管理文秘的素质和能力.ppt

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管理文秘的素质与能力,1,通过阐释秘书的职业道德和素质的正确理念，了解秘书职业的特殊性和秘书组织训练的重要性，2,掌握和理解秘书人员应具备的素质和职业道德。

教学目的,教学重点与难点,1.教学重点：

秘书素质修养与道德修养的概念；秘书职业道德的具体要求。

技能训练。

2.教学难点：

如何理解秘书应具备的素质和职业道德；案例分析与理解。

技能训练,第一节秘书的素质,素质，指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件和内在因素。

一家公司招聘总经理秘书，经过多次筛选剩下5位，最后一关是总经理面试。

5位应聘者沿着楼梯到达5楼总经理办公室，当他们坐下后，总经理宣布面试结束了，优胜者就是最后一位先生。

总经理的依据是什么？

有一位应聘总经理秘书的年轻小姐接受了总经理的面试，很顺利地回答完最后一个问题，心里正高兴着，忽然看到一张纸条从总经理的办公桌飘落在自己脚边，她很自然的捡起向纸条看了看，见上面是被笔抹掉的几组电话号码。

见是废纸，便揉成团扔进废纸篓。

这时听到总经理说：

“你可以走了，你不符合我们的条件。

”,秘书面试案例,毛泽东的秘书,田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。

胡乔木，1941年起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。

从田家英到胡乔木，毛泽东如何选秘书,欣赏有思想、有学问的人毛泽东认为：

“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西；没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。

”因此，毛泽东习惯于以文识才，以才举人希望秘书博览群书、兴趣高雅毛泽东喜欢吟诗赋辞、泼墨挥毫、博览群书，也希望身边人员能经常与他交流心得。

德,秘书素质,知,能,心,思想素质,知识素质,能力素质,心理素质,第一节秘书的思想素质,秘书的思想素质主要指秘书的职业修养一、政治思想.强烈的公民意识，能够维护国家利益和社会利益.较高的政策水平，准确把握现行政策法规的精神实质.较强的法纪意识，不滥用公权、不贪污腐败。

秘书成为阶下囚,1997年，原中央政治局委员、北京市委书记陈希同，因收受贿赂、渎职等罪行，依法判处有期徒刑。

同案中，原北京市的几个首长秘书也因不同犯罪事实分别被判刑。

陈希同的秘书陈健，受贿409万元，贪污30万元，被判刑15年；王宝森（原北京市副市长）的秘书闰振利挪用公款64万元用于个人经营活动，判刑7年；铁英（原北京市人大副主任）的秘书段爱华，利用工作之便受贿30万多元，被判刑5年；,为了遏止秘书腐败的发展,2003年夏,全国各省的党政领导机关纷纷发布名为关于加强领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定的文件,对秘书行为做出了更为明确的纪律规定。

例如吉林省对领导秘书提出“八不准”,湖北省要求对秘书严肃纪律,做到“十不准”,安徽省提出了“十七个不准”的明确要求。

二、职业道德,忠于职守、服务领导（首要）埋头苦干、甘居幕后谦恭有礼、办事公道遵纪守法、廉洁奉公（基本底线）诚实守信、严守机密,案例分析,某外资商行经理秘书张小姐接待了一位投诉的顾客，反映该商行卖出的商品质量有问题，要求退换。

