某公司行政管理制度.doc

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XXXXXXXX有限公司文件

管发[2011]号

XXXXXXX有限公司

办公行政管理制度

（第一次修订）

第一章总则

第一条为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，特制定本制度。

第二条公司综合管理部负责本制度的组织实施和管理监督。

第二章公司经营管理运作机制及岗位职责

第三条公司股东会由全体股东（对公司出资并在公司股东名册上登记者均为公司股东）组成，是公司最高权力机构，依照发法律、法规和章程行使职权。

第四条公司设立董事会，作为公司股东会闭会期间行使股东会职权的常设决策机构。

董事会受股东会领导，对股东会负责。

第五条公司实行董事会领导下的经理负责制，副经理及高级管理人员一切工作相关事宜向总经理汇报。

第六条经理对董事会负责，负责公司的日常经营管理工作，并行使董事会授予的其他职权。

第七条公司各职能部门的岗位说明书（见附件16）。

第三章总经理办公会议

第八条公司总经理办公会议分为业务工作会和管理工作会。

第九条每周二9：

00召开业务工作例会（如有变动以临时通知为准），由总经理（或指定其他公司领导）主持，董事长列席参加，总经理办公会成员及全体员工参加，必要时指定人员列席。

会议主要讨论：

具体业绩、业务发展情况、主要工作部署以及需要总经理办公会议讨论研究的其它事项。

各汇报人员应于会前认真准备，届时全面汇报。

第十条管理工作会由总经理根据实际工作情况，不定期召开。

由总经理（或指定其他公司领导）主持，总经理办公会成员参加，必要时指定人员列席。

主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。

必要时由综合管理部指派专人负责记录和督促会议议决事项的协调落实。

第十一条总经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理办公会成员有最终集中决策及决定权。

第十二条综合管理部指定专人作好总经理办公会议记录，并整理存档。

重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。

综合管理部对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。

第四章办公区管理规定

第十三条为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。

第十四条公司职工应严格遵守作息制度。

上班时间：

8．30；下班时间：

17：

00午午休时间：

12：

00一13：

00。

第十五条上班后不得外出吃早点或办私事。

第十六条为保持办公区整洁和严肃，上班时间不得在办公区洗澡、洗头、洗衣等进行个人清洁活动。

第十七条公司职工上班时须统一着正装。

第十八条办公时间不得因私会客。

第十九条办公区手机应关闭，或设定在静音状态。

第二十条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使

用不文明语言。

第二十一条办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，严禁随地吐痰。

第二十二条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

第二十三条遵守保密纪律，保存好各种文件及资料，不得泄露公司机密。

第二十四条会议室由综合管理部统一管理安排。

第二十五条墙壁不得乱刻乱画、加钉。

使用饮水机机应管理得当。

第二十六条爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。

因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。

第五章发文及呈批规定

第二十七条为进一步规范文件发布审批流程，提高信息发布的时效性、加强文件发布的归口管理，特制定本制度。

第二十八条文件发布的形式包括纸质件和电子件。

第二十九条公司发文分为董事会决议、总经理办公会决议、外部文件、内部文件四种。

第三十条为保证公司各级文件制定、发布、实施和流通过程的有效性、统一性、公司文件全部实行统一编号，统一格式（见附件1-4），各部门于发文前到综合管理部统一登记，并领取文件编号。

第三十一条所有文件均由相关职能部门起草并进行初步校对，以确保不出现明显错误。

第三十二条公司各部门以书面形式向董事长或总经理汇报工作或请求批准有关合同事宜，须填写《XXXXXXX有限公司对外签订合同审签表》（见附件5），由承办人及相关负责人签字后报总经理或董事长呈批。

