施工单位项目部文件管理制度【经典word可下载参考】.doc

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xxxx工程

文件和记录管理制度

批准：

审核：

编制：

xxxx公司xxxx工程项目部

年月

1

文件管理制度

1目的

为了加强对文件和记录的管理控制，确保项目部内与管理体系有关的各个部门、施工作业队都能及时获得和使用有效的文件,确保所有记录为各项管理活动的有效运行及项目部规定要求提供客观证据，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于项目部各部门、施工作业队对管理体系运行有关的文件和记录的控制。

3职责与权限

3.1综合办公室是本制度的主管部门。

负责对项目部各部门管理性文件的控制和管理并进行监督和检查。

3.2项目部办公室负责管理体系文件控制和管理,各部门负责本部门文件的控制和管理并对项目部的相关工作进行监督和指导。

3.3综合办公室负责文件的归档和管理工作。

3.4项目部负责本项目各类文件的控制和管理，负责本项目管理体系运行记录的填写、收集、整理、管理工作。

3.5项目部各职能部门负责对程序规定的记录进行填写、收集、整理和归档，负责对各部门、施工作业队相关业务的记录管理情况进行监督、检查。

对检查的信息进行分析,用于质量改进。

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4管理要求

4.1作业流程图

4.1.1文件流程图

项目经理批准

发布、受控编号

发放

是否保留

加盖保留章

收回

总工批准

受控编号

处理

办公室

质量手册程序文件

管理者代表审核

各部门、施工队

作业指导书

审核

管理体系

外来文件

修订、作废

表单设计

表单编号

表单审批

表单更改

表单填写

记录更改

记录收集

记录保管

记录查阅

记录销毁

保存时间

4.1.2记录流程图

4.2文件的管理

4.2.1文件的分类：

文件分为内部文件和外部文件两大类。

4.2.1.1内部文件：

指项目部内部形成的文件，包括：

a）行政管理文件；

b）管理手册、程序文件；

c）项目策划文件（施工组织设计或质量计划、施工方案、环境方案、职业健康安全管理方案）；作业指导书；自行编制的技术标准、校准规程、工法、准则、管理制度；竣工文件等;

d）文件资料清单；

e）工程合同、采购合同、外包合同等。

4.2.1.2外部文件：

指来自项目部外部的文件，包括：

a）国家和地方的法律、法规和规定；

b）国家和行业规范、标准；

c）上级单位、地方政府部门、行业协会等发放的文件等；

d）施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。

4.2.2文件的编号

4.2.2.1项目部管理性文件的发文由综合办公室统一编。

4.2.2.2技术性文件、合同等，由文件主管部门按照相关规定编号。

4.2.2.3外来文件由综合办公室统一编号。

4.2.3文件的编制、审批

4.2.3.1管理手册由项目部安环部负责编制，管理者代表审核，项目经理审批。

制度文件由项目主管部门编制，部门负责人审核，管理者代表审批。

体系文件的发放分为受控和非受控两种版本状态，受控版本在发放时进行编号、登记，在体系文件上填写发放号，非受控版本按普通文件发放。

4.2.3.2技术文件由项目部技术技术部组织编制，总工程师审批。

4.2.3.3其他文件由相关部门组织编制，项目经理审批。

4.2.4文件的发放及控制

4.2.4.1项目部文件由综合办公室负责在项目部发布，各部门、部门文件管理员应及时查阅并向部门、部门负责人汇报，由负责人组织执行。

4.2.4.2项目部制定印发的文件，按发放范围发放，确保各有关场所都能得到有效版本。

4.2.4.3纸质文件的发放应做好发放记录，文件审批发放表应反映文件发放去向、发放数量。

4.2.4.4文件实行分层次控制管理，各部门应编制本部门的“适用文件清单”，以便管理控制。

4.2.4.5当文件丢失或破损影响使用时，应到文件管理部门办理补发或更换手续，文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。

4.2.4.6部门在被撤消前，必须将管理体系文件交回原文件发放部门。

4.2.4.7新成立的部门应根据需要申请补发管理体系文件。

综合办公室可复制文件发放，并做好发放记录。

4.2.4.8施工图纸、变更设计的管理。

a）由项目部工程技术部门指定专人管理，建立目录清单；

b）建立发放记录，经项目部技术负责人批准发至有关人员；

c）施工中的变更设计书、设计变更图纸按上述a、b款办理；

d）重大的变更设计应通知项目技术部、工程施工部。

4.2.4.9保密文件按规定的密级，在规定范围内使用。

4.2.5文件的更改、换版、作废、销毁

4.2.5.1需要更改的文件应由更改部门提出申请，经分管领导审核后，进行修改。

并按照4.1.3条款批准。

4.2.5.2文件更改经批准后，按“文件审批表”的名单发放文件修改通知单，项目部各部门、施工作业队文件管理员据此修改。

文件修改时要注明更改标识和更改生效时间并做好记录。

标识采用修改码（从0到9）。

4.2.5.3文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时应进行换版，换发新版本。

原版次文件作废。

4.2.5.4项目部文件的换版应在新发文件中注明，各部门收文后立即撤换作废文件，并做好记录。

4.2.5.5作废文件的处理：

a）为了防止误用失效文件，综合办公室根据各部门、年底上报的《有效文件清单目录》对已经失效的纸质文件进行收回；对电子版文件进行撤销，并予以公布；

b）对纸质作废文件在文件上标注“作废”字样，在“适用文件清单”中加以注明。

项目部通过发布“作废文件”的通知，控制文件的有效性。

各部门、施工作业队根据通知及时标识、注明；对于电子版的作废文件，要及时进行撤销，并予以公布；

c）对需作资料保存的作废文件，文件管理员要在“适用文件清单”中注明“保留”，并在保留的文件上注明“作废保留资料”字样。

4.2.5.6需销毁的文件由项目部各部门、施工作业队文件管理员填写“文件销毁申请单”，经负责人批准后，自行销毁。

4.2.6文件保管和借阅

4.2.6.1文件的保管

a）各部门对纸质文件按照文件分类单独立卷保管。

文件盒应分类标识，盒内应有目录，便于查找；

b）外来文件应尽可能单独立卷存放；

c）文件应有良好的存放环境，并整齐有序。

4.2.6.2文件借阅

a）项目部内部人员借阅文件，应在“文件借阅登记表”上登记，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。

