第七章商务企管部资料管理办法Word文档下载推荐.docx

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商务企管部所负责的招投标、合同、进度、结算等项目资料及公司红头文、部门来文等其它文件。

（二）明确资料管理员

资料管理员（以下简称：

“资料员”）：

即具体经办各环节资料的工作人员。

针对商务企管部项目文件种类繁多，资料管理量较大，可明确项目资料管理员和内务文件（红头文、部门来文等其它文件）管理员，但具体经办招投标、合同、进度、结算的工作人员要配合资料员，必要时给以规范指导。

（三）资料员的职责

做好资料的收集、整理、登记和分类管理，建立管理台帐，保证部门各项项目资料真实、准确和完整，对资料的实物和台账进行妥善管理，较好地满足随时查询的需要。

（四）文件资料的接收

1.原则上各单位提供给商务企管部的项目文件（招投标、图纸、进度、结算等资料）及**公司各方面的文件由各分管资料员接收，如资料员有事在外，由其他同事代收后转交。

2.资料员对接收的项目资料必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知相关单位补送。

3.资料员需及时建立项目文件接收总登记帐和分类账（薄式台账和电子台账），并能利用计算机进行各类项目文件的查询检索。

4.登记完毕的项目文件应及时予以处理，在保证留存份数后，按要求及时报送有关单位和部门。

（五）文件编号原则

为便于项目资料的规范管理和检索查询，对已形成的各项文件资料应进行编号。

编号不宜复杂，有专用编号的用专用编号，无专用编号的用序号即可，每份资料只能有一个编号标识，不得有重号、空号和编号不完整的现象。

（六）资料的质量要求

1.项目资料应齐全完整。

已破损的文件应予修整；

字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2.整理归档的项目资料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（七）资料发送

需向各相关单位和部门发送的项目文件资料由资料员统一归口发送，做好发文记录，建立资料分发台账。

（八）资料的借阅

1.因工作需要，其他人员需借阅商务企管部文件资料时，需办理借阅手续，且经部门领导批准后才能借出。

2.部门以上领导借阅资料时，不用办理借阅手续，但管理员需做好登记记录，并复印备份。

3.借阅时需告知借阅者爱护资料，保持整洁，严禁涂改，不得转借和遗失。

（九）定期清理各项资料

为确保资料的齐全和规范，资料员需定期对资料进行全面核查清理。

主要是对编号进行查重和补漏，及时催还外借资料，补齐相关缺失资料，清理作废（或多余）资料等等。

（十）资料的销毁

1.部门任何个人非经允许不得擅自销毁部门已归档的文件资料。

2.若归档文件确实需要销毁时，凡属于密级的资料须经公司分管领导批准方可销毁；

不涉密的资料，由部门负责人批准后即可销毁。

销毁资料时，必须指定专人监督销毁。

（资料的秘级须报公司相关管理部门审定）

三、资料类别的具体管理

（一）项目资料

1.招投标、合同、预结算等资料由资料管理员负责资料台账和实物的管理。

2.招标资料：

在招标工作完成后，由资料员将招投标文件定期移交**公司档案室，拟制移交清单，办理移交手续。

资料员需对中标通知书和移交清单进行登记和归档存放，针对中标通知书建立管理台账。

3.合同资料：

原合同电子台账不变，为便于合同的查找和管理，另建合同资料管理台账。

4.预结算资料：

为便于结算资料管理和查找使用，在管理好原有《竣工结算统计表》的同时，资料员需对结算资料的接收建立电子台账，使用完毕后按台账编号顺序将竣工结算资料妥善存放管理。

（二）内部文件的管理

1.凡涉**公司红头文件或其它来文，由部门内务人员负责管理。

2.内务管理人员首先将收到的文件按程序进行处理，之后将其分类、编号和登记，建立电子台账，并按编号进行妥善存放，便于随时查看。

3.如部门人员需查阅文件，在用完以后及时归位存放，以便下次查找使用。

四、补充说明

（一）本办法规定类别的文件资料，应根据其性质归入相应的类别；

不能判定其类别的，可归入相关类资料的其他项中，并进行编码标识。

本系列办法须经部门研讨通过后方可执行，从执行之日起，部门所有文件资料均按本办法进行管理；

之前部门遗留下来且未作规范管理的文件资料，鉴于量较大，建议在以后的工作中分时段、分步骤按本办法陆续完善。