上班族的时间管理法08避免重复工作.docx

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上班族的时间管理法08避免重复工作

微观时间-避免重复工作

大家好，感谢大家走进“上班族的时间管理法”。

上节我们讲到重复工作；拖延工作；影响专注力是影响我们工作效率的三个重要因素。

这节课我们将首先解决影响工作效率的第一个因素—重复工作

首先，介绍一位新的任务，周瑜，亚瑟的领导，现任采购总监。

我们先引入一段工作中的布置任务的对话场景

上面这个是工作中常见的场景。

我们在还原一下两个当事人的内心世界。

亚瑟其实内心很委屈，领导也没有说清楚，说清楚我不就做出来了吗？

下次一定要问清楚。

对于领导而言，觉得亚瑟意识有问题，没有一点销售意识，平时天天看数据但是最后连个数据都搞不出来。

在还里我们不是要探究谁对谁错。

无论如何，对于个体而言亚瑟的时间是被无形的浪费掉了，而且还要再用自己的时间去完成这个工作。

这一来以往可能半个小时就没有了，

要解决这个问题，首先我们要明白一个概念，工作中，我们所做一切的功，最综都是为了结果服务的。

一项任务必须要付出时间精力才能完成。

如果初始的结果定义错了，你付出的时间精力越多，工作结果偏差越大。

反过来就是最大的时间浪费。

故在做一项工作工作之前，首先你必须先确认这件工作的结果定义。

结果定义就是同一件任务个体与个体及个体与组织共同认定的执行标准。

其原则是：

可量化的，可衡量的，可执行的，有时间限制的。

亚瑟的问题就是他理解的结果定义，并不是周瑜领导所交代的结果定义。

知道了结果定义，我们如何破这个事情呢？

我们再把场景从新还原一下。

周瑜对亚瑟说：

亚瑟整理一份糖果巧克力品类的销售数据给我

亚瑟反问：

好的领导，你要多长时间的呢？

周瑜说：

哦，1个月的，销售毛利也要带上

亚瑟再问：

好的领导是用月报的格式给你整理出来么？

周瑜思考了一下说：

恩，很好

亚瑟在追问：

领导你什么时间要这个报告呢

周瑜说：

明天上午11点30分前给到位，是否可以呢

亚瑟想了一下工作安排说：

好的，领导，我在把这项工作重复一遍，

明天上午11:

30前，我将糖果巧克力近一个月的数据按月报格式整理一份，然后发给你

领导：

是的，亚瑟

我们注意一下亚瑟的最后一句重复的话：

明天上午11:

