接待方案最终版.docx

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接待方案最终版

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接待方案最终版

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制定

*******工程创建鲁班奖工程

迎检方案

*****公司

二0一四年八月二十七日

一、迎检组织机构及人员安排

1、创建鲁班奖工程接待工作领导小组

组长：

***职务：

总工程师

副组长：

***职务：

项目经理

机构设置：

后勤接待组、车辆调度组、现场组、资料组

主要职责：

1）全面领导本次迎检工作。

2）总体协调各工作组的工作。

3）保证迎检工作的人、财、物到位。

2、迎检组织机构成员及职责

后勤接待组

组长:

***

组员：

*********************************

主要职责：

1）负责酒店、餐饮、会议室的的预定、安排。

2）负责后勤物品的购买。

车辆调度组

组长：

*****

组员：

************************

主要职责：

1）负责车辆的全程接待、调配使用。

2）车辆通行路线的考察、熟悉。

车辆停放位置的考察。

现场组

组长：

***

组员：

****************************

主要职责：

1）具体负责现场复查准备工作。

2）负责现场复查路线上内容的检查及整改工作。

3）负责准备复查专家所使用的工具（手套、手电筒、梯子、卷尺、螺丝刀等）。

4）做好对具体陪检人员进行现场内容的交底工作,达到熟悉现场和熟悉施工作目标。

5）负责对路线引导进行演练,达到熟悉路线目标。

6）负责准备现场通讯器材对讲机的准备,确保各检查小组通讯畅通。

资料组：

组长：

*****

组员：

*************及参建单位资料员

主要职责：

1）负责资料运送酒店（技术资料放置、复查要点放置）；

2）负责陪同专家检查资料（资料的解释、查找）；

3）负责资料运回项目部。

4）20号***********开始熟悉工程资料。

3、陪检领导

总公司领导：

总公司领导1人

公司:

**************

地区：

******************

4、迎检要求及注意事项

1　验收开始前15天、由组长组织召开筹备工作分工会，会议上明确人员分工及职责。

2　22号召集各组长召开任务分配会，由组长落实前期接待筹备工作。

3　27号全体迎检人员召开迎检动员会梳理各项迎检准备工作落实情况，会议由组长***主持。

4　30号召开迎检工作末次会。

5　31号召开各参建单位，包括甲方、勘察、监理、设计、总包、分包单位的碰头会，准备现场问询问题的统一口径。

迎检准备工作以《任务单》的形式发放到每个迎检人员，必须按照《任务单》要求按时完成相关准备工作。

注意事项：

（1）工作期间请工作人员保持手机畅通，长话短说，陪同领导人员要注意上下车为领导开关车门。

（2）会议期间所有人员手机必须保持静音，严禁接听电话。

（3）切记：

所有人员在相关场合一律不允许讨论检查过程中的相关事宜，避免使专家评委产生反感。

二、验收前准备工作

依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议组长***汇报。

1、参加验收专家及陪同领导的联系及情况落实

下列工作由接待组组长***负责具体落实并逐一核对。

1．1陪同验收领导由组长***同志敲定，且提前五天通知陪检领导。

1　陪检公司领导落实，由组长***同志负责；

2　邀请公司及总公司领导，由组长***同志负责。

由组长***负责落实通知情况，并落实陪检领导如何到达，是否需要派车去接。

由***和***负责领导的接站和住宿安排。

1．2验收专家组情况落实，由***负责第一时间落实专家组的姓名等情况，并立即通知组长及副组长，调动相关资源极可能详实的掌握专家的具体情况，具体内容包括：

专家性别、所在单位、职务、籍贯；

专家的生活习惯及偏好；

我方掌握资源中能否找到与专家的联系人。

由接待组组长***、***和***负责整理相关情况后报给组长、副组长。

专家对接由组长***同志负责。

验收专家到达武昌时间由***落实，并通知相关领导。

如到达武昌时间发生变化，立即通知组长。

与江西省建筑业协会的对接由***、***和***负责。

2、参会资料的准备

此项工作由资料组负责具体落实：

依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前七天制作好《会务手册》（初稿），天气情况提前两天填写并打印。

