建材品牌厂家代理经销商客户答谢会暨年会策划方案Word文件下载.docx
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会务小组
会议支持
客户通知、会议资料及物资准备l、到会客户确认l、签到及客房预定安排
销售部
会议现场管理、物资存放管理及搬运、会议现场接待管理等l、会场迎宾、会场及活动纪律维护l、晚上客人外出监督及服务协助
接待管理
（分7队）
分别负责各队人员期间吃住安排引导l、客户接待管理l、各队活动组织管理l、客户交通安排l、业务公关（业务意向达成l、样品下单签定）
各支队
后勤保障小组
餐饮协助
负责会议期间所有就餐的安排菜单的确认及香烟、酒水的购买
信息整理员
会场客户意见信息登记l、会议报道等
现场摄影
会场拍摄、活动拍摄等拍摄工作
公司人员交通安排
公司人员交通支持l、客户接送车辆支持
产品小组
负责会议其间产品的打样制作l、运输安排及会场产品放置l、产品讲解说辞及人员安排等
研发部确定
前期工作时间计划表
日期
时间
内容提示
负责小组
备注
11月
11月27日
确定期间会议场所l、会场设备和食宿服务l、签订合同
11月28日
对策划进行初步评审
各准备部门进行会议协调l、分配前期准备工作l、费用预算通过
11月29日
前期准备：
初步统计参会人员数量及姓名l、及获奖名单的单位和奖别
获奖人员名单审批完成
12月
12月4日
邀请函设计完成
12月5日
客户邀请函发出l、名单确认及经销商发言内容沟通
12月10日
会场布置设计方案确认：
产品展示方案（道具确认）、签字墙
（1）、红地毯、X展架（10）、背景音乐、礼仪服装、抽奖箱、抽奖券（正副联）、工厂横幅（3条）
确定演出公司灯光布置前期l、节目表及相关道具、产品饰品、服装确认
相关PPT及发言、产品解说稿审核
经销商2016年的销售政策
确定会议纪念品、颁奖礼品的购买及制作l、晚宴抽奖礼品完成并入库
12月16日
会场宣传片制作完成（唐）l、奖牌制作入库（丁）
12月20日
接送车辆的安排到位
12月18日
召开会前准备工作检查会议
产品培训
12月16
画册、挂牌、手提袋、接车牌等物资制作完成入库
前期准备小组（李）
画册（350本）、手提袋（350个）、挂牌（350个）、接车牌、礼品（300）、证书、桌牌、会议日程表的复印、样品订单准备
会务组申请领出
12月21日
宾馆及公司会场、主持人、节目、横幅、红地毯、X展架、背景墙、签字墙、席位牌、气球、鲜花、音响等调试与准备l、接待处设立等完成
接待客人（前台签到）l、房间安排（车站、机场－宾馆）
会务组
中餐、晚餐安排、香烟、酒水、水果购买到位
后勤小组
会场产品摆放到位（酒店会议室）晚上
产品组
12月22日
会议期间的会场布置（茶水）l、会场PPT播放及音控对接l、
12月23日
会场产品收回（早上）
五、前期工作时间计划表：
六、颁奖活动：
颁奖活动计划表
颁奖主题：
2016年度优秀经销商颁奖典礼
奖项名称
奖品
评判标准
颁奖嘉宾
颁奖礼仪
卓越贡献奖
2013销售前5名
订单
全国十佳专卖店奖
销售和形象前10名
全国油漆门销售冠军奖
油漆门销售前3名
全国工程冠军奖
工程销售前3名
全国服务冠军奖
服务评分前3名
核心奖项小计24名
全国优秀经销商奖
参会老经销商160名
全国新锐经销商奖
13新签约经销商16名
优秀奖项小计176名
奖品：
精美礼品一份+证书颁奖嘉宾：
七、会议行程：
会议行程安排表
时间（12月）
内容
责任部门或小组
责任人
21日
9:
00-22:
00
宾馆报到l、安排住宿
后勤组协助车辆
12:
安排中餐
18:
安排晚餐
22日
7:
50-13:
30
宾馆报到、会务人员到会场接待
14:
00-14:
10
会议开场
10-14:
50
总裁“改变”之演讲
总裁办
50-16:
20
2016新品发布及营销战略规划（模式）
营销中心
16:
20-16:
阿托伯格的正式启动
50-17:
董事长启动中国好木门项目
17:
00-17:
合影（前期准备小组）
20-18:
休息
00-21:
晚宴
00-18:
男女王总切蛋糕、开香槟
10-19:
节目表演
营销中心1个、订单1个（合唱）
19:
30-19:
经销商的领奖仪式
50-21:
中高层合唱（1个）
现场抽奖
23日
8:
45－10:
部分客户参观萧山阿托伯格
杨日田确认人数
00-10:
客户参观四展厅及免漆、油漆、家居工厂
后勤组协助车辆l、生产中心协助
11:
30－12：
午餐l、公司食堂
10－22:
工厂-车站（机场）
13:
00－15:
重点经销商2016销售方向会议
50人（销售提前单独告知）
15:
分组签订合同
回萧山XXXX酒店用餐
后勤组协助车辆、餐饮
00-19:
用餐
20:
00-24:
分组合同签约
八、费用预算：
费用预算表
序号
项目
内容描述
单位
数量
单价（元）
合计（元）
1
住宿
21－23日晚
间
260
450
117000
2
中餐
21日（中餐）1000元/桌l、4桌.、22日350人l、自助餐人均120元、23日公司食堂（15/人*200人）
桌
48200
3
晚餐
21日1000元/桌l、15桌、23日（晚餐）1500元/桌*（7桌）
22
25500
4
晚宴22日l、标准为2200元/桌（40桌）（酒水开瓶费200元每桌、另计酒水500元）
40
2900
116000
5
礼品
会议纪念品
个
300
230
69000
6
会场费
含茶水服务等
全场
35000
7
会场灯光、演员
包含下午、晚上演出
25000
8
其他广告费和不可预见费用
奖牌等制作
30000
9
香烟
包
100
65
6500
奖项
抽奖礼品、奖项礼品
20000
11
车辆
3000
备注：
本次活动费用截止至2016年12月24日早上8点
合计
495200
队号
地区
姓名
性别
房号
电话
签到资料
备注
12
13
14
15
16
17
18
19
21
23
24
25
26
客户签到表
工作人员联系表（前期小组）
项目责任
部门
活动工作时间段：
12月21日------12月22日（全天）
注：
以上人员与支持部门及相关工作内容确认后l、不得以任何理由推诿l、并保证其工作的顺利推进.