借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由文件管理员收回；

b）项目部外部人员借阅文件，必须经分管领导批准。

4.2.7外部文件的控制

需要转发的各类外部文件，由文件对口管理部门提出，经分管领导批准后转发。

文件的发放及管理按照本制度相应规定执行。

4.2.8文件的日常管理

4.2.8.1各主管部门、施工作业队应设专、兼职文件管理员，负责文件的收集、整理、归档工作。

4.2.8.2各部门、施工作业队的文件管理员应及时对所属的“适用文件清单”进行更新和补充，同时便于文件的查阅，以达到有效控制文件的目的。

4.2.8.3各部门、施工作业队的文件管理员应每季度对文件的管理进行检查，发现问题及时处理；综合办公室每半年对各部门班组文件的管理进行检查，并做好检查记录。

对检查的信息进行分析,用于质量改进。

4.3记录的管理

4.3.1记录的范围：

管理体系运行中产生的质量、环境、职业健康安全工作记录和反映产品质量的记录两大类。

4.3.2记录的编制

4.3.2.1项目部各部门、施工作业队在制度相应规定文件中，设计出相关的记录种类、格式。

4.3.2.2程序文件中所列记录由项目部办公室统一编号，并列出记录清单。

未列入清单的其他检验、试验、测量、材料试验、工程质量评定记录等按国家、行业标准及建设单位的现行规定执行。

4.3.2.3记录要满足标准要求并与程序文件内容相吻合。

4.3.2.4记录一般采用文字和图表形式，也可以采用照片、录像、拷贝、电子媒体等形式。

4.3.3记录的填写要求

4.3.3.1记录填写应字迹工整、用语规范,用碳素或黑色墨水填写（有特殊要求的除外）。

4.3.3.2记录必须及时、真实、准确、完整、规范，符合标准和程序文件的要求。

4.3.3.3施工资料应与施工过程同步进行记录。

4.3.3.4记录填写完毕后不允许涂改，如经验证后确实有误，必须更正的，应在更改处标注更改人姓名及更改日期，方可更改，以便追溯。

4.3.3.5记录的填写应满足保存期限要求。

4.3.4记录的日常管理

4.3.4.1记录档案应分类、编目管理，便于检索查阅。

4.3.4.2各部门、单位的记录的管理：

a）管理体系的记录按照程序文件规定由项目部专人管理；

b）施工过程的记录应设专人负责收集、保管。

需编入竣工文件的施工过程记录在工程竣工后，按竣工文件有关规定归档；

c）供方的记录应由专人负责收集、保存，工程竣工后，审核整理编入竣工文件,并按照竣工文件有关规定执行。

必要时单独立卷保管。

d）外包工程的质量记录按照（c）条管理。

4.3.4.3记录的保管场所应具备良好的条件,以免丢失、损坏。

重要的记录保管应符合国家档案管理的规定。

4.3.5记录的查阅、借阅

4.3.5.1合同要求时，可将记录提供给上级、顾客或其代表查阅。

4.3.5.2对项目部已归档记录的管理：

项目部内部查阅、借阅需经公司综合办公室负责人批准，并办理查阅、借阅手续；外部查阅、借阅需分管领导批准，并办理查阅、借阅手续。

4.3.5.3各部门、施工作业队管理的记录：

外部查阅、借阅需经本部门、单位负责人审核、并办理查阅、借阅手续。

4.3.5.4各资料员应建立、填写记录借阅管理台帐。

4.3.6记录的保存年限

记录应根据内容、要求、性质制定不同的保存年限，保存年限分为永久性保存、阶段性保存、临时性保存，具体的保存年限在程序文件中规定。

4.3.7记录的销毁

4.3.7.1项目部档案保管的记录的销毁，由综合办公室保管员填写《文件销毁登记表》，由综合办公室负责人审核后销毁。

4.3.7.2由部门保管的已满规定保存期限的管理体系记录，由保管员填写《记录销毁申请表》，由部门负责人审核后销毁。

4.3.7.3项目部管理的记录在工程项目竣工交验期间，经项目技术负责人审核后按照下列方式处理：

a）需要列入竣工文件的编入竣工文件；

b）需要移交项目部各部门的，整理后移交；

c）没有保留价值的经审批后销毁。

4.3.7.4对于丢失、损坏、变质的记录，应由保管员做好记录，并提出处置意见，报部门负责人批准后进行处置。

4.3.7.5项目部各部门对记录管理工作每年进行一次检查清理，对检查的信息进行分析,用于质量改进，记录保存到期后，需要延长保存期限的，保管部门应在记录封面上注明延长期限。

5相关制度

《项目部文件处理实施细则》

《文件及记录管理制度》

《xxxx工程项目部档案文件整理实施细则（试行）》

6记录

《文件发放记录表》、《文件接收记录表》

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