公司公文管理制度.docx

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XXX公司

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。

第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。

第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。

第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。

第二章公文种类

第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。

对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。

（二）意见。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。

用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。

（四）通报。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。

（五）报告、请示。

向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。

（六）批复。

适用于答复下级单位请示事项。

（七）函。

用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。

（八）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。

第六条公文按照行文方向分为:

上行文:

指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。

平行文:

指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主要是函，也包括纪要。

下行文:

指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、通知、 批复等。

第三章公文格式

第七条公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

公司涉密公文分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级，保密期限：

分别为20年、10年、5年。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。

公司发文，由公司全称加“文件”二字组成。

联合发文时，发文单位标志用联合发文单位名称。

部门发文，由公司全称加部门名称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。

由发文单位代字、年份、发文顺序号组成（附件1）；联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

一般情况下，标题由事由和文种组成。

向党政部门行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。

公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。

署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）附注。

对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄报抄送。

除主送单位或部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位或部门，应当使用单位或部门的全称或规范化简称。

（十七）印发单位和印发日期。

印发单位是指公文的印制主管部门，一般是单位办公室或文秘部门，印发日期是送印日期。

（十八）页码。

公文页数顺序号。

第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第九条公文用纸幅面采用国际标准A4纸型（210mm×297mm）。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

公文两面印刷，左侧装订。

公文版面用纸天头（上白边）为35mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸约为156×225mm。

公司文印格式要求（附件2）。

第四章发文规范

第十条印发公司正式公文（发文）应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性，坚持言简意赅。

第十一条按隶属关系发文：

一般不得越级发文，应逐级上报、逐级下达。

因特殊情况必须越级发文时，应同时抄送被越过的单位。

第十二条按职责范围发文:

完全属于职责范围内的事项，可直接发文;属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签，联合发文。

第十三条不相隶属的单位之间发文双方的关系平等，公文效力对等，一般用函发文。

第十四条涉密公文的发文规则:

“明来明复，密来密复”;主件和附件的秘密等级一致。

第十五条请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级和业务主管部门审批的同时，抄送有关单位。

报告不得夹带请示事项。

第十六条公司对外发文必须交公司办公室统一处理。

第十七条不能发文的几种情况：

（一）不能对领导者个人发文（特别是请示、报告，不能出现领导姓名）。

（二）所属部门（办公室除外）之间的工作往来一般不发文。

（三）公司所属部门不能对系统外发文。

（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自发文。

（五）能用简报、电话、函等形式解决的事宜，不发文。

（六）不属于本部门职责范围，但在履职时反映出来的事项，应以信息、简报形式反映，一般不正式发文。

第五章发文处理

第十八条发文处理是指以本公司名义制发公文的过程，一般包括拟稿、部门审核、会签、核稿、签发、排版、校对、用印、分发、归档、销毁等程序。

第十九条以公司名义发文，由承办部门负责起草公文，经部门负责人审核、办公室主任核稿、分管领导或总经理、董事长审批后，由办公室统一编号印发。

公司所属部门就自身职能与业务范畴向公司内部发出一般性或专项工作要求、会议通知等，以部门名义发文，由承办部门负责按本制度要求起草公文，经部门负责人、分管领导或总经理审批后自行印发。

第二十条起草公文的要求

（一）拟制公文必须使用公司规定的公文模板，符合公文格式要求。

（二）拟稿人应按公司《发文审批表》（附件3）上的栏目要求填写清楚。

（三）行文应内容合规合法，主题突出、逻辑清晰、语法规范、表述准确、文字精炼、简明扼要。

（四）人名、地名、时间、数字、引文、计量单位、标点符号准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。

引用外文应当注明中文含义。

时间应当写明具体的年月日。

（五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语等数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（六）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的外文全称和中文译名。

第二十一条草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，应使用钢笔或签字笔，也可用激光打印机打印，不准用圆珠笔、铅笔和彩笔，不得在文稿装订侧处书写。

