U8账务报表BC版操作流程Word格式.docx

U8账务报表BC版操作流程Word格式.docx

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②选择“账套启用年度”

①录入此4项信息，代码不能与已有账套重复

6、建立账套数据库完成后将会提示“新建账套完成”提示，直接点【确定】按钮，然后出现“新账套已经建立，现在需要设置账套参数吗？

”信息，请点【确定】按钮。

7、账务系统参数设置（必设）

在左边“请选择产品”框中选择要启用的模块，“账务”为必须进行设置，

如要使用功能分类，点此设置

⑧上面设置完后点确定

②设置“会计年度起始明日期”为当年的1月1日

④设置分12个期间或13个期间

③设置从几月开始启用

⑦设置“财务主管”

⑥选择行业

⑤设置科目代码的级次及每级代码倍数

①选择要启用的模块

8、直接点【确定】直接设置结束

第三部分账务部分

一、进入软件

版）——GRPU8管理软件〗菜单

不能修改此端口号，必须是234

3、在“用户登录”界面，点“账套”列表框右边的

打开列表选择要进入的账套[系统默认为显示最后一次使用的账套]，点“用户”列表框右边的

选择操作员（如果在软件中已经设了操作这里没有，请直接输入或点下部的【选项】按钮后勾选“列出全部用户”后再选，B版直接输），输入该用户的密码，点“业务日期”右边的

指定业务日期，然后点【确定】按钮登录软件。

注意：

要操作几月份的业务就用该月进入软件，否则有可能串期间

输入用户名，新建的套只有“系统管理员”

要处理哪个月业务必须选择该月日期

选择要使用的账套

录入用户密码后，在“口令”框右边会出现

图标，当鼠标移动到上面时会出现

样子，此时点击此图标可以修改密码，录入“原口令”、“新口令”和“确认新口令”后点定【确定】即修改密码。

二、软件初始化（每套账只做一次）

㈠、建立操作员

1、增加角色

（1）点〖系统管理——系统设置——操作员管理〗菜单

（2）在“操作员管理”窗口中，点〖角色定义〗，然后点右边的【增加】按钮

②点【增加】按钮

（3）在“角色名称”框中录入角色的名字，如录入“会计组”然后点【保存】即可

②点【保存】按钮

①录入工作组名称

①点〖角色定义〗

（4）设置角色的功能权限（菜单权限），设置该角色中包含的操作员能够操作结功能菜单。

点〖角色功能权限设置〗页签，在左边表格中选中要进行功能权限设置的角色，点右边的【修改按钮】，在中间树状功能名称上点到要授权的功能，右边的

按钮允许该功能，

禁止该功能，能够使用的功能前

，不能使用的功能前面为

，设置完成后点【保存】按钮。

⑤点【保存】按钮

③录入操作员姓名、密码、确认密码

①点〖操作员定义〗页签

④点此允许或禁止

③选择要授权的功能权限名字

②点【修改】按钮

①选择要设置功能权限的角色所在行

2、增加操作员

点〖操作员定义〗页签，然后在右边点击【增加】按钮，录入操作员姓名、密码、确认密码，在所属角色框库右边点【追加角色】设置该操作员属于哪一个角色，设置后点【保存】按钮进行保存即可。

④选择操作员属于哪个角色

㈡、修改参数

1、点左边功能导航上的〖账务系统——系统设置——账套参数设置〗

此处可以查看会计期间情况

此处可以修改会计主管

2、点【凭证控制】选择凭证控制页，取消“结账后方可输入下期凭证”和“结账后方可将下期凭证记账”这两项的勾。

取消这二项后不结账就能做下个月凭证

3、点【普通参数】，根据本单位情况决定“按年结转期间收支”前的勾，然后点【确定】

选择表示按年结转，不选表示按“月”结转

㈢、修改辅助核算编码分级方案

1、点左边功能导航上的〖系统管理——系统设置——辅助核算类别〗

2、在“辅助核算类别”窗口下部表格中，点击要修改分的辅助核算类别，然后在“编辑分级方案”中修改每一级的长度，修改完后点【保存】

③点【保存】

②修改分级方案

①点中要修改的辅助核算类别行

㈣、建立会计科目

1、点功能导航〖基础数据管理——会计——建立会计科目〗

2、点击工具条上的〖增加〗按钮或右边列表框中点鼠标右键在出现的菜单上点击【新建科目】

3、点击新增科目后出现如下窗口，录入“科目代码”和“科目名称”以及该科目需要的辅助核算后点“√”进行保存，如果还要继续增加科目也可直接点击〖增加按钮〗（增加按钮会自动保存正在编辑的科目）

