国家机关公文写作与处理Word下载.docx
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使你的公文具备这样一种效用，具备对对方工作的强制性影响，自身必须合法。
因为我们大家都知道，法不会单方面保护任何事务，只有你的内容、形式，和程序手续符合法律规范，法律才保护你，否则可能不保护，还会是制裁的对象。
那么为了保证公文的有效，必须坚持公文的合法。
只有如此，我们的公文才会具备我们所预计的那种影响力，能够达成我们的工作目标。
在我们讲到的三个方面中，从内容到形式，到程序手续，都必须符合相关的规范和要求。
在这里我们首先强调内容的合法性，这是公文有效性的一个前提条件，如果内容不合法，与上级的指示和相关规定抵触，那么这份文件就没有法律效力，不受法律的保护。
在这一点上应引起足够的注意。
但在实际的公文操作过程中，在内容上出现违法违纪的现象，不是个别的，具有一定的普遍性。
请看下面的例子，如果我们对宪法的相关规则有了解的话，这个文件不用看内容，从其标题看就知道它是违法的，因为中华人民共和国宪法中没有民族自治乡的说法，只有民族乡，没有民族自治乡。
这是两个不同的概念，民族自治乡是具有独立的立法权，而民族乡没有。
在中国54年后修订的宪法，也就是从75年的宪法，取消了民族自治乡的介质，如果一级人民政府向上一级人民政府提出宪法多不允许的行政介质，那就构成了违法，甚至是违宪。
再看一个例子，这种例子可能在前一阶段，在我们的地方报纸上见得比较多，一个县级人民政府发一个任命的通知，针对对象是县人代会的副主任，让这位同志兼任县教育局的局长，这个公文也不用看内容，它的标题告诉我们它的内容也是不合法的，根据宪法第103条规定，县级以上的人代行政负责人不兼承行政职务。
所以这种任命本身就是违宪的。
再有更多的就是在我们公文中有些提法是法律不允许的，比如这个例子：
海关是不能鉴定一个人是犯罪分子。
我们国家只有审判机构有这个权力。
那你所扣留的就不能称为走私犯罪分子，恰当的，规范的说法应该是犯罪嫌疑人，否则就构成了违法。
在一些企业和学校有的公文有这样一些提法，损害公物要赔偿多少钱？
这种提法也是违法的。
罚款是一个行政行为，而学校没有经过特定授权是没有这种权力的。
如果你做了这样一个约定，对方若损害了公物，依照何种标准去赔偿，这是可以的，但学校不能在自己的公文中对相关的人员要求赔偿。
这是法律不允许的。
这样的问题在公文中有一定普遍性，我们应引起足够的注意。
因为有关公文方面的文章主要约束一些形式问题，如果法律规定规章有相关的一些约束，那我们在形成自己的文件时，就要自觉的遵守这些规范。
否则形式上违法同样会让公文失去效用。
前若干年，这样的例子有一定普遍性，市人民政府用自己的名义颁布某某条例，这种做法实际是违法的。
按照1987年4月，国务院颁发的行政法规制定程序在行条例的规定和2000版的行政法规制定程序，规章制定程序的规定，国务院各部门，地方各级人民政府发布的规章不得称条例。
条例这种文种只有中央人民政府即国务院可以颁发，其它的行政机关都不能用自己的名义去颁发条例，否则就构成违法。
在党的系统同样有相关的规定和要求，如中共中央办公厅颁布的党的领导机关处理条例明确规定，只有中央一级的组织可以颁发条例。
如某市的纪委不是中国共产党中央一级的组织，所以同样无权颁发条例。
另外发文的名义也是一个形式问题，这也同样不能违背有关的规范。
按照国务院2000年颁发的公文处理规定，在各级政府部门，内设的机构中，除了办公厅室可以对外正式行文之外，其他的内设机构不得对外正式制发公文。
