国美直运业务操作手册v1.6(1)文档格式.doc

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如果商品所在仓库存不为0，系统不会做限制可以配置成功。

但系统会给出相应提示提示。

原则上库巴有库存的，要配置成“经销不支持负卖”优先处理库巴库存。

2.2.3跟单员

1）处理“国美直运”订单需要申请特定的账号

2）每日用跟单员（国美）账号在ERP【销售分销】-【销售订单审核】-【采购审核】中签收订单。

当有国美直运订单产生时一定要先签收。

3）签收后在国美金立系统中查询是否有库存。

A、金立系统中没有库存，在ERP【采购审核】中审核退回。

在备注中注明“国美直运订单，因国美无货无法满足客户。

审核退回”B、金立系统中有库存，建档下单。

记录对应的金立提货单号。

4）金立建档之后，在ERP【采购审核】中审核通过

5）ERP【采购管理】-【采购单管理】-【直运采购单维护】点击对应的直运采购单号，填写直运采购单。

供应商销售单号必须与金立提货单号一致。

6）确认之后订单会是“待供应商发货”状态。

驻仓人员完成与国美的订单交接之后会在【直运采购单维护】中确认供应商发货。

重点强调：

禁止跟单员点击“确认供应商发货”。

3国美金力系统建档操作注意

1、采销人员在国美金力系统中建档时需要在收货地址后边加上“（库巴购物）”字样，如下图所示，

这样做的目的是：

在仓库车队调度处，需要根据地址最后的“库巴购物”字样，来区分是库巴的待派工订单，以便及时将库巴销售订单和派工单捏对。

否则会造成未收款签收。

2、采销人员在国美金力系统中建档时需要在“备注”一栏填写直运订单号，即销售子订单编号。

如下图所示：

其中，销售子订单号是在ERP系统“销售订单审核”——【采购审核】模块，签收待审核订单时查到并在金力V7建档界面录入的，如下图所示：

在打印出的“派工单”上，能够同步显示库巴的订单号（在备注一栏）。

这样才能与驻仓人员打印出的库巴销售订单配对。

二、驻仓人员部分

1驻仓人员基本工作概述

驻仓人员隶属库巴，但驻（国美）仓时应遵守国美仓库的行政管理。

目的是在没有系统对接的阶段，暂时通过人工操作完成两套系统里的下单、监控、妥投以及退货操作。

人为操作的影响较大，相比系统对接后的操作，在保证手工单据明确的情况下更需要对异常情况的灵活处理。

所需系统权限如下：

l库巴ERP系统：

1、【国美驻站】功能权限，包括直运销售订单和发票的打印；

2、【直运采购单查询】功能权限，查看“待供应商发货”状态的直运订单；

3、【创建售后单据】功能权限，当客户现场拒收或者收货后要求退货时，创建售后工单，发起退货流程。

4、【直运退货单审批】功能权限，售后工单经过二线、售后主管审批后由驻仓人员最后审核并结束退货流程。

5、【出库作废发票】功能权限，在拒收后单据回到驻仓人员处，需要将此发票进行作废，并将两联票据保存好。

l国美金力V7系统：

查询零售单的“送货区域”，查询货物配送状态。

具体工作职责如下表所示：

驻仓岗位

系统外操作

ERP系统

金力V7系统

TMS系统

物流

与国美车队调度交接单据

打印库巴销售订单

查询销售

暂无

回收单据、POS和现金货款

打印发票

操作直运订单妥投

售后

联系客户确认妥投/退货

创建ERP售后工单

审核ERP退货工单

财务

当天存放并定期上缴现金货款

监控系统内订单付款状态

保留所有交易、交接单据

本操作流程中的关键点：

1、注意实时查看“待确认供应商发货”的直运订单，并及时打印单据。

2、将库巴订单、POS机和发票交予车队调度的时候一定要有单据交接单，并要求车队调度接收时签字。

3、每当车队返回时，要注意收回库巴销售订单、现金和POS机。

并且已收货的要求司机或车队调度在库巴订单签字，客户未收货的要把发票取回来。

