档案管理系统建设方案.docx

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档案管理系统建设方案

档案综合管理系统

技术方案

你一定成功

上海XXX信息科技有限公司

日期:

2022-04-24

修改记录

日期

版本号

摘要

作者

2022-04-24

1.0

初稿

姜海忠

版权信息

本文件的版权属于上海XXX信息科技有限公司，

任何形式的散发都必须先得到上海XXX的许可。

COPYRIGHT©2001-2004

正文目录

图表目录

1概述

河北三高公司是河北省的大型联合钢铁企业，尤其近年来得到了快速的发展，不断的基建技改形成了良好的生产经营资源配套，与此同时工程图纸和公文档案的愈益庞大和快速增长凸现了档案管理手段的不足，由于钢铁生产设备的设计与制造来自不同时期、不同单位，配套的基建设施建设时期不同，随着设备的历次检修和更新，它的纸质图纸容易老化和损毁，因此钢铁企业的特点是图纸等科技文档再利用率高，产生效益大，服务工作繁重。

为了适应安全生产的需要，必须尽快建立与企业规模和发展形势相适应的档案的计算机管理体系，实现图纸等科技档案的电子化管理，从而保障档案资源得到良好的管理和使用，使档案管理做为公司的技术基础管理与公司整体经营管理同步发展。

1.1必特图纸和公文档案管理系统简介

必特图纸档案管理系统Bitsoft-EDMS是基于当今流行的Intranet/Internet和大型网络数据库，集图纸档案管理、人员组织管理、系统权限管理、档案分类管理、借阅管理、光盘管理为一体的大型信息管理系统。

它能够方便地与AutoCAD等CAD系统、CAPP、MRPⅡ及办公自动化等系统集成，为企业提供一套完整的计算机应用解决方案，使企业真正提高图档管理的质量和效率。

必特图纸档案管理系统的前身是上海市科委主持的CAD应用工程的重点推广软件“白玉兰工程图档管理系统BYL-EDMS”，已经在上海港口机械制造厂、上海闸北发电厂等上海市CAD应用工程的许多示范企业使用并通过了上海市科委主持的专家鉴定，同时由交通部评为“首届交通系统部分计算机应用软件展示会”优秀软件。

并正此基础上运用Web和Java技术研制推出了基于Intranet/Internet、适合于异地管理和使用的图纸档案管理系统。

我们还根据企事业的需要，研制了必特公文档案管理系统Bitsoft-DocV2.0，已应用于上海贝尔有限公司、北京诺基亚移动通信有限公司、上海新黄浦集团等，该系统可以和图纸档案系统模块组合为企事业建立高效稳定的图文档案管理应用平台

1.2对本项目的认识

XXX公司愿意竭诚为本项目提供我们的智慧和技术方案，凭借几年在档案计算机管理领域成功实施所积累的经验，我们有信心、有把握与贵公司紧密合作，按期、按质完美地完成本项目。

在设计本方案时，我们充分考虑到以下几大原则，力求方案适合业务的需要和长期发展的要求：

✓方案的先进性，使用目前业界公认为发展主流的技术，保证该方案在同行业中的领先地位。

✓方案的可靠性，采用已具有成熟应用先例的、高可靠性的系统开发体系，保证系统实现后安全运行的要求。

✓方案的可扩充性，提供明确而广泛的系统升级与接口扩展的功能，实现系统在较长时期内可以不断适应发展的需要，保护用户现在的投资。

2

综合档案管理系统方案设计

2.1系统功能模型

三高钢铁集团公司综合档案管理系统是在必特图纸和公文档案管理系统的基础上，汲取在宝山钢铁公司、上海闸北发电厂、港城机械、新黄浦集团、徐汇区等多个中外企业的运用经验，专门针对钢铁公司档案管理的特点所研制开发的电子和纸质档案综合管理系统，它集系统操作、收文流转、发文流转、档案管理、修改流程、光盘刻录与管理、系统维护、通用信息、帮助等功能于一体。

