一档案建立的目的.docx
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一档案建立的目的
一、档案建立的目的
1、有条理地协助店铺整体运作
2、更及时了解最新资讯
3、准确的经营、快速的管理
4、制度及统一标准化的建立
一、文档系统建立与使用原则
文件类型
处理方法
时段
短期性内部资讯
1、使用双夹文件夹分类，按由
新到旧的次序存放
2、报刊杂志及当季画册按要求摆放
3、选择适当位置固定摆放
1、推广活动结束
后及时整理存放
2、最少每月一次整理
3、视实际情况进行销毁或退仓，常规为半年一次
永久性内部资讯
1、易事快文件夹及分页划分归类存放
2、表格可用资料册存放
3、选择适当位置存放
1、一般永久存放
2、及时更新替换
3、根据公司指引进行更新同退回销毁
数据店铺
1、使用杀夹文件夹或文件袋分类，按又新到旧的方法存
放
2、一星期至少整理一次
1、及时将单据提交公司相关部
门
2、实际情况进行销毁或退仓，常规每半年一次
外部资讯
使用易事快文件夹及分页划分
规类存放
1、一般永久存放
2、及时更新替换
3、及时提交公司
反馈
其它操作
使用软皮抄登记及适当存放
1、视实际情况进行销毁
2、每月及时提交公司
说明：
1、按性质、类型不同分开存放
2、定期、及时进行整理
3、定期上交
二、信息管理流程指引
项目
具体流程和规范
信
息
管
理
流
程
指
引
销
售
信
息
反
馈
流
程
※销售日报表
●每天营业结束前半小时进行拦帐工作，将全天的销售小票进行整理并完成销售日报表
●销售日报表体现了该店当日的销售明细，因此填写一定要规范整洁，并确保准确性
●为方便进行商品的销售分析，销售日报表要进行分类，正品、次品、鞋、鞋类、配件分开统计
●销售日报表必须要收银员和店长签字生效，并且于次日的上午10：
00前，统一传真回公司
●销售日报需妥善保管，并根据公司规定，定期连同销售小票等退回公司统一处理
※销售周报表
●每周日整理本周销售日报表、上周销售周报表、上月同期销售偶报表，并完成本周销售周报表
●销售周报表由收银员协助店长完成，店长为最高责任人，填写必须准确、真实、规范整洁
●销售周报表必须妥善保管，并于此周一的上午10：
00前，连同日报表传真回公司
库
存
信
息
反
馈
流
程
※周进销存报表
报表内容：
每周货品销售、进出、调存、结余等反馈
填写时间：
每周日
回传时间：
每周一中午12：
00前回传公司
※库存结构报表
报表内容：
每周一至周日库存销售、进、退货、及库存结余、出样明细：
字头及系列制作（请各店长按实际发生情况准确制作）
填写时间：
每周日（表格见库存状况综合表）
回传时间：
每周一中午12：
00前回传公司
项目
具体流程和规范
销
售
信
息
反
馈
流
程
新
货
销
售
分
析
※在销售周报表中体现新货的销售状况
要求：
1、计算新货在销售当中所占的份额
2、计算新货当中畅销款所占的比例情况
※定期进行新货销售分析反馈
要求：
1、新货上市一走后，即填写新货销售反馈分析报表
2、统一针对所有上市的新货进行统计和分析
3、统计上市一周的销售数量（以SKU进行统计），并将顾客的意见进行整理反馈
促
销
推
广
分
析
※评估促销推广活动的效果
1、对促销前后销售进行分析
2、对促销前后的商品结构进行分析
3、对促销活动所带来的效果评估进行分析（是否达致原定目标、对品牌的提升成效等、统计促销推广折扣率
竞
争
品
牌
分
析
反
馈
※每周进行竞争品牌的市场销售、促销推广的信息收集和反馈
时间：
每周日
内容：
竞争品牌的销售状况、促销活动内容、新产品上市、促销活动的效果分析、新店开业状况等
