TEAM10企业费用管理用户需求说明书v21Word格式.docx
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1.6.2用户的特点6
1.6.3假定和约束7
1.7运行环境7
1.7.1软件环境7
1.7.2硬件环境7
1.7.3接口8
1.7.4控制8
1.8需求规定8
1.8.1对功能的需求8
1.8.2对非功能性的需求30
概述
目的
（1）说明书目的在于明确说明系统需求，界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。
（2）本说明书的预期读者为：
用户代表、项目组成员。
背景
（1）拟开发的软件系统的名称为：
企业费用管理系统。
（2）本项目由中软卓越重庆培训中心提出，指派给TEAM10Simplex小组进行开发。
（3）本项目以中国内资企业的一般费用管理制度为依据。
（4）本系统为一个独立运行的系统，暂不考虑和其它系统的连接关系。
范围
本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程。
系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作；
系统包括为了开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设置。
系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。
术语定义
【费用】本文中，费用指企业生产经营活动中产生的各项费用。
例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。
【预算】用数字编制未来某一个时期的计划，也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预计。
企业的各项支出只能在预算范围内审批，有利于控制企业的费用支出。
在本系统中，预算仅指在支出预算。
【报销】指个人因处理公司的事务或受公司指派执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据（发票）向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。
【审批】指预算和报销中的审核、批准操作。
审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关管理人员审批后执行。
审批一般遵循归口分级管理原则。
【归口管理】即按照管理职能安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责制，调动各部门、各单位管理好相关费用的积极性。
比如，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理，财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理，进一步说，管理费用的报销事项要由行政主管领导批准、销售费用的报销事项要由销售主管领导批准。
【分级管理】各管理部门应当根据各项费用的具体情况，将费用控制责任层层分解，层层落实，让归口管理部门的所属单位和个人都对相关费用控制和管理负有责任，从而加强对费用的控制。
比如，销售部经理负责确认销售费用的发生情况属实，销售总监负责确认销售费用的发生是必要的，财务经理负责确认每一笔报销是在预算范围内的支出。
【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。
所有预算由财务部统一初审。
所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。
参考资料
a）01-某单位《成本费用管理办法》
b）02-某单位《费用支出管理规定》规定
c）03–某单位《企业的费用支出管理》规定
任务概述
目标
本项开发任务拟建立一套简单、易用的企业费用管理系统，用来支撑公司的费用管理工作。
本软件将作为一款独立的软件。
用户的特点
用户是一家典型的高科技产品生产企业。
本软件的最终用户是公司的全体工作员工，他们都受过电脑使用的培训，能够熟练地使用网页浏览器、输入和处理各种文字信息。
公司有专职网络管理员，可以对操作系统和常用软件进行维护，解决常见的配置问题。
本系统将7×
24小时运行，未来3年内的同时在线人数预计不会超过100人。
公司的组织结构图及用户角色如下：
部门
系统使用人员
职务与分工
总经办
李大智
总经理
文学建
技术总监
马凯
销售总监
孙菲
财务部
陈鹏
部门经理
丁红
会计
罗丽
出纳
行政部
周晓康
部门部经理
李蕊
成晓东
仓库管理员
销售部
张漫漫
李国强
陈雪薇
技术部
张阳光
丁德隆
谢玉明
生产部
龙奋滔
郝文斌等30人
网络中心
曾宝和
网络管理员
