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5小企业往来款项管理实务

第一节　小企业往来款项管理

　　往来款项是小企业与客户和供应商之间的贸易往来，记录企业应付供应商多少款，应收客户多少款等明细账。

小企业往来款项主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款和预收账款，根据其基本性质可以分为两大类，应收及预付类和应付及预收类。

　　随着市场经济的发展，迫于市场竞争的压力，小企业为了提高销售量，会更多的运用赊欠等方式来促销产品，这样必然会产生一些往来款项。

现阶段，市场的信用危机又使得小企业间的往来款项的比重越来越大，这样不仅会使得小企业的资金周转困难、短期偿债能力下降，而且也会造成小企业的会计信息不真实，阻碍小企业的生产经营活动。

加强小企业往来款项的管理，对减少小企业资金占用，创造一个良好的小企业财务管理环境很重要。

　　一、应收账款管理制度

　　应收账款，是小企业因销售商品、提供劳务等业务应向购买方、接受劳务的单位或个人收取的款项。

　　形成应收账款的直接原因是赊销。

虽然大多数公司希望现销而不愿赊销，但是面对竞争，为了稳定自己的销售渠道、扩大商品销路、开拓并占领市场、降低商品的仓储费用、管理费用和增加收入，不得不面向客户采用信用政策，提供信用业务。

公司采用赊销，虽能给公司带来以上好处，但也要付出一定代价，给公司带来风险。

如客户拖欠货款，应收账款收回难度越来越大，甚至收不回。

所以，应收账款管理是小企业管理的重中之重。

（一）应收账款管理目标

　　应收账款管理的目标，是要制定科学合理的应收账款信用政策，并在这种信用政策所增加的销售盈利和采用这种政策预计要担负的成本之间做出权衡。

只有当所增加的销售盈利超过运用此政策所增加的成本时，才能实施和推行使用这种信用政策。

同时，应收账款管理还包括小企业未来销售前景和市场情况的预测和判断及对应收账款安全性的调查。

如小企业销售前景良好，应收账款安全性高，则可进一步放宽其收款信用政策，扩大赊销量，获取更大利润。

相反，则应严格其信用政策，或对不同客户的信用程度进行适当调整，确保小企业获取最大收入的情况下，又使可能的损失降到最低。

　　小企业应收账款管理的重点，就是根据小企业的实际经营状况和客户的信誉情况制定小企业合理的信用政策，这是小企业财务管理的一个重要组成部分，也是小企业为达到应收账款管理目的必须合理制定的方针策略。

　　企业信用政策是管理和控制应收账款余额的政策，它由信用标准、信用条件和收账政策组成。

　　1.信用标准是企业用来衡量客户是否有资格享受商业信用所具备的基本条件。

客户达到了信用标准，享受赊销条件；达不到信用标准，不能享受赊销，必须要支付现金。

　　2.信用条件是客户可以享受的优惠条件，包括：

信用期间、现金折扣和折扣期间。

信用条件经常表示为（30，1／10），它的含义是：

客户在购买货物后，可以在30日内付款；如果客户在10日内付款，可以享受1%的价格折扣。

　　3.收账政策是在信用条件被违反时企业采取的收账策略，有积极型和消极型两种。

采用积极型收账政策，对超过信用期限的客户通过派人催收等措施加紧收款，必要时行使法律程序；采用消极型收账政策，对超过信用期限的客户通过发函催收或等待客户主动偿还。

　　4.应收账款管理工作要做的好，最重要的是制定科学合理的应收账款信用政策。

（二）应收账款信用政策执行

　　信用政策制定好了以后，小企业要从以下三个方面强化应收账款信用政策执行力度。

　　1.做好客户资信调查

　　小企业在赊销前对客户进行资信调查,就是要解决几个问题：

（1）能否和该客户进行商品交易；

（2）每次信用额控制在多少为宜；

　　（3）采用什么样的交易方式、付款期限和保障措施。

　　一般说来，客户的资信程度通常取决于5个方面，即客户的品德、能力、资本、担保和条件，也就是通常所说的“5C”系统，这五个方面的信用资料可以通过以下途径取得:

