最新邮件谦恭word范文 11页.docx
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最新邮件谦恭word范文11页
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邮件谦恭
篇一：
往来信件管理制度
往来信件管理制度
一、来信管理
1、信件分类
（1）依据重要性，信件一般分为限时信件，附有支票等重要文件的信函，公司、机构的其他部门来函，亲启信函，报刊、杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。
（2）对于报刊杂志、商品目录和邮购广告，除与主管有直接关系之外，一般由办公室人员处理。
这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公室人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。
（3）对于亲启信函，除主管有指示可以拆开之外，办公室人员不应拆开注明“亲启”的信件。
如误拆，应立即封妥，并注明“误拆”字样。
2、拆信或拆包裹
（1）拆信。
拆信前，应先将信在桌子上轻敲，使信内的物品落在底部，以免拆时受损。
拆信后，必须注意下列事项。
查看信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，故信封必须保留。
查看信上是否有写信人的姓名，并对照信封，找到写信人的姓名。
查看信件是否被耽误，可从邮戳及信上注明的日期中作出判断。
耽误的原因可能是写信人在写好信后并未立即寄出，或由于邮局耽误所致。
查看信上提到的附件是否附上。
如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。
如果附有支票或汇票时，应该对金额是否相符，并在信上注明“核对无误”；如果有差错，要注明。
信封上的邮戳有时可作证明用，因此信封需妥善保存。
可在信封上盖收信日期章，依收信日排列，直到确认信件已无用后再一起销毁。
（2）拆包裹。
拆包裹时可用刀子或其他工具，须注意包裹里面是否附有信件或其他文件。
如果是订购的东西，可与订单核对，看物品是否正确无误，确认后填写“核对单”交财务部门，并通知相应部门物品已收到。
（3）其他。
拆刊物时应先请求上级领导如何处理刊物。
领导一般会让办公人员先看一遍，然后夹上便条注明主管想看的文章，并标明页数。
随着办公人员工作经验的增加，可在阅读文章时标出重点，以便领导查阅。
（4）如果收到误投邮件，必须退回邮局
。
如果是已迁走的公司的邮件，如知其新地址，可帮忙转过去。
3、收发信件登记簿
每日收到的重要邮件，包括来信及专信，都需登记在“收发登记簿”中，尤其是挂号信、包裹等。
“收发登记簿”通常记录收、发信件的日期，以备日后查询。
4、分信
来信如将单位列为收件人，办公人员拆开后应按信件的类别分发给各部门。
如是个人函件，可直接交给收件人。
如是公事，办公人员分信时需遵循以下原则。
1）用红笔勾出信件要点，以节省他人的阅读时间。
（2）对于需要回复或需要上级领导指示的信件，可加注在信纸边上，供上级裁决。
二、回信事宜
1、回信程序
回复信件时，应仔细阅读来函，明确回复事项及需要准备的资料，这样才不会出现遗漏。
回信程序包括回复（拟稿、打样、核对、签名），寄信（核对、装封、邮寄），复印件归档等。
2、回信注意事项
写回信时，应把握以下要点。
（1）清楚。
写信时应措辞清晰，使阅信人能立即明了信中的内容，不致引起误会。
最忌模棱两可的表达方式。
（2）正确。
在书信写作中，内容正确是不可或缺的要素之一。
信件内容不正确，容易引起纠纷。
因此，要避免夸张或过分含蓄。
（3）具体。
书信写作要言之有物，切中要领，据实直陈，切忌空泛、抽象。
（4）完备。
所有信件都是为某种目的而写的，内容不可遗漏。
如果一封信写得不完备，不但不能达到目的，甚至还会起到相反的作用。
（5）简洁。
书信应力求简洁，切冗长。
（6）谦恭。
谦恭有礼是商场上的重要法则。
有礼貌的信件会博得收信人的好感。
但乱用恭敬的语句也是不对的。
（7）体谅。
写信时不能只从自己的立场出发，要设身处地为对方着想。
少用第一人称，注意把对方的利益放在重要的位置上。
3、外发时间
各部门若需外发信件，经办人员须在当天下午四点前将外发信函、包裹送至行政部，并填写“快递、挂号、包裹外发登记表”，行政部于四点半前清点当日外发信件并寄出。
篇二：
商业书信--绝对经典!