这种所谓正式制发公文，就是所谓这种公文有可能产生法律后果时，就属于正式行文。
我们每个部门的内设机构自身都不具备法人资格，不具备主题资格，当然它就不能用自己的名义去制发公文，去承担相应的义务，履行相关的职责，所以发文名义也是一个形式问题，但这个形式也不能出错，不能违法，不能违制。
否则文件同样是违法文件，同样会被上级机关废除、废止。
我们还应注意程序的合法性问题，因为公文的制发，是一个群体的工作过程，与写论文不一样。
为了保证这个群体工作过程的有效性，维护公文的质量。
国家对有关公文的处理过程有规范，那我们就要自觉地遵循这些程序规范，这才能保证公文是这个机关的郑重意志的表示，而且这种表示是受法律保护的，而如果我们违背相关的程序规则，就意味着你的公文程序违法，或是程序不当，同样影响公文的效力，会使你的公文被撤销被废除被废止。
在这方面有这样几个普遍性的毛病需要我们引起注意。
在正常的工作流程中，要形成公文，首先要有领导的授意，再请有关的工作人员起草这个公文，然后再由综合办公部门的一些同志对公文文稿进行全面的审核、衡量，消灭他认为的所有的错漏，最后再由机关的法定代表去签发，去认可，这是一般的流程。
但是现在一些单位就违背这些程序，不是先核稿再签发，而是倒置，先签发再核稿。
按照这样一种操作程序从法律意义上说不应该具备法律效力，不应受到法律的保护，因为这个公文的最后意思表示不是这个机关的法定代表最终确认的，而公文一经法律代表确认之后，任何人不经过他的同意不得做任何的调整和修改，否则文件内容的合法性就会遭到质疑，就会失去法律效力。
但是这种做法在很多部门都有一定普遍性，实际上它也在危害章法，使我们的公文失去有效性，这当然是我们最不希望出现的。
有些同志认为，我们不会去改公文中最重要的部分，领导是做政策把关，我们做审核的人只做文字把关，其实这种说法并不成立，因为公文中任何政策都是靠文字表达的，有些东西看着不是文字问题，甚至不是典型的文字问题，但是它会使公文出现严重的错误，严重的问题，甚至会给我们机关带来不可预计的麻烦和不可弥补的损失。
有这样一句话，是六十年代在我们的政府机关中出现的，它本是要表达三日内，蒙古共和国区域内会有暴风雪，但是因为它犯了个小小的文字错误，在该加标点时未加，结果别人在念读时把这句话读出其他的意思，带来了严重的政策方面的疏忽。
本来三日内应停顿，但未加标点，就成为“三日内蒙古共和国区域内有暴风雪”这就构成严重的政策性的失误。
再有在程序方面有严重的问题就是涉权不商，按国家政府机关的相关组织规则，和公文处理规则方面的相关程序规定，两个部门就共同关心的共同涉权的问题，如果需要对下行文，必须通过共同协商再对下行文，如果双方不能取得一致，必须经过上级机关仲裁后，再下行文，不允许分别按照自己的意见对下行文。
这条规则主要是维护政令的一致性和有效性。
但若不遵循这样一个规则，那就会非常容易削弱我们行政主体的行政效能，影响到工作的有效性，特别是会让我们的行政相对人拿到与政府机关相对立的规则，造成无所适从，给我们的社会管理增大成本，增加损失。
比如我们举例，某省的商务局和监督局双方经过多次协商，未达成一致意见，一个月以后他们就这方面的政策规定分别向自己的下属单位行文，强制下属单位执行自己的意见。
这种做法就是典型的涉权不商，而我们的规则是涉权必商。
通过涉权来协商，维护我们整体的行政效能，维护整体组织规则的有效性，所以希望大家在处理公文的过程中要有强烈的程序意识，要自觉地遵行相关的程序规则，这样既使我们的公文的质量得到维护，同时又维护了有关领导的权力，也维护了我们具体工作人员的利益，避免我们去承担本不应该承担的责任。