财务报表、信用评级报告、商业交往信息等。

　　2.加强应收账款的日常管理工作

（1）检查客户是否突破信用额度。

小企业对客户提供的每一笔赊销业务，都要检查是否有超过信用期限的记录，并注意检验客户所欠债务总额是否突破了信用额度。

（2）掌握客户已过信用期限的债务，密切监控客户已到期债务的增减动态，以便及时采取措施与客户联系提醒其尽快付款。

　　（3）分析应收账款周转率和平均收账期，看流动资金是否处于正常水平，小企业可通过该项指标，与以前实际、现在计划及同行业水平相比，借以评价应收账款管理中的成绩与不足，并修正信用条件。

　　3.加强应收账款的事后管理

　　对于逾期拖欠的应收账款应进行账龄分析，并加紧催收。

确定合理的收账程序，催收账款的程序一般为：

信函通知、电报电话传真催收、派人面谈、诉诸法律等。

在采取法律行动前应考虑成本效益原则，遇到以下几种情况则不必起诉：

（1）诉讼费用超过债务求偿额;

（2）客户抵押品折现可冲销债务;

　　（3）客户的债款额不大;

　　（4）起诉可能使小企业运行受到损害;

　　（5）起诉后收回账款的可能性有限。

　　（三）应收账款管理涉及的部门及主要职责

　　1.赊销和征信部门

　　应收账款收回数额的多寡及时间的长短取决于客户的信用。

坏账将造成损失，收账期过长将削弱应收账款的流动性。

所以，小企业应设置赊销和征信部门，专门对客户的信用进行调查，并向对小企业进行信用评级的征信机构取得信息，以便确定要求赊购客户的信用状况及付款能力。

小企业的赊销和征信部门在应收账款管理中的职能是：

（1）对客户的信用状况进行评级；

（2）批准赊销的对象及规模，未经批准，小企业的其他部门及人员一般无权同意赊销；

　　（3）负责赊销账款的及时催收，加速资金周转。

一般账款的催收期限不能间隔太长，因为在法律上太长的期限可能暗示债权的放弃。

　　2.财务部门

　　小企业为加强对应收账款的管理，在总分类账的基础上，需要按信用客户的名称设置明细分类账，详细地、序时记载与各信用客户的往来情况。

小企业财务部门在应收账款管理中的职能是：

（1）全部赊销业务都应正确、及时、详细登入有关客户的明细分类账，随时反映每个客户的赊欠情况，根据需要还可设置销货日记账以反映赊销情况。

（2）赊销业务的全过程应分工执掌，如登记明细账、填制赊欠客户的赊欠账单、向赊欠客户交送或邮寄账单和处理客户收入的现金等，都应分派专人负责。

　　（3）明细账应定期同总账核对。

　　（4）业务经办人、经办部门应设立应收款台账，并定期与财务部核对并及时清账和追收。

　　（5）财务部应由专人负责定期编制《应收款项账龄分析表》，供相关人员催收款项，并评估各类应收款项的可收回性，以此确定积极或者消极的收账政策。

　　（6）期末财务部应当编制《往来款对账单》，发送至本公司和客户，主动进行账款核对。

同时对于核对差异及时查找原因，必要时进行账务调整。

客户签章确认后的《往来款对账单》由财务部存档管理。

　　3.内部审计部门

　　应收账款收回数额及期限是否如实关系到小企业流动资金的状况、小企业生产的决策、信用客户的形象和内部控制对贪污及挪用小企业款项的抵制等。

因此，为维护资金的安全运行，对应收账款应实行严格的内审和内部控制制度，尽管小企业组织架构可能并不完善，以下几个方面还是需要引起部门领导和单位负责人的重视。

（1）可靠的人事和明确的责任。

要想进行成功的控制，最重要的一个因素就是人的因素。

不合格和不诚实的员工会削弱一个系统的作用。

雇用、训练、激励和管理员工是一项基础工作。

必须视个人的能力、兴趣、经验和可靠程度的不同，分别授予他们权利、责任、和义务。