接待手册包括以下内容：

1　专家入住安排；

2　温馨提示；

3　会务服务电话、车辆司机电话

4　领导电话

5　检查行程安排；

6　交流议程；

7　***企业简介；

8　单独制作温馨提示卡。

由组长***负责与协会专家落实验收日程安排，确定需要准备发言稿的领导，并由资料组负责提前五天准备好（由***负责联系公司提供样板），送组长***同志审定。

审定后征求需发言领导的意见，无异议后用红纸打印好，验收当天交给发言领导。

3、会议场所的考察、落实

由组长***落实好专家住宿的酒店（已确定住在***酒店），并对该酒店的会议室进行考察。

会议室的考察内容包括：

会议室的大小、档次及音响、幻灯等的配置情况，如果符合要求，则将验收会安排在该酒店。

如酒店会议室能够满足要求，由接待组组长***立即与酒店沟通，落实好会议室，并交纳定金。

如不满足要求，立即考察落实其他会议场所。

4、参会物品的情况落实

验收前七天由接待组组长***负责逐一落实：

1）后勤组需要准备物品和设备

第1、专家房间物品及布置：

【牙膏、牙刷、洗发水、沐浴露、护肤用品、毛巾、抽纸、拖鞋、泡沫洗手液等至少10套】。

【鲜花、茶叶（小包上好绿茶和红茶每天10包或小桶盛装）、每天2瓶大矿泉水、6瓶小矿泉水、咖啡、水果（配水果刀）、点心、牛奶、果汁、中华香烟（男）。

水果（每天上午、下午略有变化）、点心、茶叶、咖啡、香烟等每半日更换补充，办公桌上配笔筒、笔（签字笔2支、橡皮、削好的铅笔2支、削笔刀）、记事本】，当天报纸一份，***负责购买、***负责检查。

物品统一放置在一个篮子中，放一个卡片：

敬请使用。

第二、会议组房间物品：

打印机两台（一台彩色、一台激光黑白）、带打印机驱动软件的电脑二台、优盘（2个）、一包A4纸、彩色打印纸，***负责准备，***负责检查。

第三、条幅：

“江西****工程鲁班奖工程现场复查首次

会”、“江西****工程鲁班奖工程现场复查末次会”，***负责。

第四、桌牌制作***负责。

第五、酒水、烟等

软中华香烟（编码：

329）—4条；小瓶百岁山矿泉水—10箱；白酒—4箱；红酒—4箱。

大雨伞20把、红茶、绿茶各4盒；***负责检查。

第六、照相机9台（其中8台卡片机）、摄像机1台、录音笔3个，***负责，***负责检查。

2）资料组需要准备资料、设备

第一、专家房间资料准备：

《会务手册》、《汇报材料》纸质版、《资料总目录》、

《专家评审意见》纸质版3000~5000字、《一个优盘（含会务手册、工程简介、照片、PPT、汇报材PDF版、3000字word版）、专家评审意见电子版、5000字创新成果汇报》由***、***负责。