第二节公文的写作要求实
第二点是求实。
求实就是实事求是的原则，是我们公文中的一个具体体现和具体要求。
这两个字的具体内涵包括这样几句话：
要求公文的内容能从实际出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题。
这就是三个实，这三个实，总体的精神就是要求我们克服种种阻力，禁决一纸空文，也就是古文所说的巨文，没有任何实际价值，对实际工作的进行没有任何推动作用，当然是质量最差的公文。
因为我们的公文就是要解决实际问题的，如果它对解决问题没有实际的帮助，没有注意，那他就绝对没有实际价值，绝对不是一篇好公文，当然还应注意到一部分论文或多或少或轻或重地存在类似问题，比如有些主管防患于未然，一到北京，入冬的时候，气候很干燥，可能就会把去年的防火通知拷贝一份，忘了今年是2005年，把2004年的文件再发一遍，至于下级单位中是否有新的火灾隐患，下级单位有没有相关的财力能力购置你所要求的防火器材，相关的人员队伍有没有条件配备完整的工具以及一系列的问题，都不去做任何的调查研究，就匆匆忙忙地发出这样一纸空文，这种公文当然对我们推动实际工作的有效性，非常非常有限，更有可能是造成我们工作失误的根源。
所以这个实首先要实际出发，有客观针对性，要有助于解决实际问题，这是求实方面中的第一个方面的要求。
第二个方面的要求也就是第二个实，忠实地反映情况和问题，不做任何的夸大和缩小，我们知道公文是机关的郑重意志的表示，要对这种表示承担法律责任，同时收受公文的这一方，要受这个公文的强制影响，如果在公文中有夸大，有缩小，有虚构，不真切地反映工作地具体情况，就可能让别人以假当真，给上级机关的政策制定带来严重的损害，给下级执行这些相关政策，相关规定，带来一系列的困难，障碍和问题，所以我们一定要有非常强的意识在我们的工作当中真实地反映工作情况和问题，不能做任何的虚构，夸大和缩小，因为这些都是非常有害的。
我们公文的内容对对方工作行为的影响是直接的，是强制的，任何疏漏，任何虚假带来的危害都是巨大的，所以我们应该引起足够的注意，特别是应该注意到，在公文中，有些失实造成的法律后果是无法弥补的。
有一个离行政机关稍远点但实际上很典型的案例，有一个法院，它在审理案件的过程中，有一个失误，本来案件审理得非常好，但到最后，在法庭上念判决书时，被告的辩护律师三次举手，要求审判长终止判决，他的理由是：
他从听众席中请了几位说被告有几只手，也请当庭的审判人员见证被告有几只手，最后请审判长念判决书的第三页，倒数第八行，就是：
被告用两只手掐着被害人的脖子，同时用另外一只手猛击被害人的太阳穴使其致死，这就是一个严重的失实，如果被告没有第三只手的话，他就做不了这个案子，那根据这样一个事实执行死刑，那当然是草菅人命，这就是个错案。
最后的结果是这个案子被列入当地的第一号错案，相关的责任人受到处分，也就是说这种失实的表示在很多时候也会受到法律的保护，它的影响，从负面来看是不需要的，不用追究的，但是在法律面前人人平等，任何人作出的承诺都应该承担责任，这当然不是我们所预计的所希望的。
还有一个内容是判断要符合实际，在公文中我们可能会对一个事物的性质状态做出直接判断，而有些时候不用做直接判断，而提出的方法、措施就是基于这种判断作出的，所以在公务中就是要对事物的性质、状态进行判断，那进行判断时要注意体现一种精神，一定要合乎实际，如果不合乎实际，凭我们的主观想象去意想、臆断的话，会给工作带来严重的失误，严重的损失，在这方面应引起特别的注意。
