审核组长指引.docx
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审核组长指引
审核组长指引
（F版）
持有人：
工号：
广东中鉴认证有限责任公司
（原广东质量体系认证中心）
建设和保有一支数量充足、结构合理、训练有素、运作有序的专业队伍，确保在业务正常运行的基础上，以优裕的人力资源去支持GZCC的可持续战略发展，是建设一流机构的起码要求。
总经理：
胡苏山
目录
1、GZCC宗旨
2、审核员行为准则
3、《禁令》
4、审核员保密守则
5、审核组长工作细则
6、确定审核时间的规定
7、多现场审核规定
8、结合审核管理规定
9、ISO9000资料可接受性审查清单
10、ISO14000/GB/T28001资料可接受性审查，HACCP资料可接受性审查清单
GZCC宗旨
质量方针
在竭诚为社会各组织提供客观、公正、独立、权威的管理体系认证服务中，创建一流的认证机构。
服务特色
作风严谨、实力雄厚、执业规范、管理科学
服务承诺
规范、求实、高效、经济
工作风范
技能精湛、敬业守职、团结合作、廉洁自律
审核员行为准则
1）遵纪守法、敬业诚信、科学公正；
2）努力提高审核技能和信誉；
3）帮助其所管理的人员提高管理水平、专业和审核技能；
4）保持审慎态度，不承担本人不具备能力的审核；
5）不介入冲突或利益竞争，向委托方或聘用机构报告任何可能影响其公正判断的关系;
6）除非经受审核方和审核机构书面授权或有法律要求，不讨论或透露任何有关审核的信息；
7）不接受受审核方及其工作人员或任何相关反哪个的回扣、佣金、礼品或其他任何形式的好处，也不应在知情时允许同事接受；
8）根据可验证的审核证据公正地表述审核发现，不有意传播任何错误的或容易产生误解的信息，以防影响审核或审核员注册过程的信誉；
9）在任何情况下，不损害CNAT和审核员注册过程的声誉，对违背本行为准则的情况而进行的调查给予充分的合作。
中鉴认证/GZCC审核人员行为禁令
1.不准做违反《认证认可条例》、《审核员行为准则》及违反GZCC职业道德和纪律作风规定的事情。
2.不准介入冲突或利益竞争。
3.除非经受审核方和GZCC书面授权或有法律要求，不准讨论或透露任何有关审核的信息。
不准传播任何错误的或易产生误解的信息。
4.不准胁迫、暗示、索要、接受受审核方或任何相关方的回扣、礼金、礼品或其他任何形式的好处，也不准默许同事接受。
5.不准接受受审核方组织的可能防碍审核工作的任何宴请，不准参加受审核方组织的营业性娱乐场所的活动。
6.不准向受审核方提出不合理的要求或暗示，如：
在企业有招待所的情况下不得要求住其他宾馆，不得要求一人住一个房间，不得要求开通长途电话，不得要求其他附加服务等。
7.不准以任何名义从事认证咨询活动或应企业之邀为其提供内部审核活动，不准参与近两年内提供过咨询服务的企业进行的认证活动。
8.审核出发集中地点一律为GZCC总部，不准另行指定，出发前所有的交通费用不得以任何借口要求企业报销。
9.不准评价、议论咨询机构或咨询人员。
10.不准擅自变更审核计划的安排，不得拖延或缩短时间。
11.任何情况下，不准损害认证事业及GZCC的声誉。
经调查核实，证明有违背上述禁令的，GZCC将按规定采取必要的教育、处罚措施。
必要时，予以解聘或上报国家有关部门取消其执业资格。
中鉴认证有限责任公司
审核员保密守则
1、保守广东中鉴认证有限公司（简称GZCC）和认证企业的秘密，不经允许不得向外泄露，保密内容如下：
1）内部管理运作规定；
2）质量手册、程序文件、作业指导文件等资料；
3）产品技术；
4）与经营发展有关的其他信息。
2、企业提供的认证资料不经允许不得复制、传阅。
因工作需要借阅资料者，应办理借阅手续。