第二十二条拟稿部门审核。

草拟后的公文应由部门领导审核。

审核的主要内容包括文稿数据、事实是否准确；所提要求、办法、意见和措施是否切实可行；所要说明的问题是否全面清楚；文件是否需要有关部门会签；公文主送、抄报抄送的范围是否准确；附件是否齐全等。

第二十三条其他部门会签。

公司发文凡涉及其他部门的应在拟稿后由起草部门送交有关部门领导会签。

第二十四条核稿。

公文经过部门审核、会签后，应由公司办公室主任或其委托人对拟稿进行核稿。

核稿的主要内容：

是否需要行文；内容是否合法合规；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范等。

第二十五条签发。

（一）向上级单位、业务主管部门的请示、报告等，由公司办公室先送分管领导审核会签，再送总经理签发。

（二）需紧急签发的公文，负责签发的领导因出差等原因不能书面签发时，由公文办公室通过电话等方式请示负责签发的领导。

经负责签发的领导同意，文件可按程序发出，在领导返回后2日内要进行补签。

（三）授权签发

公司贺电、唁电及公司办公室职权范围内的一般性公文授权公司办公室主任代签发。

（四）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二十六条排版、校对、用印和分发

（一）公司办公室首先复核公文的审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全。

（二）符合发文条件的文件，应交由公司办公室文秘对签发的公文进行统一编号登记《发文登记簿》（附件4）后打印清样。

（三）将公文定稿制文后履行用印手续，在公司办公室登记用章，并按公文要求登记分发。

（四）发文可通过纸质公文印发、公文邮箱及办公系统平台三种形式进行发布。

（五）外送公文需要收文单位签收，需填制《文件发送登记簿》（附件5）。

第二十七条会议纪要的发文。

（一）公司级办公会、周例会、月例会、年会由公司办公室记录；各部门组织的专题会由部门负责记录。

（二）负责会议记录的部门，需按照会议记录分析归纳、总结提炼出会议纪要，经公司分管领导审核后印发。

（三）部门内部业务例会、部门级别的专业会,由会议组织部门按照公文规定的格式进行排版、印制；公司办公会、周例会、月例会、年会、公司级别专题会等会议纪要由公司办公室负责排版、印制。

第六章收文处理

第二十八条收文处理主要包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、移交等程序。

公司办公室负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。

各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。

第二十九条收文的类型分为办理类、传阅类、批示类三类。

（一）办理类公文，是指需要公司办理的上级单位和其它不相隶属单位的来文，以及需要答复的各分/子公司的请示和要求转发、批转的公文。

主要包括：

1、政府相关单位下发的需要遵照执行或参照执行的公文。

2、相关单位主送公司需要办理的公文。

3、各分/子公司报送的请示、请求批转、转发的公文。

4、其它不相隶属的单位，主送公司需要办理或答复的函件。

5、其它需要办理的公文。

（二）传阅类公文，是指抄送公司的知晓性或备案性公文、刊物、信函、内部资料等。

主要有：

1、政府相关单位抄送公司的公文。

2、其它不相隶属的单位主送公司的情况说明或备案性公文。

3、各类单位发来的各类刊物、信息、简报等。

（三）批示类公文，是指领导人在阅文上或其它材料上有批示的材料。

主要有：

1、政府相关单位转来的领导批示件。

2、公司领导在各部门、子公司抄报的公文上的批示。

3、领导在各类信息、刊物、简报、资料等的批示。

第三十条签收、登记。

公司办公室签收或启封公文后，统一按“年度+流水号”立即进行收文编号，填制《收文登记簿》（附件6）。

第三十一条拟办。

公司办公室根据来文内容填制《收文处理签》（附件7），办公室主任提出处理的拟办意见。

第三十二条批办。

公司办公室主任提出拟办意见后，由文秘根据拟办意见呈交有关公司领导批办。

第三十三条分办和承办。

（一）文秘根据批办意见，将《文件阅办卡》（附件7）送有关领导或部门阅办，或发送具体承办部门办理。

（二）承办部门应根据领导批示尽快办理复文、执行或反馈意见，做到件件有着落，事事有结果。

（三）对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达;对需要传阅的文件，由文秘发送有关领导和部门，传阅文件应及时处理并在《文件阅办卡》上签字确认。

