固定资产管理实施方案固定资产管理实施办法+固定资产管理培训手册文档格式.docx

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办公设备如扫描仪。

通讯设备：

比如手机等移动通讯类；

交换机、路由器等网络通讯类；

会议电话等语音通讯类。

其他：

比如自有房屋建筑物、办公家具、厨房设备、自有车辆、房屋及建筑物附属，如电梯。

不同的公司，固定资产横向管理的范畴不一，需要结合自己公司的实际情况，列清属于你公司的管理范畴。

b.纵向管理

在明确了管理范围后，我们再来看看固定资产的纵向管理。

固定资产的纵向管理，是对固定资产整个生命周期的管理，即：

从采购需求、采购、验收、登记、领用、使用、维护、清理报废等全过程的管理。

此外，还包括有：

库房管理、年度盘点等关键的节点管理。

资产的生命周期，由财务付款开始，由财务销账结束。

在开始和结束环节，除了要有财务和采购人员的参与，最好还能有第三方来进行监督。

关于各部门在资产管理中的工作分配，在下文中会有详细阐述。

二、制定固定物资使用情况的相关标准

1、固资验收，为固资管理与盘点奠定基础。

固定资产验收的整个过程分为四步：

发起固定资产验收、校验、贴标签、实物入库和信息登记。

需要注意的是，固定资产的验收不是由单一部门完成的，而是由采购、资产、IT以及财务各个部门共同完成的。

固资验收各部门职责：

采购部：

固定资产到货后，要由采购部发起验收。

校验部：

通常是IT，需要对所有固定资产的参数、外观、以及性能进行验收。

这部分要求IT部根据公司的业务需求制定一套完整的校验标准。

财务部：

同样要去制定审核标准。

比如固定资产的采购价格、税率等。

资产部：

固定资产标签的制定粘贴、入库与信息登记。

无论公司大小，采购人、校验人和资产管理人绝对不能是同一个人。

如果过程中间缺少了多部门的监督，则固定资产的管理风险会大大增加。

公司规模越大风险越高。

2、明确物资领用流程，坚守底线。

标准的固定资产领用流程应该包括以下四步：

a.确认员工的固定资产申请提交并通过审批。

b.由固定资产管理人员找到员工申请的资产。

c.与员工完成实物交接，签字领用。

d.及时更新固定资产系统和台账数据。

领用流程里的每一个环节都不可省略，也是行政必须坚守的底线。

如遇员工着急领走，没有走流程的情况，资产管理者可以帮助员工推进流程，尽快审批完成。

但不要一味满足员工而枉顾资产管理的相关标准和规则。

罔顾规则，只会让资产的管理越来越混乱。

3、针对变更、带出、归还等情况，制定规则。

给行政人固资盘点造成麻烦的，通常就是物资的变更、带出、归还以及丢失行为。

因此，制定相应的规则并严格遵守很重要。

a.固定资产的变更

固定资产管理中，资产信息变更通常包括以下三步：

第一，作为转出人，首先发起变更申请，并跟进这个流程的结束。

第二，作为接收人，确认接收实物，检查固资核对无误后再做接收。

第三，由资产管理人员更新信息。

整个固定资产变更过程，看似是发生在员工与员工之间的行为，但固定资产管理人员的工作，也很重要。

制定整体流程、通过各种渠道告知员工，不仅体现了大家的专业能力，同时也是对员工切身利益的保障，让员工感受到关怀。

b.固定资产的带出

资产管理人要完善固定资产带出大楼的标准以及流程。

明确带出目的地、申请带出的资产编号、实际带出的资产编号等。

资产带出申请，不仅有助于明确办公楼内存在的固定资产数量。

同时，对于外场的固定资产的统计和盘点，也能提供一定的数据支持。

c.固定资产的归还入库

归还入库以员工发起归还入库的申请作为启动点。

在这个流程中，有以下注意点：

◎归还入库一定是归还到资产人员手中，还给同部门的同事并不能算做归还。

◎在归还过程中，资产人要验收质量，以确保资产再次出库的状态。

◎发起申请后，等到整个归还入库的流程结束，该固资才能从员工名下清除。

d.固定资产的清理

固定资产清理包含：

报废、拍卖，有些公司还会捐赠。

我们主要说其中的一种途径“固定资产报废”。

固定资产报废是固定资产由于参加生产或某种特殊原因，丧失其使用价值而发生的废弃。

流程如下：

首先，应先由固定资产管理部门提出申请，按报废清理对象填制“固定资产报废单”，详细说明固定资产的技术状况和报废原因。

员工只能发起资产归还，不能发起报废。

需要注意的是：

如果你管理的是多家子公司的固定资产，每家公司的报废资产需要单独提，因为固定资产是有公司属性的，报废款项需要对应进入公司的账户。

然后，由IT部门出具完整的检测评估单据并给出专业的处理意见，经领导或上级部门批准后作为固定资产清理业务的凭证，据以进行清理。