4、注意与客户联系确认妥投或者拒收。

2业务流程图

驻仓人员主要操作流程如下图所示：

3具体业务操作内容

按基本操作流程顺序阐述如下：

3.1ERP系统查看国美直运采购单

登录库巴ERP系统【直运采购单维护】功能界面，在查询条件中选择采购单状态为“待供应商发货”，即可查询待发货的直运采购单，并准备进行订单和发票的打印操作。

如图3-1所示，

图3-1【直运采购单维护】界面

需要注意的是：

1、直运采购单的查看和维护是有公司和岗位角色限制的。

例如，北京分公司的驻仓人员和采销人员只能看到北分负责的采购单。

2、有异常的或者非国美直运的订单虽然少，但也有可能在本界面查到，需要通过“供应商销售单号”来区分。

例如，北分的驻仓人员在查询时，发现部分“待供应商发货”状态的采购单是没有“供应商销售单号”的，则可以判断这些采购单不是国美直运采购单，驻仓人员不需要对其操作。

（备注：

采销人员在填写国美直运采购单时，“供应商销售单号”不是必输项，可能会发生漏填的现象，但此时驻仓人员从本界面是区分不出来的。

）

3、本界面同时可以查到其它状态的国美直运采购单，如“待填写直运采购单”状态、“待供应商发货”状态。

其中，“待供应商发货”的采购单，是需要驻仓人员在确认车队带库巴单据出发，并操作发货的（见3.4节）。

其它状态的采购单不需要驻仓人员操作。

例如，北分驻仓人员查到很多“待填写直运采购单”状态的单子，则不需处理，如长时间状态未改变，可以与大区采销人员沟通。

3.2ERP系统打印直运订单和发票

所有国美直运采购单，在填写完毕并确认后，状态会更新为“待供应商发货”。

驻仓人员需在库巴ERP系统【直运销售订单打印】界面进行查询并打印单据。

如图3-2所示，

图3-2【直运销售订单打印】界面

打开本界面时，系统会自动显示出待打印的所有直运订单。

需要填写“起始发票号”，手动勾选要打印的订单，并点击“打印单据”按钮。

1、建议驻仓人员在【直运采购单维护】界面先复制国美直运子订单号，再到本界面进行单票查询和打印，以防止误打单据。

是否是国美直运订单通过是否有供应商销售单号来判断，见3.1节）

2、注意查看“是否打印发票”字段，显示不打印的，需要勾选“不打印发票”。

3、勾选“显示所有时间的订单”指的是，是否显示节假日不送货的订单。

建议驻仓人员勾选后再次点击查询，目的是防止查询遗漏。

4、已经打印过一次的订单在本界面就查不到了，如果因为卡纸等问题需要补打印直运销售订单可以在【直运销售订单补打】模块再次打印，如图3-3所示，

图3-3【直运销售订单补打】界面

这里建议驻仓人员在ERP【直运采购单查询】模块，按“制单时间”筛选当前处理的单据，对比已打印单据，找到打印错误的销售分拆单号，并复制进行单票补打。

5、类似的，如果需要补打直运订单发票，在作废出错的发票后（详见3.7.2节），可以在“销售分销”—“发票管理”—【出库单开票】界面再次打印，如图3-4所示，

图3-4【出库单开票】界面

这里点击“开发票”会进入待开票信息显示界面。

如图3-5所示，

图3-5待开票信息显示界面

勾选相应的商品并点击“确定”后，进入发票抬头填写界面，如下图所示

输入新的发票号后，点击“确定”，进入发票打印预览界面，查看无误后点“开始打印”。

特别注意的是：

1、驻仓人员能够补打发票的前提是：

原发票已作废，并且2联发票实际还在驻仓人员处。

也就是说虽然打印出错，但能够将无效的实物发票保存并待上缴至总部财务。

如果因为任何原因发票丢失的（实物发票不在了），则驻仓人员不能补打发票，必须上报总部财务的王昊统一处理。

2、备注：

保存作废的发票是因为分配给每个驻仓处的发票数是固定的，要么客户妥投取走，要么作废后保存，最终是要按数上报总部财务的。

否则差异的发票数会按丢失处罚。

有疑问随时请教分仓物流经理或者总部财务税务部。

3、每次收到总部财务寄来的新发票后，要及时通知总部税务部王昊，由他在ERP中操作授权后，发票才能正常使用。