第三十三条所有文件及呈批件必须按规定填写，规范用表，由承办人及相关负责人签字，如有附件应齐全有效。

文件审批流程完毕后，全部交综合部存档并填写《档案文件接收记录》（见附件6）。

第三十四条调取（原件及复印件）、查阅存档公文须经经董事长或总经理批准，填写《档案文件领用表》（见附件7）。

第六章印章使用

第三十五条为了进一步规范印章管理，完善印章使用手续，使印章的使用更加制度化、规范化，确保印章使用管理安全和提高办事效率，特制订本制度。

第三十六条综合管理部指定专人负责公司公章的保管和使用，财务部负责法人章、财务章的保管和使用。

第三十七条印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开办公地点。

特殊情况需要携带外出的，须经总经理或董事长批准，并填写《公章使用登记簿》（见附件8）。

第三十八条员工使用公章应先填写《公章使用登记簿》，报请公司总经理或董事长签批。

第三十九条不得再空白纸上加盖公司公章。

第七章车辆调配

第四十条为加强公司的车辆及驾驶员的管理，保证工作和业务用车，确保安全行车和车辆安全，制定本规定。

第四十一条根据工作需要，由综合管理部请示公司总经理批准，对车辆进行统一配备和调整。

第四十二条驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。

第四十三条对违法交通法规的情况，将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。

第四十四条综合管理部指定专人负责公司车辆管理。

使用车量应填写《用车登记表》经批准后领取车钥匙。

返回后应及时送还车钥匙，并将《用车登记表》（见附件9）填写完整。

第四十五条市区内用车可以由分管负责人批准，市区外用车应由董事长或总经理批准。

第四十六条车辆管理人应及时查看车况，保证车辆安全、卫生。

车辆维修、保养前应填写《固定资产（设备）购置/维修审批表》（见附件10），报总经理或董事长批准。

维保后应填写《车辆维修保养记录》（见附件11）。

第八章固定资产、办公用品采购及领用办法

第四十七条为保证公司固定资产及办公用品购买及使用的合理性、必要性原则，特制定本办法。

第四十八条综合管理部应及时将公司购置的固定资产编入《固定资产台账》（见附件12），并定期和财务部共同清点核验。

第四十九条综合管理部负责公司办公用品的申购、采购和保管。

申请采购办公用品须每季度最后一个月（3、6、9、12月份）10日前由各部门统一将下季度所需购买的办公用品填写《办公用品申购单》（见附件13）后，报送综合管理部由总经理或董事长审批，审批通过的办公用品予以统一购买。

