文员必备-公司管理制度大全.doc

文员必备-公司管理制度大全.doc

《文员必备-公司管理制度大全.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文员必备-公司管理制度大全.doc（15页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

公司管理制度汇编

目录

一、办公室管理制度

二、财务管理制度

三、考勤管理制度

四、物品采购领用制度

五、业务招待管理制度

六、办公室卫生标准及制度

七、会议管理制度

八、员工日常行为规范管理制度

九、出差管理制度

十、资产管理制度

十一、招聘管理制度

十二、印鉴管理制度

十三、卫生管理制度

十四、档案管理制度

十五、档案保密制度

一、办公室管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

一、公司的文件由办公室拟稿。

文件形成后，由总经理签发，办公室负责发送。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，存档保管。

三、总经理的文件由办公室负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

四、经签发的文件原稿送办公室存档。

五、外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。

三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

七、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

八、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。

各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

九、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。

工作任务繁忙时，应加班完成。

办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

十、文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

十一、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

十二、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

十三、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

十四、公司各部门电话费均按月包干使用。

十五、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。

当月节余部分累计到本部门下月话费中使用。

二、财务管理制度

第一条为了规范资金公司总部的财务行为，加强财务管理和经济核算，结合公司总部的特点及其管理要求，制定本规定。

第二条公司总部财务职能：

（一）认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。

（二）建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。

（三）积极为运作管理服务，促进公司总部规范发展。

（四）厉行节约，合理使用资金。

（五）完成公司总部交给的其他工作。

第三条公司总部财务小组由主管、会计、出纳和审计工作人员组成。

第四条由常务理事会任命专门的财务负责人，实行严格的财务管理岗位责任制度，严格控制财务支出标准，任何人不得干预财务人员的正常工作。

第五条实行严格的财务报告制度，财务负责人定期将各财务报表提交常务理事会，并说明财务资金流动状况。

常务理事会有权定期或不定期的对财务进行检查考核。

第六条管理小组和担保公司建立财务会计报告和担保业务统计报告制度，按季、年向理事会报送财务会计报告和担保业务统计报告。

财务会计报告包括会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表）、会计报表附注和财务状况说明书。

第七条建立担保资金风险补偿机制，用于弥补担保代偿损失，所需风险补偿资金先用风险准备金，再用利润弥补，不足部分由发起人按一定比例补偿。

第八条担保资金的增资机制。

根据担保业务发展情况，经产业协会批准，理事会可按一定比例适当增资，拓宽融资渠道，扩大资金规模。

第九条在每月5号前将上月财务报表上报农业和农村投资委员会。

第十条每年度结束后，由财务负责人编制年度财务报表并提交常务理事会，由常务理事会根据年度资金使用状况安排下一年度的资金使用计划，以做到控制风险，降低成本，提高收益。

第十一条管理小组于每年3月底前将上年度财务会计报告（决算），连同会计事务所的审计报告，以及上年度的担保业务统计报告报送理事会审批。

第十二条公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。

第十三条财务主管负责组织公司总部的下列工作：

（一）编制和执行预算、财务收支计划、拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；

（二）进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本公司总部有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益；

（三）建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析；

（四）承办公司总部交办的其他工作。

第十四条会计的主要工作职责是：

（一）按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。

（二）按照经济核算原则，定期检查，分析公司总部财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向主管提出合理化建议。

