会计从业资格考试电算化笔记.docx
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会计从业资格考试电算化笔记
2015会计从业资格考试电算化笔记
系统级初始化
系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。
一.创建账套并设置相关信息
（一）账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。
一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，
这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。
建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。
在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。
（二）建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。
账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。
（三）账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。
如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此。
对账套参数的修改应当谨慎。
二，管理用户并设置权限
（一）管理用户：
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。
管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销共登录系统的权限等操作。
（二）设置权限：
在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。
通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。
三.设置系统公用基础信息
设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。
（一）设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。
其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。
设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。
编码符号能唯一地确定被标识的对象。
（二）设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。
1.设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。
其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。
2.设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。
3.设置往来单位信息：
往来单位包括客户与供应商。
设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。
其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。
设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。
其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。
。
4.设置项目信息：
项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。
企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。
设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。
（三）设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。
其目的是建立和管理企业在经营括动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。
（四）设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。
用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。
凭证类别设置完后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。
在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。
凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。
在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。
（五）设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。
用户可以增加、删除币别。
通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。
（六）设置会计科目
1.增加、修改或删除会计科目
系统通常会提供预置的会计科目。
用户可以直接引入系统提供的预置会计科目，在此基础上根据需要，增加、修改、删除会计科目。
如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户也可以根据需要自行设置垒部会计科目。
增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。
会计科目编码、会计科目名称不能为空。
增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。
删除会计科目时，必须先从末级会计科目删除。
删除的会
计科目不能为已经使用的会计科目。
2.设置科目属性：
（1）会计科目编码;
（2）会计科目名称;（3）会计科目类型;（4）账页格式;（5）外币核算;（6）数量核算;（7）余额方向，（8）辅助核算性质，（9）日记账和银行账。
会计软件的应用流程
会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
一、系统初始化
（--）系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础。
它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。
系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
（二）系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。
1.系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。
系统级初始化内容主要包括：
（1）创建账套并设置相关信息;
（2）增加操作员并设置权限;（3）设置系统公用基础信息。
2.模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、
数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
模块级初始化内容主要包括：
（1）设置系统控制参数。
（2）设置基础信息，（3）录入初始数据。
二.日常处理
日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。
特点：
1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大，2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
三.期末处理
期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。
特点：
1.有较为固定的处理流程。
2.业务可以由计算机自动完成。
四、数据管理
（一）数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。
数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
（二）数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。
它与数据备份是一个相反的过程。
数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。
