财务部政策与程序Word文件下载.doc
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收银点现金管理制度
17
P-ACT-011
酒水员岗位职责
18
P-ACT-012
临时担保签单制度
19
P-ACT-013
发票和收据的使用管理
20
P-ACT-014
票据管理制度
21
P-ACT-015
客人自带食品收费标准
22
P-ACT-016
挂账操作规定
23
P-ACT-017
应收账会计应收帐操作流程
24
P-ACT-018
出纳现金管理制度
25
P-ACT-019
关于成本费用分析会内容
26-27
P-ACT-020
酒店总经理活动经费
28
P-ACT-021
出差管理规定
29-31
P-ACT-022
损毁财产赔偿制度
32
P-ACT-023
离职员工工资发放通知
33
P-ACT-024
关于对讲机和点菜器盘点的规定
34
P-ACT-025
电脑的使用及控制
35
P-ACT-026
各级高管权限及福利
36-37
P-ACT-027
酒店内部宴请申请程序
38
P-ACT-028
酒店相关费用报销，结帐程序
39
Standard&
Procedure标准与程序
Position职位:
财务部、采购部、仓库、验收处、各部门
Dept部门经理：
Department部门:
财务部
Date日期：
2012年10月01日
GMApproval总经理批准：
Code序号：
P—ACT---001
Task任务：
各项物资采购/领用/付款等程序及规则
目的OBJECTIVE:
规范采购程序，明确各项环节：
政策POLICY：
一、货仓存货补充采购程序（低值损品/工程常用部件/厨料）：
1、仓库负责人申购：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线（具体数量上架），在存量接近或低于采购线时，即需要补充仓里的存货，仓库员要填写一份物品申购单，申购单内必须注明以下资料（仓库人员申购前需征求使用部门负责人对补仓货品的意见）。
（1）货品名称，规格
（2）平均每月消耗量
（3）库存数量
（4）最近一次订货单价
（5）提供本次定货数量建议
2、采购部经理询价并批准；
3，财务部经理审核；
4，总经理批准；
5，采购申请单一式四联，在经审批后：
第一联仓库做入库留底，第二联财务联，第三联采购联，第四联：
采购部经理；
二、部门新增物品采购程序（包括电脑耗材）：
1．各部门欲增置新物料，按表格规定的签字次序严格执行。
（1）部门负责人填写申请单→交采购经理；
（2）采购部经理询价并批准→交财务经理
（3）财务部经理审核无误→交总经理
（4）总经理批准→交购部
（5）采购员按规定日期采购到位
2，采购申请单一式四联，经审批后：
第一联部门留底，第二联仓库做入库留底，第三联财务联，第四联采购联
三，食品海鲜类/烟酒类采购程序：
（1）班组主管根据实际经营需要开具货品采购清单→交部门负责人；
（2）部门负责人审批下属班组上交的采购申请单，不当之处要进行修正，无误后签字批准采购申请单→交总经理；
（3）总经理对采购单进行最后审批→交采购经理；
（4）食品烟酒类采购申请单一式4联，在经审批后：
第一联：
部门留底，第二联：
仓库验收凭证，第三联：
采购联，第四联：
财务核对；
（由采购部负责将已审批好的采购单分发至各部门）
四、采购报价程序：
报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。
对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为除了有关采购出品部主管等有关管理人员与供应商密谋串通、收取回扣，致使购买的物品价格偏高外，酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。
特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：
防止有关采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。
为了达到这个目标，酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价填制报价单，包括：
1）填写报价单中所需要的物品名称.产地.规格.型号.数量.包装.价格.质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。
2）对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。
用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。
3）海鲜水果蔬菜由于属于非成品类食品，价格变化更快，要求采购部在选择固定商家合作前提下，也更要加强市场比价，保证购买到的食品海鲜性价比最佳；
4）写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给财务和总经理审批。
5）明确采购部经理除电话形式天天比价外，至少一周一次凌晨4点到批发市场做市场调查比价；
明确总经理至少一月一次凌晨4点到批发市场做市场调查比价；
6）定于每周四上午召开产品定价会，以及新产品选择确定。
原则上所有产品要实行确定价格确定供应商式操作，如有供应商或价格异动申请，要明确理由并要在周定价会上通过才能生效。
不能确定价格的产品要专项挑出，有上调需要时也需总经理认可才能通过。
7）明确所有需采购的大宗食品物资均需从国内最源头采购制度，如因量小等因素不能从最源头采购的，先由采购部拿出初步意见，周六定价会上通过后执行；
8）原则上不用成品包装菜品，如有需用理由，也要直接从厂家批量发货。
五，各类食品物资入库程序：
1，海鲜/食品/蔬菜/水果/酒水入库程序：
1）凭已批准的申购单核对验收食品海鲜等货物，未办理申购手续的，海鲜专门验收员有权拒收入库；
属特殊情况，应有采购人员声明并经总经理允许方可入库；
2）验收员按酒店确定的规格/质量/价格验收，不符合政策的有权拒收，属特殊情况，应有采购人员声明并经总经理允许方可入库；
3）海鲜/食品/蔬菜/水果/酒水入库流程：
供应商开具送货清单收据→验收人员验收无误后签字确认→撕下收据第一联交仓库入库→仓库员将送货清单输入电脑打出入库单联同送货清单一起→交厨师长/采购经理/成本控制经理签字→交供应商作为月度结帐凭证；
4）广东海鲜，采购员现金购买海鲜/水果/蔬菜等验收入库凭清单小票，入库/签字批准流程同上；
5）对于水发货、菜类等可根据实际扣除一定比例的水分杂质。
2，仓库补仓及部门新增物资物资入库程序（包括电脑耗材）：
1、验收货物时，对货物质量和数量进行检查；
对于零星采购的物品，要检查是否办理申购手续，未办理申购手续的，仓库管员有权拒收入库；
属特殊情况，应有主管部门负责人同意写明特批方可入库.
