应用文.docx

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应用文

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一．文案类函件

1．备忘录memos（Memorandum）

标题title收件人to事由subject日期date文件号与查阅号fileorreferencenumber正文body附件attachment副本抄送copy（ccc）复印本送photocopy

To:

From不可缺少DateSubject

2电子邮件的格式是从备忘录发展而来得备忘录的成分在电子邮件也基本适用。

To收件人CC抄送BCC密件抄送Subject主题正文

收到电子邮件，多了发件人和日期两项。

FromDateToSubject正文

3.传真

业务传真的构成：

公司名称和地址（yourcompanyandaddress）收件人（To）收件人传真号码（Fax）收件人电话（Phone）寄件人（To）寄件人传真号码（Fax）寄件人电话（Phone）传真页码（Pages）日期（Date）主题（Re/Subject）抄送（CC）

CRYSTALLOGISTICSLTD

VicarageDrive,Barking,Essex1g117NA

Tele[hone:

081-52918040Fax:

obi-52919954（公司名称和地址）

To:

收件人Fax（收件人传真号码）From（寄件人）DateCC（抄送）Dear（称呼）RE（主题）

。

。

。

。

。

。

。

。

正文结束语

4报告（reports）一般是下级向上级呈报的，针对某一事或某一主题，在开展调查研究基础上的出结论后所汇报的内容。

正规报告一般分为五个部分：

标题（title）引言（Introduction）正文（Findings）结论（Conclusion）签名日期（Signature&Date）.其格式与备忘录相似。

To呈送From发自Date日期Subject事由Introduction引言Findings正文Conclusion&Recommendations结论

二．招贴

1.启事：

notices通知commonannouncements便条notes海报posters

启事是一种公告性的应用文，标题可有可无，不用称谓，一般第三人称，但有的启事要写明地址。

启事种类繁多，有：

开业、征稿、招领、征婚、更正、遗失、迁址。

Lost（寻物启事）

Lost（标题）

IwascarelessandlostacopyofLongmanDictionaryofcontemporaryEnglishwhenstudyinginthereadingroomyesterday.WillthefinderpleasesendittotheofficeoftheEnglishDepartmentorringmeuptofetchitback?

（内容）

Loser

Tom

Address:

Room435,StudentDormitory12

Tel.No:

68023475

2.CommonAnnouncements书信形式和布告形式，往往在正文上方居中的地方有announcement/notice一词作为标志。

通知正文的下方，左下脚一般发出通知的日期，发出通知的单位名称在右下脚，也可写在通知正文的前面（此两项有时可省）。

发出通知的一方和被通知的一方一般都以第三人称出现。

如果正文前有了称呼语，通知的对象则应是第二人称。

DEAN’SOFFICE

NOTICE（标题）

AnopenEnglishclasswillbegivenbyDr.JohnSmithtoClass37of2002ofBusinessdepartmentat9:

00a.m.onFriday,Oct.24,inRoom401Classroombuilding.AlltheteachersofEnglishareexpectedtobepresent.Teachersofotherdepartmentsarealsowelcome.（正文）

October20,2003（日期）

3．便条（Notes）

1）日期：

写在便条右上角，经常省去年份，只写月份和日期，或者直接用星期几或上午下午，甚至写出具体终点；2）称呼语：

熟人朋友可直呼其名，不用头衔；3）正文：

用词尽量通俗口语话，简明扼要，把事情说清楚即可；4）署名：

省去书信中的结束敬语，一般写上留条人的姓名。

AskingforSickLeaveOctober7,2008

ManagerJohnSmith,（称呼）

I’malwaysfullysorrythatIcannotcometotheofficetodayowingtoasevereheadache.ItmaypossiblybeafewdaysbeforeI‘mabletoresumemyduties.

Itrustmyabsencewillnotcauseyouanyseriousinconvenience.（正文）

EnclosedistheDoctor’scertificateadvice.MaryBrown（署名）

4．海报（posters）

一般由三部分组成：

标题：

正文事项（what）主办者（who）时间（time）地点（place）方法（how）落款：

位于海报正文左下脚是海报发出时间，右下脚是海报发出单位。

FriendshipBasketballMatch（标题）

UndertheauspicesoftheStudentunionoftheCollegeafriendshipbasketballmatchbetweentheShanghaiUniversitybasketballTeamandoursisstatedtotakeplaceintheschoolgymnasiumat4thisThursdayafternoon.

ComeandCheerforbothteams.（正文）

October7,2008

TheStudentUnion（发出单位）

模式：

写作格式—包含提示内容，添加连贯句

正文将提示或提纲主要内容包含进去，写作不是翻译，字提示或提纲内容的基础上加以扩充。

三、宣传类

宣传类应用文包括广告（advertisements）\品牌和商标（Brands&TradeMarks）简章（Brochures）和商品使用说明书（DirectionsforUse）.

