印章使用管理规定.doc

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印章使用管理规定

公司的印章是公司职权和责任的标志，在各项社会经济活动中起着标志、凭信的重要作用。

为切实加强公司印章的使用管理，规范使用公司印章，避免由于用章不慎造成的企业风险发生，特制定本管理规定。

一、印章的分类

公司的印章包括公司公章、财务专用章、合同专用章、董事长印章（法人代表印章）、总经理印章（法人代表印章）等。

二、印章的保管

1、公司印章由公司总经理授权指定的部门或保管人管理。

2、公章、合同专用章由公司行政部专人负责保管。

3、法人章和预留银行的法人印章由公司（或分公司）财务部出纳保管。

4、财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管。

5、业务专用章由业务部门负责人保管。

三、印章的刻制和启用

1、公司所有印章均由公司统一刻制。

凡冠有本公司字样的各类印章由公司行政部负责审批、刻制、颁发和启用。

2、新组建的内部机构或机构更名需刻制行政印章的，由该部门根据成立机构或机构更名的公司文件向公司行政部递交《印章刻制申请表》（见附件1），经公司行政部经理审核后递交公司董事长或总经理审批签字后，由公司行政部派专人办理刻章手续及颁发启用事宜。

3、各部门刻制冠有本公司字样的印章，由该部门向公司行政部提出刻章申请，并提供印章模式，经公司行政部经理审批后递交公司董事长或总经理审核签字同意后，由公司行政部派专人办理刻章手续及颁发启用事宜。

4、董事长、总经理等公司负责人的公用印章，须经其本人同意后，由公司行政部派专人办理刻章手续。

四、公章的使用范围

1、公司正式公文、重要函件，向有关政府主管部门报送的报表，落款公司名称的要盖公司公章。

2、对外联系业务、签订合同，盖业务专用章或合同专用章。

3、各部室或公司发文、函件等，盖公司印章。

4、需要加盖法人代表印章的要盖法人代表印章。

5、公司所有印章原则上不得带离行政部使用，确需外带使用时必须办理公司印章使用申请和外带印章手续，经总经理签批后，行政部要安排专人陪同方能外带公司印章使用。

6、印章遗失，保管人应立即向主管领导报告，并依法公告作废。

公司对印章遗失责任人视情节轻重予以处罚，并由其承担所有相关法律责任。

五、印章使用签批权限

1、公司公章：

公司正式文件、重要函件、报表等用章，由董事长或总经理、分管副总经理、公司其他领导在董事长授权的范围内签批使用。

2、业务专用章或合同专用章：

由董事长或总经理、分管副总经理、公司其他领导在董事长授权的范围内签批使用，其他人员未经董事长授权一律不得擅自使用业务专用章或合同专用章。

3、公司负责人公用名章或法人代表印章：

经公司负责人本人或法人代表授权后由行政部专人负责使用。

六、印章管理

1、各类印章由公司管理中心指定专人负责保管，印章保管人员必须忠于职守、诚实可靠、原则性强，印章保管人员调换岗位时应办理正式交接手续。

2、使用公司印章一律通过OA填写《用章申请单》（附件2），经有权领导签批同意后方能盖章，印章使用申请单由行政部留存备查。

3、印章保管人员填写《印章使用登记表》做好每次印鉴使用情况的汇总台帐登记，按月造册存档。

4、如因特殊情况无法及时签批或超出审批范围的，须以手机短讯形式请示相关审批人批准后方可办理业务，事后发起人须补齐相关手续。

5、严禁印章保管人员越权用印或未经授权将印章转交他人保管使用，违反者将按相关规定处罚，后果严重的要负法律责任。

6、凡是涉及公司合同、协议等文件资料用章时，必须出具经法务专员审查证明的书面材料方可盖章，并加盖骑缝章。

7、一般情况下不得将印章携出办公室外使用，如确因工作所需，则应在OA填写《用章申请单》在“是否外借”下拉菜单中选择“是”由授权领导审批后，印章管理员可携带印章到场盖印或监印。

同时印章管理员在《印章使用登记表》中“是否外借”栏中做好记录。

8、严禁在空白介绍信、空白信笺和白纸上盖章，否则后果自负。

9、机构更名，启用新章时必须将旧印章交回行政部。

分支机构或部室撤销时，自撤销之日起，必须将作废印章交回行政部，由行政部登记造册，存档备查，然后统一组织销毁。

严禁任何部门和个人自行保存和销毁废旧印章。

10、在公司营业执照、组织机构代码证等能证明公司主体资格及权利的复印件上用印时，应当同时注明“此复印件与原件一致，用途，有效期，再复印无效，此复印件只限办理XXX事项适用”等字样的印章。

七、公司分支机构的印章使用管理办法参照本规定执行。

八、本规定经董事长办公会讨论通过，自2014年12月1日起实施。

二0一四年十二月二十四日

附件1

印章刻制申请表

申请部门

申请时间

用途说明

印章名称

印章形状

印章字体

印章尺寸

申请部门意见

年月日

行政部意见

年月日

公司负责人

意见

　年月日

附件2

用章申请单

用章单位

用章部门

用章类型

用章名称

用章数量

用章事由

用章文件类型

是否外借

外借时间

归还时间

提交董事长

    （请根据用章用的实际途选择）