word excel高级应用.docx

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wordexcel高级应用

第1章Word高级应用

通过Word软件完成长文档制作与实现“邮件合并”是在通常计算机基础课程学习中没有详细介绍的Word高级应用技术。

但这两个技术对大家提高文字处理工作效率有极大的帮助。

在此，作者将通过两个章节把该技术以及相关知识完整地呈现给大家。

1.1Word长文档制作

在日常使用Word办公的过程中，我们常常需要制作长文档。

比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。

由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不使用正确高效的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不尽如人意。

本部分课程将介绍如何省时省力地制作长文档。

为了便于大家的学习和掌握，我们把实际中制作长文档的大任务划分为了几个小任务，这些小任务包括：

1、制作长文档的纲目结构；2、为长文档设置多级标题编号；3、在文档中让插图自动编号及交叉引用题注；4、为长文档编制目录和索引。

下面我们通过4个实例的制作，完成这里提出的4个小任务。

实例1制作长文档的纲目结构

在进入具体制作之前，我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。

经过实践证明，一个不错的做法是：

先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。

也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。

如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。

当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会接受这个合理的文档制作模式。

下面我们将通过制作一份名为“大学计算机基础”的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。

步骤1启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图”按钮，如图1-1所示，切换到大纲视图。

图11“大纲视图”按钮

步骤2切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏，如图1-2所示，该工具栏适合专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。

图12“大纲”工具栏

步骤3接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式，如图1-3所示。

图13“标题1”样式效果

步骤4接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，把它变为一级标题的方法有：

1、按键盘上的“Tab”键；2、单击“大纲”工具栏的“降级”按钮，如图1-4所示。

执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符（就是段落前面的小矩形）向右移动一格，表示该标题段落降了一级。

图14“大纲”工具栏的“降级”按钮

步骤5在实际工作中，你也许有更多的标题等级，下级标题的处理以此类推，Word内置了“标题1”到“标题9”9个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题。

步骤6当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形，如图所示。

图15

步骤7段落控制符为我们在需要进行相关段落操作时提供了方便。

现在用鼠标指针单击一下“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中；再双击“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠，如图1-6所示。

图16段落控制符

步骤8前面提到的“折叠”的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠，我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。

更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显示级别”命令，比如我们想看看文档的一级标题，则单击“显示级别”下拉按钮，在弹出的列表中选择“显示级别1”即可，如图1-7所示。

图17“显示级别”下拉按钮

步骤9在上面的案例文件中，假设我们想把“信息表示”及其下属段落移动到“计算机系统基础”段落之前。

为了让“信息表示”及其下属段落能够被整体移动，于是先双击一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。

同时，也把“计算机系统基础”段落折叠，如图1-8所示。

步骤10把它们都折叠好后，单击“大纲”工具栏的“上移”按钮，如图所示，即可完成移动，如图所示1-9。

图18段落折叠效果图19段落移动后效果

到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法。

当文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写工作。

实例2建立多级标题编号

对于长文档来说，用Word提供的多级标题编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。

假设我们的多级标题编号的目标效果，如图1-10所示。

图110多级标题编号的目标效果

多级标题编号制作方法如下：

步骤1在任务1创建的案例文档中，选择菜单“格式→项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。

步骤2选中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”，在编号格式框内“一”字符之前输入“第”，之后输入“章”，如图1-11所示。

上面的设置表示文档中一级标题段落按“第X章”格式编号。

图111“自定义多级符号列表”对话框

步骤3接着选中级别列表框内的“2”，按下图设置文档中二级标题段落的标号格式，如图所示。

在设置二级标题段落的标号格式时要注意设置步骤：

首先选择前一级别编号，然后输入分隔符“.”，再选择当前级别编号样式。

完成上述步骤后在“编号格式”框中可能显示的是“一.1”这样的编号格式，如果要把该二级标题段落的标号格式设置成正规的“1.1”编号格式，则需要按下“高级”按钮，使“自定义多级符号列表”窗口变成如图1-12所示的窗口界面，然后在“正规形式编号”复选框前打上钩即可。

图112按下“高级”按钮后的“自定义多级符号列表”对话框

步骤4设置完成后单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们的自定义格式对标题进行编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。

步骤5编号完成后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文内容的填充工作了。

通过这个编号练习，相信大家能够体会到使用Word的编号功能的高效和快捷。

由于自定义的操作也比较方便，因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观，从而高效地完成工作。

值得一提的是，当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时，就更能体会Word编号功能的高效率了。