回传：
次周一
三、表格明细及使用说明
类别
编号
名称
用途
责任人
提交日期
行
政
人
事
AM—001
领用制服签收表
员工领用制服登记
店长
存档
AM—002
入职申请表
员工申请入职
同事
即时
AM—003
员工辞职申请表
员工申请离职
同事
即时
AM—004
店铺负责人交接表
店铺情况交接
店长
及时
AM—005
员工违纪扣罚单
违纪处罚
店长
每周一
AM—006
店铺员工排班表
上班编排
店长
每周最后一天
AM—007
店铺采购申请单
申购店铺物品
店长
及时
AM—008
店铺维修申请表
店铺维修登记
店铺
及时
AM—009
顾客资料卡
填写顾客资料
同事
及时
销
售
分
析
SA—001
销售日报表
销售情况统计
店长
次月X号前
SA—002
销售周报表
销售分析和工作跟进
店长
每周
SA—003
店铺营业状况分析表
销售情况统计
店长
次月X号前
SA—004
个日销售统计表
统计个人业绩
店长
次月X号前
SA—005
促销活动反馈表
促销活动的总结
店长
及时
商
品
统
计、
分
析
PD—001
收货反馈表
反馈收货情况
店长
即时
PD—00
补货申请表
申请补货
店长
即时
PD—00
退货申请表
申请退货
店长
即时
PD—00
进销存报表
统计每月进销存
店长
次月X号前
PD—00
盘点明细表
盘点明细登记
店长
及时
PD—00
库存结构统计表
分析货品结构
店长
及时
考
核
评
估
TN—001
员工考核表
员工考核
营运部
即时
TN—002
店铺评核表
店铺评核
营运部
即时
TN—003
服务评核表
服务评核
营运部
即时
制服领用签收表
店铺名称：
季日期：
姓名
款号
颜色
尺码
数量
工鞋
尺码
签收
备注
员工入职申请表
应聘职位：
日期：
200年月日薪资要求：
姓名
性别
出生年月
籍贯
年龄
身高
婚否
健康状况
学历
专业
技能/特长
爱好
户口地址
联系电话
现住地址
移动电话
家属表：
如，父、母、兄弟、姐妹及配偶
姓名
关系
职业
公司名称
地址
电话
学历
学院名称
由
至
获得学历及证书
年
月
年
月
工作经验
公司名称
职位
任职期间
薪资
离职原因
证明人
年、月
年、月
自我评价：
申请人签名：
意见：
初次面试
二次面试
审批：
是□否□店铺名称：
职位：
入职日期：
签批：
员工辞职申请表
致：
兹通知贵公司，本人，现任职于部门/店铺，因原因，将于年月日辞去职位，最后工作日期为。
员工签名：
日期：
同意同事于（最后工作天）辞职。
上级主管签名：
经理签名：
日期：
日期：
店铺负责交接表
店铺名称：
交接时间：
年月日至年月日
需交接内容
接收情况（日期）
清楚点算“营业款”
人民币￥
清楚点算“零用现金”
人民币￥
清楚点算固定资产（需详细列明）
清楚点算陈列物料（需详细列明）
店铺大门、抽屉钥匙、储物柜钥匙、卡
钟钥匙
盘点货品数量（点大数）
详细结实进、销、存、调、退的单据
店铺警钟大密码（只需口头交代）
更改原密码（不需填写）
店铺保险柜密码（只需口头交代）
更改原密码（不需填写）
分析各同事工作表现及评核表，以便接手人有明确之领导方向
店铺所有文件及帐务登记（需详细列明）
贵宾卡登记和客户资料登记
营运手册、培训资料、画册、报刊集萃等
离职同事于最后工作天必须交回名牌、员工证、顾客服务单及所有公司之物资，而公司制服需离职后三天内洗干净交还
其它
备注：
交接清楚后，请将此表立即传真分公司营运部
交收主管签署：
接收主管签署：
日期：
日期：
区长审核：
日期：
员工违纪扣罚单
店铺：
日期：
年月日
主管：
经理：
时间
违纪内容
