王陇苗律师合同档案法务审计检查报告.doc

王陇苗律师合同档案法务审计检查报告.doc

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青岛青禾人造草坪股份有限公司

2017年第一季度合同档案管理及履行情况

专项检查报告

王陇苗王陇苗，律师，男，中共党员，法学硕士，毕业于烟台大学，于2012年通过国家司法考试，取得律师执业资格证。

专职律师，常年公司法律顾问，为多家企业、政府担任法律顾问。

现为青岛青禾法务总监。

执业领域：

建设工程施工合同纠纷，房地产开发纠纷，物业管理合同纠纷，民商事合同纠纷，家庭婚姻继承纠纷，经济金融保险合同纠纷。

为贯彻落实执行“青岛青禾人造草坪股份有限公司合同管理制度及相关的管理办法”的要求，内部审计部法务专员王陇苗、审计专员王红丽于2017年4月20日和4月21日分别对胶州总部和烟台销售中心的合同档案管理及履行情况进行了专项检查，现将有关检查工作通报如下：

一、检查背景

自2017年1月份开始根据公司要求法务专员先后制定、下发《合同管理管理制度》、《法务管理制度》、《关于规范公司合同（协议）审核流程的通知等制度》、《关于规范公司各部门合同签订、合同档案管理及印章使用流程的通知》等相关合同管理制度及通知。

法务专员于2017年2月中旬对孙凤霞、管云云、高艳玲、王强等16位合同管理人员进行了相关的制度、流程的培训，并组建企业qq讨论组进行进一步的沟通说明，保证所有部门人员均对合同管理流程进行了解。

二、检查情况：

（一）财务部

1、虽然设有专门的人员兼职对合同管理，但是部门签订的合同分散在数人手中，合同管理混乱，未见法务专员审核的合同或者合同原件。

合同未见固定的存放位置，导致第一时间无法找到相关合同。

2、2017年第一季度通过法务专员审核的合同共7份，检查时未见合同原件。

没有将法务专员填写的《合同审批表》进行留档保留，无法与法务专员的审核的原稿进行核对。

3、未将合同签订情况或者履行情况及时反馈给法务专员，导致无法跟踪合同签订情况。

4、印章管理人员对法人章、财务章、营业执照等使用、借出无《借用申请单》，财务提供的《公司证件借出登记表》书写不规范、不明确。

5、2017年无合同管理台账，由于2017年前财务部负责保管所有部门的合同原件，导致合同档案管理混乱，财务部以后不再管理别的部门的合同，付款只提供复印件即可，原件所在部门保管。

（二）供应链管理部

1、2016年签订的年度运输协议无固定的管理人员，由于信息不对称导致合同散落在不同人手中，未见合同原件。

2、年度协议以及每次运输的合同都未建立完整的合同管理台账。

建议及时将合同回收留档登记，2017年签订的年度协议必须及时建立合同管理台账，对本部门签订的合同原件严格按照制度进行管理。

3、虽设专人进行合同档案的保管，但是未发挥保管的效果。

4、没有相应的合同等档案借阅记录。

5、法务专员的审核意见及审核表未存档保留。

（三）行政部

1、签订合同审批流程不规范。

合同提供给法务专员进行审核时，付款金额在三万元以上的合同必须先由财务刘总进行签批，签批完毕后才应该送到法务专员。

2、法律风险意识不高，认为对方提供的合同模板为格式合同，无法进行修改或者无法律风险，错误地理解为法务专员审核只是走一个流程而已。

每次合同审核都是让对方盖完章后行政部以拍照的方式提供法务专员，导致法务专员无法进行审核。

（四）企划部

1、印章管理台账不太规范，不明确。

2、无合同等档案借阅台账。

（五）其他部门

公司其他部门基本按照公司合同管理制度以及流程进行合同档案的保管，合同台账及合同档案管理比较清晰详细。

做的较好的部门是全球采购中心、销售管理部。

二、存在的问题

公司各部门在合同档案管理整体上比较的规范有效，但在现场检查的过程中，发现在合同签订履行方面还存在以下四点问题：

1、合同管理无秩序，未建立相应的电子台账或者纸质台帐；

2、法务专员的审核意见没有进行保留存档；

3、合同管理人员、部门人员法律意识淡薄、无证据意识

4、重大项目合同签批流程倒置，或者未充分按照法务专员的意见进行合同的签订合同履行过程。

5、未对合同进行相关的跟踪工作。

三、完善建议

针对本次检查存在的上述问题，为了更好的完善公司合同管档案管理及法律风险防范，结合本次检查情况提出以下几点整改建议：

1、在档案管理方面，合同档案与常规档案分开归档，便于统计查询；

2、在合同台账方面，定期及时更新合同台账，尤其是在履行情况方面进行及时更新；为建立台账的部门或者台账不够完整的部门及时建立完善的台账。

3、合同签订方面，必须进行合理的签批手续，原则上按照“先合同、后项目”，防止出现事后补签合同的情形。

公司对外签订三万元以上的合同必须先进行财务刘总的审批。

4、法务专员审核的法务意见、有修改合同的电子版进行留档保管。

5、公司的证件、印章必须严格按照规定借用，提供审批表，做好明确完整的借用、使用登记。

以上是内部审计部本次合同档案检查情况的全面梳理，其中针对检查过程中发现的问题，内部审计部已经根据实际情况提出相应的完善建议，希望通过此次专项检查，认真落实提出的完善建议，以便更好的建立健全合同管理制度，防范合同签订、履行方面的法律风险。

内部审计部后续将会继续跟实际落实情况。

内部审计部

二〇一七年四月二十四日