实用型档案功能方案doc82页doc.docx
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实用型档案功能方案doc82页doc
一.1档案业务综合管理系统设计
一.1.1系统设计原则
XX市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统，其功能涵盖了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则：
原则
描述
先进性
采用组件式开发、身份认证、全文检索等多项核心技术及先进的体系结构，选择先进的软件和硬件技术构造系统的支撑平台和运行环境，建设具有国内领先水平的支撑平台和应用软件系统，保证系统具有充分的先进性。
开放性
考虑到将来发展需要及扩充性能要求，在设备选择及联网方案上，要坚持开放性原则，保证该系统对各种硬件设备的互连互通；在应用平台和系统设计时，支持跨平台和开放数据接口，保证每个独立系统的设计要求外，充分考虑到各系统互连，实现数据共享、交换等应用集成服务。
实用性
充分考虑各类使用人员的能力和素质、专业结构、部门业务需求等诸多因素对系统产生的综合影响，遵循档案管理人员的操作习惯；注重突出各项系统功能的实用性；提供方便的联机帮助；系统管理简单，尽量一键操作，系统默认多数选项，使管理更加简洁方便；人机界面友好，可操作性强。
可扩展性
项目建设不仅要着眼于现在，而且要放眼未来。
采用多层体系结构，实现用户操作界面、业务逻辑和数据的分离，便于系统扩展；做好总体规划，保证系统平台、应用平台和应用软件不仅能够满足现在的要求，而且可以方便地扩展将来的业务需求，并具有向未来技术平滑过渡的能力；在系统设计时，应保证应用系统具有良好的二次开发功能，满足用户对系统自扩充需求。
可靠性
系统平台采用高可用技术，保证系统能长期稳定的不间断运行，采用流行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件平台，在网络、主机、数据库或应用系统出现问题时，能及时、快速地恢复，保证系统的稳定性；在应用系统设计中，充分考虑到可能出现的各种情况，采取相应的技术措施，尽可能减少系统故障，系统对主要环节具有监控功能。
灵活性
采用高内聚、低耦合原则进行模块划分。
模块间提供相应的接口，当应用系统的业务或功能要求发生变化时，可以通过简单的对相应模块的修改或者增加功能模块来实现功能扩展。
整个系统组织采用模块化的设计原则，不同软件、硬件平台之间具有良好的兼容特性。
采用开放的系统体系设计结构，兼容不同软件、硬件平台系统。
应用软件采用各种编程接口和图形接口，可充分利用现有设备资源，系统能够满足对未来情况变化的需求。
安全性
本项目应采用身份认证、访问控制、数字签名、数据加密解密、防火墙、入侵检测和隐患扫描等安全技术，建立包括物理、网络、系统、应用、管理等环节的多层次、全方位的安全保障体系，确保系统的安全性。
可管理性
系统的部署、使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采用基于Web方式管理系统，降低系统管理、维护成本，提高系统的可管理性。
一.1.2应用系统说明
应用系统名称
应用说明
档案资源采集系统
实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化成果接收等多种方式收集档案信息资源，对不同来源的档案资源进行采集和整理，充实和扩大档案核心资源数据库。
建立起包括文书、科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公开信息、现行文件、各类资料在内的目录数据库和电子文件数据库。
并对采集数据进行初步规范化处理。
档案资源管理系统
实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等的标准化、规范化管理，提高档案馆馆藏数据的质量和管理工作效率，保证档案的安全和电子文件的真实、完整和有效。
通过档案整理、保管、鉴定等实现档案的永久保存。
档案资源利用系统
实现对档案馆藏数据的利用管理，为档案管理人员和社会公众提供多样化的检索功能和利用功能，利用范围包括电子档案信息和实体档案资源。
系统通过借阅管理以及检索管理为利用者提供方便、快捷的信息资源利用服务。
虚拟档案室
采用集中存储、分布管理、共享发布模式，将XX市所有立档单位档案室搬上网，实现档案是数据的“大集中”，是“数字档案馆“的功能延伸，其功能涵盖档案室的实体档案辅助管理、电子档案管理、监管管理、档案在线年检、在线移交、保管、利用、鉴定、统计所有业务管理。
一.1.3档案资源采集系统
一.1.3.1功能模块划分
一.1.3.2基本功能概述
功能名称
功能描述
主要子功能
档案著录
实现馆藏档案数据、现行文件信息及各类资料信息的录入、修改、删除、数字化采集等功能；提供双机录入自动校对。