3、对故意或过失泄露GZCC或认证企业秘密的，GZCC根据情节给予处罚，严重的追究法律责任。
审核组长工作细则
1.目的
本文为按照标准要求，执行现场审核活动的审核组长提供工作指导，以确保GZCC审核质量及审核活动的一致性、有效性，确保以专业化、个性化的审核服务实现过程的增值。
2.范围
·适用于审核组长执行的初次审核、复评、监督、扩大认证范围、结合审核及多证的现场审核
·适用于对担任审核组长的管理。
3.职责
a）审核监检部负责审核组长的选择、培训。
b）审核组长负责领导现场审核的全过程，并对现场审核工作质量负全责。
c）人力资源部负责审核组长的业绩考核。
4.引用文件
质量手册
程序文件
证后管理规定
CNAS-CC01管理体系认证机构要求（ISO/IEC17021：
2006）
CNAS-CC11《质量管理体系认证机构通用要求》
CNAS-CC31《环境管理体系认证机构通用要求》
CNAS-CC41《职业健康安全管理体系认证机构通用要求》
CNAS-CC61《食品安全管理体系认证机构通用要求》
GB/T19011：
2003/ISO19011：
2002质量和/或环境管理体系审核指南
5.工作程序
5.1审核组长具备的条件
a）审核组长必须是公司签约的注册审核员以上资格的审核员。
b）学习和掌握公司有关管理体系认证的规定要求，遵守CNAT/GZCC的行为准则和有关规定。
c）有较强的组织、协调，语言文字表达和应变能力。
d）能处理好与专业人员、质量经理、审核组成员、受审核方等各方面的人际关系。
e）有能力处理审核中碰到的各种问题与障碍。
f）经组长培训合格,三次带练及确认的审核员。
5.2审核组长职责
a）按GZCC审核计划的安排进行初审（包括第一、二阶段审核）、非例行审核、监督、复评、扩大认证范围、结合审核、联合审核，并对审核工作负全责。
b）根据审核指令、知会、召集审核组成员。
c）参予审核策划,填写审核方案策划表。
d）与受审核方沟通、联络。
e）制订审核计划、审查文件、准备现场审核资料（包括适用的法律法规和准则），给审核组成员布置任务，并检查落实。
f）必要时，自主提前联系，安排必要的初访。
g）及时向受审核方报告严重不合格。
h）向审核部长/总经理报告在审核中遇到的重大障碍。
包括撤离现场.
i）协调受审核方与审核组成员之间的关系。
j）清晰、明确地报告审核结论。
k）追踪不符合项纠正措施的实施情况并进行验证。
l）根据资料可接受性审核清单的内容，检查现场审核资料的完整性、可接受性。
5.3初审
5.3.1审核准备
5.3.1.1月度计划
a）审核组长接到审核预指令后，须主动与公司质量经理及企业联络，确定具体审核时间报告质量经理，质量经理派出审核组发出正式派出审核指令。
b）组长如对审核计划有异议，应即时向审核部提出。
包括人日数、专业能力、资源配制。
c）应到公司向质量经理索取有关资料，包括手册、程序文件、注册资料、可接受性审核清单。
d）如审核计划有变更，应及时报告核监检部至少三天内，质量经理及本组成员。
5.3.1.2文件审查
a）审核组长获取审核文件后进行文件审查，或指定本组具有专业能力的成员审查文件，审查意见应交项目管理人员/组长确认并及时传真或以其他方式交给客户确认，最好审核计划制定前完成文审。
b）文件审查应对手册、程序文件的所有条款及资料的审查，并记录。
c）当文审中发现存在较大问题时，应通知企业纠正。
d）文件审查的关注点：
●体系运行时间是否符合3个月的要求；
●手册中介绍的员工人数与委托书中的人数相一致；
●体系覆盖的产品范围是否在生产相关法规要求的资质范围内；
●主要工艺流程、关键、特殊过程的控制，有无做出规定；
●删减的合理性，分包的识别等；
