行政公文行文规范及管理制度.docx

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文件编码：

AD－01－Ⅱ

起草部门：

办公室

适用范围：

全公司

页码：

第28页，共28页

起草/修订人：

起草/修订日期：

年月日

审稿人：

审核日期：

年月日

批准人：

批准/生效日期：

年月日

公文行文管理制度

目录

第一章总则 2

第二章公文种类 2

第三章公文格式 3

第四章各类公文编制格式要求 4

第四章行文规则 11

第五章发文办理 12

第六章收文办理 14

第七章公文归档 15

第八章公文管理 15

第九章附则 16

附件

文件会签表 17

发文审批表 18

文件签收表 19

收文处理表 20

文件销毁申请表 21

第一章总则

第一条为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合公司实际情况，制定本制度。

第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具

第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

严格执行各项规定，确保公司秘密安全。

第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。

第六条各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。

第七条本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。

第二章公文种类

第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型：

一、决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。

二、通知：

适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

三、通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

四、议案：

适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。

五、报告：

适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。

六、请示：

适用于向上级部门请求指示、批准。

七、批复：

适用于答复下级部门的请示事项。

八、意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

九、函：

适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

十、会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。

一、上行文：

上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部门行文。

如报告、请示等。

二、下行文：

下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。

如决定、通知、通报、批复、意见等。

三、平行文：

平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。

通知、会议纪要有时也可作为平行文。

第三章公文格式

第十条公文用纸主要技术指标

一、公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

二、80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。

第十一条公文用纸幅面及排版装订要求

一、公文用纸幅面尺寸：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

二、未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。

三、排版规格与要求

（一）未作特殊说明文件，正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用TimesNewRoman。

（二）排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。

四、装订要求

文件应左侧装订，不掉页。

包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。

第十二条公文中所含要素

本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于文件首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

第十三条公文中的表格

文件如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。

第四章各类公文编制格式要求

第十四条公司上行文（如附件6）

一、首页上边距为8cm。

后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

二、眉首

1.秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。

2.紧急程度

如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3.公司标识

由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。

使用红色小初号华文中宋体字。

4.发文字号

发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。

公司标识下空1行，用小4号宋体字（西文用TimesNewRoman），居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。

5.签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用TimesNewRoman）后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字（西文用Arial）标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。

三、主体

（一）公文标题：

在红色反线下空2行。

用小1号或2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送部门：

标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。

如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）文件正文

主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文中结构层次序数如下：

1.第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。

2.第二层为“

（一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。

3.第三层为“1.”，左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。

4.第四层为“

（1）”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。

5.用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三条……的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。

6.若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。

（四）附件

文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.×××××××”），数字后加半角“.”，后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。

附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及序号。

（五）成文时间

落款处（一般为正文下空3～4行）只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”（不得用英文大写字母“O”代替）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（六）文件生效标识

未作特殊说明，公司文件加盖公司印章视为公文生效，成文时间即为生效时间。

（七）附注

文件如有附注，用与正文相同字号的宋体字，居左空2字加全角圆括号标识在成文时间下空1行。

四、版记（如附件8）

（一）主题词

“主题词”用5号黑体字（西文用Arial），左空1字标识，后标全角冒号；词目用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）；词目之间空1字。

（二）抄送

文件如有抄送，在主题词下1行；左空1字用5号字黑体（西文用Arial）标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门名称用5号宋体字（西文用TimesNewRoman），部门名称间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门标句号。

如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。

（三）印发部门、印发时间

印发部门及印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1行位置；用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）。

印发部门左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

印发部门、印发时间仅限公司文件使用。

（四）印发份数

印发份数位于置于文件最后一页最后一行，右空1字，5号宋体字（西文用TimesNewRoman）。

用阿拉伯数码标识共印制份数。

如只印制1份，可不用标识印发份数。

（五）版记中的反线

除印发份数外，版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

（六）版记的位置

版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

第十五条公司下行文（如附件7）

一、纵页页面设置页边距上25mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

二、眉首

1.公司标识

由公司全称后加“文件”组成。

使用红色小初号华文中宋体字。

2.发文字号

发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。

公司标识下空1行，用小4号字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

公司上行文与下行文统一编号。

发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。

三、公司下行文中其他各要素的标识方法公司上行文相同。

第十六条部门文件（如附件9）

一、纵页页面设置页边距上45mm，下20mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

二、眉首

1.公司标识：

由公司Logo及公司全称组成，使用CIS中的标准颜色及字体。

上边缘距在页面下20mm。

2.发文字号

发文字号由部门中文代字、年份和序号组成。

用小5号黑体字（西文用TimesNewRoman），顶格标识在版心右上角空1行。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用全角方括号“［］”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