采购时应有两人或两人以上，同样质量的产品中应降低成本采购。

第五十条员工领取办公用品时应到综合管理部填写《办公用品领用表》（见附件14）。

保管人应控制发放数量，以够用为原则。

领取物品属于固定资产时应填写《固定资产领用登记表》（见附件15）。

附则

第五十一条本办法自发布之日起施行。

XXXXXXX有限公司

2011年12月8日

附件1：

XXXXXXX有限公司董事会决议模板

附件2：

XXXXXXX有限公司总经理办公会决议模板

附件3：

XXXXXXX有限公司外部文件模板

附件4：

XXXXXXX有限公司内部文件模板

附件5：

XXXXXXX有限公司对外签订合同审签表

附件6：

XXXXXXX有限公司档案文件接收记录

附件7：

XXXXXXX有限公司档案文件领用表

附件8：

XXXXXXX有限公司公章使用登记簿

附件9：

XXXXXXX有限公司用车登记表

附件10：

XXXXXXX有限公司固定资产（设备）购置/维修审批表

附件11：

XXXXXXX有限公司车维修保养记录

附件12：

XXXXXXX有限公司固定资产台账

附件13：

XXXXXXX有限公司办公用品申购单

附件14：

XXXXXXX有限公司办公用品领用表

附件15：

XXXXXXX有限公司固定资产领用表

附件1

XXXXXXX有限公司

董事会决议

第一届董事会[xx年]xxx号（华文仿宋三号字）

正文（华文仿宋，小三号字）

同意票，反对票，弃权票。

全体董事签字：

同意：

反对：

弃权：

年月日

附件2

XXXXXXX有限公司

总经理办公会议纪要

经办[xx年]xxx号（华文仿宋三号字）

日期，地点。

主持，参加，召开了公司年第次总经理办公会，现纪要如下：

正文（华文仿宋，小三号字）

经研究，会议确定：

发：

xx部门，存档

发文部门

附件3

XXXXXX有限公司文件

黄三角管发[20]号

正文（华文仿宋，小三号字）

发送此类文件请到综合管理部领取专用纸张

XXXXXXX有限公司

日期

附件4

XXXXXXX有限公司

标题

摘要

总经理意见：

呈文页数

页

呈文日期

处理意见

其他部门意见：

呈文部

承办人

部门

负责人

关于××××的申请（请示、通知）

×××部[××年]××号

标题，华文仿宋，3号字体

正文，华文仿宋，3号字体

××部门

日期

附件5

XXXXXXX有限公司

对外签订合同审签表

合同签约单位：

合同名称：

情况说明

承办人意见：

分管领导意见：

财务部意见：

综合部意见：

其他部门意见：

总经理意见：

董事长意见：

附件6：

XXXXXXX有限公司

档案文件接收记录

20年月日----20年月日

序号

接收日期

文件名

文号

发文单位/签约单位

页数

发文/签订日期

有效期

送交人签字

接收人签字

附件7：

XXXXXXX有限公司

档案文件领用表

2011年月日----20年月日

序号

日期

文件名称

事由/提供给谁

借阅/带出/复印

领用人

保管人

批准人

附件8

公章使用登记簿

序号

使用时间

印章名称

使用事由

批准人

使用人签字

附件9：

XXXXXXX有限公司

鲁　－　　　　　用车登记表

20年月日----20年月日

附件10：

XXXXXXX有限公司

固定资产（设备）购置/维修审批表

年月日

申请人（部门）

申购/维修设备（名称、型号、数量、金额等）

原因

部门经理意见

计划财务部意见

公司分管领导意见

总经理意见

董事长意见

附件11：

XXXXXXX有限公司

号车维修保养记录

20年月日----20年月日

号车车辆维修保养记录

序号

时间

地点

维保项目与金额明细

经办人签字

审签

备注

附件14

附件15

XXXXXXX有限公司

固定资产领用登记表

20年月日----20年月日

序号

日期

名称

型号或描述

数量

领用人签字

管理部门签字

批准人签字

附件16：

公司各职能部门岗位说明书

总经理职位说明书

编制日期：

职位名称

总经理

职位等级

隶属部门

公司

工作地点

总经理办公室

工作关系

直接上司

下属岗位（工作范围）

相关部门

对外联络

董事长

副总经理/投资部/财务部经理/综合管理部经理

公司各职能部门

政府相关部门、客户、商业伙伴等

岗位职责

工作目标

顺利完成董事会下达的各项目标，创造、建立公司可持续发展的必要条件。

工作内容

流程指引

制度指引

表格指引

权限

责任

1.主持公司的日常经营管理工作，组织实施董事会决议。

组织权

直接

2.组织制定和实施公司发展规划、年度经营计划和投资预算方案，以及利润分配和弥补亏损方案；研究经营法规，协调外部关系。

组织权

直接

3.组织拟定公司组织机构调整方案、管理制度和工作流程。

领导权

直接

4.任免和调配公司管理人员、财务负责人，报董事会批准。

执行权

直接

5.代表公司处理重大业务。

执行权

直接

6.组织检查公司重大事宜，接待重要来宾，处理紧急事件。

组织权

直接

7.对授权范围内的公司各项财务费用进行审批；

审批权

连带

8.定期向董事会提出经营和财务状况报告；

汇报权

间接

9.主持、监督公司的日常行政工作和业务活动；

主持权

直接

10.开展企业文化建设，塑造企业形象，提高公司知名度；

领导权

直接

11.建立有效的沟通渠道，定期与各级员工进行有效的沟通。

执行权

直接

副总经理职位说明书

编制日期：

职位名称

副总经理

职务等级

隶属部门

公司

工作地点

副总办公室

工作关系