支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）非标准格式向标准格式的转换，包括文本转换PDF、音频转换AVI、视频转换WMV等功能。
●数据著录
●数字化采集
●双机校对
●格式转换
●网格录入
档案接收
用于接收来自党政信息网“虚拟档案室”的全宗单位或者其他途径上报的各类档案数据。
还包括档案馆原馆藏历史档案数据的导入。
可接收数据类型包括档案数据目录以及数据文件。
上报的数据格式参照浙江省、宁波市、XX相关交换标准，采用XML目录及原文标准交换格式，并支持DBF档案目录交换。
其中原文数据格式支持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式（对TIFF、JPEG、PDF等格式进行汉字识别和压缩保存），支持MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB等视频文件格式。
系统支持同类型格式间向标准格式转换，并能进行数据文件标准检查、验收报告打印等。
系统预设同XX市档案局二期办公自动化系统的数据交换接口，自动实现办结公文的归档接收。
●数据接收
●数据导入
●OCR识别
●格式转换
●数据检查
●验收报告打印
●目录关联
档案征集
档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、家庭等重要资料的档案的寄存等管理功能。
系统提供上述档案征集方式的登记、分类、档案管理、移交、统计等功能。
●档案征购
●档案馈赠
●档案寄存
●数据管理
●统计分析
文件采集
是指对已经制作完成的标准或非标准的电子档案目录及已经过数字化加工的电子文件的接收和处理。
对通过数字化采集或接收的图片或文本文件能够转换为PDF文件，并集成数字水印，可对JPEG、PDF等格式文件进行水印添加。
系统支持OCR（集成[北京]清华文通OCRSDK开发包）自动识别TIFF、JPEG等扫描格式文件以及PDF图像文件，并能生成双层PDF。
针对JPEG、TIFF等图像文件系统提供图像再处理工具以及文本扫描的在线数字化扫描加工工具。
系统同时提供数据导入恢复功能，并可在数据接收过程中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验，确保数据完整准确。
还提供对档案数据目录的批量处理。
●在线扫描
●图像处理
●格式转换
●OCR识别
●批量处理
●数字水印
管理信息
录入
包括年检数据的进馆接收以及其他档案进馆及日常管理信息的登记、统计、等功能。
对于日常管理功能中部分可累加统计的数据系统自动实现累计功能。
●年检数据接收
●档案管理登记
一.1.3.3详细功能描述
一.1.3.3.1档案著录
档案著录主要实现对各门类档案数据的著录功能，包括档案目录著录以及实体档案的数字化加工及文件挂接等。
一.1.3.3.1.1数据著录
系统提供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。
普通界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。
档案著录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。
数据著录完毕点击保存，系统可自动根据档案著录规则对著录元数据进行判断，如果不符合要求，系统将立即给出提示并定位错误位置，提示用户修改。
对于符合规则的档案数据条目将直接保存入库。
网格录入方式是类似Excel方式的档案目录数据快速著录模式，系统提供著录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动保存等功能。
网格著录界面提供排序、检索、批量修改、批量替换等著录辅助管理功能。
一.1.3.3.1.2数字化采集
系统提供数字文件上传和数字化采集控件两种数字化采集方式。
用户第一次使用数字化扫描加工控件需要进行安装。
该数字化控件提供在线数字化加工功能，实现对纸质文件及图像文件的数字化扫描及图像处理。
控件自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。
控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。
控件支持将多份TIFF扫描文件拼接成为一份PDF文件进行挂接。
系统通过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。
系统支持多种多媒体方式的数字化加工，具备强大的兼容性和可扩展性。
系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或图像文件转换成标准PDF文件，音频等转换为AVI格式，视频转换为WMV等。
一.1.3.3.1.3双机校对
双机校对是提高档案著录准确性的一个重要检验步骤。