实例3插图的编号和交叉引用题注

为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片。

插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。

你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。

为插图编号后，还要在正文中设置引用说明。

引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。

明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。

在进行具体的练习之前，请大家准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操作步骤一同练习，这样可以获得较好的学习效果。

步骤1在Word2003中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入→图片→来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第1张图片插入文档。

步骤2选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框。

假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。

输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框，如图1-13所示。

图113“新建标签”对话框

步骤3由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。

步骤4打开“自动插入题注”对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“MicrosoftWord图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。

设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。

以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了，如图1-14所示。

同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这里勾选中对应复选框即可。

图114“自动插入题注”对话框

步骤5为了便于测试，先把插入的第1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。

步骤6接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。

步骤7把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。

步骤8将光标定位于正文中需要添加插图1引用说明的位置，选择菜单命令“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型下拉”列表内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”，单击“确定”后，如图所示，就设置好了“图1-15”的引用说明，如图所示。

图115“交叉引用”对话框

步骤9这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”，单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。

用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。

步骤10文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。

先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。

如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。

不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需把文档内容全部选中，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。

如果你对Word“域”概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。

如果你是域的初学者，你可以把Word的“域”理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。

域是Word的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。

实例4制作目录和索引

通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。

所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。

目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。

所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。

索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。

在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。

如果“手动”为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。

而且弊端很多，比如当我们对文档的标题内容更改后，又得再次更改目录或索引。

所以学习一下Word的“目录和索引”功能，掌握“自动”生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。

A.目录的制作

使用Word2003为文档创建目录，最好的方法是根据标题样式。

具体地说，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。

通过前面“在大纲视图中工作”部分的学习，我们已经知道，在大纲视图中创建好文档的纲目框架时，Word自动为各级标题赋予了样式。

在这种情况下，我们完成正文的输入后，就可以直接制作文档目录了。

步骤1打开前面创建的“大学计算机基础”案例文档，由于各级标题运用了恰当的标题样式，所以可以直接开始创建目录。

文档目录通常位于文档正文内容之前，于是将插入点定位于文档首行，按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符，然后在文档首行适当位置输入“目录”，设置为“居中对齐”。

将插入点放在“目录”下方恰当位置，选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡，如图1-16所示。

图116“索引和目录”对话框

步骤2在“目录”选项卡里我们可以设置与创建目录相关的内容。

比如可以单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word中预先设置的各种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果。

步骤3单击“显示级别”框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，Word默认使用三级标题生成目录，如果你需要调整，在此设置即可。

步骤4单击“制表前导符”框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录内容与页号之间的连接符号格式，这里默认的格式为点线。

步骤5完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定”按钮，Word即可自动生成目录，如图所示。

图117

步骤6目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进行更改。

假设我们想把目录中一级标题文字改为“蓝色”，则进行如下操作：

用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框，并选择“目录”选项卡，单击“修改”按钮。

在打开的“样式”对话框中，由于我们要对目录中一级标题文字进行修改，故选中样式列表框中的“目录1”，然后单击“修改”按钮，如图1-18所示，打开“修改样式”对话框。

单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，如图1-19所示，显示出“字体”对话框。

通过改对话框把字体颜色改为蓝色即可，然后依次单击确定，最后会弹出是否替换所选目录的询问，单击“是”后，目录中一级标题根据我们的修改变为蓝色。

图118“修改样式”对话框图119“字体”对话框

步骤7如果有其它的修改要求，可以参照上面的操作方法进行。

最后，值得注意的是，如果当目录制作完成后又对文档进行了修改，不管是修改了标题或正文内容，为了保证目录的绝对正确，请对目录进行更新。

操作方法为：

将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选择“更新整个目录”单选框，然后单击“确定”即可更新目录，如图1-20所示。

图120“更新目录”对话框

B.索引的制作

索引的制作主要包含两个步骤：

一是对需要创建索引的关键词进行标记，用Word术语讲就是标记索引项，该步骤将告诉Word我们希望哪些关键词参与索引的创建；二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。

步骤1打开前面的“大学计算机基础”案例文档，进行标记索引项。

在文档中找到第一次出现“操作系统”的位置，并选中它，然后打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡，如图1-21所示。

步骤2单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容，这里为“操作系统”，然后单击“标记”按钮，如图所示，可以完成对第一个关键词“操作系统”的标记。

