技术文件资料管理制度.doc

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四川成都成工工程机械股份有限公司管理文件

QG/CGHY02-2008

技术文件资料管理制度

第4版第1次修改

共7页第1页

1目的

对技术文件资料保持完整性、正确性和统一性实施有效控制，确保各有关场所使用的技术文件资料是有效版本。

2范围

适用于质量体系有关技术文件资料的控制。

3职责

3．1研究所负责技术文件资料的编写、更改、管理、复制、发放、回收处理。

3．2其他相关部门及各生产厂，负责各自技术文件资料的管理。

4管理内容

4．1技术文件资料管理通则

4．1．1技术文件资料可以是多种媒体形式包括图纸、工艺文件、技术标准、电子文档等，是公司的法定文件之一，属公司机密，全公司员工都有义务妥善保管。

未经许可，个人不得私自对保密的技术资料进行拷贝、复印、描图、晒图，不得私自带离公司。

如果采取非法手段获取不属于其工作范围之内的公司保密技术资料，并将其泄露，给公司造成重大损失的，公司将依据我国有关法律条款追究其法律责任。

4．1．2技术文件资料是指导生产、检验生产的唯一依据，技术文件资料的修改权属公司研究所，并由授权人实施，其他任何个人只有建议权。

4．1．3技术文件资料管理的范围包括：

产品图样及设计文件、技术协议、技术合同、企业标准和外来图样、标准等。

4．1．4各部门使用的有效版本技术文件资料，应有相关记录，并按本管理制度实施管理。

所有生产和管理使用的技术文件资料符合规定的有效的，任何部门和个人不得以任何理由违规擅自复印图纸工艺，更不可以正式用于生产和管理。

4．1．5各类技术文件资料在发布前按程序规定的授权应审批其适用性。

4．1．6各类技术文件资料按归口部门确定的发放范围和定额进行发放。

4．2研究所负责组织技术文件资料编制、更改及实施控制管理

4．2．1各类技术文件资料的更改必须符合规定程序,在技术文件资料或相应附件上应标明更改内容，并做好记录。

符合Q/CG107-2002《产品图样及设计文件更改办法》和Q/CG542-2002《工艺文件更改办法》的要求。

4．2．2为确保各个场所使用的文件均为有效版本，其标识按以下规定：

a）、发放的技术文件资料应盖有研究所确认有效版本印章，各使用部门应在其使用的技术文件上盖有部门印章；

b）、技术文件资料均以新版本替代老版本，同时回收老版本，在新版本未颁布之前，老版本仍然为有效版本。

c）、根据《CG.QP.04.01文件控制程序》质量体系程序文件的规定，原则上在每年的一季度内安排一次对图纸、工艺技术文件的定期评审确认，确认时由研究所统一发放确认通知及年度确认章，由各技术文件使用单位执行。

对符合4.2.2a）和b）条款规定、盖有研究所确认有效版本印章和盖有使用部门印章标识的有效版本的图纸、工艺技术文件资料，由生产厂（处室）技术资料管理人员盖上由研究所发放的本年度确认章，作为当年度对图纸、工艺技术文件的定期评审确认。