（三）妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。

（四）完成公司总部交付的其他工作。

第十五条出纳的主要工作职责是：

（一）认真执行现金管理制度。

（二）严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。

（三）建立健全现金出纳各种帐目，严格审核现金收付凭证。

（四）配合会计做好各种帐务处理。

（五）完成公司总部交付的其他工作。

第十六条审计的主要工作职责是：

（一）认真贯彻执行有关审计管理制度。

（二）监督公司总部财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支有关的各项活动及其经济效益。

（三）详细核对公司总部的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无误。

（四）审阅公司总部的计划资料、合同和其他有关经济资料，以便掌握情况，发现问题，积累证据。

（五）纠正财务工作中的差错弊端，规范公司总部的经济行为。

（六）针对公司总部财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施。

（七）完成公司总部交付的其他工作。

第十七条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。

第十八条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。

第十九条财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。

会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。

第二十条财务工作人员应当会同理事会专人定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。

第二十一条财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理，并报送有关部门。

会计报表每月由会计编制并上报一次。

会计报表须会计签名或盖章。

第二十二条财务工作人员对本公司总部实行会计监督。

（一）财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

（二）财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理提交书面报告，并请求查明原因，作出处理。

（三）财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。

第二十三条财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。

出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。

第二十四条财务审计每季度一次。

审计人员根据审计事项实行审计，并做出审计报告，报送办公室审阅。

第二十五条财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续，由办公室监交。

第二十六条公司总部可以在下列范围内使用现金：

（一）个人劳务补贴；

（二）出差人员必须携带的差旅费；

（三）结算起点以下的零星支出；

（四）公司总部批准的其他开支。

第二十七条财务人员支付现金，可以从公司总部库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付。

因特殊情况确需坐支的，应事先报总经理批准。

第二十八条财务人员从银行提取现金，应当填写《现金领用单》，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。

第二十九条凭发票、差旅费单及公司总部认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金，填制记帐凭证。

第三十条出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。

帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。

第三十一条凡是本公司总部的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。

第三十二条会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记帐、主管），由办公室指定专人归档保存，归档前应加以装订。

