行政部运作制度与程序.docx

行政部运作制度与程序.docx

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行政部运作制度与程序

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

行政助理位职责及任职要求

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

明确行政助理权责

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

（一）岗位职责

1、与各部门保持良好沟通，加强合作。

2、负责行政部员工日常工作安排及状态控制。

3、负责总经理下达的质检工作。

4、协助总经理起草文件和处理往来文书。

5、负责建立档案管理政策，保持完整有效的档案管理系统。

6、负责办公设备设施管理，跟催维修及保养等工作。

7、负责与劳动及社会保障部门保持良好的沟通，保证用工政策得到顺利实施。

8、完成上级交办的其它各项工作。

（二）任职要求

1、基本素质：

工作认真负责，办事稳重灵活，文字能力较强，行文规范流畅，

条理清楚，了解酒店各部门运转程序，掌握行政管理规范。

2、文化程度：

大专以上学历。

3、外语水平：

要求达到中级英语水平。

4、工作经验：

具有2年以上行政文秘工作经验。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

入职、在职、离职管理

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

规范工作行为

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

员工入职：

1、对应聘者做到热情招呼，使用礼貌用语，耐心解答各种提问（包括电话咨询），做到笑脸相迎。

2、请应聘者填写入职申请表，由行政部初步面试合格后，再交由部门经理进行面试。

3、面试通过之后（申请表由部门经理签字，同意试用），要求录取者携带一寸照片3张、身份证复印件1张、学历证书复印件等到行政部办理入职前手续。

4、新员工于移交部门前，必须参加行政部组织的不低于两个工作日入职前培训及考核，考核通过后方可正式办理入职手续。

5、办理入职手续时，由行政部给录用者发放《员工手册》、工服卡、就餐卡、工号牌、宿舍钥匙、等物品，办理好相关手续后，填写《报道通知书》（一式三份：

行政部、用人部门、财务部），带录用者到部门报到，移交部门进行管理。

6、员工入职后必须办理《健康证》，《健康证》办理期限不超过15天；健康证由行政部进行登记、存档，并同时对健康证到期的员工，及时通知各部门员工进行体检。

7、对新入职的员工，应把应聘者申请表、合同、身份证复印件、照片、报到通知书装订在一起存档。

一人一档，并做好新员工入店时间登记。

员工在职

8、员工入职后，必须经过二个月试用期（包括晋升），试用期满，由部门提交试用期员工评估单，确认员工是否通过试用期，行政部据此办理员工正式期相关薪资及福利调整手续，并行文知会财务部。

9、对签订正式用工合同的员工，在合同到期前15天，行文要求各部门经理对该员工是否续签合予以书面回复；对部门未能通过部门评核、不予续签合同的员工，行政部必须于合同期满前一周正式通知该员工，进入离职程序。

员工离职

10、员工离职必须提前1个月递交辞职报告，经部门经理签字同意后，由行政部填写《离职通知单》（一式三份，行政部、用人部门、财务部），要求离职人员于正式离职期满前一天完成工作、服装、宿舍物品、就餐卡、工号牌、员工手册等物品的移交、归还工作后，方可同意离职，并做好存档工作。

11、员工离职前工作期满，由用人部门、财务部对该员工进行离职审计无误后，行政办方可正式办理离职手续。

12、员工离职工资将于正式离职后由财务部直接发放给本人，离职工资不得代领。

13、对非正常离职人员，行政部将按《员工手册》相关规定处理。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

新员工培训

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

规范日常工作

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

一、准备工作

1、制定新员工培训计划。

2、落实培训教室、培训时间、培训教师，准备好各项培训教材。

二、培训安排

1、严格按新员工培训计划进行培训。

2、培训结束后进行考核，并将考核成绩记入培训档案。

3、分岗后进行上岗前操作培训。

三、培训内容

1、酒店基础知识

2、《员工手册》

3、业务技术

四、填写培训档案

1、各种信息要准确无误

2、将新员工培训计划和完成情况记录存档

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

新员工参观流程

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

有序管理新员工参观

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

一、计划协调

1、确定参观地点、路线及参观时间。

二、明确参观要求

1、遇见客人要微笑，然后礼貌地打个招呼。

2、跟紧队伍靠右行走，礼让宾客。

3、参观中新员工可以提问题。

三、实地参观

1、细心讲解，对经营情况及营业时间等进行介绍。

2、回答新员工提出的问题。

3、在参观过程中，就培训过的一些问题向新员工提问，以加深他们对酒店的印象。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

