金库管理制度.docx

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金库管理制度

目的：

为保证门店下属金库、收银客服的日常规范运作，避免资金以及磁卡（管家婆、面额卡等）出现账实不符或安全漏洞，保证收银所需要的零钱、磁卡以及各类有价卡券的合理库存，特此制定本规范。

适用范围：

原圃超市旗下各营运门店

（一）权责划分

1.门店店长为店铺金库管理的第一行政责任人，收银客服主管为店铺金库管理的第一业务责任人，负责金库的日常管理、安保管理。

处理金库相关的各项制度，按照本规范但不仅限于本规范对金库进行严格管理，保证金库和收银客服组的正常运行和资金安全。

2.超市运营部收银客服督导及公司财务部并行为店铺管理的第二责任人，负责对门店财务以及下属金库的业务指导以及日常监督，定期对门店的金库进行盘点，发现并反省金库运营中存在的问题，提出解决方案。

3.公司超市营运部为店铺金库管理的第三责任人，协助财务部定期对金库的营运状况进行核查，修改金库营运管理规范，保证资金的安全。

（二）金库出入的安全规定

1.门店管理组对可以进出门店金库的人员应提前做出预案，经运营经理、门店店长、防损督导、收银督导审批后，制定出包含有可进出金库人员名单和照片的POP，张贴在金库的大门上；如POP上人员有流动或变更，则应及时撤换POP。

2.门店收银客服组应备有“临时进出金库人员通行证”，在经过店长或收银客服督导及防损督导同意并在通行证上签名后，收银客服组方可发放给临时人员作为进出财务室的凭证（临时人员是指财务室门口张贴POP名单以外，却又需要进入财务室的人员，公安人员进入财务室有警官证则不需要临时通行证），并且收银客服组应在临时人员完成工作后及时收回通行证。

3.防损监控人员备有财务室进出人员名单，对财务室中的人必须定时核查，如发现有人未经许可便进入财务室，须要立即通报门店管理组，及时制止此类情况，由管理组追究相关人员的责任。

4.在金库人员下班后的非工作时间段，原则上任何人都不得进出金库。

并且财务室的灯必须保持24小时长明。

如遇非常紧急的情况（比如火灾、抢劫等），工作人员必须在店长的授权下，并报防损监控备案后才能进入财务室。

5.对于在非工作时间内（设防时间）需进出金库的，按以下程序进行：

6.设防时间内需进出金库的，应提前知会防损部人员，并在“金库撤、设防登记本”上

7.登记（见附表1），由防损员和收银客服主管共同进行撤、设防工作。

8.设立“金库进出登记本”（见附表2），店铺收银客服主管必须每次详细记载进出金库人员的名单和进出时间。

（三）金库报警处理

1.金库出现报警情况后，由防损主管或防损组长及时到场处理，并在“金库报警登记本”（见附表3）上登记处理情况。

2.对于违反规定的，按《员工行为奖惩办法》，由行政部处理。

3.金库的开启和关闭 

4.金库开启需要钥匙和密码，密码由金库人员掌握，严禁外泄。

钥匙则由店长掌握，存放在店长办公室保险柜中。

金库防盗门密码要求每三个月更改一次密码；如有人员变动，应于被调（或离职）人员离开工作岗位日更换密码。

5.每日开启金库时，由店长或者店长授权人持钥匙进入金库和金库人员一起开启金库，门店防损组必须安排一名安保人员在场监察。

（店长保管备用钥匙，三方封存） 

6.财务室人员使用密码打开金库时，必须用手遮掩，避免被在场的其他人或者监控探头知晓金库开启密码。

不同金库密码不得相同，有知晓密码的人员变动必须立即更改密码。

7.店长不在店铺时，可将金库开启钥匙交与授权人保管，并向防损组通报备案。

8.金库人员在下班前需要关闭金库，由店长或授权人用钥匙锁上金库门，并由金库人员打乱密码，整个过程需要有一名安保人员在现场监察。

9.金库人员在工作期间，应保持金库门常闭，如非必要，不允许随意开启金库门。

金库内除存放公司的现金外，零钞备用金及营业需要的现金等价物外，不得存放其他杂物和个人物品。

（四）零钱的兑换和盘点 

1.金库应备足可兑换的零钱，供收银和客服使用，在重大节假日，金库应提前30天收集并预计收银和客服的零钱需求，经收银客服主管审核后，联系银行准备零钞.