4、打印发票前，一定要检查发票联在打印机中放置是否正确，如正反向、位置偏移、号码是否与ERP中相符等。

尤其在连打时，如果有一张错误，后边的就全错了，会造成较高的废票率，财务会考核这块操作。

3.3与车队交接单据

驻仓人员需要将之前打印好的订单和发票捏对，在国美截单时间（18：

00）之前将整理好的单据以及打印出好的订单交接单交予国美车队调度。

有的国美仓库发车批次有多个，按实际情况，在发车前交予车队调度即可。

看单量尽量提前，因为匹配派工单还需要时间。

“订单交接单”建议驻仓人员做成Excel或者Word模板，先填写再打印，基本内容如表3-1所示：

库巴—国美直运订单交接单

交接日期：

国美提货单号

库巴销售单号

是否开发票

客户姓名

应收金额

POS机数量：

驻仓人：

接收人：

表3-1订单交接单

其中，

1、国美提货单号与ERP系统直运采购单的“供应商销售单号”一致；

（时间允许的前提下可去金力V7系统中核实。

2、库巴销售单号与ERP系统直运采购单中的“销售子订单号”一致；

3、是否开发票、客户姓名以及应收金额，照着打印好的销售订单，核对单号并一一手工填写。

表3-1中的内容是必须但不是仅有的内容，驻仓人员可根据实际需要增加。

4、POS机数量指的是本次交接交付给车队调度的库巴POS机的数量。

具体数量由车队调度根据所需司机的数量进行确定。

如果不能准确估计司机数量，驻仓人员可一次性提供相对较多的POS机给调度，但必须有交接签字单据，并注明实际交接数量。

不要偷懒，定期检查POS终端号，丢了要划分责任并赔偿。

5、在与车队调度交接时，需要双方再次检查交接单的单据数量和单号，并分别在“驻仓人”和“接收人”处签字确认。

驻仓人员应在金力V7系统中查看零售单的“送货区域”和“送货时间”，根据客户的期望送货时间，只将需次日送达的订单的单据交予相应的车队调度。

3.4确认供应商发货

在库巴单据交予车队，并且车队取单并离开后，驻仓人员需要与车队调度核实已交付的订单（可以用订单交接单对比未出车的单据来核对）。

这时已经出车的订单，就认为是供应商已发货，驻仓人员记录这些单号并去库巴ERP系统【直运采购单维护】模块，查询已发货订单，点击单号超链接进行操作，如图3-6所示，

图3-6点击确认供应商发货

3.5金力V7系统监控配送状态

在销售订单、发票和POS机交付车队调度后，驻仓人员即可登录国美金力V7系统中，根据金力提货单号来查询配送状态。

在监控过程中发生任何疑问的，建议与车队调度直接沟通。

国美金力V7系统【查询配送状态】模块如图3-6和3-7所示，

图3-6国美金力V7配送状态查询界面

图3-7国美金力V7配送状态显示界面

3.6回收单据、现金和POS

国美车队配送完毕后，需要将库巴销售订单、POS机、现金货款、POS小票以及客户拒收后的发票交予库巴驻仓人员。

次日送达的货物，司机需要在24小时内（从出发算起）将单据返回；

送往郊县的货物，司机需要在48小时内将单据返回。

驻仓人员不见货，有疑问找车队调度或者国美调度查暂存库。

下面分不同情况进行说明：

3.6.1客户签收

需要车队返回库巴销售订单和POS小票，如果是现金付款的还需要返回现金。

1、驻仓人员首先挑出已签收的销售订单，与POS交易小票一一核对。

如果是现金卡支付的小票，还需要司机交付现金货款。

2、确认单据和现金无误后，驻仓人员和司机在库巴销售订单上下两联分别签字。

驻仓人员留存上半联，司机保留下半联。

（初期需要在在下半联上手工记录金力销售单号和代收款金额）

3、在原订单交接单上手工进行妥投标注。

4、收回的现金需要仔细清点并存放在保险柜中，按大区财务要求定期上缴（不超过2~3天）。

5、需要回收POS机，以备第2天截单前交予车队调度。

司机也可将POS机统一交予车队调度处，之后驻仓人员一并收回。

