程序文件Word格式.doc
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适用于本公司文件和资料的控制。
3.职责
3.1管理者代表负责授权文件编写小组对质量手册和程序文件的编制，总经理负责批准。
3.2各相关部门负责C级文件的编制，总经理负责审批。
3.3人事行政部门负责本公司质量体系文件的管理。
4.程序
4.1程序简图
归档管理
修改
移交
审批
文件编制
发放实施
4.2程序描述
4.2.1文件和资料的编制
4.2.1.1企业的文件资料是指在生产经营过程中形成的产品图样、标准、作业指导书、电脑软件、体系文件、生产计划、合同、协议书、人事和外来文件（国家标准、客户技术要求）等。
4.2.1.2质量体系文件的分类及编号
a.本公司质量体系文件分成四大类：
A级文件为：
质量手册
B级文件为：
程序文件
C级文件为：
产品标准、工艺规程、管理制度等质量文件
D级文件为：
质量记录
修
改
记
录
修改标记
处数
修改人/日期
批准人/日期
共4页第2页
b.文件的编号
A级文件编号方法如下：
QM-A×
×
文件的顺序号
指质量手册分类
“质量手册”的简写
B级文件编号方法如下
QP-B×
文件的顺序号
文件级别
“程序文件”的简写
C级文件编号方法如下
QW–C×
文件的顺序号
C级文件分类
“三级文件”的简写
C1—职务说明书；
C2—操作规程；
C3—检验规程；
C4—管理制度
质量记录的编号如下：
D×
-×
记录顺序号01-99
文件顺序号
表示D级文件
4.2.2文件的审批
4.2.2.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.2.2.2技术文件由技质部编制，部门负责人审核，总经理批准。
4.2.2.3其他文件，如厂规、各部门规章、主管职责等，由相关部门负责编制、审核，总经理批准。
4.2.2.4经审批的原文由文件发放部门作原始依据归档，不盖“受控”章，以供备份发放之用。
4.2.3文件和资料的移交
4.2.3.1正式批准的质量体系文件用磁盘备份，在资料室保存。
4.2.3.2质量体系文件经审核批准为正式生效的电子文件备份保存。
4.2.3.3在生产经营活动中形成的其它文字材料，由各部门主管负责收集、积累、整理、立卷后，方可移交。
共4页第3页
4.2.4文件资料的归档管理
4.2.4.1凡生产定型的产品的设计文件、标准及其作业指导书都应有独立的编号，同一文件由数页组成，每页都应填写与首页相同的编号。
4.2.4.2归档的文件资料必须是完整、正确，准确反映生产、开发、经营、管理各项活动的真实内容和历史过程。
4.2.4.3归档的文件资料必须做到书写用的材料质地优良，字迹工整，图样清晰，能够长期保存。
4.2.4.4归档的文件资料必须经部门主管审查是否齐全，签署完整后，方可移交。
4.2.4.5文件资料接收后，文件资料室资料员应统一对文件进行归档编号，并登记《文件资料归档登记表》。
4.2.4.6登记和分类的文件资料应分别存放于相应文件橱中，在文件盒或档案袋内设《卷内目录》。
存入软盘的文件和资料也由资料员进行归档登记，为防止文件的丢失，写入软盘的文件尽量要有备份，并进行标识。
4.2.4.7文件资料的管理应保持帐、物、卡的一致。
4.2.4.8体系文件的复印应经管理者代表的审批。
4.2.4.9文件和资料的借阅应经文件资料管理员的同意。
4.2.5文件的发放
4.2.5.1登记后的文件和资料由文件资料员根据实际的使用需要进行复制，按文件的发放范围进行发放。
4.2.5.2文件的修改，通过书面申请方可修改。
复制后的C级文件应盖“受控”红色印章，盖章后的文件才能发放，存档应存放原稿，签章的样式与规格如下：
作废
受控文件
45mm45mm
20mmmm
文件资料室对A、B、C级文件编上发放编号，文件领用人在《文件发放（回收）表》上签名领取注有发放编号和加盖“受控”红色印章的文件，质量手册、程序文件由文件资料员在发放编号栏内写上发放顺序号，便于追溯，需在《文件发放（回收）表》的“发放编号”栏注明。
共4页第4页
4.2.5.3公司内不得使用盖有“受控”章的复印件或未盖有受控状态印章的质量体系文件，一经发现由文件资料员负责收回销毁。
4.2.6文件的更改
4.2.6.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改通知单》说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
文件更改的审核批准应由原审批人进行，当审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
需其他岗位人员审批时，应取得文件审批所需依据的有关背景资料。
4.2.6.2文件更改批准后，由文件资料员持批准后的《文件更改通知单》进行更改，并应告知文件使用人。
4.2.6.3文件更改的方法
更改可采用换页的方式进行，更换下的页由文件资料员带回统一销毁。
4.2.6.4文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。
原版文件作废，换发新版本。
4.2.6.5作废的文件由文件资料员按《文件发放（回收）表》收回并记录，作废文件加盖红色“作废”印章（印章的格式见上页），文件资料员填写《文件和资料处理审批单》，经管理者代表批准后由资料员统一销毁。
4.2.6.6回收的旧文件和盖有红色“作废”章的文件资料，由资料员定期进行一次销毁，销毁的办法采用剪碎或烧毁，销毁的文件需在卷内目录上注明。
4.2.6.7所换页或换版的原始版本应保留一份在文件资料室。
4.3外来文件的管理
国家法律法规等文件，登记其原有编号（GB标准化、法规颁布号），有文控中心统一登记盖“受控文件”印章后，发放到使用部门，并做好“文件发放清单”记录。
外来文件应及时更新，如新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件，如新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放一起使用。
5质量记录
5.1D01–01受控文件总目录
5.2D01–02文件更改通知单
5.3D01–03文件发放（回收）表
5.4D01–04文件和资料处理审批单
5.5D01–05借阅档案登记簿
受控文件总目录
表号：
D01–01
版本/修订：
记录编号：
01
序号
文件名称
页数
归档日期
送交人
接收人
备注
1
QM-A01
质量手册
2011-4-1
2
3
QP-B02
质量记录控制程序
4
QP-B03
管理评审程序
5
QP-B04
培训控制程序
6
QP-B05
合同评审及顾客满总度控制程序
7
QP-B06
供应商评审程序
8
QP-B07
生产过程控制程序
9
QP-B08
品质管理控制程序
10
QP-B09
内部质量审核程序
11
QP-B10
不合格品控制程序
12
QP-B11
纠正和预防措施控制程序
文件更改通知单
D01–02
更改日期
更改人
共页
第页
更改前
标记
处数
更改后
更改原因
更改后处理：
同时更改的文件
发往部门
会签意见
审核人/日期:
批准人/日期:
文件发放（回收）表
表号：
D01–03
版本/修订：
文件名称
发放记录
回收记录
备注
发放日期
份/页数
发放人
签收部门
签收人
回收日期
回收人
经手人
文件和资料处理审批单
D01–04
文件和资料名称
销毁日期
销毁执行人
批准人
借阅档案登记簿
D01–05
日期
单位
案卷或文件题名
利用目的
限期
卷号
借阅人
签字
归还
备注
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