2.收银和金库之间的换零，必须填写《换零单》。

3.金库每班人员上下班以及交接班时，必须对库存零钱盘点，账实相符后才能下班。

4.门店金库库存零钱量应控制在合理的范围内，原则上零钱库存量不得超过日营业额的5%。

5.金库人员应及时整理收银上交换整的散钱，比如将硬币按标准数量卷好包好，在任何时间，金库保险箱中未打捆的零钱1元、0.5元、0.1元的硬币各自不得超过50个。

6.金库人员对于现金的任何操作都应在监控下进行，对大额现金的操作应避免在其他闲杂人员可视下进行。

7.店铺金库如果需要外出换零，必须提前由店铺防损组提前安排联系车辆和安保人员，规划好最安全的运送路线和时间点，换零的金额超过十万元则应通知公安备案。

8.磁卡的收发以及盘点 

9.金库负责超市各种磁卡的一级保管。

10.在空白卡送至门店时，收银客服主管安排收货，盘点，入库（存于金库保险柜），建立一级盘点表，并保证每个班都进行盘点。

11.客服、收银或者售卡需要领用磁卡时，金库做磁卡的二级发放，登记后，借出磁卡。

12.领用卡的收银外部组，收到磁卡后，立即建立二级盘点表（收银客服组填写发放记录等），定期对磁卡进行盘点，收银客服主管至少每周安排金库核查一次。

13.消费回收的磁卡须‘剪角’处理，并在班次结束时同货款一同交至金库，由收银客服主管统一上交公司财务或在门店封存处理。

（五）上缴款包的管理：

1.收银、客服每日的上缴货款包在各个员工下班后统一投入金库中。

2.员工在将货款包投入金库后，必须在《货款包上缴/开启记录》上登记，并且由当班金库人员签名，第2日金库人员上班后，根据《货款包上缴/开启记录》对金库内的货款包进行盘点核实，如数量以及银包号码正确，则在《货款包上缴/开启记录》上签字确认，如不正确，立即通知收银客服主管。

3.客服员在售出每一笔卡后，如金额大于2万元，则将售卡款项装入银包中即时交至金库，由金库填写‘大额缴款记录单’，每班次结束，客服员需将收银钱盒内的现金及‘大额缴款记录单’加总，进行结账。

4.每日下班前，金库员工应将售卡款统一装至一个银包中，填写《现金缴款单》并上锁，根据班次，于每日下午16:

00前或次日上午10:

00前与同班次营业款一同缴存到指定银行账户中。

5.如有店外营业收入或合作商的营业款需每日上缴金库的，缴款方与金库双方确认金额无误后，将银包暂存于金库，由金库人员保存于另外的保险箱中与店内营业款做区分，并填写《暂存记录》，缴款则与门店营业款一同缴入收款行指定账户中。

6.店外营业收入或合作商的营业款， 只能在合作商营业所在超市进行缴存；不可交叉缴存。

7.每日收银员、客服员、合作商收银员等清点完毕的货款包上缴到金库后，金库全权保管，如有丢失或者货款包损坏，则由防损组追查原因，上报店长以及公司财务部、门店营运部。

8.收银每日与财务室换整的大钞，从金库零钞备用金中支取。

零钞备用金与营业款分开存放。

9.金库应设立账目，对每日支取的用于包备用金包的零钱进行登记并与收银客服主管确认。

10.每日收银员上班前至金库领取备用金包，金库人员打开备用金包钥匙，并在《备用金领用回收记录》上签字。

（六）其他 

1.收银每日收到的各种单据（取消交易发票、银行POS单、收银员每日结账报表等），由收银员在每班次结束后，随当班营业款一同上缴金库，金库登记数量并与收银员当面确认。

2.金库每日核查、归总、保存收银的各种单据，如银行卡刷卡单等，发现问题及时与收银主管沟通，出现财务损失要立即上报收银客服督导，追究相关人员责任。

3.紧急借款的款项从店长专项备用金中支取，如店长已经下班，在经运营经理及门店店长及收银客服主管同意后，可从金库预借，金库于第二日凭借《紧急借款单》向店长领回相应款项。

店长负责于七个工作日内，向借款人追回相应的票据、报销单或者借款。

4.收银员由于业务需要，紧急借用零钱填写《紧急借款单》，并且当班次结束前还清所借款项。

5.门店日销量≦15万元/日时，门店金库人员由收银主管或收银客服督导考核合格的员工担任。

6.门店日销量≧15万元/日，门店设2名专职金库人员以正常班在岗。

7.公司收银客服督导每月对门店金库的核查不少于2次/月，公司财务部每月对门店金库至少核查一次。

8.金库必须有监控探头二十四小时不间断监视且金库中的探头必须具备夜视功能。

9.禁止实习保安或者临时保安进入财务室。

10.本条例由本部店铺营运部和本部财务部共同定期检讨修订。

附表1：

   金库撤、设防登记本   日

期 撤防 

申请人 撤防时间 撤防人 

设防 

申请人 设防

时间 设防人 备注                  

注：

撤防申请人为店铺行政部事先授权进出金库人员

附表2：

   金库进出登记本   

日期 姓名 

进库时间 

出库时间 

备注 

附表3：

   金库报警登记本

日期 报警时间 

报警经手人 报警原因 处理方式 处理结果 备注 

注：

以上要求注明时间的均应按24小时制填写，并明确到分钟。