蛋糕房软件操作手册.docx

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蛋糕房软件操作手册

蛋糕房管理软件

{用户操作手册}

2008年04月01日

目录

前言2

第一章系统简介9

第一节系统特点9

第二节功能简介9

一、“文件”菜单10

二、“功能”菜单10

三、“工具”菜单10

四、“窗口”菜单10

五、“帮助”菜单10

六、“业务导航”菜单10

第三节业务导航图10

一、窗口说明10

二、导航图的操作11

第四节业务流程11

第二章系统安装与软件注册13

第一节运行环境13

第二节安装数据库服务器13

第三节安装商业POS管理软件16

第四节创建与连接帐务数据库19

一、创建数据库19

二、连接数据库20

第五节运行软件的注意事项21

第三章软件注册及启用帐套22

第一节软件注册22

第二节启用帐套23

第四章基础资料25

第一节员工25

一．功能简介25

二．操作路径25

三．操作指南25

第二节仓库27

一．功能简介27

二．操作路径27

三．操作指南28

第三节工作端28

一．功能简介28

二．操作路径29

三．操作指南29

第四节部门29

一．功能简介30

二．操作路径30

三．操作指南30

第五节品牌设置31

一、功能简介31

二．操作路径31

三．操作指南31

第六节分类设置32

一、功能简介32

二、操作路径32

三．操作指南32

第七节商品目录33

一、功能简介33

二、操作路径33

三、操作指南34

第五章进货管理35

第一节供应商35

一、功能简介35

二、操作路径35

三．操作指南36

第二节进货开单36

一．功能简介36

二．操作路径36

三．操作指南37

第三节进货退货37

一．功能简介37

二．操作路径38

三．操作指南38

第四节付款单38

一．功能简介38

二．操作路径39

三．操作指南39

四．对其他模块的影响39

第六章销售管理40

第一节客户管理40

一．功能简介40

二．操作路径40

三．操作指南40

第二节销售开单和退单41

一．功能简介41

二．操作路径41

三．操作指南43

第三节业务查询43

一．功能简介43

二．操作路径43

三．操作指南44

第四节收银查询44

一．功能简介44

二．操作路径44

三．操作指南45

第七章仓库管理46

第一节商品入库46

一．功能简介46

二．操作路径46

三．操作指南46

第二节库存查询47

一．功能简介47

二．操作路径47

三．操作指南47

第三节仓库调拨47

一．功能简介47

二．操作路径48

三．操作指南48

第四节领料与退料48

一．功能简介48

二．操作路径49

三．操作指南50

第五节存货调价50

一．功能简介50

二．操作路径50

三．操作指南51

第六节库存盘点51

一．功能简介51

二．操作路径51

三．操作指南52

第七节进销存汇总表52

一．功能简介52

二．操作路径52

三．操作指南54

第八章会员管理55

第一节卡片类型设置55

一．功能简介55

二．操作路径55

三．操作指南55

第二节会员卡初始化56

一．功能简介56

二．操作路径56

三．操作指南57

第三节会员卡销售57

一．功能简介57

二．操作路径57

三．操作指南58

第四节会员卡资料58

一．功能简介58

二．操作路径58

三．操作指南59

第五节积分增减单59

一．功能简介59

二．操作路径59

三．操作指南60

第六节会员修改密码60

一．功能简介60

二．操作路径60

三．操作指南60

第七节会员余额查询60

一．功能简介61

二．操作路径61

三．操作指南61

第八节会员卡续费61

一．功能简介61

二．操作路径61

三．操作指南62

第九章财务管理65

第一节应收帐款单65

一．功能简介65

二．操作路径65

三．操作指南65

第二节挂帐结算单66

一．功能简介66

二．操作路径66

三．操作指南67

第三节应付帐款单67

一．功能简介67

二．操作路径67

三．操作指南68

第四节付款单69

一．功能简介69

二．操作路径69

三．操作指南69

第五节其他收入70

一．功能简介70

二．操作路径70

三．操作指南71

第六节费用支出72

一．功能简介72

二．操作路径72

三．操作指南72

第十章报表中心74

第一节报表的通用操作74

一．操作路径74

二．操作指南74

第二节业务报表概述76

