华为秘书任职资格管理.docx
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华为秘书任职资格管理
说明：
下面所列的是英国的国家文秘人员职业资格标准。
这套标准非常详尽，共分4个级别，由低到高依次为1级到4级。
每个级别代表不同难度和要求的工作。
这套标准是由个别的、独立的单元组成的，所谓单元（unit）是指在文秘工作中某个特殊领域的个别的要求，每个单元都有一段描述信息，简要说明该单元的具体内容。
单元是由元素（element）组成的，元素是指在工作中个人能够完成的一系列内容。
每个元素包括：
绩效标准：
用结论性术语编写的说明，展示文秘人员的工作应达到的标准。
范围说明：
用来说明上述标准和要求所适用的条件。
知识和理解力：
对完成文秘工作所必需的。
现将这套标准的大纲译出来，供大家在讨论秘书体系时参考。
1级
单元一对工作流程的效率作出贡献
元素1.1计划和组织自己的工作
元素1.2不断开发自己以改进工作绩效
元素1.3维护自己的工作领域以支持工作流程
单元二对工作现场的健康、安全和保密的贡献
元素2.1防止工作场所的危险
元素2.2在事故或紧急情况下降低可能对人或资产的危害
元素2.3维护工作场所及其内容的保密性
单元三操作和保养设备
元素3.1遵循操作说明书操作设备
元素3.2保持设备清洁，运行状况良好
单元四开发有效的工作关系
元素4.1与同事建立和维持有效的工作关系
元素4.2给参观、访问者提供支持和帮助
单元五处理信息
元素5.1处理进来和出去的通讯信息
元素5.2提供信息以满足不同的需求
元素5.3检查和处理常规、数字的信息
单元六使用已建立的存储系统存储和调用信息
元素6.1用已建立的存储系统存储信息
元素6.2从已建立的存储系统中获取信息
单元七遵照指令编制文件
元素7.1用键盘生成文件
元素7.2用复制设备生成复印件（拷贝）
单元八处理邮件
元素8.1接受、分类和分发邮件
元素8.2邮寄dispatedmail分寄邮件
单元九监控和签发办公用品
元素9.1监控办公用品需求情况
元素9.2签发办公用品需求
2级
单元一开发自己以改善绩效
元素1.1澄清并承认自己的开发需要
元素1.2准备开发自我的行动计划
元素1.3实施和回顾个人开发计划
单元二监督控并维持健康、安全和保密的工作场所
元素2.1监控和维持工作场所的健康和安全
元素2.2监控和维持工作场所的保密性
单元三对工作流程的有效性作出贡献
元素3.1计划和组织自己的工作日程
元素3.2获得和组织对自己的工作活动有支持作用的信息
元素3.3获得并维持完成自己的工作所需的物质资源
单元四建立并维持有效的工作关系
元素4.1形成并维持与同事的工作关系
元素4.2接待和帮助参观、访问者
单元五存储、提取和提供信息
元素5.1维护已建立的存储系统
元素5.2为特定的需要提供信息
单元六维持计算机系统中的资料
元素6.1把资料和文件输入计算机系统
元素6.2从计算机系统找到并提取资料
元素6.3用计算机系统打印文件
单元七准备文件
元素7.1回复来函
元素7.2准备各种文件
单元八接受和传递信息
元素8.1用电子手段接受和传递信息
元素8.2接受和发送邮件
单元九保持和签发办公用品
元素9.1预定、监控和保持办公用品
元素9.2根据需要分发办公用品
单元十处理与物品和服务
元素10.1预定物品和服务
元素10.2处理报销事务
单元十一组织施行与住宿安排
元素11.1为别人安排旅行
元素11.2为具体目的预订食宿
单元十二对事件安排的贡献
元素12.1协助安排事件中的支持设备和材料
元素12.2协助安排有关事件的到场人员
元素12.3协助安排有关事件的服务需求
单元十三从现有的材料中形成和呈现业务文件
元素13.1用键盘从给定的材料中形成业务文件
元素13.2用键盘以各种格式呈现业务文件
单元十四从录音材料中生成并呈现业务文件