第三十三条会计报表应分月、季、年报、按时归档，由办公室指定专人保管，并分类填制目录。

第三十四条会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经办公室主任批准。

第三十五条出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并报公司总部相关管理部门

（一）超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；

（二）用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；

（三）未经批准，擅自挪用或借用他人资金（包括现金）或支付款项的；

（四）利用帐户替其他单位和个人套取现金的；

（五）未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；

（六）保留帐外款项或将公司总部款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；

（七）违反本规定条款认定应予处罚的。

第三十六条出现下列情况之一的，财务人员应予辞退处理并报公司总部管理部门。

（一）违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；

（二）拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

（三）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

（四）利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司总部财物的；

（五）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司总部款项的；

（六）在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司总部利益遭受损失的；

（七）有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

第三十七条本规定由资金公司总部负责解释。

第三十八条本规定自发布之日起生效。

三、考勤管理制度

一、出勤要求：

1．员工必须准时上、下班，并按公司规定进行出勤签到，不得找人替代。

违者给予当事双方经济处罚。

2．员工因工作无法到公司进行上、下班签到登记，需提前向办公室负责考勤人员进行说明，以便其补充登记。

　　3．员工不得无故迟到、早退、请假或旷工，违者视其情节轻重给予警告或经济处罚。

4．由事务管理处统一负责考勤登记，考勤分出勤、迟到、早退、事假、病假和旷工，每月底交由人力资源部审核。

二、出勤时间：

　　1．公司实行双休日制度，每周五个工作日；

2．每日工作时间为：

冬季8：

00～17：

00，11：

30～13：

30为午休时间；夏季8：

00～17：

30，其中11：

30～14：

00为午休时间。

三、考勤制度：

1．员工请假，须提前一天向部门负责人申请批准，部门负责人请假需向综合管理部提出申请批准。

2．如遇突发事件不能及时到岗，须在上班后1小时内电话通知有关负责人。

3．员工请假时间不超过一天（含一天）可由部门负责人批准；一

天以上的须报请综合管理部领导批准。

部门负责人以上员工需向主管领导汇报后向总经理申请批准。

4．请病假三天者，须提供县以上医院证明，请事假须提交假条给部门负责人。

5．员工超过上班时间十五分钟内到岗视为迟到；未到下班时间提前离岗视为早退；半天无故不到视为旷工一天。

四、管理规定：

1．员工享受国家规定的法定假日。

2．员工因工作需要加班，可由部门负责人视工作需要，进行调休。

3．员工享受国家规定的婚、丧假。

4．员工在一个月内连续或累计请病、事假三天以上（含三天），按薪金全部扣发相应天数的工资。

计算公式为：

全部薪金所得÷22×实际请假天数

5．迟到一次从当月工资中扣发5元；二次从当月工资中扣发10元；旷工半天扣发1天基本工资和岗位工资；旷工1天扣发2天基本工资和岗位工资；旷工2天扣发3天基本工资和岗位工资；月旷工三天以上（含三天者）予以除名。

6．一经发现代替签到，扣发当事人双方本月基本工资10％

四、物品采购领用制度

1、物品采购，分计划采购和临时采购。

执行先申请后采购的财务报销制度。

2、物品领用采用预报申领制度，由各部门负责人填写物品领用清单，要如实填写领用物品的名称、数量、用途、金额等，由部门负责人或主管领导签字后，报给总经理办公室签批。

3、物品请购流程：

（1）各部门制定采购计划或临时采购计划，填写物品请购单。

（2）物品请购单送交总经理办公室审批。

（3）总经理办公室同意后，交采购人员经办。

（4）采购物品验收入库。

（5）物品领用人到仓库保管员处填写物品领用单或借用单，领取物品。

4、物品采购原则

（1）一般性的、急需的且金额在100元以内的办公用品、接待用品等物品的采购，事务管理处主任在征得总经理办公室同意后，无须先填写请购单，可以直接安排采购，以后再补办手续。

（2）凡数量较多、金额较大在100元以上的物品的采购，必须按规定请购程序办理。

采取定点购买的方式，由总经理办公室、主任、采购员共同选择交通便利、信誉良好、质量可靠、价格公道、商品齐全的较大型商店作为对口采购单位。

5、采购人员必须具备高度责任感，认真做好采购工作，应做到以下几点：

（1）了解产品质量、性能、规格、厂商信誉、价格等情况，择优择廉选购。

（2）实际价格超过预算价格的，应再请示后购置。

（3）回扣金不折算冲减价格的不购。

（4）未经批准或批准手续不全的不购。

（5）计划外项目，经费不落实的不购。

6、在特殊情况下，经总经理办公室同意，可委托有关人员进行专项采购。

7、非常规性物品，特殊需要的物品，确需购置时需事先申请经费，待总经理办公室批准落实经费后，专款采购。

8、所有采购物品，都必须经过事务管理处仓库保管人员清点验收入库登记入册签名后，报总经理办公室签字同意，才能进行财务报销手续。

9、所有公司采购的物品，都必须办理验收、入库手续，由保管人员登记入册后方能领用。

10、仓库保管员必须具备高度的责任感，认真做好仓库管理工作，应做到以下几点：

（1）所有入库物品，财产保管人员必须建立完整的财产帐册。

（2）所有物品必须做到:

物品名称、数量、单价等列示清楚。

（3）领用物品严格按规定程序办理。

（4）及时检查物品的领用、库存的数量，及时上报请购。

11、保管人员要定期清点，做到帐帐相符，帐物相符，财产去向清楚，领用、借用手续完备。

12、一般性常规性物品，由申领人填报“物品领用单”，经总经理办公室签名后到保管员处领取。

申领时，一律签名登记，写明领取时间、用途，必须归还品还需写明计划归还日期。

13、贵重物品、电器等设备的领用，必须总经理批准，总经理办公室审核后方可领取。

14、保管员必须严格执行有关制度，做好各类物品的入库、领用登记，所有“物品领用单”统一保存，以备查验。

固定财产帐目每季度核对一次，易耗物品每月清点一次，列帐备查。

15、凡领取必须归还的物品，至计划归还日期时（一般为一半年），应按时送还仓库，财产保管员要检查，发现有损坏、残缺情况，必须经事务管理处主任上报总经理办公室后再作处理。