双机校对在系统后台自行完成。
双机校对提供对已著录档案目录（至少两个用户对相同档案目录分别进行著录）元数据的匹配验证。
对验证通过的档案目录系统自动转入数据管理模块，未通过验证的数据条目系统自动抛出并进行特殊颜色标注，需相关著录人员检查后进行修改并保存，供系统第二次进行匹配验证，以此类推。
双机校对的校对过程可由系统自行设定校对时间及用户点击校对按钮完成两种方式。
双机校对规则需用户通过校对参数模块进行设置。
一.1.3.3.1.4格式转换
在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。
格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。
系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。
转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。
扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。
一.1.3.3.1.5回收站
当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时，系统并没有将这些数据直接清除，而是将这些信息放入回收站。
当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。
回收站根据删除数据的性质分为档案目录信息回收站和文件信息回收站，分别存放从系统中删除的档案目录信息和文件信息。
一.1.3.3.2档案接收
一.1.3.3.2.1数据接收
数据接收是接收来自部署在党政信息网上的“虚拟档案室”系统或者其他途径提交上来的各类档案数据。
数据接收首先要进行接收数据登记，登记信息包括报送单位信息、报送目录及文件数量、报送时间及报送人等信息。
系统将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库。
对于不符合要求的报送数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见等。
数据可接收的电子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等视频文件格式。
一.1.3.3.2.2数据导入
系统提供对馆藏历史档案的导入，数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证。
系统支持XML、XLS、DBF等多种格式的档案目录及文件导入。
一.1.3.3.2.3OCR识别
OCR识别是针对扫描型文本的文字识别，识别结果将有助于扫描电子文件的利用。
OCR识别同系统进行集成，在后台进行识别处理。
系统提供单份扫描文件OCR识别、批量扫描文件OCR识别以及后台自动对符合要求的文件进行OCR识别。
系统集成[北京]清华文通OCR汉字识别产品（SDK开发包），可识别文件格式包括JPEG、TIFF、PDF、PNG等。
一.1.3.3.2.4格式转换
在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。
格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。
系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。
转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。
扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。
一.1.3.3.2.5数据检查
提供系统数据接收以及收据导入是的数据完整性、规范性的检查工作。
数据检查标准参照国家及浙江省相关档案目录著录标准。
数据检查主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。
对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。
数据手工检查还包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等的检验。
一.1.3.3.2.6验收报告打印
打印验收报告是对从虚拟档案室或其他途径接收进馆的数据进行检验的检验成果报告。
验收报告模板可由用户通过系统后台进行自定义。
一.1.3.3.2.7目录关联
目录关联提供文书档案、科技档案等存在案卷目录及卷内文件目录划分的档案数据关联。
系统提供目录关联按钮，选择目录关联查看状态后，通过点击案卷目录，系统可自动显示该目录对应的卷内文件目录。
目录关联规则可通过系统后台进行自定义。
一.1.3.3.3档案征集