第三节自定义报表77

一．操作路径77

二．报表设置窗口简介77

三．设计明细报表78

第十一章期末处理80

一．操作路径80

二．操作指南80

第十二章系统维护81

第一节系统设置81

一．功能简介81

二．操作路径81

三．操作指南82

第二节权限设置84

一．功能简介84

二．操作路径84

三．操作指南84

第三节操作员密码85

一．功能简介85

二．操作路径85

三．操作指南86

第四节帐套属性86

一．功能简介86

二．操作路径86

第五节数据备份87

一．功能简介87

二．操作路径87

三．操作指南88

第六节数据恢复88

一．功能简介88

二．操作路径88

三．操作指南89

第十三章前台管理90

第一节前台操作员登录说明90

第二节前台收款92

一．功能简介92

二．操作路径92

三．操作指南93

第二节销售明细94

一，功能简介94

二，操作路径94

三，操作指南95

第三节收银查询95

一，功能简介95

二，操作路径95

三，操作指南96

第四节修改密码96

一，功能简介96

二，操作路径96

一，操作指南96

第五节前台交班96

一．功能简介96

二．操作路径97

三．操作指南97

第十四章数据库升级98

一．功能简介98

二．操作路径98

三．操作指南99

第十五章常见问题解答100

技术支持与服务103

第一章系统简介

商业POS管理软件是为了顺应市场的需求，在综合了用户的反馈意见的基础上，经过开发人员的不断研发以及测试人员的反复测试后推出的。

本手册着重介绍如何使用本商业POS管理软件软件进行前台收银、商品进销存管理、会员管理、客户关系管理、往来帐务管理、费用管理、自动经营报表等管理。

本商业POS管理软件以管理的科学化、规范化、自动化为目标，通过本系统对商业过程中每个环节进行有效的管理，可以使管理人员有效地协调企业中各职能部门的分工合作，合理地调度和使用企业的各种资源，降低工作人员的劳动强度，杜绝人为的疏忽和差错，提高工作效率，从而使得各个环节能够有条不紊地开展工作，使得顾客能够得到快速高效的优质服务。

第一节系统特点

该系统主要有以下的几个特点：

1.系统采用美观的图形界面，易学易用，操作简单；

2.系统为每个工作岗位都提供了相应的操作功能，可以帮助工作人员完成本岗位的工作，减低工作强度；

3.系统提供了强大的客户信息管理，可以方便地跟踪市场客户；

4.系统提供完善的权限控制，保证每个工作人员的数据安全；

5.系统提供灵活的自定义方式，可以根据实际情况进行设置相应信息；

6.系统采用流程化的管理方式，能够严密管理销售中的每一个环节；

7．系统提供了财务管理功能，能清楚第显示企业的应收应付帐款情况，及相关费用情况。

第二节功能简介

商业POS管理软件分前台收银和后台总帐财务两部分。

在这里我们着重介绍一下总帐财务。

当用户启用了帐套之后，在系统的主窗口最上方可以看到一行菜单栏，其中包括“文件”、“功能”、“工具”、“窗口”、“帮助”、“业务导航”六个菜单项，点击某个菜单即可打开一个下拉列表（“业务导航”除外），本系统的所有操作功能全部都包含在这些菜单里了，以下我们先简要地介绍一下各个菜单项都能实现哪些功能，以便您对本系统有一个大概的了解，在后面的章节中我们将分别给您详细说明各功能的操作方法。

一、“文件”菜单

该菜单项包含了对帐务数据和帐套数据进行日常维护的主要功能。

1．对帐套的处理--帐务数据初始化。

主要包括“重新建立帐务”和“清除帐务数据”功能。

2．对帐套的维护，主要包括对帐套数据的备份/恢复以及数据库的连接设置。

二、“功能”菜单

该菜单项中的选项是本系统的核心内容，主要的功能有基础资料、销货管理、进货管理、仓库管理、会员管理、财务管理、报表中心、期末处理、系统维护，以后的章节中涉及到这些内容的说明您应重点加以掌握。

三、“工具”菜单

该菜单项主要实现更改登录密码和系统设置的功能。

四、“窗口”菜单

该菜单主要实现对主窗口中的各子窗口显示的位置、风格等进行调整的功能。

五、“帮助”菜单

该菜单主要包括了软件的操作说明、版权信息以及软件产品的注册功能。

六、“业务导航”菜单

点击该菜单，可以打开业务导航窗口。

第三节业务导航图

一、窗口说明

本系统为了您操作的方便，在后台总帐财务特别设计了业务导航图（如图1-1），这也是系列产品最具特色的功能之一。

导航图是根据企业管理的业务过程科学地进行划分的，总共包括“基础资料”、“销货管理”、“进货管理”、“仓库管理”、“会员管理”、“财务管理”、“食品管理”、“报表中心”、“期末处理”、“系统维护”十个窗口，每个窗口都包含其相应的功能模块。