①、建立科目时必须从上到下，即必须录入一级科目后才能录入二次科目，依次类推；

录入下级科目代码时必须连同上级科目代码一起录入，如要在“102银行存款”下设一下“信用社”，则科目“信用社”的代码要有一级科目102和第二级的位数，即“10201”为“信用社”的科目代码（不能是01而必须是10201）

②、科目代码不能修改，科目保存后只能修改名称

③、科目录入有期初数或录入有凭证后，则科目不能被删除

④、辅助核算勾选时注意不要与科目设置重复，否则造成工作量增加。

一般收入科目、支出科目政府单位需要勾选功能科目核算，便于与财政核对收入和年底出决算报表

③点此保存

②选择所需的辅助核算。

现金和银行类科目企业单位要选择“现金流量控制”以便于出现金流量表

①录入科目代码及名称

㈤、设置部门资料[在建立科目时有勾部门核算的才需要设置]

1、点功能导航〖基础数据管理——公共——部门职员资料〗

2、点工具条上的【增加】按钮中的【增加部门】

3、在“部门代码”和“部门名称”框中录入部门的代码和名称后点【确定】按钮

㈥、设置项目资料[在建立科目时有勾项目核算的才需要设置]

1、点功能导航〖基础数据管理——公共——项目资料〗

2、点工具栏上的【增加】按钮

3、录入“项目代码”、“项目名称”以及“工期”（项目必须录入该项目的起止日期，如果录入凭证时该项目没有在凭证所在的期间内将不能选择该项目），录入完后点【确定】按钮

②点【确定】按钮

①录入“项目代码”、“项目名称”以及“工期”

㈦、设置往来单位资料[在建立科目时有勾单位往来的才需要设置]

1、点功能导航〖基础数据管理——公共——往来单位资料〗

2、点工具条上的【增加】按钮选择【增加单位】

3、录入单位的代码和名称（简称，全称按简称自动生成，可修改），然后点“√”保存

①录入代码与简称

②点此保存

㈧、功能科目资料设置

2、点工具条上的【增加】，在窗口右边录入“代码”和“名称”，选择“科目类型”后点【确定】保存

④点【确定】保存

③选择科目类型

②录入代码和名称

①点【增加】按钮

㈨、装入期初数据

1、点功能导航〖账务系统——初始数据——期初余额装入〗

2、在如下窗口中可以录入要输入余额的起、止科目，如果录入起、止科目则只显示这个区间的会计科目，如果不录入直接点击〖确定〗按钮则显示的是所有会计科目

3、录入数据

在如下所示的窗口中录入期初数据，如果启用的会计期间为第一期，则只需录入年初数即可；

如果启用的会计期间为非第一期，则除了要求录入年度数以外还要求录入启用会计期间之前的每一个会计期间的每一个明细科目的借、贷方发生额

在当入金额时，如果要要修改借、贷方向，则在该科目对应的“方向”列进行修改，在“方向”列中按“J”表示“借”，按“D”表示“贷”（如果金额是相反方向也可录入负数）

录入数据时只要求录入最明细一级的数据，录入最明细级后系统会自动汇总到上一级，对于有辅助核算的科目要双击该行打开进行辅助核算数据录入[现金流量年初数除外]（也可在该行点鼠标右键后出现的菜单上选择“辅助余额装入”）

有辅助核算的科目，双击录入，录完辅助核算金额后会自动生成科目金额。

见下图

没有辅助核算的科目直接录入金额

②点三点选择

④录完后点【保存】

重复1~3步

③录入金额

①点【增加】在下表中加一行

可以点击〖试算〗按钮试算科目关系是否平衡

可以点击〖检查〗按钮检查科目的金额与该科目对应的辅助核算中装入的金额是否相等，如果金额相等则在“是否一致”列中显示为“√”，如果不等显示为“×

”并以红色标出

相等则在“是否一致”列中显示为“√”，如果不等显示为“×

三、日常业务处理

㈠、编制凭证

1、编制新凭证

点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗

保存后点“新增”输下张凭证

凭证超过5行时在金额处回车或在最后一行点向下的箭头即可

直接录入科目代码或点进行选择，如果有辅助核算时会提示输入辅助核算内容

每输完一张点保存

2、凭证录入中的相关技巧

（1）在录入凭证时，如果该摘要是经常需要用到的摘要，可以按〖CTRL+W〗（按住CTRL键不放，再按W键）进入保存，下次以直接选择。

如：

“提现”保存后将会出现如下的信息

（2）录入科目时可以用助记码，可以模糊查询。

如要查找“科目名称”中含有“收入”两个字的科目，可以在凭证录入窗口的『科目』列录入“收入”后按〖CTRL+*〗，或选择〖凭证选项——科目名称自动模糊筛选〗项后在科目栏录入后直接回车

