档案管理制度(制度发布).doc

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浙江贝尼菲特药业有限公司文件

贝尼药办【2015】03号

档案管理制度

一、总则

公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经办作为公司档案管理的最高部门负责审核档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、综合管理部作为档案的主要管理部门，负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。

各部门负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、施工建筑设计施工图；技术部门的专利研发资料、图纸、方案；质管部门的中药配方资料、质检记录，生产部门的工艺流程、生产过程记录等。

8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、公司、各部门获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。

包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交总经办。

特殊文件可提前申请归档。

公司各部门应及时向管理部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

2、归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定公司档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。

有密档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

档案的密级由档案提交人提议，由总经办核定密级。

2、档案级别及密级分类

部门

部门文档归类

级别类目

编号

密级

总经办

战略规划、高层决议书等保密文件

一级类目

ZJB/A1-2015-xxx

秘密

总经办人事任命文件

二级类目

ZJB/A2-2015-xxx

无

其他文件档

三级类目

ZJB/A3-2015-xxx

无

综合管理部

员工人事档案、劳动合同

一级类目

ZH/A1-2015-xxx

无

员工体检单、会议纪要

二级类目

ZH/A2-2015-xxx

无

其它文件

三级类目

ZH/A2-2015-xxx

无

财务部

财务报表、银行账务往来凭证

一级类目

CW/A1-2015-xxx

秘密

员工工资表、物料采购报销凭证

二级类目

CW/A2-2015-xxx

无

其它财务凭证类

三级类目

CW/A3-2015-xxx

无

研发部

中药配方颗粒工艺规程、质量标准、

一级类目

YF/A1-2015-xxx

绝密

研发项目记录

二级类目

YF/A2-2015-xxx

机密

其它文档

三级类目

YF/A3-2015-xxx

无

质量部

工艺配方检验报告

一级类目

ZL/A1-2015-xxx

机密

车间质量报告

来料检测报告

二级类目

ZL/A2-2015-xxx

无

其它文档

三级类目

ZL/A3-2015-xxx

无

生产部

生产工艺流程

一级类目

SC/A1-2015-xxx

秘密

生产计划、物料配置单、

二级类目

SC/A2-2015-xxx

无

其它文档

三级类目

SC/A3-2015-xxx

无

采购部

采购计划、采购合同、

一级类目

CG/A1-2015-xxx

无

采购申请单、物料清单

二级类目

CG/A2-2015-xxx

无

其它文档

三级类目

CG/A3-2015-xxx

无

六、档案的借阅

1、公司建立档案室，依据部门在档案室设立档案柜，密级档案另设专柜；档案室门钥匙由综合管理部保管，档案柜钥匙由本部门保管，密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。

2、密级档案原则上只许在档案室翻阅，限归档人使用，借阅时除借阅人外，须有一人同时在场；借阅时需经副总以上领导批准，凭“档案借阅申请单”递交至综合管理部安排阅读；绝密级档案需外借或复制时，需经总经理以上领导批准方可。

3、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

4、各部门因工作需要，借阅本部门的一般档案只需经本部门领导批准即可借阅。

5、公司各部门借阅非本部门的一般档案须经档案所属部门同意。

6、借阅档案必须履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

7、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经副总以上领导批准。

8、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天。

9、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

七、档案的鉴定与销毁

1、公司总经办定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由公司总经理经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

八、处罚措施

1、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的,在公司内通报批评，并处罚部门责任人100元～500元。

2、若擅自泄露一般档案，公司视情节严重，给予当事人通报批评、警告、或记过。

3、若擅自泄露密级档案，公司给予当事人处罚如下：

（1）泄露秘密档案，给予通报批评、警告或记过，并罚款100-1000元/

次。

（2）泄露机密档案，给予警告、记过或开除；并罚款2000-10000元/次；

（3）泄露绝密档案，开除当事人，报送司法机关，并追究10-100万元间的经济损失。

2、借阅人不按借阅期限及时归还的，因告知档案管理部门，办理延期借阅手续，否则公司将责令当事人作出书面检查。

4、借阅人遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，造成密级档案泄露，参照“处罚措施第3条”处理。

5、若因部门负责人疏忽导致档案泄密或遗失，公司视情节给予相应的纪律处分。

5、档案管理员人为因素丢失档案或不按流程办理借阅手续，未造成严重后果，公司视情节给予通报批评、警告处分；造成严重后果的，视情节给予罚款或辞退或开除等处理

九、附则

1、本制度自年月日生效。

2、本制度由综合管理部负责解释及修订。

3、各部门应根据本制度，制定具体的实施细则。

主题词：

档案管理

发：

各部门经理

呈：

总/副总经理董事长签发人：

浙江贝尼菲特药业有限公司办公室2015年月日印发

附件一：

档案管理流程图

各部门按时向管理部所属档案室

提交归档资料，密级档案电子版报

备总经办。

文件档案归档资料。

档案调阅、复制使用后，应规定期限内归档

各部门档案管理员做好本部门档

案柜的资料整理及维护。

一般档案借阅部门经理批准即可；

密级档案借阅须副总以上人员批。

准。

秘密、机密级档案外借或复制使用，须副总级人员批准；绝密级须

总经理批准。

档案借阅、复制使用后，应在批准时

限内及时归还。

附件二：

档案借阅申请单

借阅部门

借阅人

借阅时间

归还时间

档案编号

借阅内容

借阅用途

部门意见

管理部意见

副总经理意见

总经理意见

备注：

附件三：

档案目录

部门：

管理员：

序号

档案名

档案号

编制日期

保管期限

密级

备注

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