若电子版文件需要以纸质文件传阅，由文秘直接送交复印件，文件传阅后及时返还，禁止积压。

第三十四条催办和督办。

公司办公室有权对承办情况进行督促检查和催办。

紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。

第三十五条 公文办理时效。

特急文电要随到随办，尽快处理；加急件应在当日办理完毕；急件应在三日内办完；一般性问题，情况比较清楚，容易答复的，最迟不得超过五日；属于重大问题，需调查研究，征求有关方面意见的，要抓紧办理。

承办部门要在《文件阅办卡》上注明承办情况，并退还公司办公室。

各责任人应在相应时间范围内向公司领导、办公室及时反馈承办情况。

第七章公文归档

第三十六条公司公文需按照公司档案管理制度要求进行分类立卷、归档及借阅。

完整保存公文《发文审批表》原件和正式公文至少一份及电子版文件。

第三十七条公司级别公文档案由公司办公室负责存档，各部门公文档案自行归档管理。

第三十八条公司级公文档案归档范围包括公司红头发文、会议纪要（行政高管会、办公会、专题会、生产安全会、质量分析会、重要事项讨论会、公司层面交流会议等）、专题材料、外部来文等。

第三十九条通过办公系统提交的电子文件处理完毕后应将电子文本及审批记录打印，存档保管。

第四十条没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和公司主管领导批准，定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由公司领导指派人员监销，保证不丢失、不漏销、不误销。