（3）可以按空格键对录入的凭证金额在借方、贷方之间切换

（4）可以同时打开3个凭证窗口，以便进行检查、对照

（5）在录入借方、贷方金额时如果点有运算符号+、-、×

、÷

时将会自动调出计算器进行运算，“回车”可把结果带入到凭证中

（6）录入凭证时如果经常用到此张凭证上的内容，如工资的凭证每个月都相同只是金额不同，可以点击菜单〖文件——保存到自动分录库〗存为模板，下次使用时在菜单〖编辑——自动凭证〗中调出录入金额即可

（7）录入凭证时，录入完科目及辅助核算代码后，可在菜单〖查询——明细账〗中查询该科目的明细账，在【查询——辅助明细账】查询该科目对应的辅助核算的明细账

（8）选择〖凭证选项——凭证标题与凭证类型关联〗项后，标题将会按凭证类型显示，如凭证类型的简称为“收款”那么标题将会显示“收款凭证”

3、凭证查询

在凭证箱中，选择“日期范围”为“自定义”，然后设置“起止日期”，点【刷新】按钮，在底部按“全部凭证”、“未审核”、“已审核”、“已记账”、“已作废”、“凭错误证”几种状态显示凭证，要查看凭证，找到该行双击即可打开该张凭证

④双击打印要查看的凭证

③选择要查看凭证的状态

②点【刷新】按钮

①设置查询日期范围

4、修改凭证

凭证的修改只能对没有审核的凭证；

已经审核的凭证要修改的话要先用审核人进行“销审”以后才能修改；

已经记账的凭证不能修改、作废、删除，只能采用做凭证调整

要进行凭证的修改直接在【编制凭证】窗口找到该张凭证后直接修改即可，改完后点〖保存〗按钮进行保存；

或在【凭证处理】窗口中的【未审核】页签找到对应的凭证双击打开后进行修改并保存

双击要修改的凭证打开后进行修改并保存

5、凭证作废

凭证作废操作只能对未审核的凭证进行操作，作废的凭证不会参加账表计算

（1）方法一

在【编制凭证】窗口找到该张凭证或在【凭证处理】窗口中的【已审核】页签找到对应的凭证双击打开后，点击菜单〖文件——凭证作废〗即可把该张凭证作废

①打开要作废的凭证

②点〖文件——凭证作废〗

（2）方法二

点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗出现凭证箱后，选择〖未审核〗页签，选择要作废的凭证后点〖文件——凭证作废〗即可

②选择要作废的凭证

①选未审核

③〖文件——凭证作废〗

6、凭证删除

凭证删除只能是对最大号并且已经作废的凭证进行删除，即不能删除中间凭证『由于凭证要求连续编号，并且相关凭证已经有经办人的签章不能重排凭证号』，如果要删除中间凭证只能从最后一张开始一张一张往前作废并删除。

在【凭证箱】中点击【已作废】页签，点击要删除的凭证选中，然后点击菜单〖文件——删除作废凭证〗

①选〖已作废〗

③〖文件——删除作废凭证〗

②选要删除的凭证

7、凭证冲销

只有已经记账的凭证才可以和需要冲销，对于未记账的凭证都可以销审后进行修改

在【编制凭证】窗口找到该张凭证或在【凭证处理】窗口中的【已记账】页签找到对应的凭证双击打开后，点击菜单【编辑——冲销凭证】即可把该张凭证作废

㈡、凭证审核

1、凭证审核

（1）、点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗进入凭证箱，选择〖未审核〗页签，然后点【审核】按钮

