集团行政系统模块化管理.doc

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集团行政系统模块化管理.doc

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集团行政系统模块化管理

第一部分行政系统模块化管理总图

宿

舍管理

保

安管理

生产安全

消

防管理

食

堂管理

行政采购

宣

传

知识产权

项目申报

行政法律事务

档案管理

文书管理

非生产性固定资产管理

行文管理

资产管理

安全管理

企业文化管理

科技管理

清卫管理

后勤管理

形象管理

公关管理

对外联络

行政管理总模块

会议管理

车辆管理

第二部分各子模块基本要素分类

主模块

子模块

基本管理要素

二级管理要素分类

责任承载岗位

文书管理

行文管理

外来文件和内部文件、通知的发放、立档

1、外来文件的发放和轮阅、分类立档及相关文件规定办理事务的进度督办记录；

行政文员

2、内部文件的文号控制、文本格式审核、内容审核

行政部经理

3、内部文件的行文申报、发放、立档

行政文员

4、各类通知的编号控制、文本格式审核、内容审核

行政部经理

5、各类通知的行文申报、发放、立档

行政文员

6、文件和通知年度归档

行政文员

7、制度年度评审核

行政部经理

档案管理

企业各类文书档案的归档、目录维护；档案保管、转递及利用

1、年度归集档案的分类目录维护、卷宗存档

档案管理员

2、档案密级鉴别及分级管理

档案管理员

3、根据密级，档案的借阅、复制、传递

档案管理员

4、档案利用统计和分析

档案管理员

5、档案定期销毁

档案管理员

6、传真机饿复印机的管理、使用登记、文函发放及记录

档案管理员

资产管理

行政采购

办公设备、办公用品等的采购

1、供应商的选定

行政部经理

2、采购计划的编制及合同评审

行政文员

3、行政采购实施

行政文员

4、入库检验

财务部出纳

5、供应商年度评审核

行政部经理

非生产性固定资产管理

非生产性固定资产（含办公用品）的定期盘点、领用、维修、报废、调拨；电话管理、局域网的维护

1、非生产性固定资产的登记、领用、调拨等台帐管理

行政文员

2、非生产性固定资产的维修单接收和维修安排及追踪

行政文员

3、电话的安装申请、虚拟网申请及话费控制

行政文员

4、局域网的维护、上网管理制度的检查

网管员

安全管理

保安管理

公司区域的车辆、人员、物品进出控制；监控系统的使用、观察记录；区域内安全巡视及突发事件的处理

1、公司区域的车辆、人员、物品进出控制及记录

保安

2、监控系统的观察记录及异常处理

保安（或队长）

3、区域内安全巡视

保安

4、公司内部突发时间的处理

保安队长

生产安全

生产安全管理网络建立、维护和安全事故的处理

1、安全管理网络的建立和责任制落实

行政部经理

2、生产区域定期安全检查

行政部经理

3、各类安全制度和知识专业培训

人事部培训专员

4、安全事故的处理、分析和预防措施的落实

行政部经理

5、安全事故定期统计分析

行政文员

6、年度安全疏散演习

行政部经理

消防管理

消防设施、区域的检查和维护；消防演习和消防制度落实检查

1、消防管理网络的建立和责任制落实

行政部经理

2、消防设施、区域的定期检查和物品正常维护

行政部经理

3、消防知识培训

人事部培训专员

4、消防演习

行政部经理

企业文化管理

宣传

企业内刊稿件供稿、编撰宣传资料和外部对口衔接

1、企业内刊稿件提供

行政文员

2、内外宣传的材料准备

行政文员

3、外部新闻媒介的对口接待

行政部经理

形象管理

企业形象的统一管理

1、员工服装、铭牌管理

行政文员

2、名片印刷定制管理

行政文员

3、各类形象策划方案的支持