账务处理模块的应用
一、账务处理模块初始化工作
（一）设置控制参数
在会计软件运行之前，企业应该根据国家统一的会计准则制度和内部控制制度来选择相应的运行控制参数，以符合企业核算的要求。
在账务处理模块中，常见的参数设置包括：
凭证编号方式、是否允许操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否必须经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。
（二）录入会计科目初始数据
会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。
1.录入会计科目期初余额：
在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。
如果会计科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价;如果会计科目设置了外币核算，用户应该先录入本币余额，再录入外币余额，如果会计科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总并生成会计科目的期初余额。
在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡，以检查期初余额的录入是否正确。
一般情况下，由于初始化的工作量较大，在日常业务发生时可能初始化工作仍然没有完成，因此即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。
2.录入会计科目本年累计发生额：
用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入到系统中即可。
用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截止上月份的累计发生额。
系统一般能根据本月月初数和本年度截止上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。
二、账务处理模块日常处理
（一）凭证管理
1.凭证录入
（1）凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。
用户应该确保凭证录入的完整、准确。
另外，对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目，在填制凭证时，系统会弹出相应的窗口，要求根据科目属性录入相应的辅助信息，对于设置为外币核算的会计科目，系统会要求输入外币金额和汇率，对于设置为数量核算的会计科目，系统会要求输入该会计科Ifl发生的数量和交易的单价。
（2）凭证录入的输入校验：
在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。
2.凭证修改
（1）凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目，金额及方向等。
凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。
在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。
（2）凭证修改的操作控制：
①修改未审核或审核标错的凭证•⑦修改已审核而未记账的凭证，③修改已经记账的凭证，④修改他人制作的凭证。
3.凭证审核
（1）审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。
（2）凭证审核的操作控制：
①审核人员和制单人员不能是同一人;②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行t⑦已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行，④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。
4.凭证记账
（1）记账功能
在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
（2）记账的操作控制：
①期初余额不平衡、不能记账;②上月未结账，本月不可记账，③未被审核的凭证不能记账，④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账，⑤记账过程中，不应人为终止记账。
5.凭证查询：
在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况。
（二）出纳管理
出纳主要负责现金和银行存款的管理。
出纳管理的主要工作包括：
现金日记账、银行存款日记账和资金It报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理
2.支票管理：
支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。
3.银行对账：
银行对账是指在每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，并编制每月银行存款余额调节表的过程。
会计软件中执行银行对账功能，具体步骤包括：
银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账、银行存款余额调节表的编制等。
（三）账簿查询
1.科目账查询：
总账查询。
明细账查询;余额表。
多栏账，日记账。
2.辅助账查询：
一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。
在会计科目设置时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时会提供多种辅助账簿信息。
三.账务处理模块期末处理
账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账，对账、结账等。
（一）自动转账
自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。
自动转账的目的在于减少工作量，避免会计人员重复录入此类凭证，提高记账凭证录入的速度和准确度。
（二）对账
对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行检查核对。
对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。
为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。
只有对账正确，才能进行结账操作。
（三）月末结账
1.月末结账功能结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。
结账每个月只能进行一次。
2.月末结账操作的控制
结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。
固定资产管理模块的应用
一.固定资产管理模块初始化工作
（一）设置控制参数
1.设置启用会计期间
启用会计期间是指固定资产管理模块开始使用的时间。
固定资产管理模块的启用会计期间不得早于系统中该账套建立的期
间。
设置启用会计期间在第一次进入固定资产管理模块时进行。
2.设置折旧相关内容
设置折旧相关内容一般包括：
是否计提折旧、折旧率小数位数等。
如果确定不计提折旧，则不能操作账套内与折旧有关的功能。
3.设置固定资产编码
固定资产编码是区分每一项固定资产的唯一标识•
（二）设置基础信息
1.设置折旧对应科目
折旧对应科目是指折旧费用的入账科目，资产计提折旧后必须设定折旧数据应归入哪个成本或费用科目。
根据固定资产的使用状况，某一部门内的固定资产的折旧费用可以归集到一个比较固定的会计科目，便于系统根据部门生成折旧凭证。
2.设置增减方式
企业固定资产增加或减少的具体方式不同，其固定资产的确认和计量方法也不同。
记录和汇总固定资产具体增减方式的数据也是为了满足企业加强固定资产管理的需要。
固定资产增加的方式主要有：
直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。
固定资产减少的方式主要有：
出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。
3.设置使用状况
企业需要明确固定资产的使用状况，加强固定资产的核算和管理。
同时，不同使用状况的固定资产折旧计提处理也有区别，需要根据使用状况设置相应的折旧规则。
固定资产使用状况包括：
在用、经营性出租、大修理停用、季节性停用、不需要和未使用。
4.设置折旧方法
设置折旧方法是系统自动计算折旧的基础。
折旧方法通常包括：
不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法等。
系统一般会列出每种折IN方法的默认折IH计算公式，企业也可以根据需要，定义适合自己的折旧方法的名称和计算公式。