②点【审核】按钮

①点〖未审核〗

（2）、选择【所有未审核凭证】然后点【开始】按钮

②点【开始】按钮

①选择所有未审核

2、取消凭证审核（已经审核未记账才能消审）

（1）、点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗进入凭证箱后点〖已审核〗页，选中要取消审核的凭证（可按住CTRL键多选，如果要取消本月所有凭证则可不选），然后点〖文件——凭证消审〗菜单

（2）、在如下“凭证消审”界面，如果要取消登录软件所在月份的所有凭证的审核，则请选择〖所有已审核凭证〗项；

如果只取消选择的凭证则选择〖已选凭证〗项，选择完后点【开始】按钮进行凭证消审。

取消选择的凭证选此项

取消所有已审核凭证选此项

㈢、凭证记账

1、凭证记账

（1）、点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗进入凭证箱后点〖已审核〗页，然后点【记账】按钮

②点【记账】按钮

①点〖已审核〗页

（2）、要凭证进行记账，点击【已审核】页签，点击工具条上的〖记账〗按钮，将会出现如下窗口信息提示，如果要对所有已经审核的凭证记账请选择〖所有已审未记账凭证〗；

如果只对【已审核】页签中选择的凭证记账，请选择〖已选已审核凭证〗；

如果选择〖当前已审核凭证〗则只对【已审核】页签中光标所在的一张凭证进行记账。

①选“所有未记账凭证”

2、凭证反记账（记账的凭证取消记账）

（1）点功能导航〖账务处理——凭证管理——凭证处理〗进入凭证箱后点〖已记账〗页，然后选择要取消记账的凭证（如果要取消当月所有凭证可不选），然后点〖文件——凭证反记账〗菜单

①必须选择【已记账】

②选择要取消记账的凭证

③点此菜单

（2）、在下图“凭证反记账窗口”中，要把当月所有已记账凭证反记账直接点【全月凭证反记账】按钮；

要反选择的凭证点〖已选已记账凭证〗后点开始

点此按钮将快速反当月所有已凭证

要反指定凭证选此项后点【开始】按钮

如果选择【全月凭证反记账】后出现如下信息，然后点【是】即可

㈣、反结账

点功能导航〖账务处理——期末处理——反结账〗

如果会计已经结账，则该期间不能进行任何业务处理，但是由于某些时候特殊的需要，因此系统提供“反结账”功能。

反结账必须从后到前逐月反结。

（1）如果从新年度反结到前一年度，系统将清除新年度数据。

反结上年度的最后一期时提示备份时一要进行备份并记住备份文件的名称及存放位置，便于恢复新年度数据。

（2）强烈建议反结账前在“后台数据管理工具”中备份该账套整个数据库。

（3）多次反年结时备份文件不能与前一次相同，否则会覆盖数据，造成不能恢复新年度数据

反结账时一般不要勾选此项

开始反结账

反年结时注意备份数据

㈤、账表查询

1、科目余额表

（1）、点功能导航〖账务处理——账表输出——总账余额表〗

（2）、选择当前要查询的会计期间；

（3）、利用清空、增加及删除操作，自定义所需查询的科目范围；

（4）、设置显示选项

①、设置“包含所有未记账凭证”，即是否显示未记账的凭证数据；

②、设置“发生额为零的不显示”项，发生额为零的科目将不被显示出来；

③、设置“期末余额零的不显示”项，期末余额为零的科目将不被显示出来；

④、设置“期初余额为零的不显示”项，期初为零的科目将不被显示出来；

（5）、最后单击【打开】，进入总账余额表列表；

或【关闭】退出。

②通过这几个按钮把本次要查询的科目选到“科目范围”框部。

如果不选则默认为所有科目

③设置显示选项

①选择要查询的期间

④点【打开】按钮

□可以把一些要查询的内容设置为一些方案，下次直接点左边【我的账簿】中的方案即可如：

下图

②点【另存为】出现下图所示信息

①选择要查看的科目

①输入“方案名称”

③点【确定】按钮

②输入显示标题名称

2、其他账表[方法与余额表类似]

㈥、把各种账表导为Excle文件或打印

1、账表导为Excle文件

按各种账表的查询方法打开账表，然后点〖文件——账表连续打印输出——打印输出到文件〗

在〖扩展打印输出〗页面，取消【连续打印输出】前的勾，选择【打印输出到文件】，在“文件类型”中选择“Excle文件（*.xls）”，在“文件”名框中通过后面的【打开】按钮选择一个存放路径和输入一个文件名，最后点【输出】按钮