系统功能模型见图1。

图表1系统功能模型

该系统将严格遵循国家制定的档案标准，尤其是新近颁布的CAD电子文件光盘存储的三个标准GB/T17678.1-1999,GB/T17678.2-1999,GB/T17679-1999,遵循钢铁系统有关档案工作的行业标准、规章制度及习惯等，继续遵循传统的档案管理模式，即收集——整理——保管——鉴定——统计——利用，同时将数据库、网络技术、多媒体、图形图像处理等现代计算机技术集成为一体，形成网络环境下的电子档案与纸质档案同时并存，由档案条目、文件条目、文件全文信息组成的三级计算机管理模式。

系统将为建立起由硬盘或光盘阵列组成的电子档案库，从档案自动扫描，图纸净化处理与矢量化，光盘刻录，直至由大幅面绘图仪与晒蓝仪组成的图纸输出手段，彻底解决了存在的大量纸质图纸容易老化损毁与再利用率高的矛盾，使科技档案工作实现现代化管理，从而能够缩短设备的维修和改造周期，降低成本，提高了效益。

2.2技术特点

自定义功能：

能对档案类型、档案分类、档案实体对象、界面、报表等进行自定义，用户可根据自己不同的需求来进行相关定义。

图表2自定义界面

✓档案类型自定义

档案类型是档案管理最基本的门类，如文书档案、科技档案，它们充当着档案基层分类的作用。

✓档案分类自定义

档案分类（也就是我们常说的十大类）是档案管理中的系统二层类，它们将档案分割为N个小块，如党群工作类、行政管理类、生产技术类等等，有时档案的分类甚至可以细分到项目，或由某个部门负责。

✓档案实体对象自定义

在用户的自定义之前，可先将这个实体自定义为：

案卷类、文件类、资料类（注：

暂不考虑公文流转）。

这三个类都必须有自已的基本属性，所定义的每个字段都必须与系统的每一个模块有明确的关联。

✓界面自定义

✧资源管理界面自定义

资源管理器管理方式是贯穿整个系统管理方式的全过程，其中的管理方式定义是关键性的，如树型结构的组成定义，让用户选择有字典维护的字段做为分类；数据列表的的列定义；文本对齐方式等等。

✧录入界面的自定义

录入界面是档案管理人员用的最多的模块，所谓录入界面的自定义就是让用户自由调整录入界面上所有对象（包含录入窗体对象）的大小、字体、前背景色及数据字段源。

并且能够让用户灵活添加、删除、修改用户属性的字段控件。

图表3录入界面自定义

✓报表自定义

由用户自定义报表名，画出报表格式，并定义数据输入格式。

图表4报表自定义

✓字段自定义

用户可根据需求自由地添加、修改数据字段或字段的属性。

图表5字段自定义

2.3

系统主要功能

2.3.1系统操作

其主要功能有：

（1）注册：

指用户登录本系统后，可以用其他身份重新登录进入本系统，连续三次登录失败（用户、口令不对）后无权登录。

（2）修改口令：

指用户登录本系统后，想更改自己的口令（密码），则（必须重复二次输入新口令后，才能更改完成）。

（3）退出：

指的是用户退出本系统。

2.3.2收文流转

（1）登录：

记录收文信息，如收件人、发件人、发件地址、收发日期等。

（2）阅批：

是最高管理者对文件如何操作进行批示，然后传给各个不同身份的人进行阅办及传阅（可选中多人），阅批人的阅批意见必须在收文单上反映出。

（3）收文：

指纸质或电子文档的接文。

（4）阅办：

指阅批后的传阅及办理情况在网上完成，阅办人可进一步传阅和阅办人在填写意见后就不能继续传阅和阅办（传阅、阅办意见必须自动生成在收文单上）。

（5）归档：

指总文秘按字段（收文）检索出一批文件，将收文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。

2.3.3发文流转

（1）拟稿：

由拟稿人草拟发文稿。

（2）核稿：

指核稿人接收到拟好的稿子进行文稿审核，之后传给定稿人进行定稿（可选），如有不同意见可退回拟稿人重拟，核稿后的意见必须比发文单上反映出。

（3）定稿：

指定稿人如收到已审核的稿子进行定稿，然后传给最高管理者签发，如有不同意见可退回核稿人重核，然后传给管理者签发，定稿意见必须在发文单上体现。

（4）签发：

指文件签发人指文件签发人接收到已定稿的文档后进行签发，然后传给总文秘发文，如有不同意见可退回定稿人直至拟稿人重新拟、核、定稿，然后传给总文秘发文，签发意见必须在反映在发文单上。

