物管公司组建及管理办法.doc
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物管公司组建及管理办法
2009-08-1108:
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一、总体思路：
1、遵循“以人为本，以客为先”的管理理念和诚信、周到、全程、真情演绎“精心管理，全心呵护”的服务理念。
以“为客户提供安全、舒适、优质的物业管理服务，满足和超越社会、客户对物业管理不断再增长的需求”为企业使命，形成“团结、务实、严谨、高效”的企业作风。
2、建立一支懂经营、会管理、精业务、肯奉献、高素质、服务优的物业管理队伍。
树立八个意识：
集体意识、服务意识、竞争意识、成本意识、效益意识、安全意识、法制意识、创优意识。
具备八心：
安心、事业心、责任心、诚心、细心、信心、耐心、爱心。
制定设备、设施养护计划，使物业“保值”、“增值”。
根据物业项目的设备、设施来制定不同阶段的养护计划，结合设备、设施特性，以日常养护为基础，维护好所有的设备、设施，确保日常的正常运转。
3、开展多种形式的业主交流活动，提高管理服务质量。
围绕业主举办各种各样、丰富多彩的联谊活动，通过多种方式展现具有特色的锐捷公司企业文化和嘉鑫物业管理的新理念，增进与业主之间的交流和沟通，赢得业主对物业管理工作的理解和支持，促使物业管理服务水平的持续提高。
二、前期公司构架与人员编制：
1、公司构架：
董事长
总经理
物业管理部 工程管理部 安全保卫部 环境清洁部
2、人员编制：
总经理：
1人
财务：
2人
物业管理部：
人
工程管理部：
人
安全保卫部：
人
环境清洁部：
人
3、培训实施：
根据制定的管理目标，结合碧水云轩项目业主的要求，将对员工进行不同阶段的岗前、岗内、日常培训，提高员工素质，使其能够满足碧水云轩物业管理和业主的要求，达到预期的目的。
----岗位培训：
上岗前组织对管理和服务员工进行的针对性培训，主要内容包括：
企业发展规划、管理服务理念、质量方针和目标、物业特点、岗位职责等，经考试合格者方能正式入岗。
----岗内培训：
上岗后针对不同的工作岗位进行专题培训，主要内容包括：
专业技能、工作技巧等，不断提高员工的工作技能。
----日常培训：
根据实际工作需要，组织员工参加不同的专题培训，其中：
管理人员侧重学习企业管理知识、管理技巧、管理理念及管理知识，并组织参观、考察、学习先进的物业管理项目，交流经验，取长补短；工程技术人员参加特种岗位培训和专业培训；其他员工根据岗位需要，参加不同的培训。
----培训后跟踪：
员工进行培训后，由管理层进行跟踪，建立个人培训档案，日常检查员工是否按培训后的要求和标准进行工作，并将实际工作能力状况和工作表现与绩效考核内容结合起来。
三、职责、服务内容与程序：
（一）物业管理部：
1、职责：
◇为物业管理和服务配套配置适合的人力资源
◇负责日常办公行政事务
◇管理物业档案和业主资料档案
◇接受和处理业主报修、投诉、委托服务事宜
◇协调各部门日常运作
◇检查服务质量，对不合格服务采取纠正和预防措施
◇负责日常物业管理费用收取
2、服务内容：
◇建立客户服务中心，接受业主报修、投诉、热线服务
◇根据业主需求和实际情况及时处理各种问题，指令和协调各部门为业主提供服务
◇按档案资料管理要求，建立物业档案和业主档案
◇按内部管理要求，做好物业管理日常行政、后勤工作
◇按培训计划，组织和落实培训事宜，并记录考察结果
◇做好与业主的沟通、回访工作
◇按服务质量评定要求和不合格服务控制，做好服务质量控制工作
◇按财务制度，做好管理费收缴和日常费用开支工作
◇做好业主装修管理
3、程序：
内部管理工作流程图
根据工作计划和
业主需求下达指令 财 务 按工作指令实施
客户服务员 工作结果
文 员
根
物 进行检查 据
业 实
管 际
理 效
部 果
进
行
根据实际情况 实施过程中信息反馈
和新的需求拟 质量分析改正
定新的工作计划 拟定纠正/预防措施
对外服务工作流程图
各种渠道 下达指令 部门主管
业主需求 客户服务中心 或
相关人员
征求业主意见
根据客户需求下达指令 实
施
物 评定 过
业 业 主 程
管 监督有关部门 进行检查 服务结果
理 各相关部门主管 服
部 务
质
量
控
制
制定新的管理制度 服务质量改进 信息反馈/分析改进
满足业主要求 拟定纠正/预防措施
服务质量控制图
各种服务信息反馈结果 各种质量记录
服务质量评定会议进行分析、讨论 业主信息反馈
拟定纠正/预防措施 服务结果有效性验证
改进和提高服务质量
为业主提供服务
业主意见问卷调查 达到业主需求和满意
楼宇交付工作程序
为保障业主（住户）和锐捷公司的合法权益，按售、租合同有关条款顺利进行交付工作，特制定下列工作程序：
A、业主（住户）凭有效、合法的租售合同和入住通知书在物业管理部客户服务中心办理入伙手续。
◇工程部相关人员陪同业主（住户）前往交接。
◇检查室内建筑情况（如墙面、顶面、门、窗等）；
◇检查室内所有设备、设施（室内灯、锁、地坪、天花等）；
◇查对水电表的当前读数并记录。
B、将上述三项内容的检查结果填写在《交房验收记录表》中，由业主（住户）与物业管理公司代表双方签字确认。