部门文件不分上行文、下行文，按行文次序统一编排文件号。

发文字号无红色反线。

3.公司各部门规范代字

部门名称

规范代字

部门名称

规范代字

办公室

办公

人力资源部

人力

财务部

财务

运营服务部

运营

VIP服务部

VIP

医疗事务部

医务

三、主体

（一）公文标题：

发文字号下空2行。

用小1号或2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）成文时间

1.单一部门制发的公文在落款处（一般为正文下空4行）右空6字署发文部门的全称及成文时间。

成文时间在发文部门的名称下一行。

2.联合行文时，主办部门名称在置于第1行，其他部门名称从第2行起在主办部门名称之下按顺序依次顺排。

成文时间在最后一个发文部门的名称下一行。

3.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（三）文件生效标识

未作特殊说明，部门文件由部门主管在部门名称后签字视为公文生效，成文时间即为生效时间。

（四）部门文件主体中其他各要素的标识方法公司上行文相同

四、版记（如附件8）

（一）印发时间

部门文件中不需标识印发时间。

（二）部门文件版记中其他各要素的标识方法公司上行文相同

第十七条会议纪要格式（如附件10）

会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根据会议纪要精神，执行纪要中所诉工作。

一、会议纪要格式（如附件9）

会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根绝会议纪要精神，执行纪要中所诉工作。

（一）眉首

公司全名Logo上边缘距上页边的距离为20mm。

（二）主体

1.标题

标题指定为“会议纪要”。

Logo下1行，用小2号黑体字（西文用Arial）。

2.正文

会议纪要正文由纪要编号、会议情况简述、会议内容3部分组成。

（1）纪要编号

除公司总裁办公会及经理例会外，纪要编号由会议组织部门中文代字后加“纪”字、年份和序号组成。

公司总裁办公会纪要编号为“总办纪”加年份和序号组成，经理例会纪要编号为“经理纪”加年份和序号组成。

用小5号黑体字（西文用TimesNewRoman），居中在标题下1行。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用全角方括号“［］”括入；序号为3位数字，不足3位前面以“0”补齐，不加“第”字。

（2）会议情况简述

会议情况简述旨在记载会议召开时间、地点、主持人、出席人、会议主题等情况，以表格形式在纪要编号下1行。

（3）会议内容

会议内容在会议情况简述下1行，用小4号字，中文用宋体，西文用TimesNewRoman。

（三）正文中结构层次序数

1.第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前间距0.5行，段后间距0磅。

用小4号黑体字（西文用Arial）

2.第三层为“

（一）”，左空0.5字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

3.第四层为“1.”，左空2.5字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

4.第五层为“

（1）”，左空3.5字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

第十八条管理文件格式（如附件11）

管理文件指对全公司的管理和动态的工作流程进行规定和描述的指导性文件。

一、管理文件系统实行分类和编码管理，编码方式如下：

级别

涉及范围

文件编码

文件中附表编码

公司级

行政管理类

AD―××－＃

AD―××T△△－＃

人员管理类

HR―××－＃

HR―××T△△－＃

财务管理类

FA―××－＃

FA―××T△△－＃

营销管理类

SA―××－＃

SA―××T△△－＃

运营管理类

OP―××－＃

OP―××T△△－＃

信息管理类

IT―××－＃

IT―××T△△－＃

流程管理类

SOP―××－＃

SOP―××T△△－＃

部门级

部门管理类

※―◇◇－××－＃

※―◇◇－××T△△－＃

备注

1.×代表文件序号，用2位阿拉伯数码表示；

2.△代表表格序号，用2位阿拉伯数码表示；

3.＃代表文件版本号，用罗马数码表示；

4.◇代表文件涉及范围的类别号，与公司级文件相同。

5.※代表部门规范代字。

范例

《公文行文管理制度》

AD－01－Ⅰ

《发文审批表》

AD－01T02－Ⅰ

二、管理文件设置版本号用罗马数码表示。

首次制订的版本号为Ⅰ；修订后，版本号逐次递增。

三、管理文件编制格式要求如下：

（一）采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。

（二）纵页页面设置页边距上45mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

（三）页眉中包含公司标志、文件编码、版本号、适用范围、页码等信息，使用小5号字，中文用楷体，西文用Arial。

（四）第一页标题前包含起草人、审稿人、签批人、开始实施日期等信息，使用5号字，中文用楷体，西文用Arial。

（五）标题用小2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。

（六）若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。

（七）正文用小4号字，中文用宋体，西文用TimesNewRoman。

（八）正文中结构层次序数

1.第一层为“第一条”，左顶格，后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前间距6磅，段后间距0磅。