张秘书请技术人员鉴定确认有质量问题后，当即答应退换，可是当时没有现货，库房保管员又外出未归。

张小姐向顾客说明原因后，请他第二天再来换。

第二天保管员又因事未来。

顾客扫兴而去。

张秘书为此十分不安。

她请示经理后，破例从库房取出商品下班后按地址专程送给顾客，顾客非常感谢，连声称赞该商行讲信誉，这位小姐言而有信，服务态度好，真正做到对顾客负责。

外国老板也对张小姐的这种做法十分满意张小姐为了对顾客言而有信做出了哪些努力？

秘书在与公众交往中为什么要言而有信？

某上市公司正在收购另一家上市公司的股份，为了避免两家公司在股票市场的波动，两家签订了严格的保密协议。

这天负责谈判的公司副总来电让秘书赶紧用快件寄3张总经理照片过去，以办理有关手续。

秘书一时找不到照片，想起半年前公关部统一为员工拍照制作胸卡，估计公关部留有总经理照片。

秘书给公关部雷经理打电话，雷经理答应马上给送来。

雷经理又问秘书要照片做什么用，秘书有这么几种回答：

1、这是总经理要的，我不知道！

2、我可以告诉你，但你不能对别人说。

3、拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。

4、对不起，我暂时不能说。

5、你问那么多干什么？

情景练习,三、工作作风,脚踏实地、一丝不苟服务群众、求真务实不卑不亢、坚持原则敏捷干练、善于合作勤于学习、勇于开拓,情景练习,上海有家食品厂女秘书，接待了一位顾客，反映婴儿饮用了该厂生产的奶粉后有不良反映。

秘书验看了奶粉袋上的商标，询问了婴儿不良反映的细节后，答应两天之内给予答复。

顾客走后，秘书马上将奶粉送化验室化验，并未发现异常情况。

这时作为秘书，你会怎么处理？

A、可以据此打电话回复顾客，结束这件事B、进一步调查此事，找出婴儿不良反映的原因如果开展进一步调查？

走访了经销商店，得知不少顾客对该奶粉的饮用量不清楚，饮用过量，使婴儿产生不良反应。

了解了原因，你又该怎么处理？

立即向厂领导汇报，建议在产品说明书中加入饮用量的条文，弥补了这一疏忽登门拜访那位投诉的顾客，解释清情况，代表厂方感谢顾客的来访送上一袋新生产的奶粉和说明书。

秘书工作的综合性秘书工作的专业性,秘书应具有四方面知识的纵横结合,基础知识（底线、前提）,专业知识（核心）,行业知识,辅助知识（顶线）,秘书横向具有较宽广的知识面,秘书纵向具有较深厚的专业知识,秘书知识结构的主要内容,第二节秘书的知识素质,第三节秘书的能力素质,秘书的能力结构,基础能力,专业能力,思维能力,观察能力,记忆能力,理解能力,管理能力,办事能力,表达能力,操作能力,社交能力,第四节秘书的心理素质,案例某办公室领导叫秘书小马拟写一份欢迎词。

小马花了半天在网上找资料和收集信息写了一篇长达三千字的演讲稿。

可是领导一看就退回来了，还把小马责备了一顿，说讲话稿像块包脚布又长又臭。

要求小马重新写一篇三百字左右的欢迎词。

当天小马加班写完稿子已经6点多了，赶不上班车了。

小马越想越气自己花了那么多时间和精力写的文章竟然被领导批评的一无是处，一点都不给自己留面子，因此对领导非常不满，以后总是带着情绪工作，工作质量下降，在一次工作严重失误之后被单位辞退了。

一、影响秘书心理健康的主要因素,工作任务太重、太紧秘书幕后的工作性质社会对秘书职业的传统偏见人际沟通存在问题自身心理品质不完善,二、目前秘书常见的心理问题1、焦虑2、厌烦3、嫉妒4、自傲5、自卑,三、秘书的心理健康标准,有资料显示秘书心理健康标准有以下八条：

1、现实态度。

敢于面对现实，不管现实是否愉快。

2、独立性。

办事机敏稳重，适当听从合理建议。

3、关爱他人的能力。

能够从爱亲戚朋友中得到乐趣。

4、情绪控制能力。

善于自我调节和心理控制5、懂得休息调适。

秘书需要并且善于享受空闲和休息。

6、宽容和谅解。

这是建立良好人际关系的要素7、学习和培养情趣。

通过学习充实自己，增长才干；通过培养积极健康的兴趣缓解工作压力,秘书应具有的性格特征：

开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制,问题讨论,1.秘书应具有怎样的知识结构？

2.秘书应具有哪些能力？

3.秘书应具有哪些职业道德？

4.你认为秘书应具有哪些性格？

5.女性秘书怎样才能保护自己？

祝学习进步！