（2）责任分离与岗位轮换。

分离责任、岗位轮换不仅有助于保证精确地编制数据，还限制了需要两人或多人合伙才能舞弊的机会。

　　（3）确认坏账损失要有完整的程序。

小企业确认坏账损失的条件比较特殊，必须取得充分、确凿的证据才能予以确认。

　　（4）对赊销的权限进行监督。

赊销及征信部门有权决定赊销的对象及数量，但决定必须建立在对信用资料分析的基础之上，权力属于全部门，个人的权利不能凌驾于集体之上。

　　4.投融资管理部门

　　应收账款的持有一般不会增值，若考虑货币的时间价值，它的持有将会造成损失。

另一方面应收账款的流动性远远低于现金及银行存款，企业资金周转比较困难的情况下可以考虑通过抵借或让售应收账款获得资金，用于生产的再循环。

此外，保理业务是一种集融资、结算、账务管理和风险担保于一体的综合性服务业务，能使小企业免除应收账款管理的麻烦，提高小企业的竞争力。

利用上述方式进行融资时，一定要注意效益大于成本的原则，即提前使用资金增加的收益应大于提前使用这笔资金的成本，否则不可取。

　　（四）应收款项账龄分析表及对账单

　　应收款项账龄分析表和对账单没有固定的格式，账龄分析表中，款项逾期时间间隔可以结合企业实际情况确定，通常应该体现各期间的金额及所占比例。

对账单中有单位名称、联系方式、发票号码、欠款余额等主要项目即可。

　　表1　应收款项账龄分析表

应收款项

××项目

……

××项目

合计

比例

年初应收款项总额

—

年末应收款项

—

（1）6个月以内

（2）6至12个月

（3）1至2年

（4）2至3年

（5）3年以上

年末应收款项总额

　　表2　应收账款对账单

　　编号：

　　客户资料：

　　名称：

　　地址：

　　电话：

　　传真：

出货日期

发票号码

名称

尚欠金额

小计

　　二、应收票据的管理

　　应收票据核算小企业因销售商品（产成品或材料，下同）、提供劳务等日常经营活动而收到的商业汇票，包括商业承兑汇票和银行承兑汇票（银行承兑汇票和商业承兑汇票）。

（一）小企业对于应收票据的管理类似于应收账款，但是有几点不同：

　　1.应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员书面批准。

　　2.小企业在接受应收票据时，财务人员要按照《票据法》和《支付结算办法》等规定，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免或减少应收票据风险。

　　3.票据的贴现须经主管人员审核和批准，以防伪造。

　　4.应收票据的保管需要注意：

（1）小企业应设专人保管应收票据，且保管人员不得经办会计记录。

（2）对已贴现的票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

　　（3）对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提出付款。

　　（4）小企业应当设置“应收票据备查簿”，逐笔登记每一商业汇票的种类、号数和出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率以及收款日期和收回金额等资料，商业汇票到期结清票款后，应在备查簿内逐笔注销。

　　三、其他应收款的管理

　　其他应收款核算小企业除应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息等以外的其他各种应收及暂付款项，包括各种应收的赔款、应向职工收取的各种垫付款项等。

