资料管理体系.docx

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资料管理体系

资料管理体系（总10页）

北京市海淀区苏家坨镇北安河西区安置房项目19地块

编制人：

审核人：

1总则

为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建筑工程管理资料管理规范》（DB11/T659-2009）的要求，特制定本体系。

基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。

依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

2资料管理体系

项目成立以项目经理为首，项目总工全面负责的技术资料管理体系，下设项目质量总监、技术质量部经理、技术员、试验员、资料员，分别负责开展各自职责内各项技术资料工作，现场测量员、施工员、质检员、材料员配合，确保现场技术措施顺利实施。

根据施工范围施工内容需要，项目部计划设置九部，由项目领导班子分管相关部门，组织结构图如下：

3工程资料管理制度

资料管理

工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。

资料员集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

为了便于各个管理环节的衔接，资料室配备专职资料员，为更好地管理好档案资料，配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人对接资料收发与传阅手续。

工程材料物资进场，由材料设备部汇同有关部门做进场验收后，材料设备部负责将所需物资报审资料原件，要及时交由资料室做进场报验。

归档文件的质量规定

施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单，验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

书写规定

A）书写字迹工整，图样清晰。

B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

资料交接管理制度

保持竣工资料编制人员稳定性施工企业技术人员流动力性大，往往不能自始至终参与一项工程建设。

人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。

因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工文件编制小组，并力保人员组成稳定。

如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续，否则不得离开。

4工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

工程文件接收

各单位提供给项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。

项目部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料室。

资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知单位补发。

资料员对接工程文件时，建立工程文件接收总登记帐。

登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按所属管辖部门领导审定的工程文件分发表，及时分发给有关单位和部门。

对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

工程文件资料发放

分发外单位和部门的工程文件资料由资料室统一归口办理。

呈送上级单位的工程文件，由所属部门领导确定发放单位和数量。

资料室按项目总工领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托项目总工向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。

分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知资料室；资料室按指定名单发放工程文件资料。

设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定

设计修改通知单、工程联系单统一由资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交资料室归档保存，工程结束后由资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。

凡涉及设计修改、变更，资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

5资料员职责

认真执行档案法，严格收集整理好各种原始资料。

认真钻研业务，熟悉有关技术规范及相关文件，配合工程技术人员进一步完善工程资料。

负责对技术资料进行标识。

做好收发文登记台账。

负责整个工程的档案资料的收集、检查、整理及归档工作。

经常深入现场，了解施工进度，掌握质量情况，确保资料的真实性，确保资料与工程同步。

负责有关工程图纸文件的收发工作，并及时整理、归档。

负责竣工资料移交，及时办理好验收移交手续。

负责提交档案归档所需各种资料目录清单，负责提交符合国家档案相关制度的全套完整的竣工图及光盘。

公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。

6影像档案管理办法

建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片（包括反转片）、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。

施工单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：

建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。

照片档案应符合以下要求：

（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；

（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。

录像档案应符合以下要求：

（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；

（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；

（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。

文字说明包括：

工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。

7其他岗位资料职责制度

其他岗位如质检员、施工员、材料员、试验员、测量员、技术员、安全员等各专业管理人员应负责自身资料职责，按照规范标准及时、准确编制资料并报验，经签字完成后及时交资料室归档。

影像资料必须清晰、准确、真实、有效，并及时整理规范。

8档案、资料、图书借阅制度

本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。

本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：

借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：

领用时间、归还时间）。

归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。

借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。

借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。

未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。

如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。

同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。

9竣工资料编制移交制度

强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。

做好平时的工作，保证工程资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。

日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。

施工准备阶段的资料整理。

（1）熟悉施工图纸，提出疑问并解决。

工程开工前的准备是最重要的，首先熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。

（2）填写和准备工程开工必备的资料。

填写工程施工安全开工条件验评表、工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表（附人员责任制）、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。

（3）分类存放各种资料。

为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。

工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。

竣工资料整理工作

（1）汇总资料。

检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。

（2）复印装订。

复印所需的套数（业主、接受单位各一套；监理与设计只看不存档），装订成册。

送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送档案馆的一套为不装订的原件，且档案馆对竣工固有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。

（3）竣工图的编制要求。

竣工图应画出所有变更内容，如实反映竣工后的现状，道路所处地段若有大型设施的也须标注，完成后加盖竣工图章，签字手续完备。

（4）竣工验收文件要求。

填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书，必须是原件，签字、盖章手续完备；做好竣工验收会议记录。

竣工资料移交制度

（1）工程竣工验收完成,后将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建档案馆统一的档案清单顺序整理、汇总到一起，按规范要求组卷装订。

（2）将竣工资料、竣工图（复印件各一套）移交物管建设单位。

  （3）将竣工资料、竣工图（原件一套）、声像资料一套,移交公司技术质量部,配合技术质量部完成档案馆存档。

  （4）所有移交资料均需完善移交手续,移交人和接收人均应签字。