上述资料要求用一个手提袋装好，十套。

***负责制作，***负责检查。

第二、首、末次会议签到表（为鲁班奖格式要求），***准备。

第三、会议资料准备：

《汇报资料》精装打印30份、会议议程表。

（***）下周四完成。

第四、准备主要参会人员名单、单位、职务提供介绍人使用（***、***）；欢迎词。

（***）

3）现场组需要准备物品和工具

第一、制作六个不锈钢材质的引导牌（土建组、电气组、水暖组）***负责制作。

第二、小瓶装百岁山矿泉水—5箱，湿纸巾40包、小毛巾40条、白手套20付，一次性口罩20套（***负责购买，***负责检查）。

第三、手电筒10把、梯子、螺丝刀、钩子等工具（***负责）。

第四、钥匙，管道井的钥匙，3把可以随时带着（通用）。

地下机房钥匙，安排专人在机房等着，因为三个组，不是同时查看。

分发到每个组陪检人员手中。

（***负责）

第五、照相机8部、录音笔3个，对讲机10个由***负责。

5、用车情况落实

租用江淮瑞风汽车一部，车辆由经理部***负责安排人员租赁，在复查前7天落实好车辆，车辆提前一天开到业主，由经理部司机***负责检查车辆车况、油量及保洁情况。

专家检查组、（8人）、省市协会领导乘坐一辆（租用期为两天包括接送站、检查过程）；总公司、地区领导等陪同人员乘坐一辆；租用期为一天（现场检查用）。

武昌经理部的别克商务加满油，清洗干净，作为机动车辆，备用。

外借3辆奥迪。

由***、****负责自带车辆作为应急机动车辆。

车辆组长：

***

职责：

a、检查车辆的车况、油量及保洁情况；

b、提前准备六箱小瓶百岁山矿泉水，放置在车上，以备专家饮用；

c、提前考察从酒店到业主的通行路线交通情况，落实选择的交通路线的可行性。

d、与业主负责交通的管理人员沟通，落实甲内落线的通行情况，落实在甲内的停车场地。

此项由***负责。

e、保持通信顺畅，调度所有车辆的行进情况，指挥车辆进入业主，停靠在指定位置，车辆停放在停车场；车辆一直停靠在大门口，***负责协调甲方进行车位预留。

f、专家离开时提前通知车辆在指定地点等待。

奥迪头车：

***负责调度。

江淮瑞风1调度：

甲服从车辆组长指挥

江淮瑞风2调度：

***服从车辆组长指挥

别克商务司机：

***，调度***

尾车：

由赵伟（或***）自备，负责在最后防止有车掉队，或作为应急机动。

后备车辆

每台车安排一名陪同人员，头车奥迪：

***、江淮瑞风***，别克商务***，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数,如发现人数变化或乘车人员发生变化，立即与车辆组长联系。

进入业主后，由***和甲方***负责引导车辆入场。

31号，所有车辆从酒店到现场进行一次预演，实施人***，验证人，***。

由***与7月30日和酒店联系，要求酒店在8月1日上午预留车位给迎检车辆（包括江淮瑞风一辆、奥迪三辆、别克商务一辆、私家车5辆）。

用车安排表

引导车：

乘坐人员

驾驶员

电话号码

备注

***

奥迪

专家组用车：

乘坐人员

协调人

电话号码

备注

检查组专家：

协会领导：

总公司领导：

公司领导：

***

江淮瑞风

其他领导分别乘坐另外两辆奥迪和别克商务。

具体详见车辆分配表。

赵伟开车负责收尾，发现掉队车辆及时提醒，保证全部车辆按指定路线行驶。

由***、***、***、***负责自带车辆跟在整个车队后面，负责应急，如发生车辆刮擦、抛锚等立即替换。

应急车辆跟整个车队到业主门口后，不进入业主，在周围停靠，待命。

7月31日、8月日夜间安排两名司机住在***宾馆内，随时待命，落实人：

***。

其他车辆接到通知后方可离开，落实人：

***。

6、进行费用预算整理，并报公司领导审批

由***同志负责提前落实好所需费用，报地区领导***通知审批，提前15天准备好相关费用。

7、拟定参会客人的详细接待、安排计划

在验收前两日，由迎检组组长召开会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：