16、如果遇领取必须归还物品的人员离职调岗，则必须到办理归还手续或移交手续后方可办理离职手续。

17、对违反上述相关制度的行为，将依法追究当事人责任。

五、业务招待管理制度

为了加强公司业务招待费用开支的管理，本着必须、合理、节俭、热情的原则，适度控制费用成本，特制订本制度。

一、业务招待范围：

业务招待是指与本公司或各部门有工作关系、业务关系的单位领导或其他成员，由于工作的需要，前来公司进行视察、检查、业务交流、洽谈、咨询等等的各种公务活动中所发生的业务招待。

对无直接或间接工作、业务关系，纯属私人关系的客人，公司一般不予招待。

二、指定招待地点：

根据不同的工作、业务需要和不同的来客对象确定不同的招待地点。

三、招待审批程序及签字权限

公司的各种招待，原则上应做到先审批、后招待。

具体要求如下：

1、审批

招待应由公司分管领导审批。

如分管领导不在，可由部门负责人通过电话联系，经同意后可在事后及时补签。

凡未经公司分管领导签批同意而招待的，所发生的招待费，今后一律不得报销。

2、安排

为了加强对业务招待费用的统一管理，因此对具体的招待安排也实行统一的扎口管理。

凡要到食堂以外就餐的，由办公室按经办部门要求进行落实，并把落实情况及时反馈给经办人，办公室做好登记。

3、签单

除公司指定的酒店可签单外，其余酒店一律不签单，如有特殊情况不在指定地点招待时，采用当场结帐事后报销的方式。

经办人或经办部门负责人在用餐结束后（不管在何地就餐），必须及时在结帐单上签字，并写明招待的具体单位。

单位名称必须由审批单上的名称保持一致。

4、结帐、报支

办公室负责人应按登记的记录为依据，与各酒店进行结帐。

凡没有登记的就餐款，原则上一律不予结帐。

结帐后按公司规定的费用报销程序办理具体的费用报支手续。

财务部应按照本规定进行认真审核，如有不予报销的事项，必须作退单处理。

5、付款审批、审核分工

报销的招待费由办公室填写“付款审批单”，经总经理签字审核。

六、办公室卫生标准及制度

（一）办公室卫生标准

1、办公室地面干净整洁，无尘土、水渍和杂物。

2、门窗、玻璃、电扇、电灯干净整洁，无尘土和污垢。

3、墙壁、天花板无蛛网、污迹和脚印，无乱写乱画。

4、桌、椅、沙发、茶几、办公电话、清洁工具及柜内物品等摆放有序，干净整洁。

5、保持室内空气清新、流通。

6、室内有足量的洗刷用品，并做到卫生整洁。

7、按照消毒规范定期消毒。

（二）办公室卫生制度

1、必须有值日安排，责任落实到人。

2、坚持每天打扫一次卫生。

3、每周进行两次“搬家式”卫生大扫除，不留卫生死角。

4、要养成良好的卫生习惯，自觉搞好个人及室内卫生。

5、单位要定人、定时进行卫生检查，督促整改。

七、会议管理制度

第一章会议组织

第一条公司会议：

公司员工大会，常务理事会会以及各种代表大会，应报总经理批准后，由各部门分别负责组织召开。

第二条部门工作会议：

各部门的会议，经总经理批准后，由主管业务部门负责组织。

第二章会议安排

1．总经理办公会——研究，部署公司行政工作，讨论决定公司发展工作重大问题。

2．常务理事会会——综合汇报当月公司工作情况，讨论决定下月工作任务。

3．公司员工大会——总结上期工作情况，部署本期工作任务。

4．经营活动分析会——汇报，分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司的经济效益。

第三章会议的准备

第一条会议主持人和召集单位都应分别做好有关准备工作（会议议程，汇报总结提纲，发言要点，工作计划草案决议、决定草案，落实会场，安排好座位，通知参会者）。

第二条参加公司例会人员无特殊原因不能请假，如请假需经总经理批准。

第三条《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

第四条参会人员应知无不言，集思广义，一经会议决定之事，应按期完成。

第五条参会人员必须严格会议纪律，不得随意走动，不得随意使用手机。

八、员工日常行为规范管理制度

（一）员工应礼貌待客、举止得体；

1、礼貌的对待客户和来访者；

2、与客人交谈应态度和蔼，注意使用礼貌用语，禁忌工作时言语粗鲁；

3、对待客人提出的询问和要求要耐心解答，解答不了的问题应及时请示汇报。

4、与客人相遇，要主动让路；与客人同行，应礼让客人先行。