原则上每次与司机交接时，POS机都要交回，只有配送时间超过1天（偏远地区配送）时可以由司机继续保管。

有国美回执单据打印机的，允许客户在库巴的销售订单上签字。

详见第4节《补充说明》。

3.6.2客户拒收

需要车队返回库巴销售订单和发票。

1、司机需将货物拉至国美暂存库，驻仓人员不见货，只核对返回的销售订单和发票，无误后捏对保存。

2、邮件通知大区/分公司负责国美直运的采销人员，让其在国美金力系统中建档退货单。

（邮件内容至少应包括金力销售单号、库巴销售子订单号、是拒收还是同型号换货；

并可通过即时通或者电话沟通再次提醒）

3.6.3同型号换货

库巴销售订单、发票和POS仍由车队调度保留，待库巴大区/分公司采销人员在金力系统创建同型号换货单后，再次派车配送。

直到客户拒收或者签收后，按3.6.1和3.6.2节所述回收单据。

3.7操作妥投和客户拒收退货

3.7.1客户签收

在单据整理完毕后，驻仓人员需要在ERP系统“销售分销”—“销售订单审核”—【客户确认收货】模块操作订单妥投。

首先录入库巴销售分拆单号，点击查询，如图3-10所示。

图3-10【客户确认收货】主界面

查到待妥投的订单后，点击“分拆单号”超链接，进入收货确认操作界面，如图3-11所示，

图3-11【客户确认收货】操作界面

点击左上角“收货确认”按钮，完成订单妥投。

只有状态为“供应商已发货”的直运订单可以操作妥投。

3.7.2客户拒收

在单据整理完毕后，驻仓人员需要确认货物回仓。

驻仓人员可与国美调度直接沟通确认；

或者索要转仓单司机联，司机拿着没什么用）

1、首先驻仓人员邮件通知大区/分公司采销人员所有需退货的货物信息（如3.6.2节所述）。

2、在库巴ERP系统“售后服务”—“售后工单处理”—【创建售后单据】界面创建售后工单。

查找待退货的订单如图3-12所示。

图3-12查找待退货订单

1、建议先复制待退货的子订单号，再到本界面单票查询并创建售后工单，防止误操作。

2、订单状态为“待供应商发货”和“已完成”的直运订单都可以创建售后工单。

填写售后工单如图3-13所示。

图3-13售后工单填写界面

3、时间允许的情况下应在本界面再次确认订单信息是否正确。

4、“锁定工单”是否打勾对操作没有影响，因为直运订单在ERP系统没有出入库的操作。

5、“受理记录”中应说明是需要退货，同型号换货的不用创建ERP售后工单。

6、“处理意见”中应说明要求操作退货。

售后工单填写完毕后点击“发送二线”，由二线客服人员联系客户确认退货。

发送二线后，驻仓人员可在“销售分销”—“综合查询”—【查找售后工单】模块查看已分配的二线人员名称，鼠标停留在“单据编号”超链接上即可，如图3-14所示。

图3-14【查找售后工单】界面

1、这里会发现同一个销售子订单可以创建多个售后工单，并多次发给二线。

建议驻仓人员每次发起售后退货后，都在原订单交接单或者回收的销售订单上进行标注和核对，以免重复发起退货。

2、已付款的商品退货除二线人员审批外，还需要售后主管审批确认，这里不再赘述。

驻仓人员只需要关注库巴ERP系统“售后分销”—“直运退换货”—【直运退货单审批】界面待审批的退货单。

【直运退货单审批】主界面如图3-15所示，

图3-15【直运退货单审批】主界面

点击“操作”按钮后，进入审批操作界面，如图3-16所示，

图3-16退货单审批操作界面

1、这里驻仓人员会发现需要录入“供货商销售退货单号”，这个单号是大区或分公司采销人员收到驻仓人员退货明细的邮件后，在国美金力系统创建的退货单单号。

需要采销人员在金力系统建负档并回复邮件后才能得到。

2、“审核意见”一般填写确认或同意即可。

确认了金力退货单号，并在TMS系统查到退货入库（转仓）记录后，驻仓人员就可在【直运退货单审批】界面点击“审核通过”按钮，则销售子订单的状态会变为“作废”，至此客户拒收退货流程需驻仓人员操作的部分结束。

