江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表.docx
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江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表
江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表
（一）纸质类档案归档范围与保管期限
DQ党群类
DQ11党务
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级党组织关于学院党的建设方面的文件
永久-30年
党办
2
党内统计报表及相关说明材料
永久
党办
3
党委、纪检监察机构和支部设置、选举、成员调整材料（党委分工、支部选举请示及批复；党委及支部成员增补的请示及批复）
永久
党办
纪检监察室
4
党代会材料
党办
召开党代会的请示、选举结果、批复、工作报告等
永久
党办
筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录等材料
30年
党办
5
党委、纪检监察机构启用印章的文件
永久
党办
纪检监察室
6
党委会、党委扩大会、支部书记会的记录、纪要、决议等；党委民主生活会材料（请示、报告等）；党委大事记
永久
党办
7
党内重大活动形成的材料（方案、报告、请示、批复、决定、记录等）
永久
党办
8
党委工作计划、工作要点、总结
永久
党办
9
党内表彰、评先材料；党委组织的其它评比、表彰材料（如最佳党日活动评选获奖材料）；党委推荐材料等
30年
党办
10
纪检、监察、审计工作（报告、制度、统计报表、信访材料、调查及复查材料等）
永久
纪检监察室
11
中层及以上干部选拔、考察、培训、公示、任免等材料
永久
党办
12
发展党员、预备党员转正材料；党员名册
30年
党办
13
宣传工作、思想政治工作方面的材料（报告、讲话、专题活动及相关组织设立、活动等材料）
30年
党办
14
党务工作中形成的情况反映、工作简报
10年
党办
15
产生人大代表、政协委员的名册及审批材料；民主党派和侨务工作材料
30年
党办
备注：
本归档范围与保管期限表中，凡属学院收、发文的文件材料，统一由党院办扎口归档。
DQ12工会
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级和院党委关于本校工会工作的文件
30年
工会
2
工会制定的规章制度；工会工作统计报表
永久
工会
3
工会选举材料（选举请示、批复、工会工作报告）；工会委员增补材料；工会会员名单；工会工作计划、总结；工会委员会会议记录
30年
工会
4
工会组织的评比、表彰；工会组织的重大活动计划
30年
工会
5
职代会材料（代表名单、会议议程、会议决议、工作报告、提案及办理情况等）
30年
工会
DQ13团委
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级和院党委关于学院共青团工作的文件
30年
团委
2
团委工作计划、总结及专题汇报；团委会议记录；团委制定的规章制度；团的工作统计报表
永久
团委
3
团委选举材料（选举请示、批复、工作报告等）；团委委员增补材料；团干部及工作人员聘任材料
永久
团委
4
学代会、团代会、学生会工作的材料（学代会选举结果、工作报告、批复、学生会成员及分工、学生会成员增补等）
永久
团委
5
团委、学生会组织的重要活动材料（如志愿者、暑期社会实践团队项目等计划、成果汇报等）
30年
团委
6
团委组织的评比、表彰；团员奖惩材料
30年
团委
7
批准入团及离团材料（名单等）
30年
团委
8
学生社团组织材料（设立的批复、名录、章程等）
30年
团委
XZ行政类
XZ11行政综合
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院行政工作的文件
永久-30年
院办
2
编纂的规章制度
永久
院办
3
学院的基层报表
永久
院办
4
院长办公会、行政办公会、全校大会记录，纪要；大事记；校长召开的重要的工作会议记录
永久
院办
5
学院章程、规划、工作计划、要点、总结、校历
永久
院办
6
部门工作计划、总结
10年
院办
7
学院设置、更名、启用印鉴方面的请示、批复、函等文件
永久
院办
8
收、发文登记薄
30年
院办
9
学院重大活动的计划、报告、讲话、总结；上级领导来校视察的讲话记录等材料；汇报、交流材料
永久
院办
10
提供给出版物的宣传材料；媒体宣传报道材料；校报；简报；本校介绍材料
永久
宣传部
11
外事工作材料（出国/境考察、访问、进修的请示、报告、批件、出访名单、邀请信；接待国/境外人员请示报告；外事工作计划、总结；外事工作统计报表等）
30年
院办
人事处
12
学院接受行政评估、检查、考核形成的材料（上级目标管理考核指标和学校实施方案总结等）
永久
院办
13
上级针对学院有关安全工作的文件，学院保卫工作制度、报表及与保卫工作相关的重大活动材料（如平安校园创建汇报材料）
30年
保卫处
14
学院师生员工案件的侦查材料及上级的批复
永久
保卫处
15
法律事务、诉讼方面的材料（聘任律师、诉讼文书、律师函等材料）
永久
院办
16
档案工作材料（全宗指南、馆藏目录、统计报表、机要文件清退清单、档案销毁清单、文件材料、档案移交清单、规章制度、检查评估材料等）
永久
院办
XZ12人事
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院人事工作的文件
永久
人事处
2
人事工作报告、调查材料
永久
人事处
3
机构及编制规划；机构、编制方面的请示、报告及方案批复；校内机构设置、变化的文件材料
永久
人事处
4
内部开展专项工作而设立临时机构的文件
10年
人事处
5
