OA工作流使用详解.docx
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OA工作流使用详解
信达OA工作流使用详解
概念篇
随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。
通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。
信达OA的工作流功能正是为这一需求而设计，可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将工作过程进行记录，便于日后检查。
并实现数据的规范化录入、查询、统计和存档。
简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。
这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，信达OA的工作流由表单和流程这2个重要因素构成：
表单：
在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。
流程：
在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，“流程”是工作过程的描述，代表了一种制度或规范。
工作流系统相当于一个“万能模块”，通过合理的流程设置，规范化运作，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利。
信达OA工作流的一些概念：
1、工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，填写会签意见和传递附件。
2、表单可以由软件用户自行设计（一般由管理员设计好）。
3、信达OA的表单格式可以用网页设计工具或word等设计，设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。
4、每个流程对应一个表单，不同流程可以共用同一个表单。
5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。
6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤等信息。
7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程（道理可想而知）。
8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。
9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。
实战篇
下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。
该流程为软件内置的样例流程：
人事分类下的出差申请。
主题一：
表单设计
1、设计表单基本样式
首先，使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用Word设计表单如下：
出差申请单
申请人
申请日期
部门
交通工具
出差时间
出差地点
出差事由
审批人
审批日期
审批结果
审批意见
2、建立表单
进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”,新建表单如图：
填写表单名称，保存。
然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。
把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。
如图：
这样，表单的基本样式就制作好了。
3、宏控件的使用
为了方便用户使用，我们提供了宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：
表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。
具体操作是这样：
把光标定位在表单的合适位置后，点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图：
点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。
宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。
下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。
来自SQL查询语句宏控件
来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解OA系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。
可以参照以下格式书写SQL语句：
下拉菜单型语句如：
SELECTURL_DESCfromURLwhereUSER=''orderbyURL_NO
该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示
selectpriv_namefromuser_privorderbypriv_no
该语句表示读出主要角色选择显示
单行输入框语句如：
selectUSER_NAMEfromUSERwhereUSER_ID=`admin`
该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名
注意：
SQL语句中的单引号请用符号`替换（该符号在键盘TAB上方）。
目前，SQL语句中已支持以下宏变量，更加方便：
[SYS_USER_ID],表示当前用户的用户ID
[SYS_DEPT_ID]，表示当前用户的部门ID。
[SYS_RUN_ID],表示当前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询
举例如：
selectUSER_NAMEfromUSERwhereUSER_ID=`[SYS_USER_ID]`
此句表示查询当前用户的姓名
selectUSER_NAMEfromUSERwhereDEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`
此句表示查询当前部门所有用户的姓名
selectUSER_NAMEfromUSER,USER_PRIVwhereUSER.USER_PRIV=USER_PRIV.USER_PRIVANDDEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`orderbyPRIV_NO