有些机关辛辛苦苦制发了公文，本来是影响很大的，但最后被上级机关明令撤消，公文被撤消视作公文自使不产生效力，这就意味着文件从制发的那天起就没有法律效力，它就不是正式的公文，依据这个公文实施的行为都不是合法的行为，都不受法律保护，相反你会为公文付出这样的代价，就是要承认你的行为的无效性，并且承担相应的经济的法律的行政的责任，比如依据你一份公文，作出这样一个规则，要实施行政处罚，如要对相对人实施罚款，这个文件是十年前发的，已经对相对人实施的罚款累记数额假定有三十个亿，如果你的文件被撤消，那么这三十个亿都被视作无效罚款，罚款行为本身是无效的，依据国家赔偿法的规定，不仅要清除这三十亿的罚款，还应作出另外的赔偿及补偿相关的损失。
所以公文的撤消是一个非常严厉的处置。
如果我们的判断不合实际，没有客观的根据，这种主观的意想、臆断就是这样一种结果。
最后一个实就是解决问题的方法措施，要切实可行，具有可操作性，因为公文整体上没有可欣赏的价值，人们制发公文主要是解决问题，克服困难障碍，有效地实施一些管理行为和工作行为，那么我们在公文中都要直接或间接涉及解决问题方法措施，那么为了保证公文的有效，必须坚持这些方法措施的可行性，让我们的公文不仅可以看，可以读，更重要的是可以做，这样来实现公文的价值。
我们在相关的工作单位中，这方面还存在一些问题，有些文件自身只能读，不能操作，没有实际的操作意义，比如有些机关在制发相关的工作规范是，用到“原则上”、“一般”，这是在我们写的是指导文件，给下级指引方向，提供一个方法的选择上，避免一刀切时用的。
而工作规范必须是确定的，否则我们制发公文的目的就无法达成。
为了保证措施的可行性，应该让措施是合法的，合情理的，能够做起来，而且有资源保证，能够做得成的。
有一些例子我们应该尽量避免：
有一个单位是行政机构做了改制后成为行政性质的公司，为了能使新的财务制度运行，对相关部门提一些要求，能让他们尽快还帐，给个时间的限制是可以的，但是这样做：
凡与本公司有未了经济事宜的单位，务必于某年某月某日之前办理，逾期不负责办理。
这句话不合情，不合理，也不合法，因为经济事宜不能单方面说废除，就废除，这是法律所不允许的。
为经济交往的一般规则所不允许，为我们的常理所不允许的，所以这个措施的实际效果非常差，不仅不能达到目标，甚至还损害单位的声誉。
第三节公文写作要合体
也是两方面的意思。
第一，文体要正确，务使表达合乎公文的这种特殊式样的文章的特殊要求。
第二，就是语言的表达、词语运用要得体，要符合特定场景，特定对象的特定需要。
首先讲第一点，公文的样式的讲究在中华人民共和国的政务院51年颁发的在行公文处理办法中，对中国行政机关的公文要求做了规定，实际含义就是以语体为原则，写成一种特殊的应用文，这种应用文兼有记叙文，议论文，说明文的一般特点。
公文被国家用行政法规的形式给予规范，要我们必须用这样一种范式书写，用现代汉语的书面形式完成这种特殊的应用文。
公文这种文体的要求有：
首先，要直接表意，不渲染，不用曲笔，表达的意思就在字面上，不需要别人猜，也不允许别人去猜，所使用的表达手法主要是直接表意的手法，否则会造成对方的误解，和认识上的模糊。
特别注意不要用曲笔，必须言止意尽。
有一个例子，案件处理非常好，但在结尾时说到：
在群众中有些更强烈的意见在此就不详谈了。
这样的结尾动摇了领导的决心，只能再派第二个工作组原原本本地反映客观实际，这就不是我们写公文的本意了。
我们受命做工作就是为了搞准情况鉴定性质，给以贴切的处理。
第二个方面就是在公文中要表达对解决你的实际问题，相关的事物有直接应用价值的事情和道理。
为了保证公文的有效性，保证文体的规范，我们要求在讲事情、讲道理时考虑到与你处理事务的直接相关性。