导航图左侧的导航条相当于一本书的目录，当你想切换一个业务操作窗口时，用鼠标点击导航条即可。

图1-1业务导航图

二、导航图的操作

1.选择业务窗口。

在导航图的左侧有六个导航条，您只要点击相应的导航条即可进入相应的业务窗口；

2.操作功能。

在导航图上将鼠标指针移动到某个功能图标上时，该图标下面的文字会以蓝色加下划线的方式显示（表示已选择），点击即可打开某个业务模块，对其进行操作；

同理，导航图上包含的“报表中心”区域，您只要点击一下其中的报表，即可打开相应的报表。

第四节业务流程

首先，在正常使用本系统功能之前，请进行相关基础资料的录入。

有了基础资料数据以后，商业公司要进行各类商业服务或商品的销售就要先行采购物品入库，待货物收到时对其进其验收并编制“进货单”，然后就可以通知财务部门支付款项了。

支付款项时则由“现金付款单”来完成，您还可以处理应付等往来业务。

如果发生了退货业务，则可以使用“进货退货单”来处理。

在此期间您想了解供应商、采购、库存等情况，还可以调出“供应商管理”、“商品进货明细表”、“库存查询”等来查看。

接下来就是对销售业务的处理。

你可以在实际发货时开具“销售单”，或在前台营业中对客户消费进行加单操作。

企业有销售就不能避免退货的发生，这时就可以在前台营业中开具“销售退货单”或对客户消费进行退单操作。

在经营销售以后，我们就可以从软件后台来查询报表数据或库存，及时了解营业及库存等情况。

现代的企业对仓库管理的要求越来越高，因为仓库管理的好与坏直接影响到企业物资的流通是否顺畅，资金周转是否灵活等等，系统的“仓库管理”模块可以处理一般的货品管理业务；期末您需要对货品进行清查，以便于做到帐实相符，这时就可以用到“库存盘点”来进行处理了。

第二章系统安装与软件注册

本系统以关系型数据库MicrosoftSQLServer2000为数据库服务器，在安装时需要分为两个步骤，即首先安装SQLServer，再安装商业POS管理软件。

第一节运行环境

系统运行环境的基本要求见下表：

硬件系统

操作系统

最低配置

推荐配置

CPU

PentiumⅢ500

PentiumⅣ1.5G及以上

Windows98/NT4.0/2000/XP

或更高版本

内存

128M以上

256M以上

光驱

16倍速

32倍速

硬盘

至少500M空间及以上

至少1G空间及以上

显卡

16位色

32位色

第二节安装数据库服务器（网络版）

SQLServer2000早已成为大规模数据联机事物处理、电子商务和数据仓库当中最知名也是最好用的数据库平台。

本系统的软件光盘内提供了SQLServer2000的桌面引擎---MSDE（MicrosoftSQLServerDesktopEngine的简称），即SQLServer的简易安装版本，他具有SQLServer的部分功能，适合数据量较少的用户使用，而且不支持局域网访问；所以，我们建议你安装完整的MicrosoftSQLServer2000作为数据库服务器，以方便应对各种数据处理需求。

MSDE的安装非常简单，只需要单击安装窗口中的按钮即可自动安装。

接下来，我们着重介绍一下SQLServer2000的安装方法。

安装SQLServer2000数据库服务器

1．把SQLServer2000安装光盘放入您电脑的光驱中；

2．运行安装程序（光盘自动运行或autorun.exe）；

3．点击→安装SQLServer2000组件（如图2-1）；

图2-1SQL自动运行界面

4．点击→安装数据库服务器　→下一步；

5．选中　→本地计算机→下一步；

6．选中→创建新的SQLServer事例,或安装“客户端工具”→下一步；

7．选中→服务器和客户端工具→下一步；

8．选中→默认→下一步；

9．选中→使用本地系统账户（如图2-2）→下一步；

图2-2服务账户

10．选中→混合模式（Windows身份验证和SQLServer身份验证）→并点选空密码（如图2-3）→下一步；

图2-3混合模式

11．等待安装程序安装结束,SQLServer2000安装完成。

安装完毕系统会提示重新启动计算机，重新启动后在桌面右下角应该能看到如下图机箱加绿三角标记（如图2-4

（1），箭头所指图标），它表明SQLServer2000正在后台运行，至此SQLServer2000数据库服务器安装就完成了。

图2-4

（1）SQL运行状态图2-4

（2）SQL停止状态

双击该图标，打开“SQLServer服务管理器”窗口（如图2-5），您就可以对SQLServer服务器进行配置，比如选择服务器和服务，停止或启动服务等等，通常按照默认的选择即可。