7．1检查专家及陪同人员住宿安排。

7．2专家的餐饮安排。

7．3专家的行程安排。

7．4验收前、中、后陪同人员的安排。

7．5会议期间协调工作。

7．6专家的接送工作安排。

验收结束后领导的接送安排。

7．8突发事件应急处理工作、人员。

8、会议现场的工作安排

在会议前一日对下面工作完成，由后勤接待组组长进行检查。

并将结果及时汇总汇报给组长，组长***负责再次落实和检查。

8．1专家、陪同人员、工作人员房间。

所有房间内情况的落实由后勤接待组指定专人负责。

所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。

制作好房间人员入住空表格。

《接待手册》的送到专家房间。

水果、鲜花等安排服务员送到专家房间。

8．2会场的布置，会场内设备的调试。

此项工作由后勤接待组负责具体落实：

会场内座椅摆放整齐，布公司合理。

布置好饮用水。

会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固。

会场内投影仪及幕布调试无误。

会场内所有麦克风、音响调试无误。

注：

必须将验收当天使用的两台笔记本电脑（一备一用）与酒店的音响进行试连接，保证电脑信号和酒店音响同步。

会议讲演用电脑和投影仪联机调试无误。

会场内灯光、开关、电源及插板的落实。

会场用打印机和纸张落实，联机调试无误。

会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误。

会议场所各指引标示的落实，桌牌的摆放；

8．3会议所有物品、资料的到场、分装整理。

此项工作由后勤接待组负责具体落实：

会议所有物品指定规放位置。

会议用各物品及时购买，分装整理好。

会议用所有资料进行标示、并盖好图章；

会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋。

8．4验收及陪检领导的桌牌、会议牌制作。

此项工作由后勤接待组负责具体落实：

由会议组长对验收会座次进行排定。

核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐。

依照参会人员数量制作相应会议牌。

8．5会议过程的摄影、照相安排。

此项工作由后勤接待组负责具体落实：

摄影由武昌经理部***负责联系专业公司进行摄影和照相。

有后勤接待组做好验收的全程录音工作。

8．6业主会议室的准备

由***负责提前与甲方联系，29日将甲方会议室给我方使用。

业主会议室内摆放茶水、矿泉水、水果、香烟，湿纸巾、抽纸，供专家临时休息使用。

会议室内安装免洗型洗手液。

业主会议室布置由后勤组***负责。

9、住宿安排

专家住宿是由协会统一安排，由***提前落实好专家下榻的宾馆和房间，具体房间及内部摆设、用餐水果等安排布置由后勤接待组负责。

房间内摆放物品见下表：

序号

物品名称

数量

品牌及要求

1

茶叶（小袋装）

两盒，各十包

绿茶和红茶各十包

2

盖杯

2

3

矿泉水

6瓶

小瓶百岁山

4

大瓶矿泉水

2瓶

百岁山

5

牙膏、牙刷、牙缸

各一

佳洁士

6

肥皂、毛巾、梳子、洗发水、沐浴露、护肤用品、毛巾、抽纸、拖鞋、泡沫洗手液

每种各一套

均选购国内知名品牌

7

咖啡

1

小瓶雀巢

8

水果（配水果刀）

1盘

时令水果，每天更换

9

抽纸

一盒

心相印

10

中华香烟

四盒

软329

11

果汁、点心、牛奶

12

会务手册

一份

13

鲜花

一束

14

当天报纸

一份

房间内物品的更换由后勤接待组***负责，与酒店联系，由酒店服务员负责送到专家房间。

由后勤接待组***负责在专家下榻宾馆立即预定至少10个间房，其中6间（4个套间、2大床房）用于公司领导住宿，方便和专家沟通交流；4间（标间）用于后勤接待组居住，负责调度协调和后勤服务。