（一）其他应收款日常管理

　　1.向员工收取的各种垫付款项，财务人员负责在规定的时间内办理收款手续；财务人员有权通知借款滞报人员及时报账。

　　2.工作人员因公出差或工作需要须备用现金的，应填写借款单，注明使用时间用途，经领导批准后方能借用公款。

借款金额应严格控制，不得超过工作范围多借现金。

　　3.借款人员必须及时还款或拿合法票据到财务部报销，一般情况下当月结清，特殊情况下于次月办理完毕，但最迟不得跨年。

　　4.若小企业实行定额备用金制度，对于领用的备用金应当定期向财务部门报销。

财务部门根据报销数用现金补足备用金定额，报销数和拨补数都不再通过“其他应收款”科目核算。

（二）其他应收款内部控制制度

　　除了加强日常管理外，需要从强化内部控制制度入手，因为内部控制往往是小企业的薄弱环节。

　　1.建立明确的职责分工制度。

“其他应收款”的总账和明细账户的登记应由不同的职员分别登记；现金收款员不得从事其他应收款的记账工作。

　　2.建立备用金领用和报销制度，备用金限额的确定要合理，实际执行过程要严格按照备用金制度控制。

　　3.建立定期清理制度，其他应收款的催收工作要及时进行，防止拖欠形成坏账。

　　备用金制度

　　备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。

对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

　　1.备用金借支管理

（1）企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

（2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

　　（3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支额或补充备用金。

　　2.备用金保管

（1）备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送交经理查看。

（2）备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

　　（3）备用金账户应做到逐月结清。

　　（4）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

　　备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

　　3.备用金预借、使用及报销流程　

　　4.备用金的会计核算

（1）预付及补充备用金时

　　借：

其他应收款——备用金

　　　　贷：

银行存款

（2）经审核报销时

　　借：

制造费用、管理费用等

　　　　贷：

其他应收款——备用金

　　（3）收回备用金余额时

　　借：

库存现金

　　　　贷：

其他应收款——备用金

　　四、应付账款管理

　　应付账款的管理，不单单是对账和尽可能地延缓支付货款，更是维护小企业与供应商之间的良好合作关系，保证小企业可持续发展的重要途径。

（一）核算方面的管理

　　1.确认应付账款

　　财务人员应凭采购部门对外签订的有效经济合同或协议办理预付、应付款项。

有效经济合同应符合下列原则：

（1）遵守国家法律，符合国家政策；

（2）贯彻平等互利，协商一致、等价有偿的原则；

　　（3）合同主体合法，内容真实；

　　（4）所签合同或协议必须包括标的、数量和质量、价格和酬金、履行期限、履约地点和付款方式、违约责任等条款。

　　2.结算期内主要业务流程

（1）对账。

一般在小企业结账日期结束后几天内，在此期间集中安排与供应商的账务核对工作。

对账结束后，双方应就对账结果予以书面确认。

（2）资金计划提交。

属于小企业内部业务流程，一般在月末进行。

由采购或用款部门提交下月付款计划，财务部门根据资金状况进行审核并将审核结果反馈给采购或用款部门。

　　（3）付款申请提交。

一般在付款日前一周内，由采购或用款部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单，按小企业付款审批流程进行审批。

　　（4）发票提交。

一般在对账后几天内或付款日前几天，由财务部门通过采购部通知供应商提交发票。

　　（5）付款。

一般每月集中一、两次付款，由财务部门根据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。

　　以上结算流程适用于提货后付款或有一定信用期的供应商的货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务的结算，则需根据实际情况而定。

（二）供应商的分类管理

　　存货ABC分类管理法同样可以被移植到供应商管理中来，因为小企业供应商选择也基本上遵从了“二八定律”。

　　1.供应商的分类

类别

采购额

供应商数量

发展策略

结算条件

A类

采购额占采购总额的70～80%

数量只相当于供应商总数的15～20%

战略同盟，共同成长

尽可能长的信用期、一定的授信额度

B类

采购额占采购总额的15～20%

数量相当于供应商总数的30～40%

平等协作，互惠互利

一定的信用期

C类

采购额占采购总额的1～10%

数量相当于供应商总数的60～70%

平等协作，互惠互利

供需双方协商

　　2.采购合同文本

　　对于不同类别的供应商应采用不同的采购合同格式，由于A、B类供应商与小企业是长期合作关系，因此应签订一年内或一个较长时期内有效的一般性（框架性）合作协议，以后每次订货时，以双方传真或信函形式往来的订货清单或采购指令为准，免去频繁起草采购合同的繁琐手续；针对C类供应商的采购合同格式，则应包含合作协议的相关条款与订货清单的内容，不能只有订货清单。

“市场的竞争将不再是单个小企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争”。

小企业只有从战略高度出发，有目的、有系统地管理好与供应商的关系，加强对应付账款的管理，才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。