C、对查验中发现的问题及时通报给锐捷公司，在确认处理意见后安排落实整修、调换、清洁、打扫等服务工作。
由业主（住户）认证并填写《楼宇维修记录》。
物业移交管理程序
物业公司进行接管准备工作
成立项目管理处
组织验收小组
相关记录及表格
工程等部门物业资料移交
产权资料
政府部门验收合格资料
工程技术资料
开发商通知物业管理，准备验收
符合接管验收条件
物业公司复函，进行验收的准备工作
物业公司、发展商共同进行验收 《房屋接收验收标准》
发展商移交钥匙，物业公司接管 工程质量遗留问题 施工单位整改
加强对业主装修管理
为了维护全体业主的合法权益，确保物业的安全和整体形象，按照有关规定，结合物业项目的实际情况，编制《装修手册》，加强对业主的装修管理工作，规范装修管理、装修审批、建立细致严密的装修跟踪监管体系、处理违规装修。
A、装修管理组织：
◇物业管理部负责装修管理事宜
◇安全保卫部、工程管理部、清洁部负责日常装修检查
B、装修管理：
◇受理业主装修申请并办理有关手续
◇审核装修者的相关资料，宣传《装修手册》及装修管理规定
◇跟踪施工情况，做好巡视检查工作，确保安全施工
◇办理施工人员出入登记
◇监管施工队按规定及时清运装修垃圾
◇装修安全管理
◇发现隐患及时与业主沟通、交流，杜绝违章装修
◇发现紧急事故，按紧急处理程序及措施进行
物业项目档案资料管理
档案是物业管理的重要组成部分，管理好档案是物业管理工作的重要内容，应按档案管理要求建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建以及住户装修等方面发挥重要作用。
A、建档要求：
◇按建档流程，完善档案管理制度
◇明确建档内容，实行系统收集、集中管理
◇对使用率高的档案实行受控制管理
◇推行现代化、系统化、规范化、经常化管理
B、建档流程：
收集 整理 分类 编号 登记
检查 使用 入柜 输入电脑
C、档案分类：
◇物业公司管理文件档案
◇房屋结构、建筑工程档案
◇设备、设施档案
◇住户档案
◇各项服务档案
D、档案资料受控管理：
为避免档案资料损坏、遗失，使重要档案能长期保存，而又方便经常使用，对使用频率高的档案实行严格控制管理。
E、相应文件、资料：
◇物业管理服务合同
◇管理公约
◇业主公约
◇住户手册
◇装修手册
◇有关政策法规资料
◇岗位职责
◇员工手册
◇行政管理制度
◇报修、投诉、热线服务受理有关规定
◇报修、投诉、热线服务处理及回访制度
◇检查制度
◇服务质量评定、不合格服务控制有关规定
◇相关费用收取的财务管理制度
F、质量记录：
根据物业管理和服务的实际需要具体制定。
（二）工程管理部
1、职责：
◇确保物业项目各种公用设备、设施正常运转及完好
◇按照计划对物业设备、设施进行日常维修保养
◇为业主提供无偿或有偿的报修服务
2、内容：
◇供电系统
◇弱电系统
◇消防系统
◇电梯系统
◇给排水系统
◇监控系统
◇房屋维修养护
◇业主报修服务
3、程序：
工程管理部工作流程图
下达工作指令 组织实施 实施
各设备、设施主管 各岗位领班及员工
工
程 工作结果
管 使用效果
理 检
部 业主评定 查
各岗位领班
信息反馈
综合检查
拟
定 各设备、设施主管
新
的 业主意见或建议 抽
工 查
作 质
计 维修、保养质量分析改进 量
划 维修、保养过程信息反馈 结 果
拟定纠正/预防措施
设备、设施维修保养流程图
根据年计划、月
计划下达指令 组织实施 实施
各设备、设施主管 各岗位领班及员工
维修保养结果
检
工
程 查
管
理 各岗位领班
部
按
实 综合 抽查 各设备、设施主管
际
情
况 验
调 收
整 质
年 量
月
计 维修、保养质量分析改进
划 维修、保养过程信息反馈 结 果
拟定纠正/预防措施，保存记录
业主报修工作流程
业主报修
各种方式
物管部客服中心
登记、指令
工程管理部
核实处理、开维修单
维 修 班
检查验收 上门提供服务（维修）
维修领班
服务结果 业主验收质量，确认费用
维修主管 抽查
服务结果
物管办公室
业 主 财 务
收 款
4、工程管理部应急预案
◇发生停电事故时应急预案
◇发生漏水事故时应急预案
◇供电所一路供电断开时应急预案
◇发生停水事故时应急预案
◇发生电梯系统故障时应急预案
5、工程管理部相应文件
◇岗位职责
◇各种设备、设施操作程序
◇各岗位交接班规定
◇设备、设施管理总则
◇设备、设施巡检制度
◇各种设备、设施台帐
◇年度维修保养计划
◇安全操作规程
◇装修工程管理制度
◇报修服务规程
◇各项抽查制度
◇不合格服务控制有关规定
6、质量记录：
根据物业项目设备、设施管理和服务实际具体制定。
（三）安全保卫部：
1、职责：
◇负责物业项目的安全保卫工作
◇负责物业项目的消防安全工作
◇负责物业项目的车辆进出、停放的管理工作
◇负责物业项目内业主施工装修安全的管理工作
2、内容：
◇物业项目内、外安全
◇停车场、停放车辆安全
◇设备、设施区域安全
◇消防设备、设施正常使用
◇业主二次装修安全
3、程序：
安全保卫工作流程图
下达指令 安保领班 执行指令 安保工作范围
安排工作 及操作程序
安保部 安保员
抽查
升级会员 