图2-5SQL服务管理器

第三节安装蛋糕房管理软件

安装了数据库服务器之后，接下来安装商业POS管理软件。

1．把商业POS管理软件的安装光盘放入您电脑的光驱中；

2．运行商业POS管理软件的安装程序，系统在经过短暂的初始化后，会自动显示安装窗口（如图2-6）；

图2-6软件安装窗口

4．仔细阅读窗口中的内容，如果接受协议中的内容，选择“我同意许可协议的条款”并单击【下一步】，打开“选择安装文件夹”窗口（如图2-8）；

图2-8

5．如果您要改变安装目录，可以直接在目录编辑框中修改安装路径，或单击【更改...】，打开“浏览文件夹”窗口（如图2-9），此时您可根据具体情况选择正确的目录，然后按【确定】，返回上一安装窗口；

图2-9更改路径

6．单击【下一步】，打开“快捷方式文件夹”窗口（如图2-10）；

图2-10快捷方式文件夹

7．此时，您可以根据具体需要设置商业POS管理软件的快捷方式的安装文件夹，一般可用默认的文件夹“软件\商业POS管理软件-商业版”，确认后单击【下一步】，开始把本程序安装到硬盘的指定位置，系统这时会显示安装进度，您只需稍等片刻系统就可以安装完毕；

8．安装结束后，系统会提示“安装完成”（如图2-11）

图2-11安装完成

9．请您单击【完成】按钮，退出安装程序。

第四节创建与连接帐务数据库（网络版）

在您开始使用本系统之前，您首先要做的是创建和连接帐务数据库，以存放商品、帐务等数据。

一、创建数据库

1．桌面或“开始”菜单程序组中“商业POS数据库工具”，在“数据库工具-登录”窗口（如图2-13）中，输入正确的数据库管理员密码（初始密码为空），单击【确定】按钮，打开“数据库工具”窗口（如图2-14）；

图2-14登录数据库

2．单击【创建】按钮，打开“创建数据库”窗口。

输入数据库服务器名称或IP地址/（Local）表示本机，数据库身份验证–登录名：

sa密码：

（在此为空），帐务数据库名称，建议使用企业名称，也可以是英文字母开头的字符串。

例如“XXXX超市”（如图2-15）；

图2-15输入数据库名称

3．单击【创建数据库】，稍等片刻就可以完成数据库的创建（如图2-16）。

图2-16创建数据库

二、连接数据库

数据库创建好以后，我们就要进行数据库的连接设置。

您可以在数据库工具的“创建数据库”窗口中输入正确的数据库相关信息后，单击【测试连接】，数据库连接成功后，单击【保存连接】保存连接参数（如图2-17）。

图2-15保存和测试连接

第五节运行软件的注意事项

1．运行软件前，请把软件的加密锁插到电脑主板的USB接口上，否则软件无法正常运行（仅限于正式版软件）；

2．请确定数据库服务器已经开启运行，并保证数据库连接畅通无误，否则无法正常使用本软件（仅限于SQL试用版及正式版软件）；

3．初次登录本软件系统，可以使用系统初始的管理员帐号admin，初始密码为空。

注意：

在有前后台（前台管理和总帐财务）的软件系统中，系统管理员admin只可以登录软件后台。

若要登录前台，需要在软件后台“基础资料”/“员工”中新增系统操作员帐号，并到“系统维护”/“权限设置”中给操作员分配相应操作权限，允许其进入前台系统。

该操作步骤我们会在以后的章节中为您详细说明。

第三章软件注册及启用帐套

第一节软件注册

本软件未经注册只可以运行96次，正常使用还需要进行一步“注册”操作，具体细节如下：

1、由客户提供企业名称、需要注册的软件名称及注册授权数量，报给我公司，我公司会制作注册码文件并通过网络（邮件，QQ）发给客户。

2、客户获得注册码后，输入到软件中即可。

注：

注册码文件格式如下，注册码内字符“0”不是数字零而是英文字母欧：

进入软件系统（有前后台的系统请进入后台“总帐财务”），点击“帮助”菜单中的“操作手册”菜单项（如果软件已经试用到期，可以进入软件的数据库工具，点击“注册”按钮），打开“产品注册”窗口。