（5）归档：

指总文秘按字段（发文）检索出一批文件，将发文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。

图表6流程定义

2.3.4档案管理

（1）案卷级登录：

案卷级登录是将案卷的有关属性登录到系统中，

（2）包括案卷号、案卷标题、责任者、保管期限、密级、编制日期、归档日期、页数等。

其中编制日期、归档日期、页数根据案卷中的文件的属性自动生成。

具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件级属性输入等功能。

图表7档案管理

（3）文件级登录：

文件级登录是将文件的有关属性登录到系统中，包括案卷号、文件材料提名、文件编号、责任者、图幅、保管期限、密级、编制日期、归档日期、收图日期、起始页数、页数、版本号、备品标志、项目名称、项目编号、修改单编号、设计修改单编号根据图纸修改的情况自动生成。

具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、图纸吊入、将文件合卷、分卷等功能。

对于文件材料只输入其中必要的属性；对于新的设备图纸，需要输入鉴定人、复核人、鉴定日期、鉴定原因、并在图形文件上生成鉴定图章；对于设计的新的竣工图，需要输入技术负责人，编制日期，编制人、编制单位、校对人、校对日期、并在图纸文件上生成竣工章和校对章；对于外单位设计的图纸的竣工章是直接盖在蓝图上，手工填写，通过扫描显示在图纸文件上。

（4）图纸输入与输出：

包含

✓图纸（底图与蓝图）扫描输入与预处理：

允许通过各类型号的大幅面工程图纸扫描仪，将A0以上尺寸的图纸输入计算机生成RASTER、Tiff、Bmp等图像格式的文件；通过I—RASTER等扫描图像处理软件进行消蓝、去污等净化处理，以及图像剪裁、缩放、旋转、修改橡皮等功能。

✓图纸矢量化处理：

扫描输入的图像格式文件经预处理后可通过 I—Vector、VPStudio等世界著名的矢量化软件转换为矢量化格式如DXF、DWG等。

✓由CAD系统接口输入图纸：

可以通过AUTOCAD等CAD系统直接接收矢量化文件。

图表8图纸矢量化

✓图纸输出：

可以通过AO幅面的喷墨或激光绘图仪等工具，输出AO幅面以下的任意大小、比例的图纸。

也可以与晒蓝仪连接，直接输出蓝图。

（4）文档输入与输出：

包含

✓文档扫描输入与OCR识别：

技术文档自身可以通过多页连续扫描仪高速录入，并通过图形矫正与拼接，或OCR识别技术生成WORD等文本文件。

✓文档输出：

通过打印机进行文档全信息输出。

（5）排流水：

可以让用户自定义排年度大流水与类目小流水。

（6）案卷级检索：

根据案卷信息对案卷进行检索。

（7）文件级检索：

根据文件信息对不同案卷中的文件进行检索。

文件级登录界面修改文件属性.如果该文件已归卷,能通过翻阅同卷文件并修改属性,能浏览全信息（除声像档案）,能将已归卷文件返回其所属案卷登录界面,修改案卷属性.