人事改革工作请示、决定、方案等材料
永久
人事处
6
人事规章制度
永久
人事处
7
人事、劳动工资统计报表
永久
人事处
8
教职工名册
永久
人事处
9
教研室主任以上管理人员任免材料；人员岗位调整材料
永久
人事处
10
评优、表彰和奖励教职工集体和个人先进的材料
省级及以上
永久
人事处
省级以下
30年
人事处
11
处分教职工的材料和复议、复查、撤销处分的材料
受记过、记大过、降级、撤职、开除处分的
永久
人事处
受警告处分的
30年
人事处
12
师资建设培养、管理工作的规定、总结；教师进修计划、安排、汇总总结
30年
人事处
13
上级下达的进人计划；录用人员计划、批复；就业协议；合同制职工的合同、办理保险的材料；退职、离职、辞职及解除合同的申请报告、决定；调入人员的介绍信、工资转离介绍信
永久
人事处
14
劳动争议处理方面的材料（申请、复议、仲裁决定等）
永久
人事处
15
申报、评审专业技术职称的材料（申报表、批复、通知等）；聘任工人技师、高级技师的材料（名单、申报表、批复、通知等）
永久
人事处
16
聘任兼职教师的名单及有关材料
30年
人事处
17
本校教职工受聘于外单位职务、担任团组织及学术团体职务材料
30年
人事处
18
上级关于工资调整方面的文件；本校人员工资调整方案、名册、审批材料；晋升职务、职称人员调资通知单、审批表
永久
人事处
19
各类人员转正定级材料（名单、申请表等）
永久
人事处
20
教职工离、退休，出国、死亡等相关证明、审批文件、工资变更、停薪等文件材料
永久
人事处
21
教职工福利、困难补助、遗属补助的申请表、审批及发放记录材料；教职工丧葬费、抚恤金发放材料
永久
人事处
22
因公/私出国/境人员备案、政审材料
30年
人事处
23
计划生育管理方面的材料（计划生育统计表、领取独生子女证名册、违反计划生育政策的处理
30年
人事处
XZ13总务后勤
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院后勤服务管理方面的文件
30年
后勤管理处
2
后勤服务管理、校园网络管理规章制度
永久
后勤管理处信息中心
3
房屋、设施维修方面的材料（招标文件、合同、预决算、审计）
30年
后勤管理处
财务处
4
院产管理方面的材料（除仪器设备外资产，含土地、房产证件；资产审核、变更材料；接受捐赠、调拔的材料；转移、报废的批复等材料；申购报告、论证报告及批复；招标、定购、采购合同；房屋安排、租赁协议；住房改革材料）
永久
后勤管理处
财务处
5
健康教育、学生保健、医疗保障/险方面的材料
30年
后勤管理处
6
校园绿化、亮化、环保、人防、防雷、防震、日常水、电、气管理方面的材料
30年
后勤管理处
7
网络、通讯管理方面的材料（协议等）
30年
后勤管理处信息中心
财务处
8
食堂、小卖部、摊点管理方面的材料（租赁合同等）
30年
后勤管理处
财务处
9
后勤服务社会化改革材料（报告、物业管理招投标文件、合同等）
永久
后勤管理处
财务处
JX教学类
JX11综合
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于教学工作的文件（针对学院的、需要长期参照执行或查考的，不能归入教学类其它分类号的）
永久-30年
教务处
继续教育学院
各二级学院
2
学院教学改革方面的文件
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
3
教学方面的规章制度、会议记录、调研报告、总结或自查报告
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
4
教学检查、评估、竞赛、评奖方面的材料（如：
军事理论课程检查、高等职业院校人才培养工作评估、高职院校人才培养状态数据采集及案例分析材料、示范校建设材料）
永久-30年
教务处
继续教育学院
各二级学院
5
教学统计报表
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
6
合作办学、院企合作、设置办学点的申报书、协议书；成立附属医院、教学医院、实习医院协议
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
JX12课程、专业、实训基地建设
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院专业建设方面的文件
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
2
学院有关课程、专业、实训基地建设方面的文件（如：
优秀团队建设、专业建设委员会成立等）
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
3
建设特色专业、品牌专业、精品课程、中央财政支持的实训基地方面的材料（申报、评估、论证报告及附属材料、审批、总结等）
永久
教务处
继续教育学院
各二级学院
JX13招生
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级下达的学院招生计划等招生工作方面的文件（如：
上级下达的招生调整计划）
永久
学工处
2
学院编报的年度招生计划、申请、调整招生计划的材料
30年
学工处
3
录取新生名册（学历教育）、录取审核表、录取更正材料
永久
学工处
4
招生宣传、专业介绍等材料、招生工作自查情况
30年
学工处
JX14学籍管理
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
学生学籍卡
永久
教务处
继续教育学院
2
高职学生成绩登记表、成人学生成绩汇总表
永久
教务处
继续教育学院
3
学生学籍变更材料（留级、休学、退学、复学、转学、开除等）
永久
教务处
继续教育学院
4
专转本录取材料
永久
教务处
专转本报名表