广告（advertisements）ads.广告词应该简明易懂，可以是一个词、一个短语或一个句子，甚至一篇短文。

标题可有可无。

招聘广告通常包括：

单位介绍、所聘职务\应聘条件以及联系方式等.

RockwellAutomationpowerSystems（Shanghai）Ltd.（标题）

RockwellAutomation,aglobalindustrialautomationcompany,isaleadingindustrialautomationprovider.InSeptember2000,RockwellAutomationpowersystemswasestablishedinSongjiangdistrict,Shanghai,servingasadistribution,manufacturing,assembly,andservicebasis.Weareseekingforasalesengineer.（单位介绍,所聘职务）

MainResponsibilities（应聘条件）

ToachievesalesgoalsforDodgemechanicalproductsrequirements:

Bachelordegreeinmechanicalengineering

2-3years’workexperienceinindustrialsales

GoodoralandwrittencommunicationinEnglish

WillingtotravelwithinChinaandabroad

HumanResourceDepartment

RockwellAutomationDepartment

RockwellAutomationPowerSystems（Shanghai）Ltd.

5299SonggongRd,SongjiangDistrict

Shanghai201611（联系方式）

2.品牌和商标（Brands&TradeMarks）主要介绍产品的性质\品种和产地等,有的还介绍产品的各种成分和用法.写在产品包装上或装在包装盒上,也可另纸张贴,或登在报刊上以扩大产品的销路.商标或品牌经注册后,一般在品牌的右上角有标志.

TimeWise（注册商标）

Thisskincarelineisspeciallydesignedtodeliverbreakthroughanti-agingbenefitsinadailyskincaresystemformatureskin.Withinnovative,high-performanceformulations,theTimeWiseskincarelinesupplementstheskin’sownnaturalprocessestohelpreducethevisiblesignsofaging,revealabrightskintoneandavibrant,healthy,energizedcomplexion.（正文）

MaryKayInc.

1-800-627-9529

www.mary（联系方式）

3.简章（brochures）没有固定的格式,其目的是对外宣传,扩大影响\拓展经营范围\招揽生意.内容可以就以下几个方面,根据需要进行取舍:

1）单位性质（国营\私有合资）;2）业务范围;3）地理位置与条件;4）单位简史;5）单位规模（人力\物力方面）6）单位特色与强项

ABCCompany（标题）

ABCCompanyisoneofthelargestsoftwareCompanyinChina,whichdevelopscomputersoftware.ItsheadquartersissituatedinDalian,theNorthofChina.ThecompanyhasopenedthreebranchesseparatelyinSouthAfrica,JapanandCanadaandithasalargestaffof500.OurCompany,notedforitsstrongcapacityinresearchinganddevelopingsoftware,hasacompetenttechnicalteamandstrongcapacitytodevelopnewproducts.In2003,itsworldwidesalesreached$150,000,000.IntheCompany,therearefivedepartments,thatis,thepersonneldepartment,financialdepartment,R&Ddepartment,salesdepartmentandcustomers’servicedepartment.（正文）

4.商品使用说明书（DirectionforUse）主要用来说明产品的性能\特点\用途和使用方法及注意事项等.其语言浅显确切\简单明了,注意科学性和逻辑性,使用户一看便知道商品的用途\用法和保管方法等.

WrinkleCareEssence（标题）

Itisahighlypenetrationtreatmentthatcontainsmaterialsknowntoreplenishmoistureandimproveresilience（肌肤弹性）toroughandwrinkledskin,reducingtheappearanceoffinelines.

a）Workingwiththeskin’sphysiology,vitaminsubstitutesimprovesmoothnessandsoftness,reducingthevisiblesignsofaging.

b）ContainsArginine（精氨酸）toattractandbindmoisturetotheskinoverlonghours.

c）ContainsRetinylPalmitate（维生素A棕榈酸酯）,whichhasbeenshowntoprovidefirmingbenefits.

d）Containscucumberandlemonextracts（萃取液）tohelpevenskintoneandrestorethehealthy-lookingskin.（总体介绍）

KeyIngredients:

（主要成分）

VitaminCderivative（衍生物）

VitaminEderivative

RetinylPalmitate（VitaminAderivative）

Arginine

cucumberandlemonextracts

ToUse（使用方法）Usingfingertips,applysoftlyallovertheface,especiallyaroundtheeyeorlipareawithdrynessandwrinkles,morningandnight.

Warnings:

（注意事项）Avoidcontactwiththeeyes.Ifproductgetsintoeyes,rinsethoroughlywithwater.Discontinueuseifsignsofirritationorrashappear.

ToStore（保存方法）Avoidhightemperaturesanddirectsunlight.