30前，我将糖果巧克力近一个月的数据按月报格式整理一份，然后发给你。

这就是一个完全符合量化的，可衡量的，可执行的，有时间限制原则的结果定义。

试想一下，亚瑟这回还能做错吗？

我们工作中是否也经常出现这样的场景呢！

你可以将这个情境中的对话做成标准话述在工作时候用上。

会给你意想不到的惊喜。

情景中还有一个有意思的情况是，原来领导并不是马上就要要这个数据。

所以你完全可以不打扰你目前的工作计划，将它放入到你的日清中或是备忘录中做好计划再行动。

反过来，如果你是周瑜领导的话。

第一个场景同样是浪费你的时间。

你正在思考一个重要的促销活动，亚瑟突然跑了进来打乱了你的思路。

同时，还让给了你一个错误的结果。

所以要让你的下属有执行力并且执行结果不偏差，你必须给他一个有结果定义的指令。

除了上面所列的情况外，还有一种经常造成反复工作的情况。

比如：

公司要推进一个无人做过的项目，没有标准的流程、标准的模板。

一切都需要从头开始，这项任务交给了你。

如果是你接到了这样的任务如何去做？

输入场景周瑜走到亚瑟位置上说：

亚瑟最近很不错，工作效率有了很大的提升，并且很少出错。

所以，公司现在有个重要的项目需要交给你推进。

得到领导表扬的亚瑟相当的开心，感谢领导对亚瑟的信任，我一定不负重托。

周瑜说：

恩，状态不错。

秋冬季节已经到来，现在消费升级。

公司准备在你的品类里面做一节进口糖果，尝试一下是否可行，你觉得怎么样。

亚瑟一听：

我去好事啊，还能增加业绩。

随即高兴的说，我觉得可行，领导，我需要先做个方案是吗！

周瑜说。

是的，亚瑟，方案必须要快，明天下班前给到我。

亚瑟说：

不用领导，我下午就能给到你。

我在重复一下任务，下午下班前，我做一个进口糖果的上市方案交给你审批。

下班前，亚瑟将方案做好发给了周瑜领导

周瑜看了方案后啊，眉头紧锁：

你这个方案做的是快，但是完全没有理解公司的用意。

亚瑟一惊：

啊！

！

不会吧，领导，都哪里不对。

周瑜无奈的说：

没有一个地方对。

首先咱们的最终目标不是为了用这节进口货架赚钱。

而是用它来吸引顾客注意力继而提升顾客满意度吸引来客数。

所以前期赚钱与否不重要，最主要是有好的商品。

第二货架的……

第三你这时间……第四……第五……

亚瑟：

哦……哦……

情景中亚瑟已经重复了此项工作的结果定义，这个没毛病。

但问题是项目类的工作和单项工作最大的区别就是，项目类的工作是由很多个小结果定义组成的，并且有的时候涉及多个部门。

亚瑟情景中的方案就是完成这个项目一个非常重要的结果定义。

如果方案方向错了，后面的一切功也就错了，这时候影响的就不单纯是你个人时间的问题，影响的是整个公司的时间。

所以亚瑟首先不应该是要着急出方案，而是要确定大家对于项目的结果定义是否全部一致。

跟你一样，有时候你的领导也不一定完全理解公司的用意。

亚瑟可以这样做：

领导，这个项目我需要梳理一下，我先将问题点和思路全部列出来并加入我个人的意见。

然后下午先跟你讨论一下，思路和方向没有问题。

我再出具体实施的方案。

你看可以吗？

那么对于这种项目类的工作如何很快又很好的梳理自己的思路和方向呢？

我建议大家选择思维导图的方式。

思维导图又叫心智导图，是表达发散性思维的有效图形思维工具。

是一种将思维形象化的方法。

我们知道放射性思考是人类大脑的自然思考方式，每一种进入大脑的资料，不论是感觉、记忆或是想法等，都可以成为一个思考中心，并由此中心向外发散出成千上万的关节点，呈现出放射性立体结构，就如同大脑中的神经元一样互相连接。

所以看图胜过文字是人的天性，人记忆图像的能力也是天性。

好的方法就是利用人本身的天性，从而更好的提高工作效率。

思维导图除了利用人的视觉这个特征外，还利用了人原本的联想能力，能够调动记忆帮你梳理思路，梳理计划。

是一种非常有效的思维管理工具。

下面，我们就用思维导图的方式梳理一下亚瑟对于这个项目的思路！

三步，第一步，画出中心，填入你想要做的事；第二步画出与中心相关的次分支；第三步，细分到自己适合为止。

我们来看一下经过思维导图的分析后，亚瑟对于此项工作如何做，过程中会存在哪些问题就非常清晰了。

经过分析，他自己就得出了与公司相同的上市目的。

并且他还预估了其他部门协调作战的时间。

进货渠道先要在哪里下手。

整个工作如何进行推进。

这样我们在与领导讨论的时候是不是就已经很大程度避免了因为预想不周到而造成的反复工作。

同时，制作这样一张思维导图其实也就30分钟的时间。

运用得当，你将避免大量无用功的存在。

讲到这，这节课就给大家介绍完毕了，我们总结一下本节课的重点内容。

第一，做任何工作首先要先确定好你与上级或是下级对这件事情的结果定义是否一致。

方向一致，工作才能有效率。

第二，对于复杂的工作，我们必须要先梳理好整体思路方向，在确保与部门或是公司的整体思路与方向一致的时候在开始行动，避免重复工作。

而确定整体思路和方向的有效工具就是“思维导图”

恭喜你又听完了一节，你离高效时间管理更进了一步！