元素14.1从录音指令中用键盘形成业务文件
元素14.2用键盘以各种格式呈现业务文件
单元十五从听写的材料中形成和呈现业务文件
元素15.1从听写的信息中用键盘形成业务文件
元素15.2用键盘以各种格式呈现业务文件
3级
单元一对绩效改进的贡献
元素1.1开发自己以提高绩效
元素1.2为改善同事的绩效作出贡献
单元二对保持健康、安全和有效的工作环境作出贡献
元素2.1监控、保持安全、健康和保密的工作场所
元素2.2保持有效的工作条件
单元三对工作的计划、组织和监控作出贡献
元素3.1计划和认可工作
元素3.2监控并控制认可目标的达成
元素3.3管理开会
单元四创建、开发和保持有效的工作关系
元素4.1与同事创建、开发和保持有效的工作关系
元素4.2与外界人员创建、开发和保持有效的工作关系
单元五研究、准备和提供信息
元素5.1研究、检索和选择信息以满足特殊需要
元素5.2准备并提供信息以满足特殊需要
单元六用计算机系统输入和整理资料并呈现信息
元素6.1综合、整理不同类型的资料
元素6.2以各种格式呈现信息
单元七起草与准备文件
元素7.1起草文件以满足具体的要求
元素7.2发出和回复函件
单元八开发、实施和保持程序
元素8.1开发程序以满足具体需要
元素8.2实施和保持程序
单元九获得、组织和监控材料及设备的使用
元素9.1获得和组织材料及设备
元素9.2监控材料及设备的使用
元素十组织和记录会议
元素10.1安全和准备会议
元素10.2出席、支持并记录会议
元素10.3形成和完善会议记录
单元十一安排和监控旅行及食宿
元素11.1组织旅行及食宿安排
元素11.2监控并确认旅行及食宿安排
单元十二对掌握和控制财务条文作出贡献
元素12.1对掌握财务条文作出贡献
元素12.2对控制财务条文作出贡献
单元十三用各种各样的信息准备、形成和呈现文件
元素13.1研究与准备信息
元素13.2用键盘形成和呈现文件
单元十四根据自己的记录准备、形成和呈现文件
元素14.1作记录并准备信息
元素14.2用键盘编制和呈现文件
单元十五根据讲话录音准备、编制和呈现文件
元素15.1根据不同质量的讲话录音准备信息
元素15.2用键盘编制和呈现文件
4级
单元一促进个人与团队绩效的改进
元素1.1开发自己和个人以改进绩效
元素1.2对协作与团队活动的成绩作出贡献
单元二组织和保持高工作效率的条件
元素2.1保持高生产率的工作条件
元素2.2获得、分配和控制资源以保证维持高生产率的工作
单元三计划和控制活动以满足目标
元素3.1准备和更新作业计划
元素3.2实施作业计划
元素3.3监控和评估工作活动
单元四建立和保持高生产率的工作关系
元素4.1与同事建立和保持高生产率的工作关系
元素4.2与组织外部的人建立和保持高生产率的工作关系
单元五影响和促进决策
元素5.1领导会议，促进决策
元素5.2通信信息的交换影响决策
元素5.3准备和呈现管理信息以促进决策
单元六计划和设计系统及程序以满足组织的需要
元素6.1确定组织对于系统和程序的需要
元素6.2设计和认可系统和程序以满足组织需要
单元七实施、评价和改进组织系统和程序
元素7.1组织系统的程序的实施
元素7.2评估系统和程序的有效性，找出改进的机会
单元八为提供资源和服务订立合同
元素8.1为资源和服务合同谈判
元素8.2为资源和服务订立合同
元素8.3监控合同的执行
单元九谈判和控制财务资源以实现组织计划
元素9.1准备财务预算和资源以实现作业计划
元素9.2监控和控制财务资源
举例：
对单元的说明
单元1对工作流程的效率作出贡献
本单元是关于考核对象对工作现场的全面的、有效的贡献和主管人设置的目标成就的。
在主管人的指令和讨论下，考核对象应寻求改进个人的操作，组织自己的工作流程，协调自己与同事之间的工作，在工作持续有效的条件下照管自己的工作区域。
元素1.1组织自己的工作
元素1.2自我发展以改进操作
元素1.3保持自己的工作区域以帮助工作流程