10年
教务处
5
学生奖励与违纪处分材料（奖学金评审、三好学生及优秀学生干部评比；处分通知、决定、复议、撤销材料）
30年
学工处
继续教育学院
6
学生学籍方面的统计报表
永久
教务处
继续教育学院
JX15课堂教学与教学实践
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
各专业人才培养方案、课程标准
30年
教务处
继续教育学院
各二级学院
2
教学进程表、授课计划
30年
教务处
继续教育学院
3
课堂教学评估、信息反馈材料
30年
教务处
继续教育学院
督导室
各二级学院
4
教研活动材料（公开课、微课比赛获奖材料等）
30年
教务处
继续教育学院
督导室
各二级学院
5
实习名单、安排、变更、检查、总结、表彰等方面的材料
10年
教务处
继续教育学院
各二级学院
JX16毕业生及就业
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
毕业生名册、毕业证书电子验印名册、统考成绩审核结果
永久
教务处、继续教育学院
2
毕业证书存根，领取签收薄
永久
教务处
3
毕业生就业情况统计材料
30年
学工处
4
毕业生参加执业资格考试、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料、就业工作自查报告
30年
教务处
学工处
5
毕业生就业宣传、招聘会方面的材料
10年
学工处
JX17教材
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
学院教工参与编写的教材（主编、副主编、参编）
30年
教务处
2
自编的实习指导、教学指导等材料
30年-10年
教务处
JX18继续教育
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级、外单位与学院有关非学历教育的文件材料（上级与学院非学历教育相关的文件；外单位委托本校或与学院合作举办非学历培训的函、协议等）
永久
继续教育学院
2
学院关于非学历教育的文件、管理制度
永久
继续教育学院
3
学院负责举办的非学历培训项目课程安排计划、授课教师名单
30年
继续教育学院
4
学院负责举办非学历培训项目的学员名单、奖惩材料
30年
继续教育学院
JX19学生工作
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
学生管理规章制度、学生工作统计报表
永久
学工处
2
班主任、年级辅导员工作方面的材料（名单、表彰等）
30年
学工处
3
学生贷款、贫困生资助、勤工俭学方面的材料
30年
学工处
4
文明班级创建、学生参加学院内外活动及获奖材料
10年
学工处
KY科研类
KY11科研
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院科研方面的文件；学院关于科研方面的文件及管理制度
永久-30年
科技处
2
科研立项评审结果、科研统计报表；本校科研成果、论文发表统计
永久
科技处
3
上级和学院下达科研经费的文件
30年
科技处
4
申报校外课题材料（设计书、任务书、合同、研究计划；研究实验阶段的材料；总结鉴定阶段的材料；出版或发表的作品成果）（结题后成套归档）
永久
科技处
5
校内课题申请、立项名册，结题统计
永久
科技处
6
科研奖励证件（复印件）
永久
科技处
KY12期刊
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级关于学院期刊工作的文件
30年
科技处
2
期刊工作方面的请示、报告及上级批复
永久-30年
科技处
3
当年期刊留存
30年
科技处
KY13查新检索
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
查新检索登记薄
30年
信息中心
SB仪器设备类
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
仪器设备统计报表、仪器设备清册
永久
教务处
2
上级有关学院仪器设备管理的文件
30年
教务处
3
本校仪器设备管理方面的规章制度
永久
教务处
4
本校仪器设备购置计划、报告、预算、论证及批复
永久
教务处
5
本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨的报告和批复
永久
教务处
6
仪器设备采购招标、投标、评标、中标方面的材料
永久
资产管理处
7
定购采购合同
永久
财务处
8
进口设备过程中有关的技术商务文件
30年
教务处
9
开箱记录及装箱单
30年
教务处
10
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
30年
教务处
11
验收报告及文件材料
30年
教务处
12
索赔来信函件及结果文件
30年
教务处
13
设备说明书及全套随机文件材料
（与设备共存）
教务处
14
使用、检修、故障事故记录
（与设备共存）
教务处
15
重大事故的调查分析及处理意见
（与设备共存）
教务处
JJ基建
JJ11基建综合（以档案自然形成年度为准计算）
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
上级主管部门关于学院基建工作的通知、规定、条例等文件
30年
后勤管理处（基建办）
2
本校有关基建项目的决定、请示、报告及上级批复
永久
3
本校基建工作的规划、计划、报告、简报、会议纪要、统计报表
永久
4
各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料
永久
5
地质勘探、地形测量材料及图纸；校园建设规划、设计总平面图
永久
6
本校房屋扩建、改建、重建等问题给上级主管部门的请示、报告及批复
永久
7