本层序号全文连续编制，不因设章节而中断。

2.第二层为“一、”，左空0.5字，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

3.第三层为“

（一）”，左空0.5字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

4.第四层为“1.”，左空2.5字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

5.第五层为“

（1）”，左空3.5字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

6.第六层为“A、”，左空3.5字，英文字母“A”后加全角顿号，回行正文对齐，1.25倍行距，段前、后间距0磅。

（九）文中使用的标点符号全部为全角符号。

（十）文件中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，使用阿拉伯数字。

（十一）管理制度中附表标题用小2号黑体字（西文用Arial），居中排布；表中文字垂直居中分散对齐，标题内容用4号或小4号黑体字（西文用TimesNewRoman），填写内容用4号或小4号宋体字（西文用TimesNewRoman）。

可根据表格内容适当调节字号大小。

（如附件12）

第四章行文规则

第十九条行文应当确有必要，注重效用。

第二十条根据公司颁布的组织隶属关系和职权范围，确定行文关系。

不得越级或交叉请示和报告。

第二十一条各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向不受本部门领导的下一级部门正式行文。

部门不得以部门或公司名义对公司以外其他单位正式行文！

第二十二条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司同意。

第二十三条属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第二十四条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，公司有权纠正或撤销。

第二十五条向下级部门的重要行文，应当同时抄送公司。

第二十六条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。

第二十七条“报告”不得夹带请示事项。

第二十八条受双重领导的部门向上级行文，应当写明主送部门和抄送部门。

上级部门向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部门。

第五章发文办理

第二十九条发文办理指以公司或部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

第三十条公司文件制发过程

一、拟稿部门拟稿，部门主管审批；

二、拟稿部门填写《文件会签表》（附件1），组织文件内容涉及的各相关部门会审；

三、拟稿部门将文件、支持性材料、会签表及文件电子版交办公室；

四、办公室审核规范文稿，填写《发文审批表》（附件2）；

五、办公室组织拟稿部门及文件内容涉及的各相关部门主管及主管领导会签；

六、总经理签发；

七、办公室编制发文字号或文件编号，填写《文件签收表》（附件3），制发文件；

八、审定文稿、《发文审批表》、《文件签收表》及拟稿部门提交所有文件一同存档。

第三十一条部门文件制发过程

一、拟稿部门拟稿，部门主管审批；

二、拟稿部门组织文件内容涉及的相关部门会审，并填写《文件会签表》（附件1）；

三、部门行文，填写《发文审批表》（附件2）；

四、拟稿部门主管领导或公司领导审批签发；

五、承办部门据批示办理；

六、总结办理情况由承办部门存档；

第三十二条草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规及公司有关规定。

切实可行并加以说明。

二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

三、公文文种应根据行文目的、发文部门职权和与主送部门行文关系确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

五、文中使用的标点符号全部为全角符号，后面不加空格，在西文或数字中除外。

例如分数应为“1/3”，不得使用“1／3”，时间应为“17:

30”，不得使用全角冒号“17：

30”。

六、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

七、文件中涉及严格的财务数据，必须按财务规范以先大写，后小写的方式书写，并在数字前明确币种，以免产生歧义。

大写数字规范“零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾”。

例：

人民币壹拾伍万零肆角整（小写：

￥150,000.40）

八、人名、地名、数字、引文准确。

引用文件应当先引标题（使用书名号标识），后引发文字号（用全角圆括号标识）；引用制度应当先引标题（使用书名号标识），后引文件编号（用全角圆括号标识）；引用表格应当先引标题（使用书名号标识），后引表格编号（用全角圆括号标识）。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

九、使用国家法定计量单位，时间用24小时制。

十、文件结构层次序数正确无误。

十一、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第三十三条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主管应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后