单元2对工作现场的健康状况、安全和保密作出贡献
元素2.1对预防工作现场的危险作出的贡献
元素2.2对在偶然事故或者紧急事件中控制对人或财产的破坏方面作出的贡献
元素2.3对工作现场保密作出的贡献及其内容
单元3操作和管理设备
本单元是关于考核对象操作设备，作为自己活动的一部分的能力的。
它要求按照指令操作设备来配合程序。
它也要求按照指令清洁设备，如：
键盘和屏幕及消耗品的补充。
元素3.1根据指令操作设备
元素3.2保持设备的清洁和工作条件
单元4发展有效的工作关系
本单元是关于考核对象在工作现场与其他人一起和谐有效工作的能力的。
它也表明他们对工作区域的来访者的问候，并且在考核对象自己的职权范围内，通过查明他们的需要和与他们会悟、安排来访者见适当的人等来帮助来访者的能力。
元素4.1建立与保持与员工中的其它人员有效工作的关系
元素4.2问候和帮助来访者
单元5处理信息
本单元关于信息的各种各样处理方法。
它表明考核对象使用电讯设备，接收以及发送信息的能力，包括根据自己的目的和根据其它方面的需要。
它也表明通过发现信息需要对信息申请作出反应的能力，以及随后在同意的时间内以一种可接受和适当的方法如原物、从原物得到的拷贝、口述等提供信息的能力。
元素5.1处理输入和输出的电讯
元素5.2提供符合特定要求的信息
元素5.3检查和处理日常的数字信息
单元6利用一个已建立的存储系统存储和调用信息
本单元是关于考核对象利用一个已建立的存储系统存储和调用信息的能力的，也就是通过其它系统来发展一个系统。
该存储系统可能装满各种目的物，例如：
纸基文件或者计算机文件，或者对于书、杂志和其它参考材料的存储。
考核对象的能力将包括项目的预约和借出登记，例如：
文件、书、丢失项目的追踪、分类和信息的相互关系。
元素6.1利用一个已建立的存储系统存储信息
0元素6.2从一个已建立的存储系统中调用信息
举例：
对元素的说明
单元1对工作流程的效率作出贡献
要素1.1组织自己的工作
一、绩效标准
A）最有效利用时间的自己特有的工作方法
B）根据同事的工作协调自己的工作
C）材料的损耗量最小
D）依据已建立的程序进行工作
二、范围说明
组织：
根据指导和指令安排、协调并且实施自己的工作活动。
三、知识和理解力
A）自己工作的作用和责任
B）单位的活动
C）将要实现的任务
D）将要达到的质量标准
E）工作方法和时间的有效利用
F）作为小组成员进行工作
G）工作的序列
H）材料的最小损耗量
I）安全工作的实践
J）单位的程序
K）相关的法律需求
要素1.2自我开发以改进绩效
一、绩效标准
A）一项经主管人同意，并与其定期回顾自学行动计划
B）一个建立并保持的个人学习和经验的卷宗
C）掌握经适当人同意的改进自己能力的机会
D）与适当人确定和讨论自己对信息和意见的需要
二、范围说明
发展的方法：
A）实施和中止职业训练
B）与要好的同事和主管人的讨论
C）有关文件的学习
三、知识和理解力
A）自己工作的作用和责任
B）介入自己的训练需要鉴定
C）自评
D）对行动计划的准备和利用
E）准备和保养个人成就证明的卷宗
F）发展的有关方法
G）有关文献
H）组织机构训练专家
I）组织机构训练程序
秘书工作的职责等级（讨论稿）
秘书工作的宗旨是提供服务，保证公司的运作畅通无阻，这也是建立秘书系统最根本目的。
根据这一目的，我们认为首先对秘书的工作进行分等级是很有必要的。
秘书体系的建立，是要完善秘书的等级制度、绩效标准和任职资格，为此，对秘书现在所从事的工作进行分等分类是保证后期工作顺利进行的前提。
只有对秘书实际从事的工作划分出等级，才能制定相应的任职等级和任职资格。
由于目前公司秘书所从事的工作十分繁杂，所以对工作的分等分级是相当困难的，现在，我们只能根据前一阶段的调查结果，在经验分析的基础上，对秘书的工作划分出初步的等级。
划分等级的标准是工作任务的复杂程度，所需技能的难易程度。
一级秘书（相当于文员）