征地总平面图、红线图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料
永久
8
征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证
永久
9
施工执照
永久
10
基建财会综合材料（入财会类）
永久
财务处
11
基建中形成的其他有价值的材料（其中，照片归声像档案）
永久
后勤管理处（基建办）
12
基建档案移交清册
30年
JJ12基建工程项目（以竣工年度为准计算）
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
JJ12-1工程建设准备阶段
1
项目建议书（项目申请报告）及批复
永久
后勤管理处（基建办）
2
可行性研究报告及批复、方案论证
永久
3
设计任务书（计划任务书）及批复
永久
4
环境预测、调查报告；环境评估、排污、消防、卫生防疫、防火等论证、审核批准材料
永久
5
工程地质、水文勘察报告及图表；重要土、岩样及说明
永久
6
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
7
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
8
地址选择报告及批准文件
永久
9
有关调整基建投资的请示、批复
永久
10
项目招标、投标的有关文件
永久
资产管理处
11
项目合同、协议书
永久
财务处
JJ12-2工程建设设计阶段
1
设计委托合同
永久
财务处
2
设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料
永久
后勤管理处（基建办）
3
工程项目招标、投标的有关文件
永久
资产管理处
4
承包合同、协议书及租赁文件
永久
财务处
5
技术秘密材料、专利文件
永久
后勤管理处（基建办）
6
设计计算书，关键技术实验
永久
7
总体规划设计
永久
8
设计评价、鉴定及审批
永久
JJ12-3工程施工阶段
JJ12-3-1土建施工文件
1
建筑许可证（建筑工程执照）
永久
后勤管理处（基建办）
2
设计变更、工程更改联系单（通知书）
永久
3
砼（混凝土）施工日记
永久
4
土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工记录
永久
5
土、岩试验报告；砼（混凝土）、砂浆抗压、密封性试验报告
永久
6
基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录
永久
7
隐蔽工程验收、技术复核记录
永久
8
工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录；事故处理报告
永久
9
开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
30年
10
施工设计或施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺
30年
11
原材料（钢、砖、水泥等）质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证
30年
12
建筑材料实验报告，金属焊接试验报告
30年
13
分项、分单位工程抽量检查、评定
30年
14
交工验收记录证明
30年
15
竣工报告、竣工验收报告
永久
16
项目招标、投标的有关文件
永久
资产管理处
17
项目合同、协议书
永久
财务处
JJ12-3-2设备及管线安装施工文件
1
设计变更、工程更改联系单（通知书）及材料、零部件、设备代用审批材料（含材料质量保证书、合格证）
30年
后勤管理处（基建办）
2
焊接工程检查验收记录
30年
3
隐蔽工程验收记录
30年
4
强度、密闭性试验报告
30年
5
设备调试、试验记录
30年
6
施工安装记录；安装质量检查、评定、事故处理报告
30年
7
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
10年
8
系统调试、实验记录
30年
9
管线清洗、通水、清毒记录
10年
10
管线标高位置，坡度测量记录
30年
11
中间交工验收记录证明，工程质量评定
30年
12
竣工报告、竣工验收报告
30年
13
招标、投标的有关文件
永久
资产管理处
14
施工合同、协议书
永久
财务处
JJ12-3-3电气、仪表安装施工文件
1
设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料
永久
后勤管理处（基建办）
2
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
10年
3
调试、测试、整定记录；隐蔽工程验收记录
30年
4
施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告
30年
5
性能测试和校核
30年
6
操作、联动试验
10年
7
电气装置交接记录
10年
8
中间交工验收记录、工程质量评定
30年
9
竣工报告、竣工验收报告
30年
10
招标、投标的有关文件
永久
资产管理处
11
施工合同、协议书
永久
财务处
JJ12-4竣工验收阶段
1
项目竣工验收报告（记录）
永久
后勤管理处（基建办）
2
全部竣工图纸（包括工程底图）
永久
3
项目质量评审材料
永久
4
竣工验收会议纪要、决议文件
永久
5
工程预算、决算材料
永久
JJ13基建工程监理
序号
归档范围
保管期限
涉及部门
1
工程延期报告及审批
永久
后勤管理处（基建办）
2
合同争议、违约报告及处理意见
永久
3
监理规划、监理细则、监理总控制计
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