行政部经理

会议管理

会议的安排、落实及会议记录

1、会议安排及通知

行政文员

2、会议记录及记录发放、归档

行政文员

3、会议安排工作事项的追踪记录

行政部经理

4、总经理指令的临时下达及追踪管理

行政部经理

科技管理

项目申报

各类荣誉称号、科技项目、资质的申报

1、各类荣誉称号、科技项目、资质的申报

行政部经理

2、政府各项优惠政策的落实

行政部经理

知识产权

各类优惠政策的收集、专利申报及自有知识产权保护

1、各类优惠政策的收集

行政文员

2、专利申报

行政文员

3、配合集团市场部对自有知识产权的保护

行政部经理

后勤管理

食堂管理

食堂的采购、食品安全、卫生及就餐服务管理

1、食堂物品采购的检验

行政文员

2、食品安全的规范制定和落实

食堂主任

3、卫生规范的落实及检查

食堂主任

4、就餐时间安排及秩序维护

食堂主任

宿舍管理

宿舍的日常管理及制度检查

1、宿舍入住、退舍管理

行政文员

2、宿舍管理的落实及检查

行政文员

清卫管理

卫生包干区域的责任落实及卫生巡视

1、卫生包干区域的划分和责任落实

行政部经理

2、定期卫生巡视办法制订

行政部经理

3、卫生定期巡视

行政文员

车辆管理

车辆调度、车辆维护及车辆费用控制

1、车辆调度管理

行政部经理

2、车辆维修、保养和出车台帐规范使用

驾驶员

3、车辆费用的统计和分析

行政文员

公关管理

行政法律事务

协助法律顾问处理行政法律事务

1、收集各类行政法规

行政文员

2、协助法律顾问处理行政法律事务

行政部经理

3、各类法律纠纷的定期分析

行政部经理

对外联络

协调对外政府、企业的关系

协调外部政府、企业的各类管关系

行政部经理

三、各要素管理中的部门/岗位接口以及过程表单控制

子模块

二级管理要素分类

责任承载岗位

部门岗位接口和权限

过程表单控制

部门

岗位

权限

行文管理

1、外来文件的发放和轮阅、分类立档及相关文件规定办理事务的进度督办记录；

行政文员

各部门

指定文员

无

文件发放/轮阅单、催办单

2、内部文件的文号控制、文本格式审核、内容审核

行政部经理

拟文部门

经理

申报

文件拟文稿

3、内部文件的行文申报、发放、立档

行政文员

各部门

指定文员

无

文件发放单

4、各类通知的编号控制、文本格式审核、内容审核

行政部经理

拟文部门

经理

申报

文件拟文稿

5、各类通知的行文申报、发放、立档

行政文员

各部门

指定文员

记录

文件发放单

6、文件和通知年度归档

行政文员

各部门

指定文员

记录

归档目录

7、制度年度评审核

行政部经理

各部门

经理

建议

制度管理评审表

档案管理

1、年度归集档案的分类目录维护、卷宗存档

档案管理员

各部门

指定文员

记录

归档目录

2、档案密级鉴别及分级管理

档案管理员

行政部

经理

批准

密级审批表

3、根据密级，档案的借阅、复制、传递

档案管理员

各部门

指定文员

记录

档案借阅/复制/传递审批表

4、档案利用统计和分析

档案管理员

行政部

档案管理员

建议

档案利用统计和分析

5、档案定期销毁

档案管理员

行政部

经理

批准

档案销毁审批和记录表

6、传真机饿复印机的管理、使用登记、文函发放及记录

档案管理员

各部门

指定文员

记录

复印登记表、传真文函发放表

行政采购

1、供应商的选定

行政部经理

财务部

经理

审核

供应商评定表

2、采购计划的编制及合同评审

行政文员

财务部

经理

审核

采购计划、合同评审表

3、行政采购实施

行政文员

行政部

行政文员

记录

采购流水帐

4、入库检验

财务部出纳

财务部

出纳

核实

入库检验表

5、供应商年度评审核

行政部经理

财务部

经理

审核