●审核所涉及的部门、场所的分布情况；包括是否为多现场，如建筑业，还应明确在建工程项目，分布情况施工现场地址、指常性现场、临时现场、现场涉及的员工数、改行活动的状态（准备施工日期、完工日期等）；
●初步确认认证范围,对于多现场审核,应明确界定审核范围,有疑问可在现场再确认；
●文件之间的接口,可操作性；
●QMS、EMS、OHSHS、FSMS管理体系还需审查前期资料包括法律法规符合性的审查；
●其他问题。
5.3.1.2第一阶段审核：
第一阶段审核宜在受审核方的现场进行，审核的范围及其程度宜基于以下目的。
1）确定受核方已按约定标准建立并运作了一个管理体系，确定受审核方的准备程度。
2）为二阶段审核作充分的准备，特别是审核范围，该阶段必须确定。
一阶段审核的方式可采用两种方式。
现场、非现场
5.3.1.2.1现场审核
1）现场审核，需制定计划，文件审核，编写问题清单和审核报告。
a）审核计划应提前一周交企业；
b）安排首、末次会议；
c）审核记录可简化、按记录表填写；
d）开列的问题点应与受审核方代表交流；
e）协商第二阶段审核的时间；
f） 编写审核报告；
2）下列情况必须到现场进行一阶段审核
a）结合审核；
b）企业的工艺较复杂，行业风险大，贯标时间相对短；
c）多现场，部分过程外包，体系覆盖的产品数量多；
d）收集的资料信息不足以使审核组长了解质量管理过程、环境因素、危险源和食品安全危害的识别、评价和管理情况，无法确认对关键过程，重要环境影响，危险源和食品生产（加工）过程的关键控制点，关键限值识别的充分性、适宜性和控制方法的合理性；
e）组织的规模、结构及其职能复杂，如集团公司；
f）无法对是否可进行二阶段审核作出正确的判断；
g）刚承担审核任务，对专业不熟悉；
h）新扩展的技术或认证领域；
以上情况之一，审核组必须到现场审核
5.3.1.2.2非现场审核
非现场审核
·一般为复评，两阶段合一；
·其他机构转入；
·已获本机构颁发的其他管理体系认证证书、扩大审核；
·产品/服务技术特性明显、过程简单、认证风险较低，如：
环境、职业健康安全管理体系的环境因素或风险为三级或部分二级；
·质量管理体系的产品/服务不涉及国家强制要求；
·人身安全；
·通过初始能力分析和风险评价，且该行业公司具有较强的专业能力、认证活动的风险低。
审核方式：
可通过资料、文件审查、电话询问的方式进行。
·按公司规定的方式，填写记录；
·审核文件、资料和收集各种信息；
·编写文件审查报告、问题清单、审核报告；
·确定二阶段审核时间和重点。
5.3.1.5现场审核计划
a）审核计划由审核组长制定，也可以由审核组长指定本组成员编制，原则上应提前7-10天报受审核方的管理者代表确认。
b）审核计划应有一定的灵活性，以适应变化、结合审核应根据资源配备情况，合理制定计划。
c）审核计划的编制原则：
·审核范围应明确，应在受审核组织法定的营业执照，生产许可范围内，应与认证合同中的产品覆盖范围相一致，如发现不具体、过宽等情况，应向审核监检部反映，由质量经理或组长与受审核方联系，也可以在现场审核时进一步确定，必要时更改合同，也可根据具体审核结果最后确定审核范围，审核范围确定详见《关于质量、环境、职业健康安全管理体系审核范围的确定》。
·审核组原则上至少有一名（高级）审核员（初/复审）
·实习审核员不准超过1/2，且不能独立成组。
·审核组中至少有一名专业审核员，如分为三个小组时应有2个组具备专业能力，若审核员专业能力不足应配备专家。
·审核组分工应合理，专业要素必须由专业审核员审核。
9000专业要素一般为7.3，7.5.1，7.5.2，8.2.4。
EMS、OHSMS专业要素根据具体情况确定，如4.3.1，4.3.3，4.3.4，4.4.6，在环保设施、重大危险源的控制、运行时，为专业要素。
