员工档案管理规定.doc
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Q/CT
湖北东神楚天化工有限公司企业标准
Q/CTGL-XX-009-2014
员工档案管理规定
2014-03-20发布2014-04-01实施
湖北东神楚天化工有限公司发布
员工档案管理标准
1范围
本标准规定了档案管理职责、归档范围、归档内容、操作流程等内容。
本标准适用于公司所有员工的档案管理工作均可参照本管理规范实行。
2术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
员工档案：
员工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
3职责
3.1公司党政办为本公司员工人事档案的归口管理部门，公司所有员工人事管理档案的建立、管理工作由党政办人事专员（档案管理人）负责，由党政办完成人事管理档案的建立、更新工作。
3.2公司员工的人事管理档案属于机密文件，必须是分管副总以上（含）的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。
部门经理仅限于查阅本部门（职位低于本人）的员工人事档案，任何人不许以任何方式复印人事档案资料及将其带出办公室。
3.3档案管理员的职责：
由党政办人事专员负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。
4归档范围
公司员工入职档案、培训档案、离职档案、变动档案、劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
5归档内容：
5.1员工入职档案：
（1）个人简历；
（2）员工人才登记表（含面试评估表）；
（3）员工入职登记表；
（4）个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、暂住证复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件等）；
（5）原单位离职证明；
（6）合同及协议（劳动合同、保密协议、竞业协议）。
5.2培训档案：
（1）培训合同、协议；
（2）培训相关资料及获取证书复印件。
5.3员工变动档案：
（1）员工转正申请表；
（2）员工转正考核表；
（3）岗位异动申请表；
（4）奖惩文件。
5.4员工离职档案：
（1）辞职申请表；
（2）辞职交接清单；
（3）离职工作交接单；
5.5其他资料档案：
劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
6操作流程：
接收新员工入职资料/调职档案
检查档案所需资料是否完整
限期内由员工/调出部门补全缺失资料
是否
将员工资料存档
转职：
将员工档案转至员工调入部门档案范畴
在职：
将员工在职期间变动情况及时存入个人档案
离职：
将员工在公司期间的资料存档
流程描述：
6.1行政人事部人事专员确定员工入职后，办理员工入职手续并收集新入职员工基本资料，核对无误后，建立员工档案，并放入所在部门的档案范畴；如档案有所缺失，限期内补全资料。
6.2行政人事部人事专员根据员工资料变动情况，如《岗位异动申请表》、《调薪通知单》等，及时更新员工档案信息。
6.3员工离职时，应及时整理员工入职资料、在职资料及离职资料，并将此离职员工人事档案妥善保管。
7档案管理：
7.1基础管理：
（1）原则：
归档及时、整理规范。
（2）新录用的员工，应及时建立档案，并更新员工电子信息台账。
（3）档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档。
（4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交行政人事部归档，原件当场查验。
（5）离职员工档案每月月初进行清查并整理，以月为单位把离职人员人事档案调出进行单独管理。
存档两年后方可销毁。
7.2档案的查阅
（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料。
（2）不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经行政人事专员、行政分管副总同意。
（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。
（4）原则上不允许员工自带档案流动，如因工作需要从档案中取证必须由部门经理、行政分管副总同意。
（5）档案管理人应做好各部门及领导的查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》签字确认。
7.3档案的销毁
（1）公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司员工档案资料。
（2）当某些档案到了销毁期时，由档案管理人填写《公司员工档案资料销毁审批表》，经行政人事部负责人、行政分管副总审批后执行。
（3）在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或分管副总人指定专人监督销毁。
8附则
8.1本规定由党政办起草并负责解释。
8.2本办法自印发之日起施行。
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