接着，由资产人员联系回收商，进行报废资产的报价，报价单必须加盖回收商的印章。

资产被回收时，为确保公司的信息安全，硬盘要全部拆卸，并进行物理损坏。

最后，及时交给财务人员一份回收商打款的记录、审查批准后的“固定资产报废单”，作为核算依据。

财务部门核算入账后，报废流程结束。

△固资报废流程示意图

e.固定资产的丢失赔偿

固资管理，制度先行。

为应对丢失情况的发生，资产管理者要提前制定相关制度，事先明确责任。

若出现固资丢失的情况，能够及时明确责任人。

如果是员工个人行为导致的丢失，则需要发起赔偿，让员工赔付。

这里涉及2个关键步骤，建立责任意识和赔偿通道。

建立责任意识，是让员工清楚个人行为导致的丢失，需要员工自行赔偿；

而建立员工赔偿通道，是保证员工的有效赔偿，具体需要明确赔偿方式和金额以及转入的银行账户信息等。

f.固定资产的维修保养

固定资产需要定期维修保养，在资产归还环节管理人员验收资产状况后，如果有损坏，则需判断原因，确定维修方式和费用。

涉及办公设备、电子仪器的资产，则需要IT部门协助判断。

在保修期内的产品，由资产管理部提供保修凭证；

非保修期，则按照公司的《财务结算制度》进行结算。

但无论在不在保修期，如果是人为损坏则需资产保管/使用人照价赔偿。

三、制作台账和盘点库房

1、制定每日台账，掌握资产进出状况。

台账，就是把设备的整个寿命周期综合起来进行记录管理，以便确定设备的经济寿命、最佳的更新时机，也是库房管理的参考依据。

公司每天有多少固定资产要被领用出库？

有多少固定资产要入库？

资产管理者每天的工作量是多少？

这些只有记录了台账才能了解。

分析台账，能够明确每天的总工作量，合理地安排每天的工作时间，也能精准地把握固定资产出入库情况。

另外，需要注意的是：

除了每日管理台账，还需建立一个固定资产保养台账，对需定期保养的固定资产实行保养跟踪制度，辅助使用部门进行保养工作。

2、定期盘点库房及账实相符。

库房固定资产流动顺畅与否，直接关系到固定资产管理的指标、整个固定资产数据的准确性和员工的体验度。

库房盘点是独立于每年大型固资盘点工作之外的一个日常项目。

◎盘点频率：

通常为每月一次，具体要根据公司情况制定。

但不能一年一次，这样如果出现问题无法及时发现。

◎盘点周期：

定义好盘点周期，在盘点周期内集中完成盘点工作。

在不中断员工的日常服务的情况下，经验丰富的管理者3个工作日就可以完成500台左右的库存盘点。

盘点期间新入库的资产，需要单独存放，无需盘点。

◎盘点方法：

通常有逐台核对签字、扫码盘点等。

◎盘点报告：

在盘点报告中，需要体现盘点范围、盘点人、盘点周期、盘点方法以及盘点符合度。

如果你所盘点的实际资产和财务的账上一致，则标志着这次盘点结束；

如果不一致，负责人需要找到不一致的原因，并且最终和财务一起根据实际盘点结果，调整账面资产，做到账实相符。

四、年度盘点和全面理清资产情况

1、制定盘点计划，列出详细方案。

年度固定资产盘点的第一步，我们要制定完善的“年度固定资产盘点方案”，具体包含以下几步：

a.明确年度固定资产盘点的目的

年度固定资产盘点的目的通常都是统一的：

通过盘点，了解公司固定资产的账物相符程度。

b.确定年度固定资产盘点日期

这项工作需要盘点人规定好年度固定资产盘点开始、结束的具体日期，推动项目各方把握时间。

通常情况下，你可以将盘点周期避开12月这样的工作高峰期。

c.分配年度固定资产盘点相关方的职责

参与固定资产盘点的部门有固定资产管理部、财务部、IT部。

年度固资盘点的各部门职责：

提供固定资产清单。

资产管理部：

计划、推动并完成整个盘点，出具盘点报告、完成最后的资产处置。

IT部门：

协助盘点固定资产中涉及机房资产或是软件资产的部分。

d.制定和明确沟通机制

固定资产盘点是一个完整的项目，在项目推进的过程中，必须要明确工作沟通频率、沟通方式、沟通内容分别是什么。

假如盘点工作需要一次项目启动会和每周一次的例会。

启动会：

需要所有相关方参加，内容涉及整个项目的讲解和职责分工；

周例会：

主要沟通的是盘点的进度以及在盘点过程中遇到的问题，参与方一般只包括资产部门的内部人员。

e.制作年度固定资产盘点清单

当我们做固定资产盘点的时候，需要一个完整的固定资产清单。

这份清单通常由财务部门提供。

为了防止盘点过程中不断有近期购入的新资产增加进来，给盘点造成麻烦，资产盘点人员还需要确认一个盘点基准日：

以一个明确的日期作为一个分界点，日期之前购入的进行年度固定资产盘点，日期之后购入的固定资产资产将不在盘点范围之内。