·人天数应满足要求，现场审核时间一天不少于8小时。
·审核计划显示一个小组中有两名以上审核员级别的组员时，必须明确分工，否则、人日数需增加。
·计划安排时，所有部门要素都必须覆盖，包括非主要职能部门如财务部、特别是EMS、OHSMS。
部门的要素应注明主责要素和相关要素。
（9000）
·即使是删减也必须在计划中体现删减的要素被确认过，如删减7.3，可能体现在技术部门或相关部门。
·注册审核验证时见证审核员承担审核任务时只能见证一名实习审核员或组长，专职见证时可见证两名实习审核员。
见证时不能承担审核任务。
·内部验证（专业、审核能力）可由组长或专业人员验证，计划安排进行，特别是新晋级或新担完的专业。
·审核日程安排尽可能合理，专业要素和部门、生产和作业现场的审核，时间必须充足。
·多现场审核应符合抽样规则。
·对第一次参加现场审核的人员或新调入的或刚晋升的审核员，组长应填写培训记录，并对其表现作出评价，做为验证记录在现场验证表上。
d）审核计划一旦制定必须交受审核方确认，且原则上不应有较大的变化。
只能作小的调整，最好与受审核方协商后作出调整。
e）审核时间如调整，应通知各相关人员。
特别是质量经理，本组成员。
f）联合审核应尽早与合作方（包括分部）协商。
合作方的审核员有专业能力的可视为审核组的专业能力的一部分，形成一个整体实施审核。
g）结合审核按“结合审核”的管理规定“执行。
5.3.1.6审核前的资料准备
a）审核组长提前到审核监检部质量经理处领取现场审核文件包和作业指导书。
b）必要时要求组员根据专业要求补充编写检查清单。
c）到达现场后组长应召开审核组会议，审核组长分配审核任务提出记录要求，组长或专业人员介绍企业情况及文审意见，提出审核重点，分发记录表格和相关文件。
d）审核时组长还应介绍文审和第一阶段审核情况。
e）宣布审核纪律，要求审核员遵守审核员行为准则，不得作出任何损坏公司名誉的事情并请组员填写公性性声明，交通费由组长收集后统一交组织，不允许超量报销，也不允许个人报销。
f）将需企业填写的表格和记录交管理者代表或陪同人员。
g）对非专业人员进行培训。
5.3.2现场审核
5.3.2.1审核前的准备会议、分工、提出记录要求：
介绍主要工艺流程、关键、特殊过程、法律法规和其他要求，检验和试验等专业知识，准备会议的情况须记录在“会议记录表”中。
5.3.2.2首次会议
审核组应提前几分钟到达现场、签到、指定人员作会议记录，组长按“首次会议提示”介绍审核程序。
5.3.2.3审核实施
5.3.2.3.1按审核计划进行审核，记录与计划相一致，不准缺失、漏要素包括相关要素，审核组长对审核过程及结果负全责。
审核可按照检查清单的内容进行，但不要求一一对应。
对于专业审核的内容，审核员自己编写清单或在清单上补充有关专业内容，记录填写在检查清单上，也可记录在空白表格上，正面使用完可记录在反面。
用空白表格时必须编写检查清单。
记录表格不够可以复印。
每完成一个时间段的审核，审核员均应留下几分钟作小结，提出审核中发现的问题，给受审核方留下解释和补充证据的机会，以利于不合格项的最终确认。
删减的合理性应在所有相关部门审核到，记录中应有所体现。
对内部审核，管理评审的审核应充分，可信。
抽样要求
·合理抽取样本，产品形成过程和关键/特殊过程都应抽到，记录中应有体现。
确保完整性和充分性。
·应覆盖产品范围，不同系列的产品，每个系列都应抽到。
对同一系列的产品，应抽取技术要求最高的样本。
·对过程产品监视和测量的审核应充分。
·特殊行业，如食品、药品、建筑、压力容器，应有目的、有选择性地抽选取最不良状况下的生产记录（样本），例如季节性停工或情况变化后再开工的生产记录等。
·组长必须要求审核组所有成员做好审查记录，并在当天审核任务完成后检查本组成员的记录，不合格者退回，要求其补充或补查。