2、验收员有权拒收变质、过期或保质期超过1/3、假货等伪劣物资入库，有关工程维修用品等专业性较强的进货还须由工程部或厨房有关人员一起进行验收.以保证进货质量.
3、检查商品包装、型号、规格、生产厂家、生产日期、有效期或保质期；
进口商品要向供应商索取有效卫检证书和防伪标签，物品的说明书及保修卡仓库人员要保管好，以便维修时出具。
4、根据验收合格的物品，以最小的计量单位据实输入”入库单“，.
5、进货物品如有合同或小样.应根据合同标准和封存小样进行验收.
6、坚持原则，所有入酒店的货物必须开具入库单，未经财务主管批准不得擅自寄存物品。
7、所有供货商提供的赠品必须验收入库并开具“入库单“，出库应填制“领料单”。
8、仓库补仓及部门新增物资入库程序（包括电脑耗材）：
供应商开具送货清单收据→仓库人员验收无误后签字确认→撕下收据第一联作为入库凭证→仓库将送货清单输入电脑打出入库单→交相并部门经理/采购经理/成本控制经理签字→交供应商作为月度结帐凭证；
9、货物入库后，库管应按类别、品质特征、进货批次分类存放，并填制存货卡.。
10、仓库员每周末大整理仓库一次.做到货架整洁.架面干净.物品堆放整齐.
六，仓库物资领用程序：
1、领用物品应由领料人填制“领料单”，经部门经理.及领料人签字后，库管员方可发货.领料单一式三联，第一联.第二天交财务成本会计审核.第二联由库管登记入帐.第三联由领用部门存查.
2、库管员所管物资不准擅自借出，违者应承担经济责任，
3、发出存货实行“推陈出新、先进先出、按部门计划.发放.计划外的领用应在领料单上注明原因由财务负责人签字方可发放，随时对存货进行检查。
对贪图方便违反发料原则造成的存货变质、失效、霉烂等损失，库管员应承担相应经济责任。
14、库管员根据正确无误的入、出库单，随时登记库房明细帐，做到数字清晰、名称规格齐全、及时结出余额。
七，仓库物资盘存程序：
1、每月末应对存货进行实地盘点，并填制盘点表。
保证卡.帐.物数量一致.若存货发生盈亏或盘盈，应随即查明原因，落实责任.经批准后作出相应调整。
2、所有领料单、申购单.按月进行制订，妥善保管。
八，供应商付款程序：
1，采购人员及内部人员费用报销：
①采购员（包括其它内部人员）向个体户购买商品，，应有卖方出具的发票（无发票要求对方出具售货明细并签名盖章，还必需留下电话号码）
②采购员（包括其它内部人员）报销必须凭验收员签字的发票连同已经批准的外购入库单方可给予报销。
物资用品报销还需附上原始申购单；
③原则上规定内部人员每周一上午到财务办理报销手绪；
2，供应商付款：
①单月15日收单，由供应商将发票联同上月经批准有效的入库单装订完整，交财务部经理审核；
②双月最后一天付款日，逢双休日延续至下周一。
经财务部经理审核无误，经总经理批准后的供应商上月货款月底支付；
③供应商可在上述付款日当天10：
00至17：
00到酒店总经理室颔取现金支票；
超时不颔者移至下月同日再颔。
如因其它因素需提前或延迟付款时间，酒店会指宁采购部事前电话通知供应商。
④广东海鲜实行每周一电汇付款形式，由财务经理操作，采购/验收/入库形式同上；
财务部、仓库、验收人员
P—ACT---002
年月日第次修订，修订人：
为了完善管理制度，提高管理的严密性，凡酒店使用部门对新购物品出现有质量问题要求退货或产品不符合使用部门的要求，并无法使用要求退货，具体的操作程序如下：
1、直接将产品退到仓库，由仓库员接收并填写退货单（一式三联），签字确认后，交使用部门保留一联。
2、仓库员根据退货情况及时通知采购人员调换。
3、采购员必须在3天之内将新产品送至仓库，由仓库员通知使用部门取货。
4、退货部门不需再填写申购单和申领单，持退货单据便可到仓库领货。
5、采购员如3天之内不能调换新产品，由仓库员通知使用部门说明原因，根据具体情况报总经理另行处理。
葡京大酒店
退货单据
分店名称
退货部门
退货日期：
经手人
部门
联系电话
①使用部门②采购③仓库
②
③