解题技巧:

布局谋篇首先考虑宣传类应用文的格式，其次将提纲中的主要包含进去并适当添加语句。

四\书信类

（一）英文书信的组成部分

英文书信一般由六部分组成。

即：

信头（Heading）、信内地址（InsideAddress），称呼（Salutation），正文（BodyofLetter）、结束语（ComplimentaryClose）、署名（Signature），有时在书信后面还有附言（Postscript）、附件（Enclosure），这得视具体情况而定。

下面将分别说明。

1.信头（Heading）

信头是指写信人的地址和写信日期，

一般写在或打在第一面信纸的右上角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。

时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。

英国人习惯按日、月、年的顺序写，

而美国人习惯按月、日、年的顺序写。

例如：

英式：

1stOctober，1999

美式：

October1，1999

在使用前一种形式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在后一种形式中，必需要使用逗号。

信头的写法有缩进式和齐头式。

缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，如下所示：

缩进式

WangMing

Dept.ofChemicalEngineering

DalianUniversityofTechnology

Dalian116023

LiaoningProvince

P.R.China

齐头式

WangMing

Dept.ofChemicalEngineering

DalianUniversityofTechnology

Dalian116023

LiaoningProvince

P.R.China

2.信内地址（InsideAddress）

信内地址要写出收信人的姓名和地址。

一般给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。

信内地址写出在日期下一两行的左上角，第一行写收信人的称呼姓名，然后写出地址。

地质也是从小到大写出，分缩进式和齐头式两种。

例如：

缩进式

ThePresident

OxfordUniversity

England

齐头式

JiangBin

64HepingRoad

P.R.China

3.称呼（Salutation）

称呼是对收信人的称谓。

在信内地址下一两行处顶格写起，自成一行。

末尾用逗号或冒号。

（1）当给一位熟悉的人写信时可以用Dear或是MyDear。

在英国，MyDear比Dear亲切，而在美国，Dear比MyDear亲切。

（2）当给一位你不知婚否的女性写信时，可以用Ms.……，这是指“……女士”。

（3）在给不熟悉的人写信时，可以用Dearsir,DearMadam,Dearsirs,Gentleman等等。

4正文（BodyofLetter）

正文是一封信的主体部分。

通常在称呼的下一行写出。

正文也可采用齐头式或缩进式的方法。

齐头式是反映每段开头一行和后面行并齐。

缩进式是指每段的第一行向右缩进几个字母。

信笺讲究简洁、效率。

开头几句简单地寒暄后就不如正题，在结尾处要有祝愿和敬语。

常用的开头语有：

IhavereceivedyourletterofJulyIst.7月1日来信已经收悉。

Ihavethepleasuretotellyouthat…….很高兴告诉你……。

Iamverymuchdelightedtoreceiveyourletter.非常高兴收到你的来信。

Itismyhonortoinformyouthat……很荣幸告诉你……。

常用的结束套话有：

Iamlookingforwardtohearingfromyou盼早日回信。

Wishbestregards.祝好。

Thankyouforyourhelp感谢你的帮助！

Wishmybestwishesforyoursuccess.祝你成功。

Wishingyouahappyholiday.祝假日愉快！

Hopingtohearfromyousoon.希望能尽快收到你的回信。

５结束语（ComplimentaryClose）

结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。

开头字母用大写，以后的字母用小写，最后一个词后面用逗句Yourssincerely,Yourstruly,Yoursfaithfully,Mostsincerely,Faithfullyyours,

亲密的关系：

Love,Yourslove,YoursAffectionately,Withlove,Lovinglyyours,Yoursever,oursrespectfully,Faithfullyyours,

６署名（Signature）

在结束语的下方是签名，先手写出，再打出来。

如果收信人不认识写出信人，可以在署名前用括号标出Mr.、Miss或Ms。

在名称下面可注上头衔。

如：

Yourssincerely,

LucyBlake（手写）

LucyBlake（Miss）（打印）

SalesManager

７附言（Postscript）,附件（Enclosure）

在信件正文写作时可能漏掉了某些事，或临时发生了某事需要补充时，可以在信下面左下方写出上P.S.如果随信有附件可在爱左下端注明。

如：

Enclosure:

1.Invoice（发票）

2.Resume（个人简历）

（二）英文书信实例

上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点，接下来我们将提供五种英文书信的范例。

１祝贺信

当朋友有了喜事，如结婚、高升、获奖的时候，你可以向他写出一封祝贺信，表达你的嘱咐与恭贺。

例文１

MechanicalEngineeringDepartment

DalianUniversityofTechnology

Dalian116023

Liaoning,China

November28,1999

Mr.WangXiming

MechanicalEngineeringDepartment

MassachusettsInstituteofTechnology

Cambridge,Mass.02139

U.S.A.

DearMr.Wang,

ThankyouforyourletterofNovember3,1999.Iamsorrynottohavewrittenbackearlierbuttimeseemstopasssoquickly.Ilearntfromyourletterthatyouhadreceivedyoumaster’sdegree.Iwouldliketocongratulateyouonyoursplendidsuccess.InthisletterIambringingyouapieceofgoodnews：

yourwifegaveabirthofaboylastweekandsheinsingoodhealthnow.Thebaby

weighedeightjinatbirth.Yesterdaymywifeand