因为万物皆有联系，主要考察的是那些直接联系，有直接应用价值的事情和道理，不应该离题万里。
这样结果不仅会使公文不简明，也和文体规范严重不合。
会让上级下不了决心，让人不知所以，因此应该坚持讲事情、讲道理时的直接有效性。
再有这种文体要求我们不虚构，不夸张，追求本质，细节的全面真实。
写任何文章都要坚持真实性。
文艺题材文章的真实性的讲究主要是本质上的真实，而细节上恰恰不能和客观实际严丝合缝，不然，文艺体裁的文章的有效性，表达效果就大大削弱了。
李白说“燕山雪花大如席”形容北方下大雪的景象，在北京的同志五月份登长城时，会看到纷纷扬扬的大雪，但也不至于大如席。
但文艺作品的夸张手法是允许的，而我们的公文则要从细节到本质都是真实的，因为我们要直接影响别人的行为，别人会把我们所说的当作事实根据，如果我们失实了，就会带来灾难性的后果。
这种文体需要我们使用通用性较强的符号系统。
用白汉文写公文不要口语词。
一次，某下级机关动用了某层次的战略储备，要求上级批准它紧急进口一定量的活水。
上级接到通知没有及时回应，因为没人知道活水是什么意思。
后来经过方言判断，这是广东地区的方言，但查过字典也不知何意，只好在发了一份电文：
什么叫活水？
对方说活水就是煤油。
如果用规范的写法就不会有后来的麻烦，那种写法就降低了沟通的效率和有效性。
特别是有些方言词的词形与规范词的词形完全一样，但是其含义完全不同，甚至完全没关系。
比如有的地方的蚊是包括苍蝇和蚊子，在规范性文体中就不知你你说的是什么。
再如古汉语中的脚还包括小腿，如果说你要做一个手术方案，对方说要切掉脚，你用古汉语的思维来做连人家的小腿都切了，这造成的结果就严重了。
所以不要用方言来写公文。
还有就是不要用口语词写公文，否则有这样几个危害，首先口语词是在面对面交际环境的词汇，为了保证交际的有效性，这类词中的符号的冗余度比较大，就是说有很多内容与你所讲的实际内容不具备直接的意义，很多就是为了让大家更好理解，就像交际中的作料，比如讲课时老师和学生是面对面的交流，老师在讲的过程中有很多的冗余，因此学生就可以在听的过程中思考，给以思考的余地，并引发一些例子，让你做更广泛的深刻的思考，这种效果就体现出来了。
为了保证思考的有效性，这种冗余是必要的。
而在书面交际过程中，这种冗余是多余的，如果我们用口语词写公文，讲话就不经济。
比如军队有“拂晓总攻”你用口语词就是“天蒙蒙亮的时候，对敌人展开总攻”，我用四个字，而你十几个字，这就显得非常不经济。
最主要的还在第二个方面，就是口语词有个面对面交际环境的保障，可以让对方精准地获得你所表达的意思。
而用在书面交际过程中，这个词就很有可能引起歧异，比如“拂晓”部队有总的规定，但“天蒙蒙亮”依大家自己的感觉而定，没有标准，这样做事就没有效率，特别是口语词在面对面交际时没有什么不好理解的，但一旦脱离这种环境就变得难以理解了，比如我在学校上课，有两个同学在小声嘀咕，我很不满，说：
“那两个同学不要咬耳朵了！
”这个词因为有面对面的环境，大家没有看到哗哗流血，没有听到惨叫声，就知道我说的是小声嘀咕的意思，但如果是用书面来表达，就会有两种意思，这就为交流造成了障碍。
我们希望所有的人看到公文中的一段话，会有一致的理解，从而得到一致的认可，所以我们这种文体需要书面用语。
公文的沟通主要是权威性的，是不讲道理的，在乎的是谁下的命令，谁接受命令，这种性质的文字多数不用去议论，而今天这种公文，决定了在履行政府职能的过程中要确立新的一种理念，包括接受一些新的思路，新的模式，新的理念。