他们所从事的大多属于常规性、事务性的工作，或者更具体的讲，是属于跑腿、动手的工作。
这些工作不需要太多的心智活动，只需要熟练，尤其需要认真、仔细、勤劳的工作态度。
这些工作，很大部分可以进一步量化。
1、打字、复印
2、订阅报刊杂志
3、制作宣传材料、胶片
4、办公室食品设备维修的联系
5、借款、报帐
6、收发传真、信件
7、办公室环境管理
二级秘书
他们所从事的工作有一定的复杂性和临时性，需要一定的心智活动，如记忆、推理、想象等。
既要动手，又要动脑，既要熟练，又要机敏。
其中有相当一部分是不能量化的。
1、接打电话（以部门或部门成员的名义）
2、固定资产的管理
3、考勤管理
4、办公用品及用具的申批
5、会务管理
6、制作文件，提交报表
7、为本部门人员办理各种证卡
8、为本部门人员办理出差手续
9、与其它部门（各办事处、客户等）联系
10、指导、监督、借款、报帐手续
11、指导、帮助一级秘书
三级秘书
他们所从事的工作相当复杂且有一定的难度，对一般技能和心智能力都有很高的要求，这些工作更多地包含计划、组织、分析、判断、综合、概括的心智能力和表达、倾听、动作反应、速记等具体技能。
他们的工作相当于经理助理的角色。
1、文档管理
2、组织学习
3、会务监督、指导、管理
4、起草文件
5、接打电话
6、安排部门外出活动
7、与部门外部的联系和协调
8、固定资产的报批
9、监督、保证文件、报表及时完成
上述等级的划分不一定合适，特提出来供大家讨论。
在讨论的过程中，还要进一步把各项工作任务具体化，以保证将来等级职责的可操作性。
秘书等级设计的规范
一、从目前公司秘书的实际工作来看，秘书的工作任务非常繁杂，不同级别部门的秘书在工作内容上有很多重叠。
导致这种状况的原因，我们认为主要是秘书的职责没有界定清楚。
秘书该做什么事没有明确。
因而，秘书的技能要求和任职资格也不明确。
要对秘书体系进行分等分级，就必须界定哪些工作是秘书必须做的，哪些是可以不做的，哪些是重要的，哪些是次要的。
在此基础上，进一步确定完成这些工作需要什么技能和条件。
西方的秘书体系是建立在对主管负责的基础上，即只为主管服务。
而华为公司的秘书体系是建立在对部门负责的基础上，他们不仅要为主管服务，而且要为部门成员服务，这就带来了工作上的复杂性，有时可能会产生冲突。
为此，我们建议，现在秘书所从事的工作的一部分，应独立出来，交由专人负责。
这个人，可以是秘书体系内的人，也算秘书，但只做具体的总务、后勤之类的工作。
如打字、复印、考勤、固定资产管理、订阅报刊等。
二、在工作任务分开的基础上，可以根据秘书所从事的工作对秘书进行分等分级
这样做需要两个条件：
1、必须保证不同级别部门的秘书所从事的工作，在内容和职责上是具有差异的；
2、秘书的任命和选拔、晋升，必须依据秘书任职资格的规定和原则，真正做到逐级晋升。
三、在工作任务分开的基础上，也可以根据工作任务对秘书的能力和条件要求，根据秘书的能力水平来进行分等分级。
这样做需要严格界定秘书的能力范畴及其含义，并且制定客观的、可操作的等级标准。
我们可以借鉴英国的秘书系统。
相应的会产生一个问题：
不同等级的秘书可能从事同样的工作，甚至会出现低等级部门的秘书在能力等级上比高级别部门的秘书还高的现象。
四、把工作任务和工作能力结合起来，形成职务、职能系列的综合等级。
把工作任务作为等，在同样的工作任务之内再分级，可以形成三等、九级系列。
一等文员：
（1）一级文员；
（2）二级文员；（3）三级文员
二等秘书：
（1）一级秘书；
（2）二级秘书；（3）三级秘书
三等助理：
（1）一级助理；
（2）二级助理；（3）三级助理
秘书的工作职责
1、文档的处理和管理
包括业务文档和行政文档。
2、考勤管理
包括部门人员变动情况。
3、固定资产管理
4、办公用品及用具的管理
5、会务管理
6、制作文件和提交报表
7、办公室环境管理
8、接打电话
9、收发传真、信件
10、借款、报帐