⑤点【输出】即可

④选择存放目录及输入一个文件名字

③选择文件类型

②勾选此项

①取消前面的勾

2、账表连续打印

按各种账表的查询方法打开账表，然后点〖文件——账表连续打印输出——连续打印输出〗

①点〖连续打印输出〗

④点【打印】按钮开始打印

③取消前面的勾

第四部分、报表使用

一、报表格式制作（模板）

1、建立表套

“表套”是指某一类报表的名称，如“行政报表”、“事业报表”等等。

在报表窗口左边下部【单位】、【表样】处点【表样】页签，点后左部将会显示为“表样树”；

①点【表样】页签

②点〖文件——表套管理〗菜单

点报表系统顶部菜单〖文件－表套管理〗，将会弹出如下页面，在该页面上点【增加】按钮，在“表样名称”框中录入表套名称，录入完后点【保存】按钮

④在框中录入表套名称

③点【增加】按钮

2、建立表样

②点〖文件——新建表样〗菜单

④选择新建的报表属于哪个表套，该报表有多少个期间

⑤点【确定】按钮

新建表样时可以通过工具栏中的

按钮，也可以通过系统菜单项〖文件－新建表样〗。

②“模板选择”选为“空表”或选择已经有的一个表为模板复制格式

③录入报表的“编码”和“名称”，编码不能和已有的报表重复

在页面中设计表样（操作与Excel类似）,也可从已有Excel中导入格式（要从Excel中导入格式点〖文件——导入——Excel文件〗菜单）

⑥设计表样（操作与Excel类似）,也可从已有Excel中导入格式

3、定义报表取数公式

单击需要做取数公式的单元格，然上面点右键，在弹出的菜单上选择“账务取数”

②弹出的右键菜单上选择〖账务取数〗

①点要取数的单元格，并点右键

取数类别含义

CJ取期初借方余额

CD取期初贷方余额

MJ取期末借方余额

MD取期末贷方余额

JF取本期借方发生额

DF取本期贷方发生额

JL取借方年初至今累计发生额

DL取贷方年初至今累计发生额

XJ取下级明细科目借方余额合计数

XD取下级明细科目贷方余额合计数

JQ取借方季度累计发生额

DQ取贷方季度累计发生额

JY取本年1-12月借方累计发生额

DY取本年1-12月贷方累计发生额

Time含义

C本月

M上月

Y去年同期

B年初

E上年末

⑤点【代入】产生一个公式在下面框中

⑥点【完成】

选择后余额在反方向时取为负数，不选余额在反方向时取为0

④选取“取数类别”、“会计期间”、“科目代码”，如果科目有辅助核算那么还可选择下面的辅助核算代码

③选余额表取数

重复上面①～⑥步，制作全部需要的取数公式

报表单元格计算公式与Excel类似

4、使用表样（只适合B版与C版）

③在弹出的右键菜单上点【表样】，使用设置成功后前面显示

②点中要使用的报表点右键

①点【表样】页

二、报表日常操作

1、更改报表业务日期（生成报表的期间）

编制报表时首先确定要编制哪个月的报表，生成该期间报表时必须在“工作环境”中先设置日期，也可以点报表系统底部“业务日期”前的那个按钮，在弹出的窗口中修改为对应日期后点【确定】，一般设置为该期间的最后一天。

如编一月报表一般日期设为1月31日，这样生成的报表上面日期就是1月31日。

②修改完日期后点【确定】按钮

①点此按钮弹出“设置业务日期”窗口

2、生成报表

打开报表后，在页面下部点击要编制的报表，然后点工具条上的眼镜图标或菜单〖数据－编制〗进行报表取数，等右下角取数进度条完成并取数完成后点工具条上的保存图标或菜单〖文件－保存〗保存报表数据

③点此眼镜图标编报表或点菜单〖数据－编制〗进行报表取数

④点此图标保存报表或点菜单〖文件－保存〗保存报表数据

②要编哪张报表就点该报表的页签

①双击要编制的报表

3、批量编制、打印、删除报表

（1）、点〖数据——批处理〗菜单

①点〖数据——批处理〗菜单

（2）、设置要处理报表的起止日期范围，系统根据报表格式定义时选择的期间有判断需要进行的有哪些期间，然后选择单位的名称，再在报表树框中选择要进行处理的有哪些报表（必须在报表使用中已经设置使用），最后点要进行的操作开始进行操作。

②设置要处理报表的日期范围

⑤点进行的操作开始