现在通过提高下级的认识来提高其自觉性，这种管理要求就需要给下属讲一番道理，让他看到我是有足够的权威和真理性的，权威和真理性符合，那执行效果会更好，为了达到这种目标，就开始在公文中应用议论这种表达方式，有关领导机构制发的指示性的通知，如果它是新生的事物，且有指示性，那决不会这样写：
现将开展何种会议的计划如下。
它必定会用一定的笔墨对这件事做些议论和分析，把其重要性和价值告诉给自己的下属，唤醒下属应对这件事的认识，通过这种方式来提高我们公文的应用效果，这样就使今天的公文有了议论的成分，而我们今天的公文要讲究依法理事，以事实为准绳，这种管理的模式就决定了我们要在公文当中概要地介绍一些事件，描述一些过程，这就使得叙述这种表达方式在公文中也有了应用的空间，那我们今天的公文就应该是打破过去旧公文：
只说明，不用议论，不用叙述的这种表达方式的格局，坚持兼用说明，叙述，议论这三种表达方式，当然公文中整体上说这三种表达方式是兼而有之的，但不同的文种它的侧重点还是有区别的，比如我们写一个请示，就不希望有过多的议论，有议论就有教唆和引导，如果我们写一个通告，来给下属传达一个内容就用相关的一个过程和事件，如一个先进的事迹，一个反面的典型做一个真切的概要，使对方了解其基本状况，这是它的性质，然后我接受这个判断过程，汲取的相关推广经验，我们做公文就应该注意在表达方式的应用上是有约束的。
再有呢就是这种文体要求我们慎重地使用修辞格，有一种误会，有人讲呢说公文不需要修辞，这是一个绝大的误会，其实公文更需要修辞，更讲究修辞，因为我们知道什么叫修辞？
修辞就是提高语言表达效果的种种努力都叫修辞。
公文实际上是最讲究他的表达效果了，因为他的表达效果在一定意义上就是它的执行效果。
如果我们的公文表达效果不好，那么我们就很难指望它能得到很好地执行，所以公文其实恰恰是最讲究表达效果的，那也是最需要修辞的，只是呢，公文上的修辞有它的特点，公文上的修辞主要的不是积极修辞，就是说它所追求的修辞的效果是什么呢？
是简明，是平匀，是严密，而不像一般的文艺体裁，它的修辞主要的是追求生动性，追求可读性，追求能够调动读者阅读的积极性，跟着作者的思路走，这个不是公文的主要追求，当然我们的公文也要讲究一点可读性，让别人阅读你的公文，当然这样最好，但是我们大家知道，公文的阅读是强制的，是一种移植行为，我们不用把更多的时间和精力花费在调动他的积极性上，更多的是说，用最短的时间，让他清楚明白地了解公文当中的内容，然后拿出更多的时间去工作，这是我们的追求，这就决定了我们所要提高的表达效果就是严密、简明、平匀，是这样一种效果，这种修辞效果，要达到这样种修辞效果的修辞的手法就不是那种积极修辞的主要用修辞格，而是要用什么呢？
是在选词，炼句这方面去做笨功夫，下苦功夫，实际上就是我们平常说的消极修辞，它所用的手段都是消极的，但是它的结果是积极的，手段的性质是消极的，就是说它只是选词，炼句，在这方面下苦功夫，下笨功夫。
实际上公文是需要修辞的，恰恰公文在修辞格的使用上不能过滥，不能不慎重，为什么呢，因为我们大家都知道，修辞格的使用都是有代价的，多数的修辞格要想让它产生好的效果，它必须用好多符号，去创造一个语言环境，才能使得修辞的这种效果才能体现出来，而我们公文是惜墨如金的，是讲究高度的简明的，我们没有必要为了达到这样一个并不追求的效果，去制造出来更多的符号，那么我们需要的呢实际上更多的是在选词和炼句上去下功夫，去掌握它的本事，这是我们所追求的，恰恰不需要在辞格的运用上，去做更多的工作，那实际上是浪费我们的时间和精力。
再有呢就
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