中文书信格式及要求
中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。
如：
“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：
“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。
如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。
此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。
3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。
4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。
一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。
6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小
王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。
今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。
对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
中文书信行款规范
1、字迹端正清晰，易于认辨。
不写错别字，不写错句。
单字不成行，单行不成页。
2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。
4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。
5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。
6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。
信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。
7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。
信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。
收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。
8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。
邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。
航空信的标签要明显。
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。
文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，
不隐不曲。
商业信函的写作要求是：
1）主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。
信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。
向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。
鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。
例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2）面向对方
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。
因此，在写信之前，要设身处地想一想：
对方的需要：
对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。
同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3）实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。
谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。
例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4）结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。
可在信的开头直接进入主题而不落俗套。
在信的结尾可提出各种希望等。
5）语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。
商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。
用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。
例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。
同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。
答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6）清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。
做生意讲求效率与节省时间。
清楚简洁的书信最受欢迎。
要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。
不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。
除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
销售信函的七个技巧
1.写信时想象自己就是消费者。
这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。
想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。
你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。
记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。
2.组织信件内容。
销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。
在引言中，表明写信的目的。
正文就是你的"卖场"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。
结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。
3.要让它易于阅读。
以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；推销信中通常没有必要用正式的口吻。
使用短句子。
当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。
。
以小段落方式写作。
人们喜欢边吃早餐边阅读。
如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。
。
编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。
4.抓住读者的注意力。
大标题不一定只能用于广告宣传语。
它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。
5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。
无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。
6.使读者感兴趣。
通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。
书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。
每句话都要能提起人们的兴趣；否则读者会立刻感到厌烦。
重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。
7.使读者想得到你的产品或服务。
向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？
——的方式是最佳的。
人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。
