费用报销管理制度(改)Word格式.doc

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1、公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理；

2、本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、员工福利费、部门业务经费等，以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

三、费用报销制度及流程

1、报销人必须取得合法有效的报销单据：

根据公司实际情况，询问财务是否需要开具发票，在不需要开具发票的情况下，报销人必须提供报销收据或其他支付信息（淘宝交易记录等）作为报销凭证；

2、单笔报销总额审批权限如下：

级别金额

部门主管

部门经理

财务经理

总经理

备注

￥≤300元

审批

/

￥≤1000元

审核

￥≤3000元

￥>

3000元

3、报销流程如下：

3000

￥≤3000

￥≤1000

￥≤300

报销人

部门主管审核

财务部审核

总经理审批

出纳付款

报销人确认收款

财务部经理审核

部门经理审核

4、差旅费报销：

（1）因公出差办理流程：

a.因公出差员工须事先创建“拜访”记录，规划好拜访路线，并在OA中提交“出差申请”审批，关联相关“拜访”，注明出差随行人员、时间、地点、事由、天数、所需借款金额等；

b.出差人员所需借款在各级审批通过后，由出纳在出差人员出发前1天发放，原则上“前账不清，后账不借”；

c.凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司总经理同意后方可报销；

d.出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员在OA系统中回复确认；

e.出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准提交“差旅费报销”审批，执行费用报销流程；

f.差旅费标准请参照公司《差旅管理制度》

5、办公费用报销

（1）公司人事行政部根据“办公用品申购单”负责办公用品统一采购；

（2）人事行政部在购买完成后根据公司费用报销流程执行报销。

6、交通费

（1）公司人员因公外出（市内），原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门负责人批准后，方可乘坐出租车；

（2）公司人员因公外出，因公交不便或其他原因，允许私车公用，私车公用补贴费用按0.8元/公里计算；

（3）私车公用外出须提交“外勤”审批申请，由部门负责人、人事行政部审核，总经理审批后方可外出，详细参考《考勤管理制度》；

（4）私车公用报销:

须提交“私车公用”费用报销，注明时间、路程起始点、外出工作内容，且须与外勤签到对应，如无外勤签到，则报销不予认可，特殊情况可另作说明。

7、招待费

招待费包括餐饮、娱乐、住宿、旅游、礼品（如纪念品、购物卡、酒、茶叶）、会务等费用。

（1）流程

a.各部门需进行招待事项，由经办人提交“招待申请”审批，说明招待项目、对象、人数及费用，经审批后，方可实施；

b.因工作需要进行招待，必须严格执行事前审批，事后监督程序。

特殊情况不能及时填报，必须电话请示相关领导，得到批准后办理相关招待事宜，事后及时补报“招待申请”审批申请；

（2）招待标准

客户类别

招待规格

餐费（元/人）

住宿费（元/人）

由总经理亲自接待重要客户

200

500

根据实际情况酌情安排

一般客户

100

原则上公司不提供住宿

a.如有客户强烈要求公司为其安排住宿的，可根据实际情况提出“招待申请”审批后可安排客户入住公司协议酒店。

（3）礼品

因工作特殊需要礼品（如纪念品、茶叶等）提交“招待申请”审批，详细说明所需数量、费用等各项情况，如在网上购买须附购买链接，审批后，由人事行政部统一安排采购。

（4）其他注意事项

a.所有不符合招待审批规定的，如：

事先未提交“招待申请”审批或未批准而擅自招待的，财务部一律不予报销；

b.各项招待费用如超出标准，均须另行申请，未经批准的不予报销；

c.严禁利用职务之便，以公司名义招待亲属、朋友，经查实，对当事人作开除处分。

情节严重者，将追究法律责任；

d.招待用餐需饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象；

e.未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由总经理同意后酌情处理。

四、报销期限

为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1、报销期限：

为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，本月产生费用于下月7号前完成报销，超过报销时间的扣除报销费用的20%；

出差在外的人员可将需报销的发票寄回公司，由部门其他同事帮忙整理报销；

超出一个季度的费用公司将不予报销；

2、对公账户的报销及打款需在每周周五前完成，周六不办理对公业务。

五、借款规定及流程

1、借款规定

（1）出差借款：

出差人员凭审批后的“出差申请”及《差旅管理制度》中的额度办理借款手续，出差返回5个工作日内办理报销还款手续；

（2）借款原则：

“前帐不清，后帐不借”，原借据未报销或还清的不得再借；

（3）借款人员完结事务，在报销时扣除借款，交回剩余现金。

因特殊原因当时不能扣除借款或上交现金的，从工资中扣除。

2、借款流程

借款人

部门负责人审核

借款人领款

六、票据整理、粘贴

1、票据分类：

对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、设备维修费、材料费、业务费、房租、公务车加油油票等；

2、票据整理、粘贴：

根据公司实际情况，所有报销人员须将票据分类整理，交由财务部粘贴做账。

七、责任要求

1、公司对货币资金支付的审核、审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、审批人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。

对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人、审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任；

2、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同事对报销人予以违规报销金额5-10倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理；

3、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额的10%-50%的罚款；

4、因审核过失造成借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含各级审核人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。

按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏账当期应发工资中扣还；

5、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时在系统内确认流转至出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由；

6、出纳收到报销单后应检查报销流程中各负责人是否确认，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

八、附则

1、本制度由财务部、人事行政部共同监督实施；

解释权归人事行政部。

2、本制度自公布之日起执行，如有补充、修订，则依新制度为准。

2017年8月23日