假定和约束
软件需于2010年7月30日前开发完成、测试完毕并上线运行。
软件运行于公司局域网上，可以通过浏览器访问。
运行环境
软件环境
名称
语种
服务器操作系统
WindowsXP
SP3
中文
客户端操作系统
操作系统的附加功能
数据库平台
Oracle
10G
应用平台
Tomcat
6.0
邮件系统
无
客户端软件
InternetExplorer
FireFox
8.0
3.0
硬件环境
列出运行该软件所需要的硬设备。
说明其中的新型设备及其专门功能，包括：
a）处理器型号及内存容量；
b）外存容量、联机或脱机、媒体及其存储格式，设备的型号及数量；
c）输入及输出设备的型号和数量，联机或脱机；
d）数据通信设备的型号和数量；
e）功能键及其他专用硬件
服务器
最低配置
推荐配置
应用和数据库服务器
CPU1.5GHz
CPU2.8GHz
内存2GB
内存4GB
磁盘160GB
磁盘320GB
网卡100MBPS
网卡1000MBPS
邮件服务器
接口
本软件没有同其他软件之间的接口和数据通信协议。
控制
本软件将通过Web服务器提供服务。
Web服务器应当能够开机自动启动。
需求规定
1、确定公司财务系统的相关人员以及相关可执行的操作（普通员工，部门经理，财务人员，财务经理，老板）
普通员工只能登陆，申请报销，查看自己报表状态、反馈，修改密码
2、公司财务系统的报销报表审核流程由系统规定的人员制定
（1）一般员工的报表首先由部门经理审批，然后转交财务部审核，最后提供反馈信息；
（2）部门经理和财务部人员的报表直接由财务部经理审核，然后BOSS审核；
（3）财务部经理的报表由BOSS直接审核。
3、报表明细的设计（格式，权限分发）
报表的按年生成，按月生成，以及按部门生成，按个人生成
权限分发则是普通员工只能查看个人自己的报表，部门经理可以查看该月和本部门的报表情况，老板可以查看所有员工的报表明细
4、报表状态以及反馈
当一张报表经过审核流程到达某一个审核人员手中时，报表申请者可以看到自己的报表审批状态，如果通过则返回相应的报销金额；
如果没有通过，则也在反馈中说明在哪个审核环节未通过及其原因。
5、确定管理员权限
（1）负责员工信息的添加、删除、修改
（2）确定报表审批流程
（3）当有人员流动的情况下更新人员的身份（如销售部小王升职为部门经理，则加以普通部门经理的审批权限）
对功能的需求
本系统对各项费用的发生，按照有计划（预算）、有审批的原则进行控制管理。
系统功能层次模块图
根据企业的费用管理制度，费用实行先计划、后执行的管理办法，就是先编报预算、再报销支出，因此形成预算管理模块、报销管理模块。
预算和报销针对的是特定的费用项目、有不同的企业人员参与执行、审批流程也需要实现指定，因此系统必须具备一个维护模块。
企业管理中，审批人和申请者之间具有两种主要的关系。
一是行政管理关系，例如部门经理是部门职员的行政主管，总经理是公司全体职员的行政主管；
二是业务管理关系，例如会计管理全部员工和部门的资金账务信息、仓库管理员集中存放、保管全体职员采购回来的物品。
第一种关系用组织结构来表示，第二种关系可以概括为角色。
因此，系统管理模块应当具有组织结构维护子模块、角色维护子模块。
企业中发生的费用，一般都要统一命名、定义，以便全体员工使用相同的名称来表示相同的意思。
因此系统管理模块要有一个费用项目维护子模块。
费用审批工作要使用规定好的流程来控制。
不同时期、不同费用，会有不同的适用的审批流程。
对这些审批流程进行增加、暂时停用、恢复使用的操作，集中在一个流程维护子模块进行管理。
作为一个管理系统，需要一个统计分析模块来汇总管理费用发生情况。
系统功能描述
1.8.1.2.1预算过程
预算过程流程图
未通过审核，提供
反馈，在哪个环节
未通过审核，由预
算人员重新制定。
预算过程详细描述：
（1）由管理人员安排专门的人员进行费用预算计划的制定。
并规定出审核流程；
（2）预算制定人员进行预算计划制定，制定完成后提交；
（3）按照审核流程，进行预算计划的审核；
（4）a.审核通过，相关负责人添加预算单元
b.审核未通过，提供反馈，在哪个环节未通过审核及原因，由预算制定人员重新制定计划再提交。
系统管理员指定制作费用预算的人员，预算制定人员将预算录入是将计划申请的费用项目录入电脑。
使用预算单元对预算费用进行综合统计管理。
预算单元可以是单个工程项目，可以是某类业务工作，也可以是公司日常开支或工资福利等。
预算单元下面才有费用项目。
应当能够在预算单元下增减费用项目、修改费用项目的属性。
费用项目的属性有：
编号、名称、金额。
并且各个预算单元的资金总和不能多于总的预算金额。
1.8.1.2.2报销支出过程
报销支出过程流程图
审批不通
过，反馈信
息给提交人
员，进行修
改
报销支出过程详细描述：
员工登录个人页面，按照要求填写报销表格，然后提交表格给管理员
报销流程：
（1）员工进入页面，并提交费用报销表单；
（2）管理员负责对员工提交的报销表单规定审批流程；