培训计划制定及部门培训控制

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

确保员工培训政策有效、持续地进行

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

一）培训计划制定

一、征求意见，了解需求。

了解各部门的培训需求信息，对部分员工进行测试。

二、分析需求

1、质检中存在的问题

2、对客的服务接待情况

3、宾客意见

4、员工建议

三、确定培训计划

1、找出影响服务质量的共性问题

2、培训需求信息反馈到部门，由部门落实

3、根据部门月度培训计划，制单完成村内培训计划

二）部门培训控制

一、收集部门月度培训计划

1、每月28日前部门将当月培训计划上交到行政部，计划要求写明时间、地点、授课人、培训对象、培训内容、培训目标等。

二、发出培训计划一览表

1、每月月初将培训计划发给各部门

三、督促

1、在每月最后一周，提醒未完成培训的部门抓紧完成。

四、考核评估

1、评估部门培训，统计按时完成和未完成培训部门。

五、通报

1、每月月初以报表形式向部门通报培训活动情况。

六、存档

将当月的培训情况存入档案。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

员工招聘的操作流程

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

规范运作，确保人力资源储备

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、各部门出现职位空缺后，书面向行政部提出补缺申请。

2、行政部根据各部门的缺员情况，报经总经理批准，开始进行招聘。

3、招聘分为网上招聘、市场招聘以及委托招聘（代培），由行政部于根据不同招聘形式招募员工。

4、对网络应聘人员，需经过总经理同意后方可进入面试阶段；市场招聘由应聘者填上报名表，经初步筛选后，及时通知应聘者前来面试，根据工种不同，由各部门经理进行面试；委托招聘（培训）需与被托方拟定相关协议并经总经理批准后方可执行。

5、招聘人员面试合格需录用，由行政部正式通知录用者带上相关的资料来办理入店手续。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

员工管理规程

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

有效管运作，精细化管理

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

一、培训生入店：

1、报到手续

1）填写职位申请书

2）填写员工花名册

2、办理入店

1）召开培训班，举办入职培训并考试，分配岗位。

2）发放员工餐卡。

3）组织员工参加上岗前体检。

4）通知接收部门引领新员工，开具服装领用单。

3、人事登记、建档

1）打印员工变动表格，保留档案

2）员工培训跟踪记录，记录保留档案

二、临时工入店

1、报到手续

1）登记《员工入店签到手续表》

2）学习《员工手册》并考核

3）持县级以上卫生防疫站发的《健康证》

2、办理入店

1）填写员工花名册

2）交付押金

3）发放员工牌

4）填写服装通知单

5）通知接收部门引领员工

3、人事登记、建档：

打印员工变动表格，保留档案。

三、签订（续签）劳动合同

1、确认名单

1）行政部提前半个月列出签订（续订）劳动合同的名单

2）签订（续订）人员名单报总经理审核

3）发放通知单，所在部门提出是否签订（续订）劳动合同意见

4）确认后上报总经理过目。

2、安排签订

1）根据人员，安排地点、确定时间，并发出通知

2）合同一式三份，一份送有关部门，一份员工本人，一份办理留档

四、员工酒店内部调动操作程序

1、确认：

内部调动，需经总经理同意。

2、办理手续

1）通知员工到行政部报到。

2）发放员工内部调动财产移交表。

3）员工在1天内完成财产移交工作。

4）移交完毕由行政部签发员工报到通知。

5）员工持通知单到有关部门报到。

6）打印员变动表格

3、建档：

打印员工变动表格

五、员工擅自离职后的操作规程：

1、确认

1）明确员工擅自离职的信息。

2、办理手续

1）扣除一切福利待遇

2）会同保安对寝室、更衣室进行检查

3）通过各种途径，收回所发物品

4）重新安排更衣柜、床位

5）更换员工名册

6）发文通报

六、员工离店

1、确认

1）辞职都应持有部门经理签字的《辞职申请表》

2、办理手续

1）开具《员工离职财产移交表》，办理后，交行政部

2）签收员工铭牌、更衣柜钥匙、员工制服等

3）签字退还押金

3、档案注销

1）清除人事记录

2）打印人员变动表格

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

考勤计薪细则

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

规范考勤计薪工作，确保酒店、员工利益

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、每月10日18：

00时前，各部门必须将部门当月考勤表交到行政部。

2、行政部根据部门交的考勤，核对部门的排班表，看是否有出入。

3、部门的考勤还包括员工的奖罚记录、任何假期申请记录等。

4、行政部编制员工工资表交财务部经理签名审核后，送总经理审批。

5、工资表应有；应发工资、扣除项目（包括病/事假、工作违纪、缺勤旷工、迟

到、早退、培训费、及其他应扣款项）、补发项目（包括奖励、奖金、补薪等项目）和实际发放项目。

6、所有的员工考勤只做在职员工，任何原因离职的员工考勤，不允许和在职员工做在一起。

7、如员工的职位及工资有变动时，都将以次月起整月计算。

8、离职员工的考勤必须在员工最后工作日的当天，连同员工离职表一起，由部门送到行政行政部，离职员工在次日自行办理。

9、工资发放的时间定为每月15日，遇周六、日将顺延至周一发，逢过年及重大节日，工资发放时间将另行安排。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

劳资管理办法

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

03/10

目的/Objective:

规范劳资管理，确保酒店、员工利益

涉及部门/Dept.Concerned:

各部门/AllDept.