（8）案卷级统计：

✓文书档案：

针对文书档案案卷表任一字段进行任意组合检索。

检索的能点击某一案卷,能返回其登录界面,能看到其属下每一个文件,并浏览其全信息,能修改文件属性,移出案卷进临时库或移进基本一案卷。

✓财会档案：

针对财会档案案卷表任一字段进行任意组合检索。

检索后能点击某一案卷,能返回其登录界面,能看到其属下每一个文件,并浏览全信息,能修改文件属性,移出案卷进临时库或移进某一案卷。

✓照片档案：

针对照片档案案卷级任一字段组合检索。

检索后能点击某一案卷,返回其登录界面,能看到其属下第一个文件夹并通过浏览器浏览其照片图像,能修改文件属性,移出案卷或移交某一案卷。

✓声像档案：

针对声像档案案卷级任一字段进行任意组合检索,检索后能点击某一案卷,返回其登录界面,能看到其属下每一个文件,能修改文件属性,移出卷宗或移交某一案卷。

（9）文件级统计：

能根据文件级检索统计出检索范围内的文件件数、页数。

（10）年度数量统计：

自动统计出年初和年末的各类档案的总卷数、件数、页数等。

（11）借阅管理：

档案借阅管理包括档案的借阅、登记、归还、催还（催还单实时发送给用户）、查询等功能。

借阅流程按电子和纸质两种进行如图2所示的分解。

图表9档案借阅流程

由于在一段时间内还不可能实现所有档案的电子化，所以要考虑到纸质档案和电子档案的借阅，同时纸质档案的借阅又分为室内和室外两种形式的借阅。

✓电子档案的借阅：

用户发送请求，科档室同意并给予权限，同时进行记录，用户可以通过网络进行浏览。

登记包括以下属性：

借阅日期、借阅人、档案号、袋/卷、袋/张、用途（工作查考、编志、学术研究、经济建设、其他目的）、案卷编号等。

✓纸质档案的借阅：

借出时要进行登记，归还时也要进行登记，室外借阅包括以下属性；借阅日期、借阅人、档案号，文件名称、归还期、用途（工作查考、编志、学术研究、经济建设、其他目的）、袋/卷、袋/张、备注等。

室内借阅同室外借阅，但不要归还期。

对档案的借阅要能产生借阅的统计报表（分为室内、室外，并可按用途分类进行统计，也可按频率进行统计）。

查询方式有：

✓按借阅日期把所有的借阅登记记录全部显示出来；

✓流水查询。

✓对于预期未还者，在网上完成催还功能，提示用户归还档案。

（12）鉴定：

指对档案价值的鉴定,由有关专业人员对档案进行实施鉴定。

包含对到期档案的销毁前鉴定,以及有关档案的密级进行鉴定。

如原来是绝密的随着时间推移或历史背景不同变成了公开的或秘密的级别。

（13）销毁：

指对经鉴定后的到期档案进行销毁处理,将案卷库中案卷吊入销毁库,以后在案卷级检索无法检索到（包括文件级）也能将已销毁的档案返回（误销毁）。

（14）报表：

包含如下报表，并可根据需要进行增减。

✓案卷封面：

根据案卷级检索选中某一案卷生成案卷封面。

✓案卷目录：

根据案卷级检索排序生成的报表。

（文本、财会、照片、声像）

✓卷内目录：

案卷级检索能生成相关的文件级报表。

✓全引目录：

案卷级检索能生成相关的文件级报表。

✓备考表：

案卷级检索后能生成相关的文件级报表。

✓移交清单：

案卷级检索后能生成相关的案卷级报表。

✓鉴定表：

经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。

✓销毁清册：

经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。

✓收文清册：

文件级任意组合检索后生成相关的文件级报表。

✓发文清册：

文件级任意组合检索后生成相关的文件级报表。

✓电子借阅记录：

案卷级的借阅库的检索结果生成报表。

✓纸质借阅记录：

案卷级的借阅库的检索结果生成报表。

✓案卷脊背：

案卷检索后能生成相关的案卷脊背。

✓年度总文件注册：

文件级任意组合检索后生成相关的文件级报表。

✓照片档案索引目录：

文件级.