供应商评定表

非生产性固定资产管理

1、非生产性固定资产的登记、领用、调拨等台帐管理

行政文员

财务部

经理

审核

非生产性固定资产的登记/领用/调拨单

2、非生产性固定资产的维修单接收和维修安排及追踪

行政文员

各部门

指定文员

申报

维修单

3、电话的安装申请、虚拟网申请及话费控制

行政文员

各部门

指定文员

申报

各类申请表

4、局域网的维护、上网管理制度的检查

网管员

各部门

指定文员

记录

维修单、检查表

保安管理

1、公司区域的车辆、人员、物品进出控制及记录

保安

各部门

指定权限审批人员

批准

审批单

2、监控系统的观察记录及异常处理

保安（或队长）

行政部

保安

记录

异常处理单、观察记录表

3、区域内安全巡视

保安

行政部

保安

记录

巡视记录

4、公司内部突发时间的处理

保安队长

行政部

保安队长

记录

异常处理单

生产安全

1、安全管理网络的建立和责任制落实

行政部经理

由相关制度规定

2、生产区域定期安全检查

行政部经理

行政部

行政部经理

记录

安全检查表

3、各类安全制度和知识专业培训

人事部培训专员

人事部

培训专员

记录

培训记录表

4、安全事故的处理、分析和预防措施的落实

行政部经理

行政部

行政部经理

记录

安全事故登记表

5、安全事故定期统计分析

行政文员

行政部

行政文员

记录

安全事故统计分析表

6、年度安全疏散演习

行政部经理

各部门

指定文员

记录

演习记录表

消防管理

1、消防管理网络的建立和责任制落实

行政部经理

由相关制度规定

2、消防设施、区域的定期检查和物品正常维护

行政部经理

行政部

行政文员

记录

消防定期检查表

3、消防知识培训

人事部培训专员

人事部

培训专员

记录

培训记录表

4、消防演习

行政部经理

各部门

指定文员

记录

演习记录表

宣传

1、企业内刊稿件提供

行政文员

各部门

指定文员

记录

稿件登记表

2、内外宣传的材料准备

行政文员

职能部门

指定文员

记录

工作联系单

3、外部新闻媒介的对口接待

行政部经理

职能部门

指定文员

记录

工作联系单

形象管理

1、员工服装、铭牌管理

行政文员

各部门

指定文员

记录

发放登记表

2、名片印刷定制管理

行政文员

各部门

指定文员

申报

名片印刷申请表

3、各类形象策划方案的支持

行政部经理

市场部

指定文员

记录

工作联系单

会议管理

1、会议安排及通知

行政文员

行政部

行政文员

发放

会议通知单

2、会议记录及记录发放、归档

行政文员

各部门

指定文员

接收

会议纪要、文件发放单

3、会议安排工作事项的追踪记录

行政部经理

各部门

经理

上报

工作计划

4、总经理指令的临时下达及追踪管理

行政部经理

各部门

经理

上报

工作计划

项目申报

1、各类荣誉称号、科技项目、资质的申报

行政部经理

行政部

行政文员

记录

各类申请表（复印件）

2、政府各项优惠政策的落实

行政部经理

财务部

出纳

记录

银行帐

知识产权

1、各类优惠政策的收集

行政文员

行政部

行政文员

记录

档案目录

2、专利申报

行政文员

技术部

经理

登记

专利申请表

3、配合集团市场部对自有知识产权的保护

行政部经理

市场部

指定文员

记录

工作联系单

食堂管理

1、食堂物品采购的检验

行政文员

行政部

行政文员

记录

入库检验表

2、食品安全的规范制定和落实

食堂主任

行政部

行政文员

记录

食品规范

3、卫生规范的落实及检查

食堂主任

行政部

行政文员

记录

卫生检查表

4、就餐时间安排及秩序维护

食堂主任

行政部

行政文员

立档