④
物品名称
规格/型号
产地
数量
购买时间
退货原因
备注（调换新产品的要求）
使用部门负责人：
仓库/财务：
采购经手人：
填表时间
酒店各部门负责人
P—ACT---003
目的：
规范盘点规则
1、各部门库存食品、酒水物品月末盘点制度。
2、厨房食品、餐饮食品、餐饮海鲜池、吧台酒水等的不定期抽查监督盘点制度。
3、年末固定资产和低值耗品全面清查盘点制度。
1、内容一之规定：
月末财务参与对各部门库存的食品、酒水、布草、餐具、物品等进行盘点，列明盘点材料的名称、数量、单位、单价及金额填写盘点表。
盘点表一式三联，一联由部门留存，两联送交成本部，以便月末结转成本费用。
由成本部核对库存数额是否正确，如有差错，同各部门校对，确属差错，须更正的即更正，该处理的由财务经理批示。
2、内容二之规定：
厨房、海鲜池、吧台、部门储存及仓库由财务经理指定对有关部门、有关项目抽查盘点。
如贵重海鲜每日盘点，布草、餐具要求每月按不同品名抽查盘点，数量不正确的及时与部门查明原因，追究责任。
3、内容三之规定：
年末由财务部组织对各部门固定资产、低值易耗品进行全面清查。
各部门根据盘点情况填点报告单，参照本部门财产清册，列出帐实不符的固定资产、低值易耗品的名称、差异数量，并注明原因，将其送交管财务总监审查批示，由成本部具体负责帐务处理。
人为责任造成的损失由总经理、管财总监审查处理。
吧台所有人员
2012年1月1日
P—ACT---004
为了更好的规范吧台工作人员的操作，特制定吧台管理制度；
一、遵守企业《员工手册》及其他各项管理规定，服从企业管理及领导安排。
二、工作必须热情、认真、负责，按规范站姿站位为宾客提供优质服务。
三、收银员仪表大方，按规范着装，妆容淡雅大方。
四、工作岗位不能空岗，不准串岗。
五、吧台内保持清洁卫生。
六、准时参加每天的班前会。
八、交接班必须按规定逐项交接清楚，交接要及时、准确；
由于交接不清出现问题，由发现问题时的当班收银员负责。
九、除财务人员盘点货物或领导人员例行检查，杜绝非吧台当班人员及非吧台人员（包括管理人员）进入吧台。
十、吧台商品、物品杜绝调换、私自外借、偷换等。
十一、吧台人员不准带包进入吧台工作，不准携带现金上岗。
十二、在任何情况下，所有吧台人员不允许携带个人物品、食品、生活用品、生活服装进入吧台，一经发现，进行处罚。
十三、宾客到吧台接打电话时，要为宾客准备好纸笔。
十四、宾客到吧台停留，要保持站立服务姿势，主动微笑问询，您有什么需要吗？
需要我为您做点什么？
等语句。
十五、宾客从吧台前经过，要微笑着目视宾客走过。
十六、各部门服务员到吧台走单，必须积极配合，及时输单。
十七、收银员应遵循酒店保密制度，不经领导批准不得让无关人员动用电脑收银机或翻看酒店营业收支情况，不得向无关人员及酒店外人员泄露酒店经营收入情况。
、财务所有人员
2012年10月1日
P—ACT---005
吧台奖罚条例
此为酒店之政策，规范收银员的奖罚制度
一、奖：
1、每月除固定的工资结购外，另设责任奖100元
2、连续二个月无差错（过失）记录的一次性另鼓励奖50元
二、罚：
1、帐单菜卡出现明显错误（品名、数量、金额）
1）造成宾客强烈投诉的扣除当月责任奖的50%，如因其而导致经济损失的由责任人赔偿。
2）漏打：
按酒店菜肴售价赔偿。
3）输入错误：
①多算客户金额：
菜肴差价在20元以下（含20元）第一次作错误记录，但不扣责任奖，以后若再出现此类错误按每次处罚5元；
菜肴差价在21——50元（含50元）每次处罚10元；
菜肴差价在51——100元（含100元）按每次处罚20元；
菜肴差价在100元以上按菜肴差价的20%处理。
②少算客户金额按菜肴差价的70%-80%赔偿。
③酒水漏打或数量错误，按酒店进价赔偿；
2、隐私舞敝的（多余的酒水、现金、发票）不入帐或填补空缺等扣除当月责任奖，情节严重的除名处理。
3、在一个月内有错误记录超过三次的另扣责任奖的10%；
超过五次另扣责任奖20%。