一、年会主题：
融合
二、会议时间：
2015年1月17日（星期六）下午14:
00—20:
三、会议地点：
龙洋·
成都家纺城龙腾大道（室外）
四、活动氛围：
融合热闹红火欢快积极向上
五、会场布置
成都家纺城LED立柱下方搭建舞台
主要色调：
暖色调为主l、主要色为红色
主要元素：
红地毯、暖色背景喷绘
六、活动内容
百人坝坝宴烤全羊羊肉汤篝火舞文娱表演
吃不完、看不尽、耍不够l、不一样的迎新晚会l、不一样的精彩呈现
区域
物料名称
规格及说明
单位
数量
单价
金额
外场布置及签到区
空飘气球
签到背景墙桁架
4M*2.2M
M
352
签到背景喷绘
4M*2.3M
M²
184
横幅
条
签到用品
签到本l、签到笔l、签到台卡
套
2
200
400
签到桌椅
带白色桌布和白色椅套,1.4M*0.6M
签到桌桌花
盆
160
320
主会场
舞台背景板喷绘
预计6M*2.5M
300
舞台地毯
预计8.4M*6Ml、红色
50.4
10
504
演讲台台花
1
舞台桁架
舞台音控设备
更衣室帐篷
抽奖箱
演职人员
礼仪
预计4名礼仪
名
1600
主持人
含服装
2500
5000
表演节目
3个
组
2000
6000
摄像
其他物料
邀请函
美工
张
参会证
套
200
年会手册
册
礼品券
张
铭牌
纪念品（伴手礼）
份
抽奖礼品
订餐
500
10000
五粮春
件
长城干红
780
3120
啤酒
唯宜
800
烤全羊
含烹烤人工
只
2000
4000
其他杂费
《“让改变发生”2015年XXXX优秀经销商年会》
邀请函格式范本
尊敬的经销商：
您好!
特邀请您参加此次在杭州举办的《XXXX“让改变发生”2016年XXXX优秀经销商年会》
会议内容：
1、14年新品发布
2、14年品牌、营销政策发布
3、14营销推广交流
4、XXXX“2016让改变发生”颁奖活动
主办：
浙江XXXX门业有限公司
报到时间：
2016年12月21日上午10：
00-17：
00报到地点：
杭州市萧山区………..
2016年12月22日下午13：
00会议地点：
4日航民宾馆,5日门业多功能厅
返程时间：
2015年1月6日上午
宾馆地址：
萧山区宾馆电话：
0571-
因会场名额有限l、每家仅限一名l、并请填写参会回执单进行提前预约！
因春运将至车票紧张l、请来时购买往返程车票.
……
敬邀：
参会回执表
经销商姓名
性别
□男□女
经销地址
手机
其他联系方式
1、由于会场位置有限l、每家经销商限1人参加l、请收到此函后详细填写并在2个工作日内回传本公司确认l、以便我司安排接待l、并确保你在会议期间能准时入住.
2、如果你未能确认报到回执表l、我司将无法安排相关接待l、在此深表歉意!
3、因会议期间安排互动项目l、请自带便装一套及休闲鞋一双.
4、报到回执表截止日期为：
2016年12月10日
《XXXX2016年经销商年会》
期间住宿及餐饮安排
工作人员数量
工作人员姓名
21号：
客人预留50间l、公司人员1间
2-3人
会务组指定
22号：
客人暂定180间l、公司人员2间
4-6人
23号：
客人暂定30间l、公司人员1间
21号餐饮安排
中餐：
暂定4桌l、预计客人50人左右
50人
司机由后勤小组指定l、会务组指定接待及接客人员姓名
晚餐：
暂定15桌l、预计客人150人左右、
150人
22号餐饮安排
自助餐l、预计客人350人
350人
暂定40桌
400人
业务人员：
7人、订单主管：
6人、另中高层：
2桌l、公司人员共3桌
23号餐饮安排
门业用餐l、预计客人200人、公司人员30人
230人
暂定7桌l、预计客人50人左右、公司人员（20人）
70人
升级会员 