在完成标记后，系统默认显示出标记的域代码，如果不习惯这样的显示方式，可以通过“常用”工具栏的“显示/隐藏编辑标记”按钮来隐藏域代码。

图121“索引和目录”对话框图122“标记索引项”对话框

步骤3完成第一个关键词的标记后，可以看到“标记索引项”对话框并未关闭，因为它在等待着我们标记第二个索引项。

于是我们在对话框外区域单击鼠标，进入页面编辑状态，我们选中第二个关键词“WindowsXP”，然后单击“标记索引项”对话框，将其激活后，然后单击“标记全部”按钮，即可完成第二个关键词“WindowsXP”的标记，这一次标记是针对该文档中所有的“WindowsXP”关键词来进行的。

作为练习，请大家把文档后面的一些关键字用同样的方法作为关键词标记起来。

步骤4标记完成后，就可以进行索引目录的创建了。

按下键盘“Ctrl+End”组合键，将插入点移至文档末尾，然后按下键盘“Ctrl+Enter”组合键，便插入了一个分页符，在新的一页行首输入“术语索引”，设置为“居中对齐”。

步骤5回车后，打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡，然后单击“格式”框下拉按钮，选择一种Word预设置的目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果，这里我们选择“正式”，如图1-23所示。

图123“索引和目录”对话框

步骤6由于我们的关键词为中文，故选择语言为“中文（中国）”，排序选择“拼音”，然后单击“确定”后，Word即可自动生成索引，如图1-24所示。

图124自动生成的索引效果

1.1.1总结

这里还是强调的是长文档的制作观念，也就是因该先制作文档大纲，然后进行正文内容的填充。

在实际的长文档书写中我们发现，一些同学当面点头赞同用这种方式工作，但在具体处理自己的工作时，又按自己的老一套来，想到那里便写到那里。

这不仅导致效率的低下，而且导致制作完成的文档要么不合乎要求，要么专业化程度不高，我们在这里提出，希望能够引起大家的重视。

1.2

邮件合并

在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。

面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？

能保证过程中不出错吗？

其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地批量制作信函、信封，标签、工资条、成绩单等。

这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。

1.2.1什么是“邮件合并”

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。

具体地说就是在邮件文档（即主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：

如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。

本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。

1.2.2什么时候使用“邮件合并”

我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。

比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，这些工作通常都具备两个特性：

●需要制作的数量比较大；

●这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。

其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢？

通常是指这样的数据表：

它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。

如图1-25所示，就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“公司名称”等。

接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。

图125数据记录表

1.2.3邮件合并的三个基本步骤

上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。

理解了这三个基本步骤，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

步骤1建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。

使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。

一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

步骤2准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。

在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。

也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。

如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。

步骤3把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。

整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。

1.2.4实例详细剖析

明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。

这里我们提出三个实际任务：

1.根据已有的Excel客户资料表快速创建批量信函；

2.根据已有的Excel客户资料表快速创建批量信封；

3.根据已有的Access工资数据表快速创建批量工资条。

第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。

任务一制作大量信函

现在我们先制作好如图1-26所示的“客户联系（主文档）”Word文档，与如图1-25所示的“客户信息（数据源）.xls”Excel文档，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。

实际操作步骤如下：

图126“客户联系（主文档）”Word文档

步骤1启动Word2003（其他版本一样），录入如图1-26中所示的“客户联系（主文档）”Word文档。

步骤2选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令，显示出如图1-27所示的“邮件合并”工具栏。

由于当前没有打开数据源，所以该工具栏上只有两个按钮可用。

图127“邮件合并”工具栏

步骤3按下“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，在弹出的“选取数据源”对话框中打开已经准备好的Excel数据源文档，如图1-28所示。

图128“选取数据源”对话框

步骤4由于该数据源文件类型为Excel，并且数据存放在Sheet1工作表中，所以在接着弹出“选择表格”对话框中，先选中Sheet1$后，再单击“确定”按钮，如图1-29所示。

图129“选择表格”对话框

步骤5数据源被确定后，当前的“邮件合并”工具栏将由图1-27的状态转变为图1-30的状态，工具栏上可用按钮数量增加。

图130变化后的“邮件合并”工具栏

步骤6接着，先选中主文档中“[收信人姓名]”字样，然后单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，如图30所示，打开“插入合并域”对话框，如图31所示，当前“