文件办理工作制度.doc

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文件办理工作制度

为加强公司机关文件办理的管理工作，使文件办理工作规范化、制度化、科学化，提高机关办事效率和文件质量，特对机关文件办理制定如下制度：

（一）收文办理

1、凡上级部门、有关单位寄（送）公司的文件、信电（含机要文件）等，由办公室统一签收、登记、拟办。

2、收件当日，文书应及时送交办公室主任提出拟办意见。

凡要求在20天之内上报文字材料或报表的文件应视为急件，7天内的为特急件，并加注“急件”或“特急件”字样。

公司领导对“急件”或“特急件”的审批时间原则上不超过半天，主办科室要在规定时间内上报。

如遇公司主管领导出差，文书可直接将“急件”或“特急件”送达主办科室。

对其它文件传阅，公司领导阅批时间原则上不超过2天，科室不超过3天。

3、各部门对需办理的文件，应抓紧办理，不得延误、推诿。

对来文内容涉及其他部门的，承办部门应主动与其协商，对重大事项，应提出拟办意见向公司领导汇报，并按领导批示意见于收文3日内答复来文单位，紧急情况要紧急处理。

4、办公室要对文件处理全过程进行督办，保证来文及时处理，特别是对所属各单位的请示，业务主办部门要在2日内向来文单位电话反馈领导批示情况，并做好记录。

5、所有传阅文件在公司领导或科室之间不能横传（即阅过文件应及时返回办公室文书，由文书继续传阅）。

（二）发文办理

1、公司发文内容包括：

上报上级单位的请示、报告；转发上级单位文件；机构调整、人事变动通知以及各科室职能范围内的工作部署、业务事项等。

2、公文办理程序

各科室拟写的文稿，必须用A4纸打印清楚，并按照要求填写“发文审签单”（包括拟稿单位、拟稿人、拟稿时间、标题、附件、主送单位、抄送单位），由本科室科长审核签字，如需其他科室会签的，应由主办科室负责会签后，递交办公室主任核稿，审核的稿件返回主办科室再次确认修改后，由主办科室呈送公司领导签发（各科室不得将未经办公室审核的文稿直接呈送公司领导签发）。

3、公文办理要求

（1）各科室都要切实维护公司文件的严肃性，加强责任心，提高公文拟写和校对水平，保证文件质量。

（2）加强保密工作。

涉及国家、公司秘密的应在文稿上注明，严格控制发放范围和印数。

公文的销毁应交由办公室统一处理，不得随意处置。

4、文件审核

（1）文件审核分工

公司发文由办公室主任审核；部门发文由各部门负责人审核。

（2）对未审核先签发文件的处理

严禁未经办公室审核便直接送公司领导签发文件的做法。

一旦出现未审先签发的文稿，应按照《国务院公文处理办法》的规定，履行公文办理程序，办公室照常认真核稿。

凡涉及是否需行文以及公文内容等实质性问题，并确实需要改动的，修改后应报签发领导复审，并说明改动理由，经领导同意后，方可印发。

（3）对审核不合格文稿的处理

根据《国务院公文处理办法》的规定，对不合格文稿，办公室可分别采取退回、校正、压缩、增补、综合等办法处理。

对不需行文的应退回拟稿单位自行处理；对内容不成熟或文字、结构需做较大改动的，应提出处理意见，退回拟稿单位修改。

附件：

常用文体简编

常用文体简编

一、行政公文

1、请示

请示是下级就某一具体问题或某项工作向上级有关部门请求指示或批准的呈请性公文。

需要上级部门给予批复。

请示的标题为“关于×××××的请示”，不能写成“关于×××××的申请”或者“关于申请×××××的请示”。

公司所属各单位、机关各科室向公司请示问题，需分清隶属关系，如果向公司党委请示问题，主送机关写“公司党委”；如果向行政请示问题，主送机关写“公司行政”；如果向公司工会请示问题，主送机关写“公司工会”。

不能写公司×××科室，也不能写成“公司领导”。

此外，行文中主要把请示问题的原因、事项写清楚。

文稿采用A4纸打印，标题居中为小标宋简体二号，正文为仿宋GB2312。

落款写明时间，如果加盖公章则无需落款单位。

范文一：

向公司行政请示会议经费：

关于××××会议经费的请示

公司行政：

根据××××工作需要，我单位拟办××××会议。

为使会议圆满召开，需购置××××以及布置会场，需要经费×××元。

妥否，请批示。

××××（部门）

二〇〇六年×月×日

范文二：

向公司工会请示配置DVD：

关于××站职工之家配置DVD的请示

公司工会：

为了给员工创造良好的学习、工作条件，更加充分地调动员工的积极性，做好本职工作，我站职工之家需要配置DVD一台，型号×××，大约×××元。

妥否，请批示。

×××工会委员会

二〇〇六年×月×日

2、报告

报告是用于向直接上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的公文。

不需要上级机关批复。

报告的标题为“关于×××××的报告”，不能写成“关于×××××的汇报”或者“关于汇报×××××的报告”。

报告的事项要及时，要一文一事，主体部分要实事求是、中心突出、不夹带请示的事项。

3、规定、办法、制度

在行文时一般以通知的形式下发，公文标题为“关于印发《××××规定（或办法、制度）》的通知”。

首页简单描述制发本规定的目的，“规定”主体作为附件。

范文：

关于印发《×××规定（或办法、制度）》的通知

公司所属各单位，机关各科室：

为了××××××××，特制定本规定（或办法、制度），望各单位遵照执行。

附件：

×××规定（或办法、制度）

二〇〇六年×月×日

4、会议纪要

会议纪要是根据会议宗旨、目的和主要精神，以及有关会议材料经过综合整理而制发的一种具有记实性和指导性的公文。

会议纪要的写作要突出中心，忠于会议实际内容，简明扼要，语言准确。

注意：

会议纪要结尾不落时间。

范文：

经理办公会

时间：

二○○六年六月二十八日

地点：

二楼会议室

主持人：

××××

参加人：

××××××

本次会议主要研究××××××，解决了×××××××问题。

1、××××

2、××××

3、××××

二、基层组织常用公文

基层组织包括各站队、党支部、工会、团支部，常用文体是请示、报告，范文如上。

三、书信

1、慰问信

慰问信是以组织或个人名义向对方表示慰藉、问候、鼓励和关切的专用书信。

慰问信的内容主要是交代写信的背景、原因；颂扬事迹和精神，表示对灾难或不幸的同情；表示慰藉、同情或提出希望。

2、贺信

贺信是机关、单位或个人表示对对方庆贺、表彰、赞扬的专用书信。

贺信写作要实事求是、恰如其分、用语得体、精练明快。

3、倡议书

倡议书是个人、集体或单位为执行某项方针、政策和号召公开提出某种措施和建议，希望别人能响应，以共同完成某项任务或开展某种公益活动的信件。

倡议书的内容包括倡议的根据和目的、倡议的具体事项、倡议的要求、表示决心和希望，要写得简洁、有力。

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