如果条件允许的话，可以要求国美仓库或者车队调度提供（退货入库）转仓单副联，并留存。

3.7.3拒收或者打印出错后作废原发票

驻仓人员需要作废发票的情况有：

客户拒收、打印发票出错、发票丢失。

且在重新开票前或者发票丢失后，都要在ERP系统作废原发票。

（PS：

发票操作需谨慎，没事就别来这个模块逛了。

登录ERP系统“销售分销”—【发票管理】—【出库作废发票】功能模块，按销售子订单号查出待作废发票信息。

点击“作废”即可，会有成功提示，如下图所示：

当月打印的发票一定要当月作废。

3.7.4同型号换货

在送货现场，客户要求同型号换货的：

先由车队通知驻仓人员，驻仓人员联系客户确认下次送货后，邮件通知采销人员。

（邮件中应包括库巴销售订单号、原金力提货单号、客户姓名、联系方式）由采销人员在国美金力系统中建档同型号换货单。

1、因为货物实际在国美仓库，不在库巴仓库操作，所以这里不必发起库巴ERP中的换货流程，只需通知到相关采销人员即可。

2、同型号换货业务的，不用作废发票。

3.8客户签收后要求退货

签收后的货物客户要求退货的，由客户拨打400联系库巴客服人员。

确认所需流程与质检证明后，客服人员创建售后工单，并提交二线，进而二线发起直运退货流程。

驻仓人员只需在【直运退货单审批】模块实时查看待审批的退货单（如3.7.2节所述）。

与驻仓人员发起的退货流程不同，400发起的退货流程需要驻仓人员在查到待审批的退货单后，再邮件通知采销人员，让其在国美金力系统中建档退货单。

1、这里需要驻仓人员手动记录并能够区分退货单的创建人，以免将400发起的退货流程误认为驻仓发起，致使漏发退货明细邮件，使大区采销人员无法及时在金力系统建档退货单。

2、驻仓人员不需再做任何单据，只要在ERP系统中查到退货单对应的金力提货单号，并在TMS系统中进行监控即可。

当确认货物回仓后，即可在ERP系统【直运退货单审批】界面中点击“审核通过”。

3.9财务结算

与国美的财务结算工作主要由大区和国美分部完成，驻仓人员负责单据留存备查：

l保留好每天的订单交接单（应有车队调度签字、标注有妥投、拒收、换货等内容）；

l保留好货物签收后车队返回的销售订单上半联、POS交易小票、现金货款的银行存缴记录；

l保留好货物拒收后车队返回的整张销售订单、发票；

l保留好车队或国美仓库提供的转仓单（入库单）副联。

4补充说明

4.1有国美回执单据打印机的签收流程

以天津的实际操作为参考：

天津国美给库巴安装了回执单据打印机，也就是说，国美普通门店提供给客户的“回执单”可以由驻仓人员打印（金力V7财务权限）。

这种情况下，签收的流程就是：

1、司机带POS、库巴销售订单和发票去客户处。

2、客户查验无误后在库巴销售订单上签字，发票联和订单下半联交予客户。

3、司机带POS交易小票和库巴订单签收联回驻仓人员处。

4、驻仓人员回收单据，核对无误后在国美金力V7系统里打印“回执单”，并交予司机。

5、司机带回执单和派工单结算运费。

驻仓人员操作妥投，并保留签收联和小票。

只限客户签收，拒收的操作流程与3.7节一致。

4.2其它注意事项

本操作说明以国美北京分部调研结果为基础。

由于国美直运项目覆盖城市较多，虽整体流程相同，但各仓实际操作会略有出入。

驻仓人员可根据实际情况进行调整，但应注意以下原则：

l销售订单和发票打印出来后要捏对，防止送货时发现对不上号。

如果捏对时将发票和订单用订书机订在一起，这时要注意只订发票的边缘，不掉就行。

因为送货时需要将发票取下交给客户。

l将库巴单据交给车队调度时一定要有订单交接单。

虽不建议，但如果为了方便，将库巴POS交给车队调度保存，则至少应有双方签字的交接证明，并定期核对。

l车队配送完毕返回单据时，驻仓人员要么接收POS交易小票和现金（签收），要么接收发票（拒收），两者都没有的不予认可。

l如果发票丢失要先在ERP作废发票，并需要及时上报大区负责人（财务部税务组王昊）。

l如果客户现场拒收并通知到驻仓人员，则驻仓人员可先发邮件通知大区采销人员，让其先建档退货单。

l驻仓人员每天应主动整理当天单据，按签收、拒收、日期分类备份。

l对于是否要跟客户联系送货日期的问题：

与实体店销售不同，客户在网上下单不一定会在备注录入期望送货日期，但大部分网上客户的预计送货时间都是越快越好，说白了就是当天或者次日送达。

因此，为提高妥投率，提倡驻仓人员提前联系客户，但不做硬性规定。

联系时应说明预计当天或者明天发货，请注意收货。

如果客户确实不具备收货条件，要求延期的，驻仓人员可及时与车队调度沟通，做二次或延迟派送。

l如果采销人员在金力V7建档时忘记在备注中录入库巴销售子订单号，则最终打印出的派工单只能知道是库巴的，但不知道是库巴哪个单子。

这就需要驻仓人员将这种派工单挑出来，照着商品名称、客户姓名、电话等信息去与销售单核对。