其中1间标间会务组使用，具体布置见本方案第二节第4条，会务组由***负责。

我方需提供会议室及午餐（要求为自助餐），初步定在***大酒店或***大厦。

具体由后勤接待组负责。

10、迎检人员着装要求

参与现场检查、参加讲评会、查看资料的迎检人员统一着装：

陪检男领导：

上衣白衬衣，下身浅黑色西裤，黑皮鞋

陪检女领导：

正装

男员工：

蓝色短袖白衬衣，下身浅黑色西裤，黑皮鞋

女员工：

蓝色短袖白衬衣，下身浅黑色西裤、黑皮鞋

陪检女迎宾：

白色迎宾服，迎宾帽，白皮鞋

迎检人员统一佩戴胸卡，胸卡由***负责制作

陪检领导及员工的服装由后勤接待组组长***安排专人落实好每个人员的服装型号，提前购买。

皮鞋自备。

参建单位穿着白衬衣、深色裤子，由***负责通知。

11、拟定的工程现场检查路线

经大堂自西部消防梯到达一十三层西楼梯，乘坐西消防梯到达负二层查看消防泵房及车库（西部两条裂缝处停车，需小轿车8辆）、由楼梯（东西楼梯均可）上地下一层，查看生活水泵房、空调机房、配电机房；由负一层到一层（经东楼梯）查看变配电室、消防监控室，由监控室北门出，查看北面后，到业主会议室。

现场借用业主会议室作为专家临时休息场所，专家提前下楼者，由组长***引导进入业主会议室稍作休息，待专家到期后统一上车离开业主。

小会议布置茶水、糕点等，由后勤接待组负责布置。

并准备免清洗洗手液、湿巾、毛巾等。

12、资料复查

原则上安排在专家住宿的宾馆，汇报资料由***负责，工程资料由***负责，详细分工详见资料人员分工表。

1、各专业资料陪有相应的专业负责人按照资料组分工进行整改；资料准备的截止时间为2014年7月15日，由***负责全面检查工程资料整改工作。

工程技术资料必须装订成册，目录清晰。

负责资料整理的必须熟悉资料的组卷，能够做到快速查找。

2、复查要点所规定的必须查看原件的资料必须提前准备好。

工程的前期资料、竣工验收资料、专项验收资料、工程获奖证书等。

（原件）

3、复查专家如需晚上查阅资料，则由资料组负责将资料送至专家房间。

资料用专用推车（土建、安装各一辆）送到专家房间。

小推车制作由***负责，提前一周完成。

13、与业主方面的协调

为保证验收的顺利进行，必须做好与甲方的协调工作。

由副组长***同志负责与甲方的沟通协调工作。

下周二，由***出面与业主主要领导召开验收协调会，会上解决以下问题：

A、甲方出面陪同的领导（去***致辞的甲方领导）；

B、电梯的协调；

C、需要甲方向专家解释问题的交底工作；

D、甲方负责车辆协调的负责人。

E、验收当天由甲方安排专人对楼内的当班迎宾和技师及机房内管理人员进行交底，统一认识，防止出现影响评奖的言论。

F、甲方安排4名迎宾负责陪检和引导。

G、29号协调甲方会议室供我方使用。

H、甲方保卫做好检查当天安全保卫工作，防止有技闹干扰评奖。

验收前1-2天，由现场组组长***同志负责逐条落实需甲方落实问题的解决情况，甲方需指定专人配合做好迎检工作。

14、7月31日各参建方碰头会的会议内容

7月31日，由***组织甲方、监理、设计、勘察、总包、分包各单位参会的负责人召开碰头会，会上协调：

A、专家可能质询问题的回答（问题由***负责整理）；

B、参会的注意事宜。

C、需各方主动做出解释的问题（问题由***负责整理）。

三、复查行程安排

复查行程安排表

日期

时间

内容

主持人

地点

8

月

1

日

上午

8:

30

—

9:

30

会议开始

省协会副

秘书长

***酒店一楼会议室

省协会副秘书长***介绍专家组成员及省市协会、质监站领导和参建单位人员

***代表

致欢迎词

广西省建筑业协会领导讲话

复查组组长介绍鲁班奖工程奖，现场复查的内容、要求和时间安排

专家组

组长

***公司***汇报工程情况

专家就汇报情况质询，相关方进行说明

征求相关单位意见

专家组对以上汇报、发言进行讲评并安排现场检查具体事宜

10：

00—

11:

30

工程现场实体复查

12：

00—

12:

30

午餐

***酒店

下午

14：

30—

16:

30

查阅工程资料

***酒店一楼会议室

18：

00

晚餐

8

月

2

日

上午

10：

00—

11:

30

复查组讲评本工程复查情况

专家组

组长

***酒店七楼会议室

***代表做表态发言

省协会

秘书长

11:

30—

12:

00

午餐

***酒店

自助餐厅

四、参加验收人员名单

单位

职务

姓名

复查组

组长

土建专家

电气专家

水暖专家

江西省建筑业协会

副秘书长

武昌市建筑业协会

副会长兼秘书长

武昌市工程质量监督站

书记

副站长

驻场代表

建设单位

业主

常务副经理

基建主任

基建主任

基建副主任

基建副主任

项目负责人

设计单位

江西设计集团有限公司

副甲长

勘察单位

江西省基础勘察院

副总工程师

监理单位：

江西省监理咨询有限公司

总监

参建单位

***公司

副总工程师

技术质量部副经理

江西分公司总工程师

江西分公司质量总监

公司书记

总工程师

科技部经理

地区经理

地区书记

地区副经理

项目经理

江***有限公司

项目经理

项目总工程师

江西***有限公司

项目负责人

江西***有限公司

项目负责人

五、首次会议安排

由后勤接待组、资料组负责完成。

负责人：

***、***；协助人：

***、***、***、***、***

***负责落实****大厦***层多功能厅第**会议室。

1、会场布置，时间：

7月28日晚上19：

00开始布置，务必布置完善、设备调试到位、预演完好。

（1）会议室主位上方挂横幅，内容：

江西****工程鲁班奖工程现场复查首次会”，***负责。

（2）提前准备签到记录，签到表为鲁班奖工程格式要求（两次会议，***负责）。

（3）自备笔记本电脑2台，***负责。

（4）摆放好会议桌牌（***）负责。

（5）会场中间摆放鲜花（***）负责（此项待定），***负责与协会联系确定。

（6）专家席、领导席摆放水果、茶水、小瓶水、湿巾、纸巾（***）负责。

（此项待定）***负责与协会联系确定。

（7）水果：

专家及市站和协会的水果采用果盘放置，每人一盘，应切好，放好叉子。

（***）负责。

（8）较高档次资料袋：

内放工程汇报材料、工作指南等（***、***）负责。

（9）提前检查会场的音响、话筒、投影、声像设备、照相、录音（***、***）负责。

（10）主要陪检人员在会议室外列队等候，由***负责。

（11）门口及转角处设会场指示牌，***负责。

（12）内部参加人员统一服装，由***落实。

（13）首次会结束后后勤接待组人员立即由***同志带队到业主，布置好业主内的会议室。

2、会务准备：

责任人

工作内容

***

横幅标语、音响、话筒、投影、声像设备、照相、录音

***

签到表、汇报材料、工作指南

***

笔记本电脑、音响、话筒、投影、声像设备、照相、录音

***

会议桌牌、鲜花、水果摆放（待定）

***

文件袋、门口及转角处设会场指示牌

***

主要陪检人员在会议室外列队等候、迎检服装

3、首次会参会人员座次表

详见附录二。

6、现场复查陪同安排

责任人：

******

组员：

***********1、现场做好六个引导牌、制作***，分别为：

土建组（***）、电气组（***）、水暖组（***）；

2、现场发放手套：

业主迎宾3-5人。

（***负责）

3、现场陪检人员

专家

陪同人员及联系电话

姓名

专业

土建

陪同

****

***

照相、记录

****（举牌）

土建

陪同

***

****

照相、记录

***

电气

陪同

****（举牌）

****

照相、记录

****、****

设备

陪同

***