2.4流程修改

借助保存的档案进行新图纸的设计和原图纸的修改是档案利用的主要内容。

由于档案内容的不变性和保密性的要求，不同内容的图纸应能分成不同级别，以便根据各厂的管理方式对图纸进行不同权限的设计、校对、审查、批准。

修改后图纸及图纸修改单须注明修改内容、日期、责任人，并在修改处标注“修改标志”。

新图纸设计与原图纸修改流程如图10所示。

图纸修改与鉴定标志章、图纸修改通知单与修改设计通知单分别见下表。

图表10图纸修改流程

核对章

校对人

日期

竣工图

编制单位

编制人

技术负责人

编制日期

记号

处数

修改依据

修改人

日期

校对人

见修改通知单▁▁号档号▁▁

见图样▁▁▁▁号档号▁▁

科技档案鉴定章

鉴定人：

▁▁复核人：

▁▁

鉴定简要：

▁▁▁▁▁▁▁▁

▁▁▁▁▁▁▁▁▁▁▁▁▁

鉴定日期：

▁▁▁▁▁▁▁▁

图纸修改通知单

申请部门：

编号：

图名：

档号：

修改内容（附图张）：

修改理由：

申请人：

日期：

修改人：

日期：

审核意见：

审核人：

日期：

批准人：

日期：

修改设计通知单

1997年月日10月22日字号

工程名称

提出单位

图纸名称

主送单位

图纸编号

抄送单位

修改内容及处理方法

备注

制单：

▁▁▁▁校核：

▁▁▁▁审批：

▁▁▁▁

备注：

本单一式三份，送施工单位份数与施方协商确定。

2.5光盘制作与管理

（1）光盘制作：

指案卷库中一批案卷能检索后到指定路径进行压缩光刻（包含销毁库）。

（2）光盘浏览：

指到指定路径浏览有关被压缩文件并且能做到解压缩后的数据恢复。

（3）光盘库接口：

指与HP等MO光盘库、磁带机等大型存储外设的接口。

2.6系统维护

（1）分类维护：

分类维护：

按目录树结构形式让用户一层一层自己输入以后，在登录分类号时能选中某一分类进行归档。

（2）人员维护：

指针对各个人员姓名、工号、职称、职务、部门、签名（可在这里录入电子签名）、以后签名直接找人员维护的签名进行电子签名。

（3）部门维护：

可做成部门目录树，进行设置新部门，删除旧部门，修改部门从属关系等。

（4）权限维护：

可根据各个部门的人员进行选取其相应权限。

（5）责任者维护：

对相应的责任者进行增加、删除、修改。

（6）IP地址（E─mail地址）维护：

♦主送单位、抄送单位可据直接将地址写上

♦OUTLOOK或其它发邮件软件相接发送发文。

2.7通用信息

（1）会议：

可以设定一周（或一月）的会议安排，如会议召集人、地点、内容、出席人等。

（2）告示牌：

输入公共告示供大家阅读

（3）通用信息库：

通信信息库的输入有关的法规、规税、制度、标准等。

2.8帮助系统

帮助文件包括系统说明、用户手册等。

可按字节进行查找（可做成电子图书形式的目录）。

3

系统运行环境

3.1系统硬件运行环境

系统采用客户/服务器体系结构的多用户网络环境，并可以与全公司网络相连接，形成一个既相对封闭又紧密联系的局域网运行环境（见图9）。

该环境分为四个组成部分：

计算机设备、输入设备、存储设备、输出设备等。

图9系统运行环境

◆计算机设备：

由2台服务器与多台PC机或工作站形成一个NT以太网。

◆输入设备：

包含小幅面多页连续式扫描仪和大幅面工程扫描仪等，用于图纸和科技文档的扫描，将纸质档案转换成图象文件。

◆存储设备：

可采用磁盘阵列或光盘阵列，用于大容量存储设备。

◆输出设备：

包含大幅面绘图仪和晒蓝仪等图纸输出设备，以及光盘刻录机、不同规格的打印机等常用输出设备。

以下就主要设备的选型进行讨论。

3.1.1服务器选型

服务器选型是整个系统的关键，它的成败直接影响系统投资规模和系统运行情况，所以对服务器不可马虎。

服务器选型基于以下原则：

✓在有限的预算前提下，选用性能价格比最优的产品，用较少的投资获得最大的效益。

✓具有可扩展性，在投资范围内，获得最大的可扩展性。

✓选用名牌服务器产品，著名的厂商产品无论在质量，还是在服务、技术支持上都有可靠的保证。

根据系统的要求，结合本单位的具体业务情况，参考服务器厂商产品的性能与价格，我们选择IBMX255（8685-71C）做为档案系统的服务器，该机具有强大的性能和良好的扩展性，具体参数如下：

