电子邮箱大全Word文件下载.docx
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篇二：
电子邮件的格式和范文
电子邮件的格式和范文
电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。
计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。
电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行。
进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。
它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。
别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。
这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。
电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。
它既可用于处理公务，还可用于私人交往。
起着沟通信息、交流感情的作用。
使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。
（二）电子邮件的撰写
1．电子邮件的结构与内容
电子邮件由邮件头和正文结构而成。
邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。
正文包括三部分内容。
（1）信头。
第一行顶格写对收信人的称呼。
（2）信体。
开门见山、直接人题，告知事宜，传递信息，分享情绪，可自由发挥。
（3）信尾。
写明发邮件人姓名、发邮件日期。
2．电子邮件的撰写要求
（1）主题要明确。
一封电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。
若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
（2）语言要流畅。
电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。
尽量别写生僻字、异体字。
引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
（3）内容要简洁。
网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
（4）结构要完整。
要有“头”有“尾”，有称谓有署名，保持应用文体格式规范的良好写作习惯。
（三》电子邮件使用注意事项
1.避免滥用
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。
在社会交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。
尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
2．注意礼节
一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回信，既回复对方所提事宜，又是一种礼节的需要。
3．注意编码
由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾地区、港澳地区，以及侨居国外的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。
因此，当用中国内地的编码系统向生活在中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。
因此，此时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件．
4.慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。
这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。
这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。
另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。
这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。
电子邮件作为随着高科技时代应运而生的一种应用文体，每个人都有责任、有义务为其建立规范的行文格式与文明的语言模式，使其写作有章可循。
这样
便能保证其作为一种文书样式的严肃性，并保持其经久不息的生命力，从而维护社会交际环境与精神文化领域的文明有序发展。
例文
意见征问函
尊敬的xx客户：
感谢您长期以来对我公司的关心与惠顾！
目前因网络使用客户激增迫使我们要对网络进行扩容与改进，以方便客户，提供最有效的服务。
您有什么意见和建议敬请提出。
我公司的E-mail地址：
xxxxx
长城宽带网络公司客户服务部
二00九年七月六日
篇三：
英文电子邮件经典大全
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；
长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES：
Suppliertraining
NO：
professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）主题框的内容切忌含糊不清。
像Newsaboutthemeeting这样的表达，
应改为Tomorrow’smeetingcanceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：
NewE-mailAddressNotification；
Detailedcalculation
detailedcalculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：
URGENT：
Submityourreporttoday!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
YES：
Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES:
Messrs.Smith,Wyatt,andFury。
女人呢?
用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:
Mses.Farb,Lionel,andGray。
男女一齐呢?
弄清楚称呼就行.例如:
Dr.and
Mrs.HaroldWright；
Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；
Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations
KenGreen／VicePresidentofUnicomChina
KenGreen／VicePresident,UnicomChina
7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:
ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司：
GentlemenorLadies:
LadiesorGentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
DearMr.Jones:
（非常正规）DearJoan:
DearJim,Jim,（非正规）
三、拼写
1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。
写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。
当然OutlookExpress等软件的’拼写检查’功能可以助你一臂之力。
2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.
3、标点要准确
Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.
Hedidnotmakerepairs;
however,hecontinuedtomonitortheequipment.
4、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。
要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
2、Formal正规的（例如客户公司之间啦）
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
3、LessFormal不太正规的（例如客户）
Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
4、Informal非正规的（例如朋友,同事之类）
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!
有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:
Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:
Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:
Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.
那么I和you呢?
好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Your
promptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.（这就友善多了）
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）
Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。
常常只须一个词，如：
’Thanks’，’Best’，’Cheers’，不需要用一般信函中的’Sincerelyyours’或’Bestregards’。
C、签名：
不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.
五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.
应改为：
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。
）
2、句子不要凌碎
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子:
Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.
Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5、动词主词要呼应。
想想这两个分别：
1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6、时态和语气不要转变太多。
看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
556-91Street
B、文体
1、可读性：
对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句（15-20字吧），技术性的字,就更加要简单易明.
2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.
（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.
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