11、仪器设备维修的联系
12、为本部门人员办理各种卡证
13、与办事处、客户、研究机构联系
包括汇款、汇资料、发传真。
14、打字、复印资料
15、为部门人员办理出差手续
包括订机票、联系接送车辆、准备资料。
16、安排部门外出活动
17、制作宣传材料、胶片
18、督促本部门人员上交报表、文档和总结
19、订阅报刊杂志
20、组织部门内部成员学习
一、文档管理
I）文件管理：
流程：
文件签收→预处理→送交相关部门与领导阅批→分类存放、归档
II）信息档案管理：
III）修改文档
所需知识技能：
1、相关计算机以及办公软件知识；
2、熟练网络之能力；
3、相关业务知识；
4、有条理的把文件归类与保存；
5、有效地与各部门相关人员进行协调、沟通；
6、熟练使用办公设备；
7、口头、书面表达清晰、准确、有效、熟练；
8、合理利用时间，提高工作效率；
9、处理事务时耐心、细心；
10、熟悉文件处理业务流程。
二、固定资产之管理
所需知识技能：
1、熟悉公司固定资产之文件及业务流程；
2、细心、耐心地作好固定资产的保管与维护；
3、督促使用者在使用中履行节约原则；
4、熟悉所管固定资产之性能及使用情况。
三、办公用品之管理
所需知识技能：
1、对办公用品、用具的申购、领用有计划；
2、合理使用、履行节约、物尽其用；
4、有条理的管理各种办公用品。
四、考核与监督
I）考勤
II）对本部门、人员之文档、报表等上交与规范进行督促与指导。
所需知识技能：
1、与相关部门人员进行良好的、有成效的沟通与协调；
2、清晰、准确的口头表达能力；
3、有服务意识与责任心；
4、熟悉文档、报表的规范与知识；
5、耐心地对有关人员进行指导；
6、主动、细心地对待工作。
五、日常办公事务
接打电话、收发传真、收发信件、复印、打字。
所需知识技能：
1、熟练应用打字机、复印机、传真机等办公设备；
2、熟悉接电话、收发传真之流程；
3、有应变能力，善于决断；
4、熟练使用电脑进行图文处理，辅助办公；
5、有沟通、协调能力；
6、了解本公司产品状况与工作相关之专业技术；
7、知道自己处理突发事件时之权限；
8、合理利用时间，提高工作效率。
六、建立良好的办公环境
I）维护办公环境这卫生；
II）联系维修办公设备；
III）协调部门人际关系，调节办公室气氛。
所需知识技能：
1、了解相关部门及有关人员；
2、有较强责任心；
3、积极主动建立良好的工作环境；
4、沟通协调能力。
七、收集统计各类数据与信息
I）人力资源库的维护；
II）表格填写、收集、统计；
III）收集各部门信息，并进行分类。
所需知识技能：
1、熟练运用计算机进行统计分析；
2、细心处理各类数据、信息；
3、熟知各类信息资料之来源；
4、有一定计算、分析能力；
5、熟知各部门组织结构；
6、有协调、沟通能力。
八、组织会议
发通知→准备相关资料→会场布置→会议记录→会议纪要之整理→部分存档、重要文件填写会签单、发文件。
所需知识技能：
1、有沟通、协调能力，有效协调各种资源，完成会议组织；
2、统筹、安排各项活动；
3、组织能力；
4、应变能力；
5、有相关专业知识；
6、文字表达能力；
7、有一定决策能力；
8、细心处理各项事务；
9、具有保密意识；
10、理解领悟能力强；
11、熟知会议议程。
九、办理各类手续、证件、信用卡
I）办理休假出差手续；
II）办理人事变动手续；
所需知识技能：
1、熟悉办理各类手续、证件之流程。
2、有沟通、协调能力。
十、处理有关费用
I）制订用款计划、申请；
II）报销单据、借款。
所需知识技能：
1、熟悉财务制度、法规；
2、有沟通、协调能力；
3、合理利用时间，分清轻重缓急。
十一、其他
参与秘书处工作；
来客接待：
住宿、客餐、派车；
琐碎事务；
突发事件。
所需知识技能：
1、处事灵活，善解人意，有责任心；
2、沟通、协调能力；
3、合理安排时间；
4、细心地处理各类事务。
升级会员 