（二）员工应注重仪表整洁；

1、员工必须保持着装整洁，熨烫平整；

2、员工的指甲必须修理好并保持清洁，女性可涂淡色指甲油；

3、男员工不得留胡须；

4、男员工不得佩戴耳环，女员工佩戴的耳环两侧须一致；

5、仪表不整的员工不得进入工作现场，并作缺勤处理。

（三）员工应保持优雅的姿势和动作；

1、站姿：

两腿直立，胸膛自然，腰背挺直，两臂自然下垂，不耸肩，公共场合或在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

2、坐姿：

坐下后，应尽量端正，双腿平放，。

移动椅子时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。

3、公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。

4、握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。

握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。

5、出入房间：

进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。

进入后，回收关门，不能大力、粗暴。

进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，要看住机会。

而且要说：

“对不起，打断你们的谈话。

”

九、出差管理制度

一、本公司所有所员工因公奉派国内出差办理公务者，依本办法规定发给出差旅费。

二、本公司员工乘坐火车、轮船、飞机按以下标准执行：

职称

火车

轮船

飞机

备注

总经理级

软卧

头等

头等

总经理、副总经理

一般职员以下

硬卧

一等

经济

中层及以下

（一）乘坐火车及长途汽车，原则上应出具铁路局、公路局或汽车公司的购票证明单，如因故未能取得购票证明单者，由出差人出具凭单。

（二）乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或船票存根。

（三）因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票根报支旅费。

（四）搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。

三、员工出差的膳食、住宿、杂费按下列标准核发

A总经理级：

每日200元

B中层及以下：

每日50元

四、出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：

（一）乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票，无法取得者由出差人员出具凭单为凭。



（二）电报电话费应取具电信局的收据为凭。

（三）邮费应取具邮局的证明为凭。

（四）因公宴客的费用，应取具统一发票或贴足印花的正式收据为凭。

（五）因公携带的行李运费，应取具正式的运费收据为凭。

五、员工出差，应由派遣出差单位的主管填写通知单一式二份，递请核准后，一份送秘书处登记出差日期，一份由出差人凭以预借或报支旅费。

六、员工出差销差后三日内应填具“出差旅费报支单”，送请各单位主管核实后递请秘书处审核，总经理核准后，出纳人员方得凭以报支。

七、员工出差前，得凭核准的派遣出差通知单预借旅费，于出差完毕报支旅费时扣回。

八、市内及短程（一日内）出差人员，除按实报支车资外，另可报支误餐费。

（一）下午一时以后销差者准报午餐。

（二）下午八时以后销差者准加报晚餐。

（三）不得再报支加班费。

九、奉令调遣的人员，可以比照以上有关条文报支交通费、膳食费（一天）及行李运费。

十、调遣人员若在公司用膳，则不得报支误餐费。

十一、调遣人员若超过一天以上但不能视为出差的，可以由公司酌情予以补贴。

十、资产管理制度

公司公共财产是公司开展工作必不可少的物质基础。

为切实保护公司的一切公共财产，使其更好地服务公司各项工作，特结合非公有制经济公司实际制定本制度，全体会员、员工须遵照执行。

一、建立定期检查制度

公司半年组织人员对公共财物进行一次全面清查，并登记造册，落实财产管理责任人。

半年对公物进行