CPU类型

Xeon

CPU频率（MHz）

2.0GHz

可支持CPU个数

4

CPU二级缓存

1MB高速三级缓存

FSB（总线）

400MHz

内存大小（MB）

512MB

最大内存容量

24GB

硬盘大小（GB）

2x36.4GB

硬盘类型/描述

SCSI可热插拔

硬盘最大容量（GB）

1.7TB

内部硬盘架数

包括12个薄型热插拔驱动器（6个标配，6个可选）；2个5.25"半高

SCSI控制器

双通道Ultra160SCSI控制器（可升级至Ultra320

网络控制器

集成10/100/1000M以太网

扩展槽

7个PCI：

6个64位/100MHzActivePCI-X，1个32位/33MHz

光驱

48XCD-ROM

软驱

1.44MB

标准接口

4个USB，1个串口，1个键盘接口，1个鼠标接口，VGA，以太网，2个管理（RJ-45）

管理工具

内置系统管理处理器

特殊功能

光通路诊断

电源

370W热插拔冗余

电源数量

2个最大可支持4个

散热系统

9个热插拔变速风扇

✓该服务器处理器可支持4个Intel®xeon2.0Gz。

内存可扩展到24GB。

✓支持12个薄型热插拔驱动器（6个标配，6个可选），热插拔存储容量可高达1.7TB，如此海量的容量能确保安全存放和管理上百万张20以上图纸的能力。

✓服务器提供了高档可靠性和高可用性，保护了系统的数据及用户的安全，并有自动检错和纠错（ECC）系统及高速缓存，电源可选的热插拔1＋1冗余电源，而且基于硬件的单键灾难恢复解决方案，数据恢复简便可靠。

3.1.2输入设备

配套如下输入设备:

✓FUJTTSU扫描仪M3096GX1台,用于科技文档多页连续高速扫描。

✓CONTEXAO大幅面工程扫描仪1台，用于图纸扫描输入。

3.1.3输出设备

配套如下输出设备（可选）：

✓HP绘图仪DJ430/AO1台，用于底图输出。

✓可选用大幅面晒蓝仪，直接用于蓝图输出。

✓光盘刻录机2台。

✓普通打印机若干台。

3.2软件运行环境

配套如下软件：

✓服务器操作系统为WindowsNT企业版。

✓数据库管理软件：

选用当前国际主流的大型网络数据库，如Oracle、IBMDB2、SQLServer等。

✓全自动矢量化软件：

由于当前大多数CAD系统软件是建立在矢量格式文件的基础上，因此扫描图纸的矢量化已成为工程行业关注的世界性的技术难题。

经过多年的技术攻关，世界上已经出现德国的Softtech公司的VP系列、挪威的RxAutoImage系列、美国的IDEAL公司的I-Vector等公认的优秀矢量化软件。

它们的共同特点是全自动矢量化的速度快，效果好。

对一张AO幅面的普通工程图，其矢量化的过程不超过几分钟的时间。

它能自动识别线、园、园弧、文字（OCR）、剖面线、多叉线、拟合曲线、箭头、阈箭头、线宽、线型、各种符号等。

它能自动将各种矢量实体按类型、宽度、线型分层。

✓光栅-矢量混合编辑软件：

对于档案部门和各设计部门而言，没有必要将全部扫描图纸进行全矢量化，因为经过光栅-矢量混合编辑，和跟踪矢量化就能生成满意的可供存档或打印输出的图纸，同时生成图纸的时间和费用都会降低。

目前的发展趋势是将全自动矢量化与光栅-矢量混合编辑的功能组装在一个软件中，例如VPmaxPro、RxSpotlightPro97等即为此类软件。

✓光栅格式图纸处理软件，用于消蓝、去污等净化处理，以及扫描图纸的图象剪裁、缩放、旋转、矫正等处理。

一般此类软件均作为扫描设备的免费赠送附件。

✓浏览器软件，用于浏览RASTER、TIFF、BMP等图象格式和DXF、DWG等图形格式的文件。