EN1090认证程序文件.docx
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EN1090认证程序文件
文件控制程序
1.目的
对质量管理体系有关的文件进行控制，确保对管理体系运行起重要作用的各个场所使用文件的有效版本，防止使用作废文件。
2.适用范围
适用于与质量管理体系有关的部门
3.相关文件
3.1《质量管理手册》
4.术语
4.1文件是指质量管理体系运行中所形成的载体，文件既包括文字形式的，也包括硬拷贝或电子信息软件等形式的。
4.2外部文件是指国家或地方行业部门颁发的与质量管理体系有关的政策法规。
4.3文件类型包括：
文字（纸介）、电子信息软件。
5.职责
5.1管理者代表负责文件控制的监控管理组织领导，审核质量手册和批准程序文件。
5.2人事部负责制定和组织实施本程序，以及日常实施的检查和协调。
负责管理控制公司颁发的管理类文件和外来管理文件。
技术质量类文件及外来技术文件由技术部负责。
6.工作内容
6.1文件拟稿须使用规范文字，书写使用蓝/黒墨水笔或微机打印稿。
6.1.1文件分为三类：
A类质量质量手册；
B类为管理体系程序文件；
C类为作业性文件包括外部文件、法律法规、管理性文件。
6.1.1.1文件编号
a）质量手册
文件编号：
TJRT---SC/A
手册/版本
公司缩写
b）程序文件
文件编号：
TJRT---CX---XXXX
顺序号
程序文件
公司缩写
c）作业及技术、管理性三层文件
文件编号：
ZY—XX—XXXX
作业性文件顺序号
部门代码
作业及技术、管理性三层文件
d）部门代码
人事部-HR；行政部-AD；信息部-ID；财务部-FD；安纪部-SD；
经营部-BD；采购部－PU；物资部-PM；技术部-TE；生产车间-PD；
6.1.2管理性文件包括：
与体系有关的管理文件、合同、采购文件、作业指导书、外来文件、记录等。
6.2文件的编制、审核、审批：
6.2.1公司内部编制的各类文件在发布前应得到批准，以确定文件的充分性、适宜性。
6.2.2质量手册和程序文件的编制与审批：
（1）质量手册由公司人事部编制，管理者代表审核，总经理批准签发。
（2）程序文件由各个主要职能部门进行编制，管理者代表审核，总经理批准。
6.2.3管理文件的编制与审批
（1）管理文件由各部门进行编制，部门主管进行审核。
（2）管理文件报管理者代表进行审批后，方可下发有关部门执行。
6.3文件的标识
6.3.1手册/程序文件/管理文件等文件须加盖“受控”章作为受控标识。
6.3.2作废文件如确需参考保留，应加盖“作废”印章为标识。
6.3.3文件需局部修改时应在修改处下方以实线为修改标识，修改内容另附修改页。
6.4文件的发放
6.4.1各部门报人事部统一编号登记，文件发放范围由人事部确定并在《文件发放登记表》上进行登记。
文件发放时，收文部门及人员应在《会签表》上签字确认，此表人事部留存。
6.4.2外来文件的发放
外来文件由管理者代表批阅后，由人事部按照业务职责范围进行等级填写《外来文件清单》并转发到相关部门。
人事部负责行政管理法规、标准的接收登记；技术部负责所有技术工艺类外来文件接收登记保管；各部门负责对相关业务范围内的政策、法规和行政主管单位文件的接受。
6.5文件的管理使用
6.5.1对体系有效运行起重要作用的各个场所，必须使用相应文件的有效版本。
6.5.2公司各管理部门要建立《受控文件清单》。
6.5.3如必要时，经管理者代表批准后，方可提供给公司以外人员使用。
6.5.4当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人复印，应按有关规定办理领用手续，公司内不得使用复印文件，一经发现应立即由文件管理人员收回销毁。
6.5.5当文件破损严重影响使用时，文件使用者应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并在部门文件发放台帐登记。
6.5.6文件使用者将文件丢失后必须有书面说明，提出重新领用文件申请，按有关部门规定登记领取。
6.5.7无保存价值的文件，由文件制发部门按文件发放登收回并记录，填写《作废文件销毁审批表》经管理者代表审批后统一销毁。
6.5.8文件的存放保管应保持室内空气流通，环境适宜。
防止潮、霉损坏、防尘、防火。
6.6文件的更改
6.6.1如文件需要更改时，由原制发部门提出更改意见及原因，经管理者代表批准后由该文件原起草部门进行更改。
6.6.2文件更改应由原审批人负责签发，原审批人不在职时，由现任领导审批签发。
现任职领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料。
6.6.3文件更改批准后，既可发布，同时将原作废文件收回，发放更改文件同样执行本程序的有关规定。
6.7文件的评审
为确保管理体系持续改进，对体系文件的适宜性和有效性定期由人事部组织有关部室对管理体系文件进行一次评审。
7.工作检查
人事部（至少每半年一次），对本程序的执行情况进行监督检查，填写检查记录。
8.记录
《文件发放登记表》JL-HR01-01
《会签表》JL-HR01-02
《文件更改申请单》JL-HR01-03
《文件更改单》JL-HR01-04
《文件更改记录》JL-HR01-05
《受控文件清单》JL-HR01-06
《外来文件清单》JL-HR01-07
《文件销毁审批表》JL-HR01-08
文件发放登记表
编号：
JL-HR01-01
序号
发文
日期
文号
发文内容
有无
附件
接收
部门
接收
代表
会签表
编号：
JL-HR01-02
会签时间
会签部门
经办人
文件标题
文件编号
主要内容：
会签部门或个人（签字）
备注
文件更改申请单
编号：
JL-HR01-03
申请部门
文件名称
文件编号
申请原因
更改前
内容
更改后
内容
申请人
日期
批准人
日期
文件更改单
编号：
JL-HR01-04
接收部门
发文部门
更改文件标题
更改文件编号
更改页码、行
内容：
日期：
年月日
填写：
审核：
批准：
文件更改记录
编号：
JL-HR01-05
序号
章节
页次
更改内容
版本/修改
日期
批准人
更改单编号
受控文件清单
编号：
JL-HR01-06
序号
文件编号
文件名称
版本号
发放日期
总份数
修改状态
改次/日期
1
2
3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
外来文件清单
编号：
JL-HR01-07
序号
名称
存放位置
数量（本）
出版社
备注
文件销毁清单
编号：
JL-HR01-08
申请理由：
□文件破损□其它：
□过期
项次
文件编号
文件名称
版本
数量
发放号
管理者代表
申请部门
申请人
升级会员 