而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。
人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。
记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。
这就是两种销售方式之间巨大的区别。
8.让读者采取行动。
潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。
如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。
如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。
非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。
他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。
如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。
如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。
这会使得人们立即行动。
商务信函措辞要讲究
良好的第一影响
试着用“salutation”制造一个好印象。
作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。
例如DearMs.Jones。
使用DearSirorMadam如果你不知道他们的姓名的话。
表明你的目的
你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：
Asperourphoneconversation,Iamwritingtoprovidetheinformationyourequested.
写信的原因
写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息，request求某人做某事，apology道歉，complaint投诉一个问题。
这就决定了信件的形式和语气。
申请信
如果您在写一封请求信，你就可以写Couldyoupossibly...或是Iwouldbegratefulifyoucould...
转达坏消息
如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。
例如：
Unfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.或是Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetotheproblemswithoursupplier。
信件收尾
篇三：
客户为什么不回你的邮件
客户为什么不回你的邮件？
1.没抓住时机-toolate
客人发询价的第一时间里没有联系客户，那么回复率低就显而易见了，有些朋友阿里登陆的不是很多，当发现客户询价时，已经过了一周，你再联系，于事无补。
还有一个情况，为了一个报价拖了又拖，要经过谁的审核签字批准，等你联系时，客户已经收到别的供应商很多报价了，会觉得你不是很重视他，所以不回复你是很正常的
2.你的联系方式-tooless
客户一般都有MSN,Yahoo，Skype等一些即时通讯工具，现在很多印度，巴基斯坦的客户都有QQ，不是更加方便联系嘛，如果你的信息里面只有电话，传真，客户又觉得打电话费用高，怎么联系你呢，所以这些都要提供在你的详细资料里
3.你的沟通技巧-toobad
国际贸易，说出来简单，做起来不简单，客户来自不同国家，有不同文化，习惯，爱好，交流方式，若只是用单一的沟通方式去跟客户周旋，那肯定是不行的。
现在有很多新的群友，所以我在这里把买家特点再说下，很多人不太知道哦。
欧洲买家：
法国：
大多性格开朗，十分健谈，天性浪漫，重视休闲，时间观念不强。
他们在商业往来或者社会交际中经常迟到或单方面改变时间。
（这些文字大家都会看，但是你要去剖析文字，健谈，说明你以后的谈判还是会有余地，天性浪漫，那你可以在聊天中提到一些浪漫因子，最重要的也是最让我们开心的是时间观念不强，说明什么，你货稍微晚一点点，他也不太会察觉，对不对）
北欧：
朴实，谦恭稳重，按部就班，沉着冷静，不善于讨价还价，喜欢就事论事，务实高效，非常注重产品的质量，认证，环保，节能等方面，重视程度高于对价格的关注。
（这个能看出什么，大家说说看呢？
）
比利时/荷兰/卢森堡：
稳重，计划性强，注重外表，地位和相互理解，讲信誉，商业道德高。
德国：
自信，谨慎，保守，刻板，严谨，办事富有计划性，注重工作效率，追求完美。
英国：
特别注重形式利益和按部就班，并且高傲，矜持，尤其男士很绅士。
美洲买家：
北美：
重视效率，珍惜时间，追求现实利益，重视宣传和外观形象；谈判风格外向豪爽，自信甚至有些自傲，但是对待具体业务，合同会非常谨慎；与美国买家谈判或者报价时需要特别注意，应该以整体对整体，报价要提供整套方案，考虑全盘。
南美：
固执，个人至上，闲散享乐，重感情，商谈时要表现得善解人意；同时不少南美买家缺乏国际贸易知识，甚至对L/C观念极为淡薄。
由于当地政局不稳，国内金融政策易变，所以和南美客户做生意用L/C时，要特别谨慎。
亚洲买家：
中东：
有家庭观念，重信义交情，固执保守，生活节奏缓慢，在阿拉伯人看来，信誉是最重要的，谈生意的人必须先赢得他们的好感和信任，必须尊重他们的宗教信仰，尊重真主阿拉，喜欢讨价还价
日本：
内向慎重，讲究礼仪和人际关系，自信有耐心，团队精神突出，准备充分，计划性强，
注重长远利益。
忍耐坚毅，有时态度暧昧圆滑，谈判中惯用“车轮战术”和“沉默破坚冰”的方法
韩国：
韩国人比较讲究礼仪，善于谈判，条理分明，而且理解和反应能力很强，重视制造气氛，一般客户态度庄重，我们应该做好充分的准备，调整心态，不要被对方的气势压倒。
非洲买家：
两级分化严重，富有的特富有，穷的特穷，采购数量较少，较杂，但是要货会比较急，大多采用TT，现金支付的方式，不喜欢用L/C。
有一点格外注意，尽管贸易领域存在着不少非洲的诈骗犯，但是很多非洲大卖家往往在当地是特权阶级，不仅有钱也很有权。
大洋洲买家：
澳大利亚人特别重视人与人之间的平等，讲究礼尚往来，互不歧视。
他们强调友谊，善于往来，并喜欢喝陌生人交谈，他们的言谈话语极为礼貌，习惯轻声细语，时间观念非常强；当地商人一般注重效率，沉着安静，公私分明。
沟通技巧加上对客户的了解，进行深度剖析，再接着你们的商务谈判，相信会事半功倍！
4.你的报价-toohigh
你不报价，客户会不理你，你的报价如果偏离市场行情（过高或过低），客户也不会理你，我相信大家肯定收到过客户邮件回复你说：
yourpriceisnotcompetitive.我就收到过，实话啊，一般客户都是很关注价格的，所以报价说简单很简单，说难也是很难的，计算精准，是否有竞争力是你让客户回复你邮件很重要的因素
5.你的内容太偏了
邮件内容提及的并不是客户所询的，偏离了客户的要求，客户在询盘中提出MOQ，你却一直在说别的跟数量搭不上边的，客户要报价，你大量介绍公司历史，这些都是外贸函电的禁忌，所以理清你的谈判思路，规划回盘内容很重要。
6.浮躁的心理
这点我深有感触，刚做外贸没单子，急功近利，看客户不回，那就说明没戏，歇菜了，又或许是客户才一天没回邮件，就立马又发邮件过去问了，国外客户不是我们，一直盯着电脑看你的邮件的，一般国外客户上班期间是早上查收下邮件，还有就是下班前，所以不要做无头绪的挣扎，邮件跟进要自然有序，做到让客户觉得你对他的尊重和重视。
前面说的都是我们的原因，当然客户也有原因的。
7.客户发的询盘是虚盘
我们来看一个询盘，
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图片1.jpg
明明客户发的是虚盘，你却以为是捡了宝贝，跟进再跟进，很多客户发询盘只是为了摸摸行情或者考察市场，还没有到采购的那步，所以你联系着联系着就丢了，这也要求我们去深度分析客户的询盘目的，他的意图，在客户那栏，查看客户详情，去多分析客户是否需要你们的产品。
8.现在的客户本身德性不好
这个我怎么知道的呢，我朋友一个客户告诉他的，有些邮件看了不如意就删了，其中的报价或者细节都没有看，因为他是买家，了不得又不得了啊，这也对我们供应商提出了更高的要
求，做外贸不只是纸上谈兵，要让客户满意，我们要不断学习。
9.客户在大海捞针
阿里的平台会告诉我们买家把询盘发给几个客户，你真的以为有时候就发给你了吗，不是这样的，前两天，我分别在阿里，中国制造网，环球市场，一周内收到同一个客户的邮件，让我震惊啊，他同一时间可能会发出200-300封邮件，你回了，他也是大海捞针，说不定就没捞到你，也就不会回复你了
10.客户已经找到合适的供应商了
其实有的客户已经下单给别的供应商了，所以暂时也不会回复你，但是会有这么一些客户会把你的资料存档，以后有需要的话可能还是会主动联系你的，在这里面说明一个什么问题，我们会一味的等客户的邮件，但是说不定她不会再回你了，你要做的就是努力做好该做的，主动出击去找客户，而不是等，抱怨。
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