4、未在上述条款中的过程视情节轻重，将酌情处理
财务所有人员及各收银点
P—ACT---006
目的OBJECTIVE：
规范退定金事宜
为了更好的管理退定金制度，特规定以下工作流程：
一、各收银点遇到顾客定金收据联遗失的情况下；
1、退当天的核实后要求客人填写定金遗失单并留联系电话号码，由部门经理签字，经手人签字后退还；
2、次日或多日后过来退定金的要求客人填写定金遗失单，出示身份证、上次预留的姓氏及电话号码；
如是代领人来退还也要代领人出示身份证及联系电话号码并经收银主管核实证明后方可退；
（如是代领收银主管要打电话询问当事人证实）
二、次日或多日后过来退大额定金（超出1000元以上，），要求客人来财务部退还；
1、有收据联：
财务核对后由财务核对人签字退还；
2、收据联遗失：
要求客人填写定金遗失单，出示身份证、上次预留的姓氏及电话号码；
如是代领人来退也要代领人出示身份证及联系电话号码，财务打电话询问当事人证实后方可退还；
三、如客人提前打招呼自动退房或电话退房的，押金单在客人手上的视为待结账处理每月末结算出。
四、吧台要及时抄好每天的定金号码，手抄定金号码本每三个月换一次；
五、对发现违规操作重复退定金造成的损失由当事人自行负责；
六，当日定金吧台收银员和服务员要及时提醒客人退现，如忘带收据的告之客人下次来财务室退（时间9：
30--16：
30）；
财务部、各收银点
P—ACT---007
一、客人入住
1.当持卡人用信用卡作押金时，收银员必须先请其出示信用卡和有效证件，（彩照信用卡不用出示有效证件）。
2.验卡：
1）检验该卡的名称、图案、标志有无涂改痕迹，确保不是假卡，外卡不易检验的，可在POS机上刷卡，若POS机接受则可以受理。
2）检验信用卡的有效期限，确保不是过期卡。
3）核对信用卡持卡人名称是否与身份证相符。
4）电话查询该卡是否列入止付卡或黑名单上，若是则不可受理。
3.压卡：
1）将压卡机调到当日日期，把信用卡正面向上放在压卡机上，同时将签购单叠放在信用卡上，然后将压卡机把手左右拉动一次，压印后检查信用卡上凸字是否完整、清晰地印在签购单上。
2）若有不清时，须将此签购单当着持卡人的面撕掉或注明作废，再重新压印。
4.填写签购单：
在压印清晰的签购单上，按要求正确填写酒店名称、商户编号、持卡人有效证件号码。
5.请持卡人当面在签购单上签名，并核对签名是否与信用卡上的签名字样一致。
如不一致，不可受理。
（个别外币持卡人不同意签名的，可暂不签，但持卡人需在住客登记表上签名）
6.预授权：
收银员估计持卡人入住酒店后的消费是否超过信用卡限额后，若接近或超过，则进行POS机或人工授权（发行、中行包括外卡，无论金额多少，都须预授权）
7.内部登记：
将该信用卡的有关资料登记在“入住信用卡资料登记本”上以备查。
二．客人离店、用信用卡结帐
1.手工交易：
当着持卡人的面将消费金额填在签购单上，有预授权的须将预授权号也填上。
填写时字迹要清晰，不可涂改，正常交易完成后，将签购单中持卡人存根联交给持卡人。
2.POS机交易：
无授权的信用卡可作一次性交易，有预授权的请按提示进行离线交易。
3.POS机交易完成后，将打印单交持卡人签名，并记下有效证件号码，然后将持卡人存根联和原手工签购单一同交给客人，最后将交易打印单和预授权打印单打在一起上交财务部出纳处。
三．客人离店，原用信用卡作押金，结帐时改付人民币
1.在确认正确无误后，将手工压卡签购单还给客人。
2.告知银行取消原作的预授权。
四．餐饮部、娱乐部的信用卡操作程序
1.在其它营业点的收银工作中，只进行一次性消费的操作。
2.POS机交易和前台收银一样，手工交易须视消费是否在信用卡的限额内而定，若超限额则须进行消费的授权。
3.发行卡、中行卡、外卡每一笔都须预授权。
财务部、各收银点所有人员
P—ACT---008
帐单的管理制度
1、从财务领用空白帐单时，要先检查帐单号码正确与否，如发现短少，要及时与财务核对，并
升级会员 