扣罚金额
主管
员工
员工签名
说明：
本单每月上交公司审核后存档，作为评核员工表现及生计依据。
店铺排班表
区域：
店铺名称：
制表人：
日期：
年月日至年月日店长复核：
星期
姓名
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
星期日
早班：
上班：
下中班：
中例休：
H年假：
A
事假：
N旷工：
O病假：
C全日：
R
店铺维修申请表
申请部门（店铺）
申请人：
申请日期：
维修事项详列：
1、
2、
3、
4、
5、
要求完成时间：
部门主
管意见
执行部
门主管
费用预算：
完成情况：
维修跟进人
完成时间
维修店铺验收人
采购申请表
项目
名称
用途/申请说明
数量
单位
预算（申请
部门填写）
实际报
销金额
购买
日期
单价
金额
单价
金额
申请批核
付款批核
供应商名称
付款方式：
（现金、汇票
电汇、支票限额）
要求支付日期：
支票号码：
申请部门
申请人：
经手人：
直属上司
审批：
部门经理
审批：
行政/设计总监审批：
财务部
审批：
顾客资料登记表
店铺名称：
建立日期：
年月日
姓名
性别
年龄
职业
联系电话
单位住址
邮编
住宅地址
邮编
喜欢产品类型
适合尺码
鞋鞋类
备注
购买产品情况登记
日期
货号
颜色
尺码
金额
备注
销售日报表
区域：
日期：
年月日天气：
店铺名称星期：
第页共页
货号
颜色
混码
单价
金额
合计
备注
制表人：
收银员：
审核：
销售分析周报表
区域：
店铺名称：
填表人：
20年月日至20年月日
星
期
日
期
一
二
三
四
五
六
日
合计
本月
完成率
计划
累计
销
售
额
对
比
上
周
同
期
对
比
上
月
同
期
下
周
计
划
同
期
销售动态：
竞争品牌分析：
（李宁、耐克、阿迪达斯、美津农、安踏）
名次
名称
业绩
销售动态/推广活动
1
2
3
4
5
工作反馈：
人员状态：
配货建议：
设施维修：
包装物
日常物品
大
中
小
纸袋
报表
小票
帐页
鞋膜
价签
其它
个人销售统计表
姓名：
职位：
年月
月目标：
日目标：
日期
每天
每月
合
格
率
销
售
SU
达致
%
累积
销售
SU
达致
%
预计
%
游戏
1
2
3
合格率（1天）=100÷当月的天数，第二天×2，第三天×2，依此类推（用%显示）
达致%=当天销售÷日目标和累计销售÷当月目标
预计%=累计销售÷月目标
注：
此表不用提交公司，个人按照以上格式开设一本簿专门登记，由所在店铺负责人保管。
收货反馈表
差
异
明
细
箱号
颜色
尺码
应收
实收
差异
进货单价
金额
填表人：
复核人：
补货申请表
区域：
店铺名称：
申请日期：
年月日
填表人：
店长签名：
第页共页
序号
款号
颜
色
编
号
合计数量
零售单价
合计金额
混码
本页合计
总计
补货公式：
（销售数量÷销售数量）×预计销售天数×风险率=补货量
退货申请表
区域：
店铺名称：
申请日期：
年月日
填表人：
店长签名：
第页共页
款号
颜色
编号
合计数量
单价
合计金额
原因
混码
区长签批：
店铺库存结构统计表
区域：
店铺名称：
日期：
年月日
制表人：
店长复核：
上期结存数：
件
库存占比
装备
鞋
新品
销售占比
装备
鞋
新品
异常状况：
建议：
备注：
此表格一般来说一周做一次。
库存占比中只分出了大类，但是填写时注意分小类填写，销售占比也是如此；异常状况是从以上数据分析得出的结论。
建议是解决的办法，通过合理调整库存状况，达到业绩的提升。
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