不然就会感觉固定资产一直在增加，永远都盘不完。

另外，很多公司会在年终盘点清单中，单独列出「无形资产」一项，包括经营权、特许权、商标权等，主要目的是核实其有效期、主体、业务范围等。

f.根据公司情况选择合适的盘点方法

每个公司情况不同，适用的方法也不一样。

盘点方法：

◎定期盘点法

定义：

在每年的固定时间阶段将所有物品一次点完。

具体操作：

将整个固定资产盘点区域划分成小块责任人分区，不同区由专门的小组负责点数、复核和监督。

一个小组通常至少需要三人分别负责清点数量并填写盘存表，复查数量并登记复查结果，第三人核对前二次盘点数量是否一致，对不一致的结果进行检查。

等所有盘点结束后，再与电脑或账册上反映的账面数核对。

优缺点：

工作量大、要求严格；

盘点责任人明确，能有效防止重复盘点和漏盘，一定程度上提高效率。

◎循环盘点法

是指在每天、每周清点一小部分物品，在一个循环周期将每种物品至少清点一次的方法。

对价值高或重要的物品可进行相对多次的检查，而对价值低或不太重要的物品，盘点的次数可以尽量少。

盘点时，保管人员自行对照库存资料进行点数检查，发现问题按盘点程序进行复核，并查明原因，然后调整。

也可采用专门的循环盘点单登记盘点情况。

实时跟进重要物品情况，监督严密；

每天进行，能避开工作高峰期；

遇到保管人员不了解的物品，无法判定状态和磨损情况。

2、制定编号规则及执行盘点计划。

a.制定资产编号，统一粘粘位置。

如果公司之前没有编号系统，盘点人就要给公司固定资产制定明确的编号规则，通过编号即可识别出资产分类，这能让之后的管理与盘点工作事半功倍。

具体编号规则可以根据自己公司的情况来确定。

比如，软通动力的固定资产编号规则里，前4位代表分公司、第5、6位代表固定资产品类、后续几位为自然序列号。

对于固定资产编号的粘贴位置，有2个原则：

第一，同一品牌，同一类型的固定资产，标签要粘贴在同一位置，便于后面的查找、盘点等工作。

比如电脑主机编码统一粘贴在主机正上方。

第二，粘贴在不易拆卸的位置。

比如，笔记本的硬盘、电池是比较容易拆卸的，在粘贴时就要避开这些位置。

b.在执行盘点计划时，可以通过线上或线下的方式给员工确认。

线下方式，即将整理好的纸质清单出示给员工，员工一一核对名下资产后，在盘点单上签字确认。

这种方式适用于资产体量小且无盘点系统的中小型公司。

线上方式是由员工在线上完成确认。

这种方式适用资产体量大、分公司多、有盘点系统的公司，盘点效率和自动化程度都更高。

但由于整个过程在线上完成，更可能出现资产虚增的情况。

为减少这种情况发生，我们可以要求员工上传资产照片，或对结果进行抽查。

在年度固资盘点中，负责人一定要实时掌握盘点进度，落实沟通机制。

沟通机制可以简单，但不能忽略。

及时同步信息，让各方保持在同一个沟通频道上，是身为管理者的职责。

3、与财务对账和出具盘点报告。

a.对账

年度盘点的对账，跟库房盘点对账相似。

在盘点出资产的实际情况后，资产管理部门要与财务对账。

如果账实相符，那么就可以出具盘点报告；

如果不一致，负责人需要找到不一致的原因，并且最终和财务一起根据实际盘点结果，调整账面资产，直到相符。

b.出具盘点报告

在整个盘点执行完成之后，最后一步就是出具盘点报告。

报告需要包含以下几个方面：

*盘点符合度

盘点符合度就是盘点结束后，实际盘点的资产数量占总盘点数量的百分比。

如果盘点符合度不是100%，那么一定是出现了盘亏。

在很多公司，盘点符合度必须是100%，但也有一些公司能够接受一定比例的盘亏，达到99%或者99.9%都是达标的。

每个公司具体情况不同，可以根据实际情况来进行制定。

*数据汇总与原因分析

计算符合度之后，盘点人还需要将盘亏的类型及账面净值进行汇总。

最后用数据呈现出具体结果，哪类固定资产盘亏了多少件、盘亏了多少钱。

然后分析出现亏损的原因，比如员工将资产弄丢了等。

*给出应对建议

首先是对于已经发生的亏损情况，可以明确责任人，进行赔偿。

其次，给出建设性意见，比如通过什么样的方式，可以减少以后亏损现象的发生等。

*根据签批意见处置资产

盘点报告完成后，接下来就是盘点报告签批的阶段。

固定资产盘点报告签批完成后，资产管理人还要进行年度盘点的处置：

根据签批结果给出的明确处置意见，将资产处置完成。

最后，整个年度固定资产盘点结束！

固资管理是每个行政人必备的工作。

年度盘点，考验的不仅是行政能力，更是日常管理工作成果的呈现。

所以，可不能忽略了平时的工作积累。

另外，随着办公智能化的发展，很多公司已经使用了固定资产管理系统，方便快捷事半功倍。

在外采购、自己开发都是可以的。