（3）如果审批通过，财务确认报销，并返回报销信息给报销人员；
如果不同意，则返回该报销表单给提出报销的人员，由报销人员选择修改报销信息继续报销或者删除该报销。
报销申请应当具有下列属性：
报销人（系统自动获取）、费用发生的日期、报销费用单元及对应金额、备注（费用用途）信息、合计金额。
说明：
每一项费用应当有对应的金额、用途说明。
本子模块收集到的数据，将存入数据库中。
新提交的报销申请，处于“未经审批”状态。
每一次报销应该由状态属性显示报单现在处于什么状态。
1.8.1.2.3
角色
管理员：
公司指定的系统管理员，在该项目中同时负责了预算审核流程和报销审批流程的制定。
BOSS：
公司的总负责人，在该项目中负责总的预算费用报销和部门经理报销的最终审批。
部门经理：
公司的部门负责人，负责该部门的员工报销初步审核，然后提交给财务部。
财务人员：
对公司普通员工报销费用的最终审批
财务经理：
负责对其他部门经理的报销费用初步审批
1.8.1.2.4
用例
以下是本系统所涉及到的用例说明：
（1）企业费用管理系统：
是指本系统的一个总称。
（2）提交费用预算方案：
（3）修改费用预算方案：
（4）审核费用预算方案：
（5）提交费用报销表单：
（6）修改费用报销表单：
（7）审核费用预算表单：
（8）完成费用报销：
是指在所有的审批都通过后，财务人员从单元预算中扣除已报销的金额，并通知报销人员。
（9）确定审核流程：
（10）驳回审批：
如果员工的报单不合格，管理员驳回员工的报单。
（11）指定费用预算人员：
（12）审批预算：
BOSS需要对预算进行审批。
用例视图
普通员工视图：
部门经理用例视图：
财务部用例视图：
BOSS用例视图：
管理员用例视图
用例报表
NO1管理员指定人员进行费用预算
用例ID
Sip001
用例名
管理员指定人员进行费用预算
最后更新者
最后更新日期
用例体
参与者
管理员，费用预算人员
用例描述
优先级
前置条件
费用预算人员已经录入该系统数据库
后置条件
基本流
1、管理员启动用例
2、管理员指定人员进行费用预算
3、费用预算人员制定费用预算计划
4、结束用例
支流
备选流
包含
扩展
业务规则
特别需求
假设
注意和问题
频率
修改历史记录
NO2费用预算人员制定费用预算计划
Sip002
费用预算人员制定费用预算计划
费用预算人员
1、启动用例
2、费用预算人员制定费用预算计划
3、结束用例
NO3费用预算人员修改费用预算计划
Sip003
费用预算人员修改费用预算计划
2、费用预算人员修改费用预算计划
NO4费用预算人员提交费用预算计划
Sip004
费用预算人员提交费用预算计划
2、费用预算人员提交费用预算计划
3、预算计划进入相应的审核流程
4、用例结束
NO5员工提交报销表单
Sip005
员工提交报销表单
员工
该员工信息已经录入该系统数据库
2、员工提交报销表单
3、表单进入相应的审核流程
NO6管理员规定相应的报销审批流程
Sip006
管理员规定相应的报销审批流程
管理员
2、管理员制定相应的审核流程
3、用例结束
NO7员工修改报销表单
Sip007
员工修改报销表单
2、员工修改报销表单
NO8员工删除报销表单
Sip008
员工删除报销表单
2、员工删除报销表单
NO9驳回报销表单
Sip009
驳回报销表单
员工、审核人员
对应员工信息已经录入该系统数据库，审核人员分配有相应的审核权限
2、审核人员驳回报销表单，并说明原因
NO10管理员添加新员工信息
Sip010
管理员添加新员工信息
管理员具有相应的权限，该人员是新员工
2、管理员添加新员工信息，并确定提交
3、系统更新信息库
NO11管理员修改员工信息
Sip011
管理员修改员工信息
管理员具有相应的权限
2、管理员修改员工信息，并确定提交
3、系统更新信息
NO12管理员删除员工信息
Sip012
管理员删除员工信息
2、管理员删除员工信息，并确定提交
NO13员工查看自己的个人信息，包括报销记录信息
Sip013
员工查看自己的个人信息，包括报销记录信息
员工查看自己的个人信息，包括报销记录信息
员工具有相应的权限
1、启动用例
2、用户登录系统；
3、用户根据自己的权限查看自己的信息
4、用例结束。
NO14管理员查看员工报销信息记录
管理员查看员工报销信息记录
管理员查看员工报销信息记录
2、管理员登录系统；
3、管理员根据自己的权限查看员工信息及报销记录
NO15财务员查看财务记录
财务员查看财务记录
财务员
财务员具有相应的权限
2、财务员登录系统；
3、财务员根据自己的权限查看财务信息
NO16BOSS查看财务记录及员工报销信息记录
BOSS查看财务记录及员工报销信息记录
BOSS
BOSS具有相应的权限
2、BOSS登录系统；
3、BOSS根据自己的权限查看财务信息及报销记录
安全管理子模块
用户使用系统的功能前，必须登录。
系统的管理员使用专用的账号”admin”进行登录，其它用户
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