　　（三）账龄分析管理

　　为了分析小企业对供应商欠款时间的长短，维护小企业对供应商的信誉，为资金安排提供轻重缓急的依据，需要小企业对应付账款的账龄进行分析。

　　五、应付票据管理

　　应付票据是指企业根据合同进行延期付款交易而采用商业汇票结算时，签发、承兑的保证货款到期到付的商业汇票。

　　企业根据合同进行延期付款的交易业务，采用商业汇票结算时，购货方签发承兑汇票后即构成一种债务，所签发、承兑的商业汇票称为应付票据。

应付票据包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。

小企业的应付票据业务主要是银行承兑汇票，并且这种结算方式不多，因此《小企业会计准则》中没有专门规范。

　　应付票据的管理与应付账款基本类似，但是有几点不同：

　　1.票据的签发由两个或两个以上人员批准；

　　2.设置应付票据登记簿。

票据登记人员不得兼管票据签发；

　　3.要有专人控制空白的、作废的、已付讫退回的票据；

　　4.要由不从事票据记录的人员负责定期付账；

　　5.要有专人复核票据利息核算；

　　6.应付票据要依号保存；

　　7.签发票据与订货单、验收单、发票要定期核对。

　　其他应付款项的管理与应付账款基本类似，不再赘述。

（一）商业汇票的使用流程

　　1.申请

　　存款人领购商业汇票，必须填写“票据和结算凭证领用单”并签章，签章应与预留银行的签章相符。

存款账户结清时，必须将全部剩余空白商业汇票交回银行注销。

　　银行承兑汇票申请手续：

（1）银行的公司业务部可受理银行承兑汇票业务。

承兑申请人提出申请时应填写《银行承兑汇票申请书》一式两份，同时提供下列银行要求的资料：

　　①申请企业法人营业执照（经年检）复印件、企业税务登记复印件、企业法人代码复印件、企业法人代表身份证明、有关企业法人变更资料等；

　　②担保企业法人营业执照（经年检）复印件、企业税务登记复印件、企业法人代表或授权人身份证明、有关企业法人变更资料等；

　　③要求银行办理承兑业务的书面申请报告和申请人及保证人的基本情况介绍；

　　④社会专职机构（会计／审计／资产评估事务所）审计的承兑申请人及担保人上年度以及近期的财务报告；

　　⑤抵押物、质押物清单和有处分权人出具的同意抵、质押的书面证明，以及保证人同意保证的有关证明文件；

　　⑥申请承兑的银行承兑汇票，购销合同及其增值税发票；

　　⑦银行要求的其他资料。

（2）经审批同意承兑后，执行承兑协议。

　　2.提示付款

　　商业汇票可以在出票时向付款人提示承兑后使用，也可以在出票后先使用再向付款人提示承兑。

商业汇票的提示付款期限，自汇票到期日起10天。

持票人应在提示付款期限内通过开户银行委托收款或直接向付款人提示付款。

对异地委托收款的，持票人可匡算邮程，提前通过开户银行委托收款。

持票人超过提示付款期限提示付款的，持票人开户银行不予受理。

（1）见票后定期付款的商业汇票应当自出票日起一个月内向付款人提示付款。

见票后定期付款的汇票付款期限自承兑或拒绝承兑日起按月计算，并在汇票上记载。

（2）定日付款或者出票后定期付款的商业汇票，持票人应当在汇票到期日前向付款人提示承兑。

定日付款的汇票付款期限自出票日起计算，并在汇票上记载具体的到期日。

出票后定期付款的汇票付款期限自出票日起按月计算，并在汇票上记载。

　　（3）汇票未按照规定期限提示承兑的，持票人丧失对其前手的追索权。

　　3.承兑付款

（1）商业汇票的付款人接到出票人或持票人向其提示承兑的汇票时，应当向出票人或持票人签发收到汇票的回单，记明汇票提示承兑日期并签章。

付款人应当在自收到提示承兑的汇票之日起3日内承兑或者拒绝承兑。

（2）付款人拒绝承兑的，必须出具拒绝承兑的证明。

　　（3）付款人承兑商业汇票，应当在汇票正面记载“承兑”字样和承兑日期并签章。

　　（4）付款人承兑商业汇票，不得附有条件；承兑附有条件的，视为拒绝承兑。

　　（5）商业汇票的付款期限，最长不得超过6个月。

第二节　往来款项会计处理

　　应收及预付款项是指小企业在日常生产经营过程中发生的各项债权，包括：

应收票据、应收账款、其他应收款及预付账款等应收款项和预付款项。

　　一、应收账款

　　应收账款核算小企业因销售商品、提供劳务等经营活动应收取的款项，主要包括小企业销售商品或提供劳务等应向有关债务人收取的价款及代购货单位垫付的包装费、运杂费等。

（一）取得和收回应收账款

　　小企业因销售商品或提供劳务形成应收账款，应当按照应收金额，借记“应收账款”，按照应交增值税销项税额，贷记“应交税费——应交增值税（销项税额）”科目，按其差额，贷记“主营业务收入”或“其他业务收入”科目。

收回应收账款，借记“银行存款”或“库存现金”科目，贷记“应收账款”。

　　【例题1】甲公司采用托收承付结算方式向乙公司销售一批商品，开具的增值税专用发票上记载的价款为200000元，增值税额34000元，已办理托收手续。