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、酒店员工工资实行月薪制，先工作后发薪。

在酒店工作未满6个月员工，不允许以任何借口，先预支工资或向酒店财务借款。

特殊情况，需经总经理以上级别同意方可。

2、月薪制工资按照酒店《薪酬福利标准》执行。

3、奖金：

年终根据酒店经济效益和各部门的经营指标完成情况及年终考核评分核定当年奖金额度。

4、员工工作时为8小时，不包括用餐时间，具体的工作由部门根据工作需要进行合理排班。

5、员工的考勤扣分依据以酒店员工手册《奖励/纪律处分》内容执行。

6、扣分的标准按工资总额的1/200为1分，进行奖罚。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

行政文员工作职责及任职要求

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

明确工作权责

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

（一）岗位职责

1、负责酒店管理文件收发、建档工作。

2、负责酒店企业文化报纸的编辑工作。

3、出席行政会议并编写会议记录及工作安排，分发至各部门并追踪完成情

况。

4、打印文件并分发文件至有关部门。

5、收集和剪辑信息资料，并予分类保存。

6、接听电话并做好电话留言。

7、编制办公用品计划，负责领取和分发。

8、做好部门员工每日考勤。

9、负责来访客人的接待，要求耐心、微笑、彬彬有礼。

10、执行上级领导交办的其他工作。

（一）岗位职责

1、负责做好变配电设备、中央空调设备、供水设备、供热设备等运行和管理工作，确保设备安全，正常运行及有关技改工作

2、严格遵守各种动力能源设备的操作规程和安全规程，督导各部门员工确保设备安全，正常运行及满足酒店对能源的需求。

3、认真执行设备巡检政策，维护保养政策，发现异常及时处理并报告至行政部。

4、负责巡视、检测和调整酒店营业区域温湿度、空气质量，光环境，确保酒店有一舒适的消费环境。

5、每月做好各部门维修及零配件更换情况统制表上交财务部，以便财务部门正确核算经营成本。

6、负责申报常用的材料与备件，做好材料备件领用管理，确保备件供应满足酒店正常需要。

7、完成上级交代的其他工作任务。

（二）任职要求

1、基本素质：

工作认真踏实，肯干，有团结协作精神。

2、自然条件：

身体健康，无缺陷，男性，26岁以上。

3、文化程度：

技校以上学历，中级技工证以上。

4、工作经验：

四年以上变配电和中央空调系统管理运行经历，有二年酒店工作经历。

5、特殊要求：

有电力部门颁发的“电工进网作业许可证”和“特殊行业作业许可证”。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）交接班政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/Objective:

明确交接班工作要求，保障工作正常有序进行

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、接班人员必须提前15分钟到达工作岗位接班，并对设备、工具、器材、配件进行详细的清点检查。

2、接班人未按时上班时，交班人不得擅离工作岗位，应向领导汇报处理。

3、设备处于故障时，接班人应会同交班人积极处理，直到故障处理完毕或经领导同意后方可交班离开工作岗位。

4、值班人员必须将本班当值详细事项记入值班簿内，双方签名以示正式交班接班。

5、交接班时必须做到“四交”、“三不接”。

四交：

1）交设备运行情况及值班记录。

2）交设备、工具、器材、备品、配件数量及完好情况。

3）交安全措施。

4）交上级批示及应注意事项。

三不接：

1）交班人不在工作岗位不接。

2）情况不明，记录不全不接。

3）清洁卫生不搞好不接。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）卫生政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

明确工程部门卫生管理要求，确保工作环境卫生

涉及部门/Department:

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、各班次组要保持机房、电房及工房清洁卫生，工作完毕应立即现场清扫工作。

2、每周应对整个机房和设备作一次大清扫，包括设备和环境卫生，不得有漏油、漏水、漏气和积尘等现象，发现问题及时解决。

3、地面不得有积水、油污、杂物；工具、用具、材料等要摆放整齐，不得乱放乱摆。

4、工作服务要穿着清洁，佩戴工号牌，仪容整洁。

5、每班班前、班后都应进行卫生清扫，保持清洁卫生，交班时作好卫生的交接工作，并互相监督，作好记录。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）安全、防火政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