此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序
4、日历控件的使用
日历控件用于实现日期选择窗口的弹出，我们结合出差日期来看一下：
建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）如图：
接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称，这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系，以后在实际的工作办理过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中，日历控件设定如图：
注意：
在表单设计器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。
另外，一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。
4、计算控件的使用
在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。
以下举例说明（以下举例中制作的控件，没有包含在上面的表单中）：
首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：
接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式：
公式的规则就是四则运算规则，可以利用括号和加减乘除，公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称，如图：
公式可以是四则混合运算，支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。
然后，我们再把其它需要建立的输入控件，根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。
至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。
下面总结几个表单设计的小技巧：
1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。
建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整）。
2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。
3、在控件上按右键，可修改其属性，或进行复制、粘贴。
同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法，快速生成，然后再进行详细设定。
4、在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。
5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。
6、快捷键：
ctr+c复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。
选择编辑HTML源文件模式，单击鼠标3次，再取消编辑HTML源文件模式，可将所有内容全选，按Delete键可删除。
7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示为具体的信息，下面做一些说明：
#[表单]，代表表单名称。
#[文号]，代表文号或说明。
#[时间]，代表第一步骤的办理日期。
8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）
注意：
a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。
b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。
c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。
表单设计好后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。
主题二：
定义流程
1、建立流程分类
建立流程的分类，点击“新建流程分类”即可进入，输入流程分类排序号和流程分类名称，再点击确认即可，分类排序号仅是用于显示时的顺序。
2、新建流程
进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”，选择“新建流程”，我们定义一个固定流程，如图：
新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程（自由流程无需定义流程步骤）以及选择所要用到的表单。
如若在使用该流程时需要上传附件，选择“允许附件”中的是，否则选否。
可以在流程说明中，对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。
自动生成工作名称/文号为可选项，使用自动文号，使得工作的命名更加规范。
默认的工作名称如下：
出差申请（2006-05-2413:
26:
27）
如果设定了表达式，则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。
表达式中可以使用以下特殊标记：
{Y}：
表示年
{M}：
表示月
{D}：
表示日
{H}：
表示时
{I}：
表示分
{S}：
表示秒
{F}：
表示流程名
{U}：
表示用户姓名
{N}：
表示编号，通过编号计数器取值并自动增加计数值
例如，表达式为：
成建委发[{Y}]{N}号，编号位数为4
自动生成文号如：
成建委发[2006]0001号
例如，表达式为：
BH{N}，编号位数为3
自动生成文号如：
BH001
例如，表达式为：
{F}流程（{Y}年{M}月{D}日{H}:
{I}）{U}
自动生成文号如：
请假流程（2006年01月01日10:
30）张三
最后保存设置，新建流程完毕。
3、管理流程
建立流程完毕后，返回设计流程界面，可以实现流程的设置与管理，如下图所示：
在“管理流程”的列表中，点击该流程对应的“流程设计器”操作项，进行流程设计，也就是流程步骤的定义（固定流程需要定义步骤，而自由流程不需要）。
流程设计器如下图所示：
这个图显示的是已经定义好步骤的效果，在设计器空白处按右键，可以新建步骤。
可以拖拽表示步骤的方框，使得布局显示效果比较好时，可以保存布局。