直接上司

下属岗位（工作范围）

相关部门

对外联络

总经理

投资部/财务部经理/综合管理部经理

公司各职能部门

政府相关部门、客户、商业伙伴等

岗位职责

工作目标

确保下属各部门工作有序开展，实现公司发展战略规划。

工作内容

流程指引

制度指引

表格指引

权限

责任

1.依据公司发展战略规划，组织制定、分解、实施下属部门月、年工作计划。

组织权

直接

2.评估、考核公司各部门的工作业绩。

监控权

直接

3.指导、监督、检查下属部门各项工作。

监控权

直接

4.协调下属部门与公司其它部门日常往来工作。

组织权

间接

5.审核、控制下属部门年度费用预算。

监控权

直接

6.审批下属部门各项运行文件和操作表单。

审批权

直接

7.拟定、实施下属部门年度培训计划。

组织权

直接

8.定期向总经理汇报工作，并及时反馈自身不能处理的工作事项。

组织权

直接

9.受理并反馈下属干部、员工以及其它部门人员的诉求。

监控权

直接

10.完成总经理下达的工作和公司其它工作。

执行权

直接

财务部经理职位说明书

编制日期：

职位名称

财务部经理

职务等级

隶属部门

财务部

工作地点

公司办公楼

工作关系

直接上司

下属岗位（工作范围）

相关部门

对外联络

总经理

无

公司各职能部门

与总经理相关单位

岗位职责

工作目标

指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，实现公司财务目标。

工作内容

流程指引

制度指引

表格指引

权限

责任

1.组织起草、制定公司的会计、财务及相关的管理制度。

组织权

直接

2.负责协调于公司其他部门的关系。

组织权

直接

3.负责协调于外部有关单位（如业务往来单位、银行、税务等）的关系。

执行权

直接

4.建立、健全财务管理体系财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制。

组织权

直接

5.组织财务报表、财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析、保证财务信息的准确性、有效地监督财务制度、预算的执行情况以及适当、及时的调整。

组织权

直接

6.对公司税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报及年度审计工作。

执行权

直接

7.比较精准的监控和预测现金流量，确定和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制。

执行权

直接

8.与财务、税务等相关部门及会计师事务所建立并保持良好的关系。

执行权

直接

9.向上级主管汇报公司经营情况、经营成果、财务收支及计划的具体情况。

执行权

直接

10.审核预算内报销费用，定期上报费用支出情况。

执行权

直接

11.负责费用会计合作及凭证的编制，监督其他会计岗位的会计工作，并组织完成本部门的会计工作。

执行权

直接

12.负责部门员工队伍建设、选拔评价下属的工作，组织部门的业务技能培训。

组织权

直接

13.完成总经理交待的其他工作。

执行权

直接

投资部经理职位说明书

编制日期：

职位名称

投资部经理

职务等级

隶属部门

投资部

工作地点

公司办公楼

工作关系

直接上司

下属岗位（工作范围）

相关部门

对外联络

副总经理

投资专员

公司各职能部门

各相关业务单位

岗位职责

工作目标

组织设计、评估投资项目、投资方案，拟订实施计划和行动方案，向管理层提供建议。

工作内容

流程指引

制度指引

表格指引

权限

责任

1．分析经济形势，对公司的投资项目进行市场调研、数据收集和可行性分析；

执行权

直接

2、设计投资项目,并对其进行财务预测、风险分析；

执行权

直接

3、为投资项目准备推介性文件，编制投资调研报告、可行性研究报告及框架协议相关内容，并拟订项目实施计划和行动方案，供公司领导和潜在客户参考；

执行权

直接

4、参与投资项目谈判，建立并保持与合作伙伴、主管部门和潜在客户的良好的业务关系；

执行权

直接

5、参与投资项目的直接或间接管理，监控和分析投资项目的经营管理，并及时提出业务拓展和管理改进的建议；

执行权

直接

6、负责部门员工队伍建设、选拔评价下属的工作，组织部门的业务技能培训

组织权

直接

7、完成上级安排的其他工作

执行权

直接

综合管理部经理职位说明书

编制日期：

职位名称

综合管理部经理

职务等级

隶属部门

综合管理部

工作地点

公司办公楼

工作关系

直接上司

下属岗位（工作范围）

相关部门

对外联络

总经理

综合管理部人员

公司各职能部门

各相关业务单位

岗位职责

工作目标

组织设计、评估投资项目、投资方案，拟订实施计划和行动方案，向管理层提供建议。

工作内容

流程指引

制度指引

表格指引

权限

责任

1．负责策划和改进公司行政管理制度，报批后负责实施。

组织权

直接

2．协助编制部门费用预算计划。

组织权

直接

3.负责公司日常行政工作和各部门、系统的协调联络。

执行权

直接

4.负责策划组织各项会议。

组织权

直接

5．负责公司内部媒体、网页的设计、编排、管理。

执行权

直接

6．负责公司文件、信函报刊杂志的收发、订阅。

执行权

直接

7.负责公司综合性文字材料、对外文件起草、审核、编制工作。

执行权

直接

8、负责公司对外行政公关、接待工作。

执行权

直接

9．负责公司档案管理，并做好保密工作。

执行权

直接

10.负责工