4．2．3文件的更改应注意技术的接口。

例如：

设计图样更改，涉及其他零部件及工艺文件、采购文件、检验文件等时，相应文件同时更改，以保证文件的统一性。

4．3技术文件资料的生产管理

4．3．1原始技术文件资料都必须符合国家和公司有关标准的规定，要求清晰、正确、各种签字完整。

4．3．2研究所资料室接受原始技术资料时须进行清点、登记。

凡不符合标准要求，底图墨色太浅，字迹不清楚，以及不能准确、清晰反映原始技术文件资料状况的，资料室有权拒绝接受。

4．3．3研究所资料室按计划对原始技术资料进行晒、分类装订。

对特殊情况需要描图时，应忠实于原始技术资料，做到不错、不漏项。

晒出的图纸资料应清晰，全图完整。

分类装订按资料的编码顺序进行，做到不错页、不掉页。

4．3．4技术文件资料的更改，由研究所发出《技术更改通知》，研究所资料室凭有效通知对技术文件资料予以更改，相关部门及人员对更改的正确性负责。

4．4技术文件资料的发放和回收

4．4．1技术文件资料按技术通知、生产计划通知及相关规定发放。

4．4．2技术文件资料发放前由研究所资料室加盖年度章，技术文件资料上的年度章是确认其有效版本的主要依据，按发放单位及相应份数进行登记，发放时应具备签字手续。

4．4．3凡涉及技术资料的单位，应配备有专（兼）职资料员。

资料员负责技术文件资料的领取和保管，建立相应的借用、发放制度；负责正确更换相关技术文件资料，保持版本的有效性。

对技术文件资料的完整、有序、正确、洁净负责。

4．4．4因工作需要或使用中造成技术文件资料污损而要求复制技术资料的，应填写《申请单》由申请部门领导签字，经研究所领导审查后方可复制。

资料室登记，并由申请人（部门）签字后方可发放。

更换污损技术资料的使用期限原则上生产部门使用一年以上，管理部门使用两年以上。

4．4．5更改更换的技术文件资料应按照所属通知内容分类发放到所有使用文件的部门，不得漏换错换。

各使用部门按照通知即时更换，并按通知要求实施后在一月内按通知分类将作废图纸交回研究所资料室。

4．4．6发放给供方的试制图样和文件，由归口管理部门办理转发手续。

有更改的亦由该部门负责通知和转发《技术更改通知单》及随通知单的其他技术文件资料。

作废图样及技术文件资料也由归口部门回收，交研究所处理，以保证图样和文件的统一、准确。

4．4．7发放给供方的正式生产图样和文件由研究所资料室依据归口部门的计划，进行技术资料的发放，如有更改，应先按公司内会签制度完善手续，再由资料室转发更改技术文件资料及技术更改通知，以保证图样文件的统一、准确。

供方的正式技术文件资料每年度须按公司统一要求进行年度确认，生产部负责通知供方将正式技术文件资料交研究所资料室进行年度确认。

取消供方的计划后归口部门须及时通知研究所资料室，以停止资料的发放、更换并回收。

4．4．8新版本正式技术文件资料进入执行期时，老版本即为作废。

试制产品生产组织完成之后所剩余的试制图纸资料按作废图纸处理。

作废的技术文件资料由使用部门的资料员负责收回本部门作废文件资料并加盖“作废”章，填写《作废技术文件资料》清单（附录A），作废文件及清单一并交资料室处理。

4.4.10规定的除外。

当作废文件资料是数量较大的一个部件或一个产品时，在使用部门保证有专人监督和专人清理并且采取有效隔离封存措施的情况下，允许按部件或产品的作废文件资料的合计数量填写《作废技术文件资料》清单，可以不按每张图纸资料进行登记。

采取有效隔离封存措施的作废文件资料在使用部门保证有明确的作废标识的情况下，并同时提交写有作废文件资料合计数量并经使用部门负责人签字的作废处理报告后，可以不对每张图纸资料盖“作废”章。

4．4．9作废技术文件由研究所汇总后隔离封存，列出作废文件处理清单，经总工程师批准，原则上每半年或一年集中销毁一次。

4．4．10因工作需要和有关制度规定而需保留的已作废的文件，在盖有“作废”章的页次上再加盖“作废保留”章。

而保留的文件应由保留部门申请，填写《作废保留技术文件资料》清单（附录B），总工程师批准，研究所备案，可以不回收。

当作废文件资料是一个完整的部件时，允许按部件图纸资料的合计数量填写《作废保留技术文件资料》清单，而不必按每张图纸资料进行登记。

4．4．11临时技术文件资料只针对其通知、计划、申请等一次性有效，生产使用后即作废，由归口部门按作废资料回收交研究所统一处理。

4．5技术标准的管理

4．5．1公司技术标准由研究所主管技术标准人员负责组织编写和归口管理。

4．5．2技术标准的起草、审查、批准与发布按Q/CG001—2002《技术标准化工作管理办法》执行。

4．5．3技术标准的发放及回收与4.4相同。

4．6其他资料

4．6．1本公司外来的标准，包括国家标准、行业标准和地方标准及外来图样、技术图书、样本等由研究所统一管理。

4．6．2引进产品技术资料由研究所管理。

4．6．3设备技术资料由公司总务部归口管理。

4．7技术文件资料的归档管理

4．7．1营销部负责顾客提出的技术要求和提供的图样的传递和保管。

4．7．2研究所负责归档技术文件资料的管理。

4．8技术文件资料的检查考核

4．8．1研究所负责组织相关人员每月对使用部门的技术资料进行抽查，每年对每个部门的检查不得少于两次，对违反本管理制度的直接责任人，每发生一次，罚款50元，所在部门罚款100元。

4．8．2管理责任人对所管理技术资料的正确性和完整性负责，遗失图纸资料直接责任人按4号图纸50元一张进行折算，所在部门遗失一张罚款200元的处罚。

编制

余贵文

文件会签

审核

批准

附录A

作废技术文件资料清单

部门

作废图号及名称

数量

（张）

回收

时间

送图人

交图

时间

收图人

处理资

料时间

处理资

料单位

备注

附录B

作废保留技术文件资料清单

时间:

年月日

序号

作废保留文件名称

（图号或编号）

数量

（张）

申请保留原因

申请保留文件

部门经办人

资料室

经办人

1、本表一式两份，所有签字齐备后，研究所资料室和申请部门各持一份；

2、申请保留部门凭手续齐备的本记录表，将保留资料送研究所资料室加盖“作废保留”印章。

申请保留文件部门领导签字：

研究所审核：

总工程师批准：