明确安全管理政策，杜绝安全隐患与事故的发生

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、当值人员应坚守岗位，严格按操作规程和安全规程操作，杜绝一切意外事故发生。

2、严格执行机房出入政策，设备巡检政策，确保机房设备及线路安全运行。

3、执行定期安检政策，定期组织有关部门人员对所辖范围进行安全检查，如发现不安全因素，及时进行整改。

4、各机房的门钥匙不得随意借出和配制，无人值班时的门窗必须关好，上锁。

5、工作场所禁止吸烟，维修中使用易燃易挥发材料，应特别小心，应尽量在通风、透气、无杂物、无火苗的地点使用。

6、高空作业，严格遵守高空作业规范，各种安全防范措施到位，旁边有监护人，方可进入高空作业。

7、酒店内需动火作业时，必须在安保员现场戒护，做好防护措施后方能动火施工。

8、非必要，不得于酒店内存储易燃易挥发液体应；若确有需要，需放置在稳妥清凉的地方，且存量在1kg以下。

9、不得随意挪动，使用消防器材和设施，如发现有消防设施损坏或泄漏应及时报告，消防设施应随时保持良好状态。

10、发现火警或事故苗头，第一时间应马上向行政部报告，并协同专业人员一起扑灭火灾。

11、一旦酒店有火警发生，应保证消防灭火设施正常运行。

并组织对重要设备物资的保护和疏散人员工作。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）维修管理政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

明确维修管理条例，保障工作严谨、有序

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、当值万能工必须做每日工作记录，包括重要日常维护工作情况、酒店领导批示；相关营业部门对工程部要求；未完工程维修事项；公用工具与钥匙和交班等事项。

3、当值期间接听电话报修和签收维修申报单，应随时记录在维修、保养、考核表上，完工后凭验收人签字和电话询问属实后再填写完工情况及耗用材料，并予以监督。

4、接听保修电话按酒店规定文明礼貌用语，对因为工作太忙，可以缓修事项，做好解释工作，回复报修部门说明原因和维修时间。

5、派工原则上在接到指令和报修单，维修工应在10分钟内到达维修现场，紧急情况维修应在5分钟内到达现场。

。

6、遇到停电、停水、跑水、电梯停驶、消防事故按紧急情况应对方案，积极组织人员抢修和处理，并及时向上级报告。

7、统计未完工程事项，注明原因，下班前报上级领导批准，未批准不得移交下班。

8、填写记录必须凭维修单或上级指令及工作指示单，不可弄虚作假；行政部将专业负责核对维修、保养情况。

9、维修事项及完工记录必须由行政部秘书最后签批，否则无效处理。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）节能管理政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

通过政策管理，有效控制酒店能耗

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/POLICIES

1、每班次对水、电、油总表和各大区域表进行抄表，提供原始数据，供管理决策分析参考。

2、每班次对供水系统、空调系统、供热系统、照明和动力配电系统进行巡检，检查是否有“跑”、“冒”、“漏”现象以及各营业区浪费水、电、空调现象，并有详细巡检报告，便于及时发现问题及时处理。

3、开展节能降耗排检，组织各方面力量，同心协力做好节能工作。

从眼前做起，从小事做起，从日常管理抓起。

4、积极采用先进的节能技术：

1）尽可能采用与酒店设备系统匹配的先进节能设备。

2）积极进行节能技术改造。

3）采用先进的能源监测和控制系统。

4）可再生能源的利用。

5、机电设备经济运行：

1）提高功率因素，消除无功损耗和线损。

解决大马拉小车现象。

2）消除电网浪涌，谐波、三相不平衡，电压偏高或偏低，功率因素低等污染现象，提高电源品质。

3）各营业部门要根据营业时间和客人活动情况开灯和空调。

4）客房客源不足时，需有计划封层、关闭所有用电设备。

5）有条件能计量的用电区域实行用电定额，完善激励政策机制。

6、节水管理：

1）提高员工的节水意识。

2）控制能量。

3）经济用水。

4）防止因供水系统原因而跑水。

6、中央空调系统经济运行：

1）在满足酒店功能舒适度的前提下，根据季节变化、气候变化、白天与黑夜不同温度，制定系统运行程序，机组负荷率在60%以上。

2）提高冷却和冷冻水两大系统出、回水温差，提高制冷效率。

3）严防营业区域冷（热）空调外泄和辐射。

运作政策及程序

部门/Department行政部/ExecutiveDept.（ED）

主题/Subject:

（工程）巡回检查政策

制定人/Initiateby:

生效日期/Effective:

20/10

目的/OBJECTIVE:

加强巡检政策，保障设备正常运营

涉及部门/Department:

各部门

政策/程序/PROCEDURES/P