档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、家庭等重要资料的档案的寄存灯管理功能。
一.1.3.3.3.1档案征购
用于管理市档案馆从社会上征集或者购买来的档案资料信息，包括实体档案、电子影音等。
档案征购提供对征购档案数据的登记、著录、数字化处理、分类、移交等功能。
针对档案征购类别库结构的设计可通过系统后台进行管理。
一.1.3.3.3.2档案馈赠
用于管理社会向市档案馆赠送的实体档案、电子影音文件等。
其管理模式雷同档案征购。
一.1.3.3.3.3档案寄存
档案寄存用于管理社会人士借助档案馆专业管理能力对私人拥有档案的信息管理。
档案寄存将在档案资源管理系统代保管业务管理部分进行详细功能说明，在本系统中，档案寄存类送档案征购。
一.1.3.3.3.4数据管理
数据管理针对档案征购、馈赠、寄存等的存储数据信息进行管理，主要功能包括增加、修改、删除、批量修改、批量替换、复合检索、文件管理、目录关联、报表打印等。
一.1.3.3.3.5统计分析
统计分析提供档案征集模块相关数量、时间等的统计功能，并可打印数量统计报表。
一.1.3.3.4文件采集
一.1.3.3.4.1在线扫描
在线扫描是通过数字化加工控件进行文本实体或图像实体的扫描加工。
扫描空间可自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。
一.1.3.3.4.2图像处理
系统数字化加工控件对扫描文件提供图像再处理功能，包括抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。
一.1.3.3.4.3格式转换
格式转换提供文本向标准格式转换、音频向标准格式转换和视频向标准格市转换功能。
具体请参考4.1.3.3.1.4章节内容。
一.1.3.3.4.4OCR识别
OCR识别提供扫描型图像文件的文字识别功能，OCR识别结果将提供档案利用之用。
具体请参考4.1.3.3.2.3章节内容。
一.1.3.3.4.5批量处理
包括对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。
档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。
电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。
批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。
一.1.3.3.4.6数字水印
数字水印是体现档案图片或文本电子文件所属单位的重要方式，用户可将本单位的标志或者名称以数字水印的形式显示在电子文件上。
系统提供文字和图片两种数字水印添加方式。
用户可以自定义水印的内容（文字或者图片）、大小、位置等信息，定义过程通过系统后台进行管理。
支持数字水印添加的电子格式包括PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及图片格式，系统同时支持视频数字水印添加。
一.1.3.3.5管理信息录入
管理信息录入管理人工录入档案接收、档案管理和利用登记等业务管理过程中产生的辅助信息。
一.1.3.3.5.1档案接收信息管理
档案接收信息包括档案交接登记、进馆资料登记等。
针对接收过程中产生的业务数据进行著录保存，是档案业务规范化管理的重要组成部分。
系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。
一.1.3.3.5.2档案馆信息管理
档案管理信息包括档案数量变动情况、资料数量变动情况、库存档案情况、馆藏资料情况和馆藏特种载体情况等。
系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。
一.1.3.3.5.3档案利用信息管理
利用登记信息主要指调阅登记产生的信息。
包括来自虚拟档案室系统的利用登记信息报送和档案借阅管理系统的借阅信息自动导入。
系统提供导入导出、数量统计、数据管理等功能
对于在信息管理过程中的累计信息，系统能够自动在原有数据记录的基础上累加生成新的数据记录。
一.1.4档案资源管理系统
一.1.4.1功能模块划分
一.1.4.2基本功能概述
功能名称
功能描述
主要子功能
档案接收
档案接收包括实体档案进馆接收管理以及电子文件的进馆接收管理。
对于实体档案和电子文件（包括现行文件）的接收都需要对文件进行完整性、准确性、系统性进行检验，然后进行全宗登记、数量统计、质量鉴定登记等工作，并形成全宗卷。
系统对于接收的电子单干文件系统自动进行智能标引，包括主题词、分类号的标引，接收的图片文件系统可自动生成缩略图。
管理员可按照管理规定对接收档案进行人工预处理操作。
通过最终检验的文件将进行智能归档或在管理员控制下进行人工归档操作。
●档案检验
●档案登记
●质量鉴定
●智能标引
●验证归档