新建流程步骤如下图所示：
步骤“序号”的设置：
序号应为数字，流程中的步骤序号必须是连续的。
“下一步骤”的设置：
下一步骤可以设置为空，则表示流程按步骤序号依次执行；如设置，则表示允许跳转至指定步骤。
例如：
步骤1的下一个步骤设置为步骤3，则表示可以跳过步骤2直接流转至步骤3。
也可以设置为多个分支，例如步骤1的下一个步骤设为步骤2和步骤3，则表示流程的主办人可选择其中的一个流程分支，既可以是步骤2也可以是步骤3，下一个步骤的分支没有总数限制。
如设置了[结束流程]，表示可以在该步骤转交时，直接结束流程。
充分利用下一步骤的设置，用户就可以设计出复杂的业务流程，满足业务灵活多变的需要。
经办人、经办部门、经办角色的设定：
接下来，我们需要分别编辑每个步骤的经办人、经办部门、经办角色，可以只设定其中的一项或几项，系统在流转过程中的经办人选择时，会取这三项的合集。
如图，是设定经办人员：
可写字段的设定：
流程要正确运转，还需要设置好每个步骤的可写字段，用于控制每个步骤中，表单的各项目的输入权限，例如，步骤1的可写字段设置如下：
编辑可写字段时，对于名称重复的项目，只需加入一个就可以了。
流程公共附件，也作为可写字段的一个特例在此处设定操作权限。
设定允许在不可写情况下自动赋值的宏控件：
是指，不是可写字段的宏控件，希望能自动赋值，但不能修改，可以在这里设置，字段名称用英文逗号隔开。
条件设置：
通过条件设置，可实现表单数据在转交时进行校验，并能够自动选择流程分支，从而实现流程的自动化、条件化控制。
条件设置分为转入条件和转出条件，可通过条件生成器帮助书写条件表达式。
条件生成器：
用于帮助使用者书写条件表达式，当条件有多条时，是“与”
的关系，也就是必须同时满足。
转入条件：
是指数据满足转入条件，才可以转入本步骤，合理设定转入条件，可形成流程的条件分支。
比如，在一个费用审批流程中，金额小于500由部门经理审批（步骤2），金额大于或等于500由总经理审批（步骤3），那么步骤2的转入条件可设为：
’金额’<’500’，步骤3的转入条件可设为：
’金额’>=’500’
转出条件：
是指数据满足转出条件，才可以转出本步骤，如下图，是流程第一步骤“出差申请”的条件设置，当出差地点不为空时，才允许转交下一步骤。
3、定义流程监控人员和查询人员
在“管理流程”的列表中，点击“编辑监控人员”，可以指定监控该流程的人员（如下图），监控人员可以随时将该流程的工作转交下步、终止（自由流程）或删除，并可以查询该流程的全部工作。
同样方法，可设置该流程的查询人员，查询人员可以查询该流程的全部工作。
至此，工作流的设置全部完毕。
关于工作流的数据管理、菜单定义，请咨询技术支持人员。
主题三：
工作流的实际使用
1、工作办理与转交
进入OA系统的“工作流”菜单，选择“新建工作”，如图：
我们要新建的是“出差申请”流程，点击下一步。
此处同时列出了工作流程的步骤，用户可凭借此图查看流程的各步骤序号、名称和流程可选方向。
保存后，该工作将成为自己的当前待办工作，用户也可以委托本步骤的其他经办人代为办理：
点击办理，此时，办理时间将自动被系统记录：
进入办理界面后，可以在表单上填写相关信息，灰色的输入框表示无权修改（非本步骤的可写字段）。
填写完毕后，如选择保存返回，则暂不转交下步，此后还可再进行修改；如选择保存转交，将进入转交下步的界面。
只有主办人能修改表单的内容（可以保存表单）和上传公共附件，其他经办人只能填写“会签意见”和上传私有附件。
第一步骤的主办人就是流程发起人自己。
对于多人办理的步骤，填写“会签意见”可实现会签的目的，快捷输入会列出最近输入过的50条意见，可直接选择。
在工作办理过程中，可以查看流程图，了解流程流转情况：
在工作办理过程中，可以查看和打印表单：
如果认为输入的信息无误，点击
转交下步即可结束本步骤办理工作，转交下一步骤处理，只有主办人能进行此操作：
可以指定多人会签办理，其中需要指定一个主办人。
还可以给下一步骤的经办人发送短消息提醒。
已转交下一步骤的工作，在对方未接收办理前，仍可收回重新办理。
选择“仅由首先接收办理的经办人办理，可以不指定主办人”，则所有经办人按照先到先得的原则，其
中任何一个经办人接收办理该工作后，其他经办人将不能经办该工作，仅由首先接收办理的经办人办理。
我们选择一个经办人“王希国”，并点击前面的“主办人”按钮，将其设为主办人。
接下来，在本例中，以用户“王希国”登录，可以收到短消息提醒：
同时，在桌面上也会有提示，可直接点击进入该工作的办理界面：
第二步骤主办人，在办理后，点击
转交下步
此时可以看到当前步骤的办理状态，红色表示正在办理中，如果从办人没有办理完毕，主办人应根据实际情况，酌情决定是否转交下一步。
选择步骤时，可选择分支步骤，可以根据流程定义的分支。
在此例中，可以回转至第一步骤，也可以继续第三步骤。
如图为第三步骤结束后，进行转交。
第三步骤被定义为可以结束流程，点击结束流程按钮即可，结束时，可以选择通知本流程所有步骤的经办人。
这样，一个出差申请流程就执行完了，流转过程中所输入的数据将自动存档。
以上举例说明，主要针对主办人的操作，作为从办人，不能填写表单，只能填写会签意见，从办人确认办理完毕后，点击“办理完毕”按钮即可。
2、工作查询：
选择要查询的流程后，指定查询条件：
查询可以有多种方式，有“执行中的工作”或者“最近10项工作”或者是按照流程查询三种查询方法，界面如上。
查询结果如下：
可以打印或查看流程图，也可以选择部份或所有查询结果生成Excel报表：
可以利用Excel进行筛选、统计等工作。
表单设计中如果使用了“列表控件”，也可以将列表项批量导出汇总，参考OA系统内置的“智能表单功能测试”流程。
工作流查询结果，提供了办理、委托、收回的链接，便于执行相关操作。
通过工作查询，OA管理员可以查找并修改已结束流程的表单数据和文号，也可以恢复流程为“执行中”状态。
3、工作监控：
点击窗口顶部的“工作监控”，即可看到您可以监控的工作流程，您随时可以将该工作转交下步、终止（自由流程）或删除，查看时可按标题排序，如下图：
结语
至此，对工作流系统已作了较为详细的介绍，但难免会有疏漏。
用户在使用过程中如有任何问题和建议，欢迎与我们联系，我们一定会给您满意的答复。
也希望大家充分利用工作流功能，并能将自己有特色的表单设计与其他用户共享，共同促进与提高。
我们也会利用网站平台向用户提供一些优秀的表单设计和进行工作流应用经验交流。
祝大家使用愉快！
北京创信达科技有限公司
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（注：
可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!
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