·多场所和临时场所的审核符合要求，不准随便减少抽查量。
对满足法律、法规、标准的审核，至少在领导层主管部门，质量检测部门的审核记录中有体现。
其他
·对证书、标志使用（监督，复评时）
·对顾客投诉的审核。
·体系变更的审核。
·复评审核前对获证单位认证周期内的体系表现作评价等在记录中均应有体现。
审核结果的一致性
·对不符合项的描述（记录中）应与不符合报告的描述相一致。
·观察项与不符合项的区别在记录中应有体现。
·删减的要素、条款、记录与报告相一致。
不符合报告
·不符合报告的描述应清楚，力求具体。
·判断应准确、客观，严防推理做为判断的依据。
·审核组长必须检查每一份不符合报告，综合评价，特别是首次或前几次独立承担审核任务的新审核员编写的不符合报告单。
事实要描述清楚，可追溯。
·检查组员的记录，防止有遗漏的不符合项。
审核范围的确认：
审核范围的确定依据《关于质量、环境、职业健康边全管理体系审核范围的确定》
·审核组长负责，在专业人员的协助下，对体系覆盖的产品范围，活动范围包括（QMS、EMS、OHSHS、FSMS）进行最终确定。
·注意应注明所涉及的过程和覆盖的场所（多现场时应明确标明分现场）
·应按照国家/行业，企业的标准名称描述产品范围，对于无资质的，或营业范围及无生产的产品，不准覆盖在认证范围内。
·审核范围描述应包括对活动和过程，组织单元实际地理位置以及审核所覆盖的时期。
·经过现场审核核实，比认证合同中签定的产品范围大，需报告审核监检部，进行合同更改，产品范围描述具体或缩小，无需更改合同。
·审核范围确定后，应在审核报告中体现，并应与“企业注册资料表”相一致，即与证书相一致。
5.3.2.3.2审核组会议
（1）·每天审核结束后。
组长均应召开审核组会议，讨论当天的审核发现，开列不合格报告单，提出需其他小组跟踪的问题点和第二天的审核重点，必要时可调整计划。
·审核组长可草拟审核报告（结束前一天晚上），填写有关表格。
（2）·审核结束前的审核组会议
·组长组织讨论审核发现，确定审核结论。
·组长对各位审核员开具的不合格报告单通阅、增删。
a）将内容重复的，证据不确切又来不及复查确认的，可改为观察项；
b）适当考虑部门间的平衡；
c）客观的评价审核发现，注意开出的不合格项的实效，应有利于企业的纠正和以后的体系改进。
·组长应要求审核员归纳，总结各自的审核发现，为与公司领导交换意见作准备。
5.3.2.3.3审核报告
（1）审核报告确定的认证范围应合理。
（2）应对删减的合理性进行阐述。
（3）对体系各方面的评价应准确、完整包括正面和负面的评价。
（4）审核结论应恰当,应包括审核发现的内容。
（5）审核结束三天内，报告必须交审核部打印、发出。
5.3.2.3.4交换意见
·交换意见前组长要求各位审核员作好准备，组长做全面的准备。
·交换意见时可安排各小组组长分别介绍审核发现、其他人员，包括技术专家作补充。
·交换意见时语言简练，提出问题即可，组长注意掌握时间、防止拖踏。
·组长作总结性发言，指出体系存在的优缺点（必要时可提出改进的建议），请管理者代表确认不合格项，同时征求受审核方领导对审核组的意见和建议，宣布审核结果。
5.3.2.3.5末次会议
·由组长主持宣布审核报告（按“末次会议提示”）提出整改期限。
·对不合格项答疑。
·请企业领导讲话。
·不合格项的整改说明和要求。
·第二阶段审核的时间和重点。
·监督的要求及时间。
5.3.2.3.6审核结束
·按文件包目录整理审核资料，归还向企业借用的手册、程序文件和其他资料。
·现场审核结束。
5.3.2.4异常情况的处理
⑴审核现场遇到以下情况，组长应至少在与公司领导交换意见之前向公司总经理/审核部长报告。