●统计与分析
整理编目
系统提供对已经接收入库的档案资源或者资料信息进行调整的功能，包括智能标引（针对分类号以及主题词）、重复文件检测、文件自动摘要、信息跟踪、件号调整、案卷号调整、卷内顺序号调整、组卷拆卷、信息补遗以及其他的辅助管理功能。
在整理编目过程中，系统提供针对仍然存在错误数据的校对或处理功能，主要包括批量处理、OCR识别（集成[北京]清华文通OCRSDK开发包）、格式转换、数字化加工等操作。
为方便管理员进行信息管理，系统提供统一编号管理机制，对有规则的档号、卷内顺序号、页数等字段内容系统自动根据档案目录上下文关系判别并生成相关数据元信息。
对完成整理编目的档案，系统自动与档案资源利用系统进行衔接，向利用系统提供利用数据，供数据库检索、全文检索等检索利用之用。
●智能标引
●自动摘要
●重复检测
●编号管理
●批量管理
●件/卷号调整
档案鉴定
档案鉴定提供期限鉴定、开放鉴定、价值鉴定、销毁鉴定等功能。
具体实现包括鉴定数据检索及选取、鉴定任务管理、鉴定意见反馈、意见汇总、领导审核、最终结论等，并能够自动生成鉴定清册表、情况统计表等，并能够自动将鉴定人、领导等意见记录进入鉴定清单及日志数据库。
系统可通过全文检索、目录扫描及校对等协助管理员选定鉴定数据范围。
对期限鉴定、开放鉴定等将直接影响档案数据相关字段，对销毁鉴定其销毁的电子目录将进入档案销毁库进行保存，系统在制定时间段后自动清空销毁库符合要求范围数据。
系统提供保管期限表、销毁条件管理表的编制管理功能，并可由系统依据保管期限表及销毁条件管理表自动进行鉴定提醒。
系统提供对鉴定信息的查询功能。
●期限鉴定
●开放鉴定
●划控鉴定
●鉴定清册
●消息提示
●鉴定标准管理
档案编研
档案编研工作是指档案部门根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。
系统提供对重要文件、专题、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研材料进行集中式管理。
专题管理是档案编研工作的重要内容，包括专题的制作、修改、查询利用、光盘发布等功能。
系统通过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。
专题管理提供类似整理编目的专题目录及专题文件管理功能，包括专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、合编、审核、光盘发布等功能。
专题数据选取来自系统电子档案信息的选摘以及部分数据的手工著录。
系统以专题数据库形式实现对专题的单独存储，同其他档案数据区分。
系统还提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户运用此模板完成档案信息的编研工作。
●专题制作
●专题管理
●专题发布
●目录关联
●全宗指南
●组织沿革
●大事记
●编研模板管理
档案保管
库房管理
档案保管包括库房管理、温湿度管理、病档监管等功能。
库房管理实现库房的虚拟图形化，实现楼宇、楼层、库房、库柜等的虚拟图形化显示以及库房信息维护功能，可以随时通过平面图，查看库架满置度。
提供档案的追踪管理功能，并与档案借阅管理功能是现无缝衔接，在档案调卷管理功能中，管理员可通过档案目录直接定位档案存放位置。
系统对实体档案出入库进行统一管理，包括入库登记和出库登记管理功能，系统提供手工著录登记功能以及二维条形码扫描登记采集数据交换接口，出入库管理与档案图形化管理模块通过数据操作进行集成。
系统同时提供温湿度管理功能、允许用户通过库房管理模块实现对温湿度的手工登记并提供温湿度数据采集接口同温湿度采集设备进行无缝集成。
温湿度可以分库房进行月统计、年统计等，并以图表形式展示并可打印输出。
存放位置索引设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，极大地提高档案管理人员的库房管理工作效率。
病档监管提供档案馆管理员了解库房档案情况，及时对病档统计，可以生成月统计表、年统计表并打印输出。
了解库房档案情况，实现对病档登记、病档抢救情况追踪等功能，可以生成月统计表、年统计表并打印输出，并可根据预设病档监管时间设置自动进行提醒。
●库房信息管理
●虚拟图形库房
●文件定位跟踪
●库房满置度统计
●出库登记管理
●入库登记管理
●实体档案维护管理登记
●温湿度管理
●存放位置索引
●病档监管
●集成数据接口
资源信息
管理
是指对馆藏实体档案的辅助管理和电子档案信息、资料信息及多媒体资源信息的统一管理。
主要提供对系统档案及资料目录和文件的收集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功能。
针对图像及声像档案资源还提供来源、时间、内容等辅助信息的关联功能。
针对因借阅利用
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