
120652
11
13600
10745
2219
182
414
40
11
123045
12
13400
10855
1923
182
400
40
12
127508.8
13
13100
10611
1867
182
400
40
13
124616
14
13400
10840
1938
182
400
40
14
113361.8
15
13450
11064
1816
130
400
40
15
130058.15
16
14000
11264
2141
155
400
40
16
123114
17
13600
11071
1966
123
400
40
17
146481
18
13800
11279
1951
130
400
40
18
140588
秋A
17400
10107
730
123
6000
400
40
秋A
139380.8
秋B
16500
10191
746
123
5000
400
40
秋B
134064.5
秋C
16450
10107
780
123
5000
400
40
秋C
135766.75
19
13750
11233
1944
133
400
40
19
151425.25
20
13700
10764
2063
133
700
40
20
104207.4
21
13700
11174
1963
123
400
40
21
120799.4
22
13700
11182
1955
123
400
40
22
109599.4
23
13650
11066
2021
123
400
40
23
136450.8
24
14350
10966
2121
123
700
400
40
24
159668.65
合计
419300
309228
52694
4982
38780
12456
1160
合计
3956200.55
附件二：
20xx年xxx刊总印数、使用明细及总费用
20xx年xxx刊总印数及使用明细
20xx年xxx刊印刷总费用
期数（xxx刊）
印数
订刊
工作站样刊
部门用刊
大客户
预留及补刊
合刊
期数（xxx刊）
费用（xxx刊）
1
8000
2600
1676
419
3000
265
40
1
44930
2
8900
2658
1666
419
3800
317
40
2
58227.5
3
13250
2785
1693
419
8000
313
40
3
120714.25
春增
12900
2461
1693
419
8000
287
40
春增
104358.3
4
11400
2727
2238
419
5700
276
40
4
84372
5
5200
2984
1513
463
200
40
5
42482
6
4750
2956
1168
463
123
40
6
28957.5
7
4400
2878
1105
257
120
40
7
31092
8
4700
2811
1314
325
210
40
8
31543
9
4300
2768
1149
253
90
40
9
30622.5
秋增
10100
2374
1233
253
6000
200
40
秋增
59765.5
10
12400
2721
1836
253
7400
150
40
10
67368.8
11
4130
2590
1047
253
200
40
11
28569.45
12
4770
2492
785
253
1000
200
40
12
31438.05
合计
109200
37805
20116
4868
42900
2951
560
合计
764440.85
附件三：
xx印务纸张报价与审计室采价结果计较
1、2010年2月20日xx印务有限公司给我们公司的纸张价格的报价与参数如下：
纸张类型
价格
规格
等级
克重
白度
品牌
产地
哑粉
6600元/吨
大度
A级
157克
90%
金东
江苏
哑粉
6600元/吨
大度
A级
105克
90%
金东
江苏
铜版
6200元/吨
大度
A级
105克
89%
金东
江苏
铜版
6200元/吨
大度
A级
200克
89%
金东
江苏
2、2010年2月22日审计室对市场纸张进行采价，纸张价格与参数如下：
信息来源：
阿里巴巴——xx有限公司彭经理
纸张类型
价格
规格
等级
克重
白度
品牌
产地
哑粉
5950元/吨
大度
A级
157克
90%
金东
江苏
哑粉
6050元/吨
大度
A级
105克
90%
金东
江苏
铜版
5950元/吨
大度
A级
105克
90%
金东
江苏
铜版
5750元/吨
大度
A级
200克
90%
金东
江苏
信息来源：
阿里巴巴——xx有限责任公司曾经理
纸张类型
价格
规格
等级
克重
白度
品牌
产地
哑粉
6050元/吨
大度
A级
157克
90%
金东
江苏
哑粉
6150元/吨
大度
A级
105克
90%
金东
江苏
铜版
5800元/吨
大度
A级
105克
95%
金东
江苏
铜版
5600元/吨
大度
A级
200克
95%
金东
江苏
3、根据采价结果与xx印务有限公司所报价格比较：
纸张类型
克重
xx印务价格
两家公司大约平均价
xx价格与采价的两家公司大约平均报价每吨差价
哑粉
157克
6600元/吨
6000元/吨
+600元/吨
哑粉
105克
6600元/吨
6100元/吨
+500元/吨
铜版
105克
6200元/吨
5900元/吨
+300元/吨
铜版
200克
6200元/吨
5700元/吨
+500元/吨
附件四：
相关部门（个人）对本审计报告（征求意见稿）的回复
刘xx（原客服总监现）回复：
1、纸张采价，20xx下半年我曾要求王xx扩大采价范围，定期采价并填写采价表，同时配套制定了投递服务部的工作规范，但至今未实施，主要原因是配套制定的部门工作规范未及时颁布，建议尽快颁布工作规范
2、样刊、内部用刊数量巨大，20xx下半年我让龙x清理了内部用刊，根据部门需求进行精确统计，浪费情况应该有所控制，建议下一步再规定个统计时间，实现数量上的动态控制；推广样刊梳理还没进行，按理应该是要各工作站对申领的推广用途和数量进行说明，最好能精准到5本或者10本以内，并且同样对统计时间要做定期要求
3、库房、退刊管理是技术问题，建立管理规范即可
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