第八章签报

第四十一条签报是公司领导掌握公司工作动态和重要事项的公司内部工作文书。

《签报》（附件8）包括请示、报告两种形式。

请示要求一事一报，文字简练，内容清晰，并提出解决问题的意见和建议，必要时可附有关资料；报告要求观点突出，条理清楚，简单明了，实事求是。

第四十二条《签报》由职能部门拟稿，请示类《签报》须由办公室核稿，办公室向相关分管领导呈报；报告类《签报》由职能部门直接报分管领导签批。

重大经营活动、人事安排、员工处理等暂时不便对的办公室公开的《签报》，职能部门直接呈报相关领导。

第四十三条签报内容涉及其他职能部门工作的，必须送相关部门会签。

如会签部门无不同意见，在会签栏注明“同意”，如意见不一致或有相关建议，应书面提出，由部门主要负责人签字后退回拟稿部门。

拟稿部门不同意会签部门意见时，附书面理由说明后，请示类《签报》送办公室核稿、报告类《签报》直接报分管领导。

第四十四条需办公室核稿的请示类《签报》，由办公室统一编号，部门直接呈报的《签报》，由部门自行编号。

第四十五条办公室对经公司领导批示的退还的《签报》，按领导批示进行传递，并催办、督办。

第四十六条办公室负责不定期汇总编发《签报要情》，将公司领导批示和承办情况汇总送公司主要领导和有关处室负责人。

第四十七条请示类《签报》由办公室负责分发、比照公文进行归档管理，报告类等直接呈报公司领导签批的《签报》，由呈报部门按有关规定进行分发、比照公文进行管理。

第九章附则

第四十八条对于涉密公文、签报，应当严格遵守公司相关制度规范进行管理，故意泄露商业机密，给公司造成重大损失的，依法移交司法机关处理。

第四十九条本制度公司办公室负责解释，并修订完善。

第五十条本制度自发布之日起施行。

附件1

发文代字表

级别

部门

公司发文号

内容

公司级

公司发文

XX发〔201〕X号

包括决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复等

XX函〔201〕X号

函

团体文件

XX党工〔201〕X号

党支部、工会等发文

会议纪要

XX纪要〔201〕X号

会议纪要类

签报

签〔201〕X号

需办公室核稿的签报

部门级

办公室

XX办〔201〕X号

以各部门名义发布的文件

财务部

XX财〔201〕X号

……

……

会议纪要

XXX纪要〔201〕X号

部门会议纪要

签报

X签〔201〕X号

部门直接呈报的签报

附件2

文印格式要求

（一）版头

1、份号：

根据公文印制份数，编流水号。

涉密公文一定要标注份号。

份号用黑色6位数字顶格编排在版心左上角第1行。

2、秘级和保密期限：

一般用3号黑体字含，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3、紧急程度：

一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4、发文单位标识：

公司全称或公司全称加“文件”二字用套红小标宋字体居中印在公文首页上半部，发文机关标志上边缘至版心上边缘约为35mm。

联合行文时，并用联合发文机关名称，主办单位名称排列在前。

5、发文字号：

发文字号编排在发文机关标志下12磅行距空2行位置，用3号仿宋字体。

居中排布。

年份、发文顺序号用数字；年份用全称4位，用六边形括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位，不加“第”字。

上行文发文字号标识在发文单位之下居左空1字。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

6、签发人：

上报的公文需标识签发人姓名。

这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。

“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。

联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。

（二）公文主体

1、标题。

用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，空置的两行行距固定值为12磅。

标题分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2、主送单位。

编排于标题下空一行位置，空置行距固定值12磅，用3号仿宋体字。

居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多时，应当将主送单位名称移至版记。

3、正文。

用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1、”“

（1）”标注；一般第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

第四层标题字体应加粗。

3、一般公文中标题行距28磅，正文及其他单倍行距，一行排28字，一页22行。

4、附件。

在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用数字标注附件顺序号（如“附件：

1、XXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件正文应当另面编排，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，后不加冒号。

附件标题居中编排在第二行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件内容格式要求同正文一致。

5、发文单位署名。

在正文（或附件说明）下至少下空两行编排公司和联合行文单位名称，每排最多放三个单位，发文单位或编排在最后一个的联合行文单位的署名居成文日期中。

6、成文日期。

在发文单位署名下一行右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

如有联系人、附注，编排在成文日期下一行左空两字，先排联系人、联系电话，再排附注，用小括号分别括入。

请示件应标注联系人和联系方式。

7、印章。

单一机关行文及编排在最后一个的联合行文单位，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。

不得出现空白印章。

联合上行文，发文单位只署名主办单位时，只加盖主办单位印章。

所有单位需要署名时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文一行之内。

8、特殊情况说明。

除会议纪要和印有版头的下行普发的公文外，公文一般应加盖发文机关印章。

用印页，即发文机关署名页，至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

务使印章与正文同处一面。

（三）版记

1、版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，高度为0.35mm，中间的分隔线用细线，高度为0.25mm。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、抄报抄送单位。

用4号仿宋体字，编排在印发单位和印发日期之上一行，左右各空一字编排。

先编排“抄报”后编排“抄送”，二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄报抄送单位名称后标句号。

在排列顺序上一般按单位性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。

3、印发单位和印发日期。

用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4、页码。

一般用4号半角宋体及数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“一”字线，上距版心下边缘7mm；单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（四）排版规格与装订要求

1、排版规格

正文用3号仿宋体字，段落固定值30磅，页边距：

上下30mm,左右25mm。

页眉、页脚小四号黑体加粗。

2、装订要求

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。

无毛茬或缺损。

（五）纪要格式

纪要标志由“XXX纪要〔20〕X号”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。

如未附会议签到表，需标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际进行调整。

附件3

发文审批表

发文编号：

XX20[X]号档案编号：

密级：

□秘密□机密□绝密

缓急：

□特急□急□一般

签发：

主办部门及拟稿人：

年月日

主办部门审核：

年月日

联系人：

联系电话：

会签：

办公室核稿：

年月日

标题：

主送：

抄报：

抄送：

附件：

校对：

打印：

印数：

发布形式：

□书面□网络□其它

20XX年XX月XX日印发

附件4

20XX年发文登记簿

序号