在“产品注册”窗口中，单击“注册”按钮，输入授权企业名称和验证码；然后单击“新增”按钮，输入授权用户验证码，保存即可（如图3-1）。

图3-1产品注册

第二节启用帐套

在软件安装完毕之后，登录软件后台，我们只可以在导航图中看到“基础资料”一个功能模块，其中有一个“启用帐套”选项（如图3-2）。

这是因为我们在创建帐套以后，还尚未启用帐套。

图3-2启用账套

启用帐套是使本系统正常业务操作所必须的功能，只有起用帐套以后，您才能进行日常业务管理和财务核算；当然，启用帐套也可以在录入“基础资料”之后进行。

启用帐套时，可以灵活定义会计期间数，可以按照自然月份（一个年度分12个会计期间），也可以根据需要指定期间个数（如图3-3）。

图3-3选择期间

第四章基础资料

当您成功地创建帐套后，首先该做的就是把与本企业相关的进销存、员工信息等资料录入帐套，也就是把以前的手工业务数据转入到本系统中来，以便手工帐与电脑帐保持正常的衔接。

第一节员工

一．功能简介

本模块主要实现员工（包括系统操作员和其他人员）信息的设置与维护。

二．操作路径

在业务导航窗口中点击〖基础资料〗→〖员工〗项打开“员工管理”列表窗口。

[提示]启用帐套后，在软件后台系统的“功能”菜单中同样可以找到并打开业务导航窗口中的各个功能项。

三．操作指南

[注意]在“全部雇员资料”选项页中只可以对员工信息进行浏览查看，如要编辑雇员信息，请切换到各工种的员工信息选项页后再进行编辑操作。

（一）增加员工资料

1．点击【增加…】按钮，打开员工信息增加窗口；

2．在员工信息增加窗口中录入该员工的编号、姓名及其工作等详细资料。

注意编号和姓名必须填写并且不可和已有的员工信息重复，否则无法完成该员工信息的保存；

3．在员工信息增加窗口中点击【增加】按钮，保存该员工资料。

[注意]新增加的系统操作员需要到〖系统维护〗→〖权限设置〗项中给其分配相应操作权限后方可正常登录使用本软件。

〖权限设置〗的具体操作我们会在第十三章第二节中为您详细讲解。

（二）修改员工资料

1．用鼠标双击一条员工信息或选中一条员工信息后点击【修改...】按钮，打开员工信息修改窗口；

2．在员工信息修改窗口中编辑修改该员工的详细资料；

3．在员工信息修改窗口中点击【确定】按钮，保存修改。

（三）删除员工资料

1．用鼠标单击选中一条员工信息后点击【删除】按钮；

2．在随后弹出的删除询问对话框中单击【是（Y）】按钮确认删除。

【例】

如果我们要增加一个编号为1001，名叫小王的系统操作员，步骤如下：

一，打开员工对话框，选择系统操作员那项。

图4-1员工管理

二，点击【增加】按钮，出现增加员工对话框，然后填写详细信息图（如图4-2）

图4-2添加员工信息

点击【增加】按钮，完成编号为1001，姓名为小王的操作员的增加。

三，在〖系统维护〗→〖权限设置〗中选择操作员小王，然后点击【修改】按钮，给小王分配权限。

图4-3操作员分配权限

分配好权限之后我们就可以通过“1001”这个账号登陆软件了

第二节仓库

一．功能简介

本模块主要实现仓库信息的设置与维护，用来记录仓库的编号和名称。

如果您需要录入货品的期初数量或进货入库时，必须先设置仓库资料，同样，以后需要查询分仓库存情况等，也必须预先设置仓库资料。

二．操作路径

在业务导航窗口中点击〖基础资料〗→〖仓库〗项打开“部门管理”列表窗口。

图4-4仓库管理界面

三．操作指南

（一）增加仓库资料

1．点击【增加...】按钮，打开“仓库设置—增加”窗口；

2．在“仓库设置—增加”窗口中录入仓库的编号、名称。

注意编号和名称必须填写，并且编号不可和已有的仓库编号重复，否则无法完成该仓库信息的保存；

3．在“仓库设置—增加”窗口中点击【增加】按钮，保存该仓库资料。

（二）修改仓库资料

1．用鼠标双击一条仓库信息或选中一条仓库信息后点击【修改...】按钮，打开“仓库设置—修改”窗口；

2．在“仓库设置—修改”窗