5.设置固定资产类别
固定资产种类繁多，规格不一，需建立科学的固定资产分类体系。
为强化固定资产管理，企业可根据自身的特点和管理方法，确定一个较为合理的固定资产分类方法。
（三）录入原始卡片
固定资产卡片是固定资产核算和管理的数据基础。
在初始使用固定资产模块时，应该录入当期期初（即为上期期末）的固定资产数据，作为后续固定资产核算和管理的起始基础。
固定资产卡片记录每项固定资产的详细信息，一般包括：
固定资产编号、名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、使用状况、预计使用年限、残值率、折旧方法、开始使用日期，原值、累计折旧等。
二.固定资产管理模块日常处理
企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。
在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。
（一）固定资产增加
固定资产增加是指企业购进或通过其他方式增加固定资产。
应为增加的固定资产建立一张同定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息、数据。
（二）固定资产减少固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具体信息和过程，保留审计线索。
（三）固定资产变动
固定资产变动业务包括价值信息变更和非价值信息变更两部分内容。
（四）生成记账凭证
设置固定资产凭证处理选项之后，固定资产管理模块对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成记账凭证填制工作，并传递给账务处理模块。
三.固定资产管理模块期末处理
（一）计提折旧
固定资产管理模块提供自动计提折旧的功能。
初次录入固定资产原始卡片时，应将固定资产的原值、使用年限、残值（率）以及折旧计提方法等相关信息录入系统。
在期末，系统利用自动计提折旧功能，对各项固定资产按照定义的折旧方法计提折旧，并将当期的折旧额自动累计到每项资产的累计折旧项目中，并减少固定资产账面价值。
然后，系统将计提的折旧金额依据每项固定资产的用途归属到对应的成本、费用项目中，生成折旧分配表，并以此为依据，制作相应的记账凭证.并传递给账务处理模块。
系统还可以提供折旧清单，显示所有应计提折旧的资产已计提折旧的信息。
（二）对账
固定资产管理模块对账功能主要是指与账务处理模块进行对账。
对账工作主要是为了保证固定资产管理模块的资产价值、折IN、减值准备等与账务处理模块中对应科目的金额相一致。
（三）月末结账
用户在固定资产管理模块中完成本月全部业务和生成记账凭证并对账正确后，可以进行月末结账。
（四）相关数据查询
固定资产管理模块提供账表查询功能，用户可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要
工资管理模块的应用
一、工资管理模块初始化工作
（一）设置基础信息
1.设鼍工资类别：
企业一般可按人员、部门或时间等设置多个工资类别。
2.设置工资项目：
设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。
3.设置工资项目计算公式
4.设置工资类别所对应的部门
5.设置所得税
设置内容具体包括：
基本扣减额、所得项目、累进税率表等。
6.设置工资费用分摊
企业在月内发放的工资，不仅要按工资用途进行分配，而且需要按工资一定比例计提某些费用。
为此系统提供设置计提费用种类和设置相应科目的功能。
（二）录入工资基础数据
第一次使用工资管理模块必须将所有人员的基本工资数据录入计算机。
由于工资数据具有来源分散等特点，工资管理模块一般提供以下数据输入方式：
（1）单个记录录入。
选定某一特定员工，输入或修改其工资数据。
（2）成组数据录入。
先将工资项目分组，然后按组输入。
（3）按条件成批替换。
对符合条件的某些工资项，统一替换为一个相同的数据。
（4）公式计算。
适用于有确定取数关系的数据项。
（5）从外部直接导人数据。
指通过数据接口将工资数据从车间、人事、后勤等外部系统导入工资管理模块。
二、工资管理模块日常处理
（一）工资计算
1.工资变动数据录入
工资变动是指对工资可变项目的具体数额进行修改，以及对个人的工资数据进行修改、增删。
工资变动数据录入是指输入某个期间内工资项目中相对变动的数据，如奖金、请假扣款等。
2.工资数据计算
工资数据计算是指按照所设置的公式计算每位员工的工资数据。
（二）个人所得税计算
工资管理模块提供个人所得税自动计算功能，用户可以根据政策的调整，定义最新的个人所得税税率表，系统可以自动计算个人所得税。
（三）工资分摊
工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并自动生成转账凭证传递到账务处理模块。
工资费用分摊项目一般包括应付工资、应付福利费、职工教育经费、工会经费、各类保险等。
（四）生成记账凭证
根据工资费用分摊的结果及设置的借贷科目，生成记账凭证并传递到账务处理模块。
三、工资管理模块期末处理
（一）期末结账
在当期工资数据处理完毕后，需要通过期末结账功能进入下一个期间。
系统可以对不同的工资类别分别进行期末结账。
（二）工资表的查询输出
工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资管理模块提供了主要的工资报表，报表的格式由会计软件提供，如果对报表提供的固定格式不满意，用户也可以自行设计。
1.工资表
工资表主要用于对本月工资发放和统计，包括工资发放表、工资汇总表等。
用户可以对系统提供的工资表进行修改，使报表格式更符合企业的需要。
2.工资分析表
工资分析表是以工资数据为基础，对按部门、人员等方式分类的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。
应收管理模块的应用
一.应收管理模块初始化工作
（一）控制参数和基础信息的设置
1.控制参数的设置
（1）基本信息的设置
主要包括企业名称、银行账号、启用年份与会计期间设置。
（2）坏账处理方式设置
企业应当按期估计坏账损失，计提坏账准备，当菜一应收款项全部确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额。
在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则坏账处理方式这一参数不能更改;如确需更改的，只能在下一年修改。
（3）应收款核销方式的设置
应收款核销是确定收款与销售发票、应收单据之间对应关系的操作，即指明每一次收款是哪几笔销售业务款项。
应收管理模块一般提供按单据、按存货等核销方式。
（4）规则选项
应收管理模块的规则选项一般包括：
核销是否自动生成凭证，预收冲应收是否生成转账凭证等。
2.基础信息的设置
（1）设置会计科目设置会计科目是指定义应收管理模块凭证制单所需的基本科目。
（2）设置对应科目的结算方式
设置对应科目的结算方式即设置对应科目的收款方式，主要包括现金、支票、汇票等。
（3）设置账龄区间
设置账龄区间是指为进行应收账款账龄分析，根据欠款时间，将应收账款划分为若干等级，以便掌握客户欠款时间的长短。
（二）期初余额录入
初次使用应收管理模块时，要将系统启用前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到系统，以便以后的核销处理。
一般包括初始单据、初始票据、初始坏账的录入。
当第二年度处理时，应收管理模块自动将上年未处理完的单据转为下一年的期初余额。
二.应收管理模块日常处理
（一）应收处理
1.单据处理
（1）应收单据处理
企业的应收款来源于销售发票（包括专用发票、普通发票）和其他应收单。
如果应收管理模块与销售管理模块同时使用，则销售发票必须在销售管理模块中填制，并在审核后自动传递给应收管理模块，在应收管理模块中只需录入未计入销售货款和税款的其他应收单数据（如代垫款项、运输装卸费、违约金等）;企业如果不使用销售管理模块，则全部业务单据都必须在应收管理模块中录入。
应收管理模块具有销售发票与其他应收单的新增、修改、删除、查询、预览、打印、制单、审核记账以及其他处理功能。
（2）收款单据处理
收款单据用来记录企业收到的客户款项。
收款单据处理主要是对收款单和预收单进行新增、修改、删除等操作.
（3）单据核销
单据核销主要用于建立收款与应收款的核销记录，加强往来款项的管理，同时核销日期也是账龄分析的重要依据。
2.转账处理
（1）应收冲应收
应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。
通过将应收款业务在客户之间转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户和合并户等问题。
（2）预收冲应收
预收冲应收用于处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。
（3）应收冲应付
应收冲应付是指用某客户的应收款冲抵某供应商的应付款项。
通过应收冲应付.将应
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