·现场审核时发现受审核方人数与合同中申报人数严重不符。
·审核时发现企业体系存在严重缺陷，组长无法或难以做出审核结论。
·与企业/咨询机构发生争执。
·不通过撤离现场。
·审核范围发生变化。
·合同评审时判断的专业小类与实际情况不符。
（提前报告）
·审核计划规定的时间不能满足人日数要求。
·审核组专业能力不足。
5.3.2.5审核资料的整理
·审核组长应对审核过程中的全部质量记录把关，并按公司的要求，整理审核资料。
·审核组长应要求组员做好现场审核记录，交给组长之前要自查，做到完整、清楚，审核组长或其指定的审核员统一编号，原则上按审核计划将各人的清单合并后编号交组长检查。
·审核组长应检查记录是否完整，有无遗漏，包括要素、部门或覆盖的全部产品。
·审核组长须向受审核方索取“有效的证照”如生产许可证，营业执照等。
和省、市、技检部门抽查产品的检验报告。
·需要受审核方签字盖章的记录是否办理完毕。
·是否准确如实地填写了认证审核公正性保证书。
·要求带回的资料是否收集并带回。
·“企业注册资料”中体系覆盖产品与审核报告是否一致。
·审核信息表是否填写。
当组长按“资料可接受性审查清单”的内容对所有资料按顺序整理检查合格后交审核监检部质量经理。
5.3.2.6现场审核注意事项
⑴审核中首、末次会议，与公司领导交换意见时审核组长应提示组员关闭手机或设置在振动档。
⑵审核中，组长应提示组员，不准利用审核，从事商业性的宣传介绍活动，也不准对咨询机构的咨询水平进行评价。
⑶审核组长严格遵守公司规定，不准在审核计划规定的时间外要求企业安排与审核无关的活动。
（具体规定见审核人员手册）不准收受礼金、礼品等。
5.3.3审核资料的验收及不合格项的跟踪验证
5.3.3.1审核结束后，审核组长应将整理好的资料交审核部质量经理，同时交还借用的文件（手册、程序、作业指导书）
质量经理将报告交打字员打印后，寄给企业，质量经理发现资料不齐全或存在其他问题时应及时将资料退给组长，并要求其纠正。
5.3.3.2当质量经理收到企业的整改资料时应及时通知审核组长验证
书面验证：
·关闭文审报告。
·填报认证决定呈批表。
·再一次确认企业注册资料（产品覆盖范围、覆盖场所）的准确性。
·若验证不合格，应通知企业继续纠正。
现场验证：
·完成书面验证。
·与企业协商，确定现场验证的时间。
·针对存在的问题进行验证，合格后关闭不合格项，记录在不合格报告的现场验证栏。
·出具验证报告
·召开简短会议报告验证结果。
·验证完毕审核组长将所有资料交质量经理检查。
审核结束。
5.3.4检查与考核
每月底，审核监检部将认证决定前的资料审查情况汇总，以公告的方式表扬或批评审核组长，以达到提高审核质量的目的。
/
5.3.5每次审核完毕，组长应将本次审核计划，不符合报告单（留存）订在一起，单独存放，做为下次监督/复评时使用。
5.3.6组长对本次审核小组等策划工作提出意见或建议。
5.4监督检查
5.4.1职责
审核监检部负责月度监检计划的制定，实施过程中特殊情况的协调，以及对实施完成情况进行监控与评价。
审核组长（以下简称组长）按照计划安排，依照公司有关程序文件及管理规定实施证后审核管理工作。
（主要监督检查）
5.4.2例行监督检查工作程序
5.4.2.1月度监检计划
⑴审核监检部质量经理、客户经理与企业协商确定监检审核时间，提前半个月以上每月5、10、15、20、25、30日分6次向组长下达“月度监检计划”，若计划调整，质量经理应以电话的形式知会各组长。
⑵月度监检计划应包括结合审核、单一审核、审核的项目名称、项目类别、项目编号、专业代码、实施日期、审核组成员。
⑶若组长与企业商定需更
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